陳玲

摘 要：本文對公共資源交易項目檔案管理信息化的重要性進行了分析，并對當前公共資源交易項目檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題進行了討論和研究，對如何推動檔案信息化管理建設(shè)和完善提出了幾點對策和建議。

關(guān)鍵詞：公共資源;檔案管理;信息化

公共資源是指具有公益性、壟斷性、專有性特征的社會公共資源，其可以分為社會資源、自然資源以及行政資源等類型。公共資源交易則是指對相關(guān)資源的服務(wù)經(jīng)營權(quán)、戶外廣告牌經(jīng)營權(quán)、緝私罰沒公物拍賣、房產(chǎn)及辦公樓等物業(yè)租賃進行交易以及提供服務(wù)、咨詢業(yè)務(wù)的活動。公共資源交易可以推動資源的有效配置，充分發(fā)揮市場導(dǎo)向的作用，在我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展中有著重要地位。

公共資源交易項目檔案內(nèi)容包括了進場交易申請表、政府采購審批表、招標代理委托協(xié)議書、招標文件、行業(yè)監(jiān)管部門、專家抽取委托書、評標委托書、專家打分表和評標報告、中標單位投標書等內(nèi)容，做好檔案管理工作，推動檔案工作信息化建設(shè)對于公共資源交易項目的順利進行有著重要意義。

1 公共資源交易項目檔案信息化管理的重要性

在當前信息化時代的下，對檔案工作開展提出了許多更高的要求，檔案信息化管理建設(shè)已經(jīng)成為新時期檔案工作發(fā)展的必然趨勢。加強檔案管理信息化建設(shè)，通過引入信息化管理理念，利用相關(guān)信息技術(shù)開展檔案工作，建立起管理制度體系，能夠進一步提升檔案管理效能，有效提升檔案工作水平。公共資源交易項目檔案信息化管理對于工作的開展有著重要的促進作用。例如，信息化檔案管理下電子化檔案具有信息共享度高、傳遞速度快的優(yōu)勢，可以為公共資源交易項目進行提供更好的信息保障和支持;同時還可以推動電子招投標模式的建立，使公共資源交易項目招投標工作透明度提升，獲得市場、行業(yè)、人民監(jiān)督，規(guī)范招投標市場，吸引投標方，提升市場活躍度。

2 公共資源交易項目檔案管理現(xiàn)狀

當前公共資源交易管理部門對于檔案信息化建設(shè)有著較高的重視，并投入了一定的人力、物力推動信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理機制體系完善。不過在實際工作的開展中，電子檔案在安全性、憑證效力等方面還需要討論、解決，再加上當前公共資源交易多采取線上交易、線下辦理的“雙軌制”，因此電子檔案仍然無法完全代替紙質(zhì)檔案，公共資源交易項目檔案管理大多采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案于電子檔案并行的制度。

3 公共資源交易項目檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理成本高

在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的制度下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管分散、歸檔困難、數(shù)量繁多、保存成本高等問題仍然存在。同時，進行檔案信息化管理建設(shè)對于相關(guān)的軟硬件設(shè)施也有著一定要求，也造成了檔案管理工作成本的提升。

3.2 檔案管理機制不完善

檔案信息化管理需要對相應(yīng)的管理機制進行轉(zhuǎn)變和完善，然而當前公共資源交易項目檔案管理仍采取以往的管理機制和方法，檔案人員在信息化管理理念、信息技術(shù)水平上也相對較差，無法滿足信息化管理的需求。

3.3 檔案管理規(guī)范性差

公共資源交易項目檔案內(nèi)容繁多、復(fù)雜，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行等導(dǎo)致了檔案工作壓力較大，對檔案工作、檔案內(nèi)容的規(guī)范性造成了一定的影響。檔案不規(guī)范會較大的影響信息化管理下的數(shù)據(jù)快速檢索、深度挖掘優(yōu)勢，對于交易項目管理也會造成一定影響。

4 完善公共資源交易項目檔案信息化管理的有效措施

4.1 完善檔案信息化管理機制

公共資源交易管理部門要針對檔案信息化的特點改革和完善相應(yīng)的工作機制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、落后的工作方法。例如，要充分發(fā)揮線上交易平臺優(yōu)勢，推動檔案資料的快速、全面收集以及高效、自動化整理歸檔和保管，減少傳統(tǒng)檔案工作中的低水平重復(fù)性勞動內(nèi)容;利用公共資源交易平臺建立檔案資料收集、移交、保管、利用、銷毀等流程，進行全過程管理并保證全程可追溯，保障檔案可以對整個交易過程進行記錄、再現(xiàn)，提高檔案的完整性、真實性、安全性;完善電子檔案查詢系統(tǒng)、健全檔案傳遞和共享機制，提高檔案資料在公共資源交易項目中的流通使用，提高檔案工作的透明度、幫助維護公共資源交易市場秩序;充分利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)對檔案資料中的信息進行深度挖掘，總結(jié)有價值的信息為公共資源交易管理相關(guān)工作提供準確、全面的決策參考和支持;針對信息化管理完善檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括相關(guān)軟硬件設(shè)施采購、維護、安保等工作內(nèi)容，保證信息化管理的順利實施;加強對檔案人員信息化管理理念、信息技術(shù)水平的培訓(xùn)等。

4.2 對檔案信息化管理下電子檔案的使用進行深入研究

電子檔案是檔案信息化管理的重要標志，對于檔案工作效率提升、管理成本降低有著良好的促進效果。但電子文件本身易復(fù)制、易更改的特性導(dǎo)致其相較于紙質(zhì)檔案在安全性、證據(jù)效力等方面還存在著一定的爭議。電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的矛盾是影響和阻礙檔案信息化管理建設(shè)的重要因素。因此，相關(guān)部門要積極加強對檔案信息化管理下電子檔案的使用，提高電子檔案的安全性、證據(jù)效力，使其優(yōu)勢能夠得到充分的發(fā)揮和利用。例如，檔案管理部門要針對電子檔案安全性方面加強措施，完善電子文件保護機制以及硬件保護措施：通過電子文件簽名、加密、電子印章、設(shè)置防調(diào)換、防錯漏標記等方式，保證檔案內(nèi)容安全;通過做好檔案儲存設(shè)備的安保、維護，加強防火墻與系統(tǒng)安全建設(shè)，并綜合應(yīng)用Raid儲存、本地備份、異地備份、UPS電源等多種措施保證數(shù)據(jù)安全;推動完善相關(guān)管理制度對檔案信息化管理安全性、規(guī)范性提出明確的要求，并落實檔案管理責(zé)任到個人;在借助相關(guān)技術(shù)手段保證電子檔案原始性、安全性的基礎(chǔ)上推動相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)，為電子檔案的證據(jù)效力、法律效力提供有力支持;推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，逐漸擴大電子檔案比例;加強對電子檔案的宣傳力度，獲取相關(guān)單位、部門對電子檔案的認可、認同，增強電子檔案公信力。

5 結(jié)語

綜上所述，針對當前公共資源交易項目檔案管理工作現(xiàn)狀以及檔案信息化管理存在的一些問題，相關(guān)部門要積極采取有效措施，加快推動檔案信息化管理建設(shè)和完善，從而充分的發(fā)揮出信息化管理優(yōu)勢，為公共資源交易項目提供有力的支持和保障。

參考文獻

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