摘 要：在事業(yè)單位的檔案管理工作，信息化建設(shè)是十分重要的。尤其是在近些年來，檔案管理模式逐漸改善，在信息技術(shù)的支持下加強(qiáng)集中管理，有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率。而相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理簡化了以往繁瑣的使用流程，對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事管理檔案工作的效率，單位應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理的功能優(yōu)化，擴(kuò)展收納能力，充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，一改傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立集合，收納，存儲(chǔ)，讀取一體的現(xiàn)代化信息化的檔案管理理念和模式，妥善吸納各部門的反饋意見，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)化規(guī)范化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，與時(shí)代相接軌。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用

1.1 提高事業(yè)單位科學(xué)管理，節(jié)約人力資源

比較傳統(tǒng)的人工模式，需要人力資源相對(duì)較多，工作強(qiáng)度比較大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的信息管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的重復(fù)利用，有效減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，有效實(shí)現(xiàn)資源的融合和共享，節(jié)省人力資源，降低工作人員的工作強(qiáng)度。

1.2 實(shí)現(xiàn)信息資源融合和共享，有效提高事業(yè)單位工作效率

傳統(tǒng)檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的融合和共享。檔案管理信息化建設(shè)，能夠改變傳統(tǒng)的單一型操作，實(shí)現(xiàn)檔案互聯(lián)互通，相互融合，資源共享，建立體系化管理。優(yōu)化管理體系建設(shè)，研發(fā)系統(tǒng)化的管理軟件，指導(dǎo)工作人員科學(xué)、合理地進(jìn)行操作，這種做法便于自動(dòng)化管理檔案。同時(shí)，全面收集、整理檔案信息，推動(dòng)檔案管理程序化、智能化。在此基礎(chǔ)上更加便捷為系統(tǒng)的查詢、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算服務(wù)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

目前有很多事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要作用，甚至一些管理人員認(rèn)為檔案管理的成果對(duì)單位的發(fā)展不會(huì)造成任何影響。因此出現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的工作目標(biāo)不明確、工作流程不規(guī)范，從而失去了事業(yè)單位檔案管理的真正職能及作用。也正是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)使很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠。而且在事業(yè)單位檔案管理部門，中負(fù)責(zé)人員為了節(jié)省成本，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設(shè)。

2.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性保障

某些事業(yè)單位會(huì)將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現(xiàn)象必須引起事業(yè)單位的高度重視。但是由于信息化技術(shù)水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業(yè)單位需要攻克的難關(guān)。另外在信息資料的公開審理過程中，很容易在瀏覽外網(wǎng)資料時(shí)遭到黑客入侵，嚴(yán)重威脅檔案安全。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)有效路徑

3.1 加強(qiáng)管理工作理念的轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位管理人員需要充分重視人事檔案管理的信息化理念轉(zhuǎn)變工作，要做到足夠重視人事單位信息化管理建成的重要性，必要時(shí)候可以給予物資、人力等方面的實(shí)際支持，為信息化檔案管理的建設(shè)工作提供扎實(shí)穩(wěn)定的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案信息化實(shí)現(xiàn)過程當(dāng)中，首先要配置專業(yè)人員，進(jìn)行信息化檔案錄制工作;其次要有專職人員進(jìn)行24小時(shí)的實(shí)時(shí)管理，保證檔案存儲(chǔ)的安全性，實(shí)現(xiàn)人員配置逐步優(yōu)化，為人事檔案信息化建設(shè)提供一個(gè)良好的實(shí)施基礎(chǔ)。其次，管理部門需要不斷加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位管理人員的考核和培訓(xùn)工作，運(yùn)用科學(xué)化的管理方法和管理技術(shù)，普及信息化技術(shù)的實(shí)際操作技巧，使檔案管理人員能更好的掌握現(xiàn)代化先進(jìn)科學(xué)的管理方法，運(yùn)用各項(xiàng)專業(yè)技巧提高自身管理技能，建立上通下達(dá)的信息傳遞體系，有效提高事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際運(yùn)行效率。

3.2 提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案工作的掌握，促進(jìn)檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護(hù)和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對(duì)電腦病毒進(jìn)行技術(shù)防護(hù)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門之間需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)問題，采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式，對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并將工作安排細(xì)分，責(zé)任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，落實(shí)檔案信息資源開發(fā)利用有著重要意義，也具有極高的必要性。通過更新檔案管理觀念、加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重點(diǎn)展開檔案信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)、依托先進(jìn)技術(shù)展開信息挖掘，提升了檔案信息資源開發(fā)利用的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作升級(jí)，為組織發(fā)展提供了更多支持。事業(yè)單位需要做好檔案管理工作，不斷加強(qiáng)自身信息化意識(shí)的轉(zhuǎn)變。在科學(xué)化規(guī)范化的前提之下，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)工作，完成事業(yè)單位信息化人事檔案管理的目標(biāo)。

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作者簡介

許艷芳（1984-），女，漢族，河北滄州人，中共黨員，畢業(yè)于吉林大學(xué)，大學(xué)本科，（副研究館員）高級(jí)工程師，主要從事檔案管理、職稱評(píng)審等工作。