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        提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

        2020-12-01 03:13:32王金駒
        卷宗 2020年24期
        關(guān)鍵詞:管理效率科學(xué)化檔案管理

        王金駒

        摘 要:檔案管理工作可以說是現(xiàn)階段我國所有檔案事業(yè)中非常重要的一項(xiàng),所以在現(xiàn)在這個(gè)科技發(fā)達(dá)的時(shí)代,檔案管理工作也應(yīng)該為此做出一些提升,以提高自身的科學(xué)化水平。在此基礎(chǔ),本文針對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行了分析,并對(duì)該提升的意義做出了簡單的概括,希望可以為進(jìn)行相關(guān)工作的人員提供一些參考建議,以推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;科學(xué)化;管理效率

        現(xiàn)如今,信息化社會(huì)已經(jīng)成為全球發(fā)展的一個(gè)常態(tài),21世紀(jì)也是我國全面進(jìn)入信息化社會(huì)的時(shí)代。在這個(gè)社會(huì)中,即使是檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流,以提升自身的工作效率,跟上社會(huì)發(fā)展的腳步,只有完善檔案管理制度、提升員工專業(yè)水平并切實(shí)應(yīng)用于工作中、做好定期歸檔工作并改革管理方式,才可以有效提升檔案管理的水平。

        1 提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

        隨著我國的不斷發(fā)展,經(jīng)濟(jì)水平也在不斷提高,信息化社會(huì)的到來加快了信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生,也加重了檔案管理工作的任務(wù)量。如果該工作不能完全適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求,將會(huì)對(duì)社會(huì)造成很大的影響。第一,提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)前信息化社會(huì)中的必然趨勢,只有這樣才會(huì)滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息數(shù)據(jù)的需求,保持社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。如今,數(shù)據(jù)是這個(gè)時(shí)代各種信息的表達(dá)方式,與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系也非常密切,其中如果出現(xiàn)一些問題,也是在所難免的。為了減少這些問題的發(fā)生,檔案管理工作需要重新制定一套適用于任何問題的管理方案,從而減輕因?yàn)榘l(fā)生問題造成的一系列后果。第二,為保證檔案管理工作的有序進(jìn)行,提升科學(xué)化水平是非常有必要的,也是非常有效的一項(xiàng)措施。信息化時(shí)代中所產(chǎn)生的檔案形式與以往有著很大的不同,這無疑是加深了檔案管理工作的難度。只有對(duì)其重新進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃,從創(chuàng)新的角度來完成對(duì)管理新方案的探索,提升檔案管理科學(xué)化水平,才可以幫助我國的檔案管理工作減輕工作壓力,保證我國的檔案管理工作順利進(jìn)行,推動(dòng)我國的現(xiàn)代化水平建設(shè)[1]。

        2 如何有效提高檔案管理的科學(xué)化水平

        2.1 優(yōu)化完善檔案管理制度

        每一項(xiàng)工作都有著不同的工作內(nèi)容,每一項(xiàng)工作也都應(yīng)該有著獨(dú)屬于自己的管理體制,以幫助該工作崗位上的所有人合理的完成自己的工作內(nèi)容,還可以在工作中優(yōu)化自身的行為,在提高工作效率的同時(shí),還可以減少失誤,以幫助公司提高自身效益。其中檔案管理工作可以說是最為嚴(yán)謹(jǐn)和仔細(xì)的,尤其是在收集、整理以及歸納相關(guān)信息的時(shí)候,更要保證工作的合理性和完整性,以提高工作質(zhì)量,能夠更好的為社會(huì)建設(shè)提供最全面的信息和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。我國現(xiàn)在的檔案管理工作其實(shí)還存在很大的不足,導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因從根本上說就是傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段各行各業(yè)的需求,缺少更為精準(zhǔn)的管理體制。由于時(shí)間的延長或者地點(diǎn)的轉(zhuǎn)變而造成的檔案缺失,如果出現(xiàn)在民眾身上,可能會(huì)對(duì)他們的正常生活帶來不便,甚至損害到個(gè)人利益,如果這樣的事情出現(xiàn)在絕密的信息檔案中,那將會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)乃至國家造成一定的影響,甚至危害到國家的安全和利益[2]。對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化,不是對(duì)所用條例的重新編寫以及對(duì)新的條例重新納入,而是“取其精華,棄其糟粕”。去除掉與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展不符的條例,尋求能夠幫助檔案管理工作提高效率的方案,根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求以及以往問題出現(xiàn)的關(guān)鍵之處來重新設(shè)計(jì)規(guī)劃,以賦予檔案管理工作新的時(shí)代內(nèi)容。

        2.2 提高管理人員的專業(yè)水平

        由于信息繁多,檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性,且工作也相對(duì)更加嚴(yán)謹(jǐn),所以對(duì)相關(guān)管理人員的專業(yè)水平也有著很高的要求,更要熟知其中的流程和注意事項(xiàng),對(duì)可能會(huì)發(fā)生的問題也要有足夠多的應(yīng)對(duì)策略。所以,提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平和應(yīng)對(duì)能力也是相關(guān)單位非常重視的一項(xiàng)任務(wù)。首先,提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平,可以為管理隊(duì)伍整體提升一個(gè)層次,以點(diǎn)帶面,這也是建設(shè)人才隊(duì)伍必須要做的事情。其次,在進(jìn)行管理工作時(shí),如果出現(xiàn)工作人員因缺乏專業(yè)素養(yǎng)而出現(xiàn)失誤,就會(huì)阻礙整個(gè)管理工作的進(jìn)行,給相關(guān)單位帶來一定的影響,降低管理效力。只有不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能,才能保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。最后,要將提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)落到實(shí)處,除了對(duì)他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作,還要通過其他方式來激發(fā)他們的工作熱情,以免出現(xiàn)倦怠誤工的現(xiàn)象。例如,相關(guān)單位可以開展區(qū)域性經(jīng)驗(yàn)交流總結(jié)會(huì),讓一些經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員去分享自己的經(jīng)歷,開拓員工的思維,積累更多的經(jīng)驗(yàn)。除此之外,該項(xiàng)工作的實(shí)施不能流于形式,要切實(shí)落到每個(gè)人身上,所以,只有提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平,檔案管理工作的科學(xué)化水平才能得到進(jìn)一步的提升。

        2.3 做好常態(tài)化定期歸檔工作

        不同的工作所要做的檔案管理工作也會(huì)有很多的不同,其中要整理的資料也會(huì)根據(jù)工作的性質(zhì)而不同,例如公路系統(tǒng)的資料就包括視頻資料、文字資料以及實(shí)物資料等,所以檔案管理工作最基礎(chǔ)的任務(wù)就是按照不同的工作整理不同的資料。提高檔案管理科學(xué)化水平離不開常態(tài)化定期歸檔工作。因此,相關(guān)人員要對(duì)歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格整合,尤其是對(duì)資料按照時(shí)間、類別、屬性等進(jìn)行分類排放和編碼,以保證資料的完整性,同時(shí)還可以快速找到所需要的資料,避免影響其他工作的進(jìn)度。除此之外,除了上面所說的要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn),還要培養(yǎng)他們的責(zé)任心和對(duì)工作的認(rèn)真態(tài)度,尤其是在收到資料之后要在第一時(shí)間對(duì)資料進(jìn)行登記和歸檔,還要時(shí)刻留意資料是否缺失或破損,且一定要及時(shí)通知搜集人員,防止再次出現(xiàn)類似情況,出現(xiàn)管理復(fù)雜化,影響到相關(guān)單位的利益。

        2.4 以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式

        就我國現(xiàn)在檔案管理的水平與其他發(fā)達(dá)國家相比還是有一定的差距,甚至在一些地區(qū)對(duì)檔案的管理方式還會(huì)選擇館藏模式,其中存在很多的不足,已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求,甚至還會(huì)出現(xiàn)反作用。所以,對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)是必然的,只有制定更加科學(xué)合理的管理方式,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念,并采用先進(jìn)的管理技術(shù),才可以有效提升檔案管理科學(xué)化水平。管理方式的創(chuàng)新性改革一定要做到全方面的改善,不僅包括管理觀念、管理制度等,還要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè),為相關(guān)工作帶來更多的專業(yè)型人才,同時(shí)還要對(duì)管理工作所用到的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行合適的調(diào)整,以保證工作效率,推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)在管理工作中的應(yīng)用。例如,故宮博物館的信息化改革,就是為了順應(yīng)時(shí)代潮流,更好的服務(wù)人民。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,檔案管理工作聽起來可能是一項(xiàng)非常簡單的工作,但實(shí)際上也是需要工作人員付出非常多的努力才可以完成。尤其是現(xiàn)在信息化社會(huì)的到來,大數(shù)據(jù)逐漸覆蓋了各個(gè)工作領(lǐng)域,檔案管理工作的難度也在逐級(jí)上升,所以,相關(guān)單位一定要提升檔案管理科學(xué)化水平。用創(chuàng)新性的管理方式配合最為科學(xué)的管理制度,做好定期歸檔工作,提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng),完善管理隊(duì)伍的人才建設(shè),這樣才可以更好的提升檔案管理科學(xué)化水平,推動(dòng)檔案工作的進(jìn)行。

        參考文獻(xiàn)

        [1]宋曉玉.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(04):111.

        [2]張海鵬,劉一辰,莊偉杰.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].法制博覽,2019(02):298.

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