■ 陳菊英

土地檔案管理是一項(xiàng)長期的而又艱巨的任務(wù)，是土地管理活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是土地所有權(quán)、使用權(quán)的憑證，具有法律效力，是國家檔案的重要組成部分。它是土地權(quán)屬管理的唯一手段和重要措施，是土地管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。而且能夠?yàn)楸Ｗo(hù)土地權(quán)利人的合法權(quán)益，維護(hù)土地市場交易以及為合理有效管理和利用土地提供依據(jù)。本文就土地檔案管理工作作一粗淺探討，談幾點(diǎn)看法。

一、土地檔案管理工作的概述

土地檔案是國土資源管理部門在土地管理活動(dòng)中形成的具有保存查考價(jià)值的文字、圖表、錄音、影像、電子文件等不同形式的材料，是歷史的真實(shí)記錄，有憑證價(jià)值和法律效力。國土資源檔案信息量大，種類繁多。既有綜合類檔案，又有地籍管理，建設(shè)用地，土地利用規(guī)劃，國土資源監(jiān)察，地礦檔案等幾大類。土地檔案在制定土地規(guī)劃，開發(fā)土地，解決土地糾紛，甚至對環(huán)境保護(hù)，資源合理利用方面都起著重要作用。土地檔案的作用更是不容小視。它詳細(xì)記錄了各項(xiàng)目建設(shè)占用土地的情況，土地分類的變化以及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)來源，交易變化過程，是土地確權(quán)，土地權(quán)屬管理，土地利用規(guī)劃等國土工作的重要依據(jù)。土地檔案管理是國土地資源管理的重要組成部分。因此，做好土地檔案管理工作對國家土地資源管理起著重要的作用。

二、土地檔案管理的重要性

（一）確定土地權(quán)屬的依據(jù)。

土地檔案是確定土地權(quán)屬，采用法律、經(jīng)濟(jì)、行政等手段科學(xué)管理土地的基本依據(jù)。比如辦理土地使用證，或土地使用證丟失時(shí)根據(jù)地籍檔案進(jìn)行補(bǔ)辦。

（二）判斷土地是否違法占地的重要依據(jù)。

土地檔案是使用土地、判斷土地是否違法占地的重要依據(jù)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)及城市建設(shè)中涉及土地使用，是否屬于違法占地，是否有合法使用手續(xù)，需要根據(jù)土地檔案作出判斷。

（三）處理土地糾紛案件的憑證。

土地檔案是處理土地糾紛案件的重要憑證。在廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)和農(nóng)村中，經(jīng)常發(fā)生土地糾紛事件，這時(shí)就需要查閱土地檔案來明確土地情況，解決問題。因此，土地檔案是維護(hù)廣大人民根本權(quán)益的重要依據(jù)，是處理土地糾紛和違法占地的法律憑證，對促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。

三、時(shí)代發(fā)展的需要

（一）及時(shí)登記

國土資源管理的基礎(chǔ)是土地檔案管理，而土地管理的核心是以土地登記為主要內(nèi)容的土地權(quán)屬管理?？梢哉f，土地管理的水平看土地檔案，土地檔案的管理水平看登記包括土地登記在內(nèi)的土地檔案管理現(xiàn)代化，首先是土地資源管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一，是土地資源管理工作上水平、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的關(guān)鍵所在。由于大部分地區(qū)進(jìn)行了初始土地調(diào)查，完成了初始土地登記工作，建立了完整的卡、表冊、圖等資料，如何儲(chǔ)存及充分利用這些資料信息為國土資源管理服務(wù)，已是當(dāng)務(wù)之急。同時(shí)，土地登記信息具有明顯的時(shí)態(tài)性，為保證土地登記資料信息的現(xiàn)實(shí)性和連續(xù)性，必須及時(shí)進(jìn)行登記。

（二）提高科學(xué)決策的依據(jù)

土地登記檔案現(xiàn)代化是提高科學(xué)決策的需要，這些多要素、多層次、多時(shí)態(tài)的空間資料，如果用傳統(tǒng)的手工方法來處理，費(fèi)工費(fèi)時(shí)，還可能產(chǎn)生許多疏漏，而應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段就能及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供所需的資料，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，減少工作失誤。

（三）查證及時(shí)、鑒證準(zhǔn)確

土地登記檔案根據(jù)土地登記資料公開查詢辦法的規(guī)定，部分可以公開查詢，要實(shí)行公開查詢部分真正做到查詢資料全面、查證及時(shí)、鑒證準(zhǔn)確，則必須采取措施利用現(xiàn)代化技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行土地登記，創(chuàng)造既適合檔案工作特點(diǎn)與規(guī)律、又適應(yīng)不同檔案載體的整理原則與方法。對檔案信息進(jìn)行整合，滿足各項(xiàng)工作以及社會(huì)對檔案多層面的利用需求，確保土地登記資料的現(xiàn)實(shí)性。提升對土地檔案服務(wù)的創(chuàng)新意識，為土地檔案規(guī)范整理工作的實(shí)施提供創(chuàng)新能力的空間，并促進(jìn)檔案整理工作構(gòu)思與方法的改進(jìn)。

（四）采用最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理方法

土地檔案管理工作要隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)生改變，要擺脫傳統(tǒng)的管理模式。土地檔案管理有其自身的特點(diǎn)，它更加要求實(shí)用性、真實(shí)性、客觀性、資料完整性和圖像完整性等，所以管理上要更加嚴(yán)格縝密?，F(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)步入了信息時(shí)代，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，以文件、文檔等形式進(jìn)行貯存，不僅信息貯存效率底下，還可能存在滯后性，對后期土地利用和規(guī)劃存在不利影響。所以要跟隨時(shí)代的步伐，采用最先進(jìn)的管理方法網(wǎng)絡(luò)管理。網(wǎng)絡(luò)管理具有諸多優(yōu)點(diǎn)。一是網(wǎng)絡(luò)管理方便快捷。網(wǎng)絡(luò)管理在單位時(shí)間內(nèi)的工作效率是傳統(tǒng)方法的幾倍甚至幾十倍，有利于節(jié)省人力資源和經(jīng)濟(jì)支出，并且在資料查詢和傳遞方面更加方便。二是信息儲(chǔ)備量大。三是貯存種類多樣，網(wǎng)絡(luò)貯存沒有格式限制，并且文字資料和圖片資料可以結(jié)合儲(chǔ)存。

四、如何做好土地檔案管理工作

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)出既懂得傳統(tǒng)檔案管理，又懂得信息化檔案管理的人才。適當(dāng)提高檔案管理人員的福利待遇，從精神和物質(zhì)兩個(gè)方面體現(xiàn)出對檔案管理的重視。土地檔案管理工作的好壞主要取決于工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，所以要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)十分必要。優(yōu)秀檔案管理人員要自身的業(yè)務(wù)能力過硬，能夠從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，需找方便快捷高效的工作方法。根據(jù)《檔案法》的要求，對于檔案管理人員的培訓(xùn)要采取請進(jìn)來和走出去相結(jié)合的培訓(xùn)。培訓(xùn)邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行授課，引進(jìn)最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備，提高辦公效率。專家授課是間歇性、定期性的，所以工作人員要提高自己的學(xué)習(xí)能力，不斷擴(kuò)展自己的知識范圍，提高自我的綜合素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理人員要積極配合業(yè)務(wù)部門所組織的培訓(xùn)，端正培訓(xùn)態(tài)度，努力成為業(yè)務(wù)過硬的素質(zhì)高的精英人才。

（二）加強(qiáng)思想教育

土地檔案管理人員是工作的核心基礎(chǔ)，他們的重要性不言而喻。作為工作人員要有兢兢業(yè)業(yè)、勇于奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度，雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，而且要有樂于奉獻(xiàn)的工作精神。時(shí)刻把講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣放在首位，認(rèn)認(rèn)真真履職，老老實(shí)實(shí)干事，要自覺遵守檔案資料的保密性。提高自身的思想覺悟，機(jī)密性文件堅(jiān)決保密，感情與工作要分離清楚，不能因?yàn)楦星樯詈穸孤睹孛芡恋匚募?。凡未?jīng)領(lǐng)導(dǎo)或主管業(yè)務(wù)部門的批準(zhǔn)，檔案一律不得借閱或復(fù)印，以維護(hù)國土資源檔案資料的嚴(yán)肅性，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展提供最佳服務(wù)。

（三）任重道遠(yuǎn)

只有把檔案管理的工作做好了，才能更好地了解過去，在已有的知識和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷開發(fā)創(chuàng)新，更好地為土地審批管理服務(wù)，為廣大人民群眾提供便捷的服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，保證土地供應(yīng)，維護(hù)土地管理秩序的任務(wù)越來越艱巨，土地檔案管理工作也是任重而道遠(yuǎn)，國土資源中檔案服務(wù)越來越重要。檔案管理需要研究新思路新方法，不能一味地依照過去的經(jīng)驗(yàn)，這就需要每一位相關(guān)從業(yè)人員拿出自己全部的熱情，積極投身于檔案管理建設(shè)工作，各相關(guān)部門要分工合作，協(xié)調(diào)一致共同促進(jìn)土地檔案管理信息化發(fā)展。土地檔案是重要的信息技術(shù)資源，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使檔案信息管理系統(tǒng)化。

（四）完善制度

在做好當(dāng)前檔案管理工作的同時(shí)，還要處理好交接工作。對各種類型的文件材料一視同仁，都要做好存檔工作。對檔案的類別和數(shù)量都要有序地排列和清楚地掌握。要完善制度，嚴(yán)格要求。土地檔案管理人員要了解和掌握我國《檔案法》的基本內(nèi)容，它是日常管理工作的法律依據(jù)，要按照其規(guī)定完成自己的工作內(nèi)容?！稒n案法》是土地檔案管理工作的依據(jù)，必須進(jìn)行有效地學(xué)習(xí)和宣傳。要強(qiáng)調(diào)土地檔案管理工作在土地管理中的重要地位、作用和價(jià)值。在土地資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化，檔案的整理要系統(tǒng)化，檔案的保護(hù)要科學(xué)化，檔案的管理要現(xiàn)代化。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)

對土地檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析，要充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等功能進(jìn)行土地檔案的信息化建設(shè)。要建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對實(shí)地影像和圖片的管理以及維護(hù)，該數(shù)據(jù)庫的建立同時(shí)也可以與地籍管逕系統(tǒng)數(shù)據(jù)間進(jìn)行有效連接，并通過對土地登記申請掃描，之后再完成土地登記，這樣就可以生成電子檔案，該類檔案具有紀(jì)實(shí)性和重塑性。同時(shí)，文本檔案和電子檔案數(shù)據(jù)也因此而產(chǎn)生。建立檔案數(shù)據(jù)庫要對材料進(jìn)行搜集齊全，這也是進(jìn)行土地檔案管理工作的基礎(chǔ)，一定要保證原始資料收集不發(fā)生遺漏、沒有缺失等現(xiàn)象。

（六）為未來社會(huì)發(fā)展服務(wù)

在對土地資源管理過程中所形成的文字、圖像、聲音等資料，是對土地資源管理的真實(shí)反映。土地資源管理資料不僅能夠反映出當(dāng)前土地利用狀況，而且可以為以后土地的利用和規(guī)劃提供相關(guān)依據(jù)。土地檔案管理是一項(xiàng)長期的而又艱巨的任務(wù)，土地資源是不可再生的，是有限的，過度開發(fā)會(huì)影響子孫后代的生存和發(fā)展。時(shí)代的發(fā)展就需要依據(jù)土地檔案提供的資料進(jìn)行研究。土地檔案管理具有長效性，它能夠記錄每個(gè)時(shí)期的土地開發(fā)變化，保存的資料可以隨時(shí)査詢，保證土地利用價(jià)值的最大化。

五、結(jié)語

土地檔案體現(xiàn)的是每一宗地的權(quán)屬性質(zhì)、權(quán)屬來源、地產(chǎn)位置、四至界限、面積、用途、登記、地上建筑物等最基本的產(chǎn)權(quán)的基本情況，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策、城鎮(zhèn)建設(shè)規(guī)劃、盤活存量土地、辦理產(chǎn)權(quán)登記發(fā)揮重要作用。