摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展與進(jìn)步，給高職院校檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，必然要進(jìn)行改革與創(chuàng)新，但是在實(shí)際改革過(guò)程中仍然存在一些困境。本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理中潛在弊端進(jìn)行分析，進(jìn)而提出相對(duì)應(yīng)的解決策略，希望給相關(guān)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;策略

顧名思義，檔案管理工作內(nèi)容主要包括檔案信息保存與檔案信息利用兩個(gè)方面，因此，檔案管理人員在開(kāi)展實(shí)際工作過(guò)程中，要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理、保存以及收集等工作，從而保證檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們需要處理的信息內(nèi)容比較復(fù)雜，加大了檔案管理工作開(kāi)展的難度。通過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證結(jié)果顯示，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理具有十分重要的作用，可以提升檔案管理效率與質(zhì)量，以保證檔案管理的高效性與準(zhǔn)確性，為快速應(yīng)用檔案信息內(nèi)容奠定基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)視角下高職院校潛在弊端分析

1）缺少完善的數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)。近幾年，我國(guó)信息技術(shù)得到飛速發(fā)展，并且在社會(huì)上很多領(lǐng)域中得到普遍應(yīng)用，但是在高職院校檔案管理工作中存在忽視信息技術(shù)應(yīng)用的問(wèn)題，仍然采用傳統(tǒng)落后的檔案管理模式。甚至在一些高職院校檔案管理中仍然會(huì)采用傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，這些紙質(zhì)檔案一旦保存方法不恰當(dāng)，就會(huì)出現(xiàn)破損以及丟失的情況，同時(shí)也不利于信息的查閱。目前，一些高職院校認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，但是仍然處于起步階段，選擇的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)具有一定的局限性，無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行全面管理與監(jiān)督。因此，高職院校建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，不斷創(chuàng)新與改革傳統(tǒng)管理方法[1]。

2）檔案管理人員信息化管理技能有待提高。通過(guò)相關(guān)資料顯示可知，大多數(shù)高職院校仍然會(huì)忽視檔案管理工作的開(kāi)展，因此，在選擇檔案管理工作人員時(shí)，未能結(jié)合專業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行分析，人員選拔具有一定的隨意性，甚至有些高職院校會(huì)選擇任課教師兼職檔案管理工作，諸多因素的出現(xiàn)對(duì)高職院校檔案管理工作的開(kāi)展十分不利[2]。另外，由于高職院校對(duì)人才選拔的不重視，久而久之檔案管理工作人員工作積極性與熱情會(huì)下降，會(huì)存在應(yīng)付工作的不良情緒。高職院校檔案信息內(nèi)容具有一定的復(fù)雜性與分散性，由于檔案管理人員缺少專業(yè)管理技能與經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致這些檔案出現(xiàn)堆積的情況，即使高職院校建立了完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，但是由于管理人員缺乏專業(yè)技能，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代管理工作的特點(diǎn)與要求。

3）缺少完善的檔案信息化管理工作體系。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作體系并不完善，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)管理模式的影響與熏陶，許多高職院校并沒(méi)有從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，忽視信息化檔案管理建設(shè)，因此政府以及社會(huì)機(jī)構(gòu)的投資力度不大，缺少相對(duì)應(yīng)的資金支持。正是由于缺少經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的扶持，導(dǎo)致工作場(chǎng)所十分簡(jiǎn)陋，低級(jí)的基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重影響高職院校的發(fā)展。其次，缺少完善的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)資源。目前，大多數(shù)高職院校開(kāi)始工作信息化檔案管理工作的開(kāi)展，并且學(xué)會(huì)運(yùn)用科學(xué)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的保存與收集，但是整個(gè)過(guò)程中卻缺少一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法將數(shù)據(jù)資源的作用發(fā)揮出極限。最后，未能如期舉辦檔案管理工作人員培訓(xùn)活動(dòng)。導(dǎo)致管理人員無(wú)法掌握先進(jìn)的管理理念與思想，薄弱的專業(yè)技能給檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)一定的難題，嚴(yán)重抑制檔案管理效率的提升，對(duì)信息化檔案管理工作發(fā)展十分不利[3]。

2 大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理工作開(kāi)展的策略

1）健全與完善信息化檔案管理制度。作為推動(dòng)高職院校檔案管理創(chuàng)新的保障，要不斷健全信息化檔案管理制度的構(gòu)建。高職院校根據(jù)學(xué)校檔案的實(shí)際情況與發(fā)展需求，堅(jiān)持以人為本的思想與理念，從而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理制度的健全與完善。首先，高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，面向全校師生積極宣傳檔案管理工作在校園發(fā)展與建設(shè)中的重要作用與價(jià)值，逐漸提升師生對(duì)檔案管理的重視程度。其次，在處理檔案管理中收集、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)時(shí)，要根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)與實(shí)際情況，制定專門(mén)的管理制度與方案，以保證檔案管理的高效性與準(zhǔn)確性。

2）通過(guò)科技手段完善檔案管理系統(tǒng)。2020年國(guó)家檔案局明確提出，要全面推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、信息化以及電子化發(fā)展趨勢(shì)，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)[4]?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校要利用科學(xué)技術(shù)手段，建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將其與學(xué)校辦公系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)以及學(xué)籍系統(tǒng)相連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)的作用，充分利用系統(tǒng)的自動(dòng)查詢、智能分類以及審閱等功能。另外，還要開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，利用檔案管理技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析、抽樣以及分類等，最大限度突顯檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)功能。

3）構(gòu)建檔案信息化管理專業(yè)隊(duì)伍。要提升高職院校檔案管理工作的實(shí)效性，最根本因素就是專業(yè)化人才隊(duì)伍的構(gòu)建。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，只有構(gòu)建一支信息化專業(yè)素養(yǎng)過(guò)硬的人才隊(duì)伍，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。高職院校想要打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，一方面就是要不斷培養(yǎng)檔案管理工作的職業(yè)能力與責(zé)任，將職業(yè)道德與職業(yè)技能相結(jié)合，促進(jìn)二者技能的協(xié)調(diào)發(fā)展與進(jìn)步。另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員“大數(shù)據(jù)技術(shù)”“云計(jì)算”等專業(yè)技能的培訓(xùn)教育，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)體系不斷更新?lián)Q代。除此之外，根據(jù)年齡大小進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)的合理劃分與調(diào)整，針對(duì)不同年齡段檔案管理者的自身特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮彼此之間的促進(jìn)作用與影響，實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍成員之間取長(zhǎng)補(bǔ)短互相學(xué)習(xí)的目標(biāo)，進(jìn)而提升團(tuán)隊(duì)的整體素養(yǎng)[5]。

4）構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系。高職院校在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系中，首先要構(gòu)建完善的管理制度，確定高職院校管理體制的責(zé)任劃分，不斷完善與修改檔案管理模式與運(yùn)行機(jī)制，在考核制度、監(jiān)督制度以及獎(jiǎng)懲制度的協(xié)調(diào)作用下，以保證高職院校檔案數(shù)字化管理的有序開(kāi)展，進(jìn)而展開(kāi)統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字化工作[6]。其次，制定完善的考核機(jī)制體系，根據(jù)不同崗位需求設(shè)置崗位責(zé)任制，要積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的工作積極性與熱情，充分發(fā)揮各崗位的優(yōu)勢(shì)。最后，要制定數(shù)字化與紙質(zhì)化相結(jié)合的管理制度，在檔案管理過(guò)程中要將紙質(zhì)文件與電子文件分別歸檔，然后妥善保存，為后期調(diào)用提供參考依據(jù)。

3 結(jié)論

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，給高職院校檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)前所未有的機(jī)遇。通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，可以提升檔案管理的效率與質(zhì)量，為檔案管理提供更多的服務(wù)與便利。高職院校檔案管理以往會(huì)采用傳統(tǒng)管理模式，并且存在管理模式單一、管理理念落后等問(wèn)題，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過(guò)構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與體系，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)教育，最大限度提高檔案的使用效率與價(jià)值，推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]岳瑩.基于大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施[J].卷宗，2019，9（33）：74.

[3]石峰.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高職院校檔案管理研究[J].商情，2019（35）：227，229.

[4]王丹和.大數(shù)據(jù)背景下的高職院校檔案管理研究[J].科學(xué)咨詢，2020，（7）：48-49.

[5]張曉蘭，趙坤，閆衛(wèi)文.大數(shù)據(jù)視角的高職院校檔案管理改革研究[J].現(xiàn)代交際，2019（23）：118，117.

[6]張珊.從大數(shù)據(jù)視角探究高職院校檔案管理模式的改革探究[J].卷宗，2020（1）：134.

作者簡(jiǎn)介

趙瑩（1977-），女，鶴壁職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：漢語(yǔ)言文學(xué)、檔案管理。