摘 要：切實(shí)落實(shí)《統(tǒng)計(jì)法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，根據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度》要求填報(bào)數(shù)據(jù)，檔案整理必須標(biāo)準(zhǔn)化，本文分析提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;整理;標(biāo)準(zhǔn)化;研究

1 目前檔案整理中的主要問題

1）檔案規(guī)標(biāo)落實(shí)不夠，制度不及時(shí)更新，整理不規(guī)范。檔案種類繁多，有文書、科技、會(huì)計(jì)等類，在移交整理中，移交表單和目錄形式多樣，有手寫的，有Word版本的，有沒提供目錄的，也有大流水的，連用電子表格的都不多，想統(tǒng)計(jì)整理一下具體數(shù)字，感覺比較難，因?yàn)橛械母揪蜎]有目錄、或頁(yè)數(shù)統(tǒng)計(jì)。涉及檔案的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)數(shù)百種，沒有深入理解和實(shí)踐、編研很難融會(huì)貫通。如《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國(guó)檔發(fā)〔2006〕8號(hào)令）》雖發(fā)布多年，但仍有同志不能熟練對(duì)照要求收集整理。一些單位、部門檔案職責(zé)不明確，雖制定了檔案分類管理辦法，確定檔案的收集內(nèi)容和保存年限，但是卻沒有及時(shí)修訂。

2）收集整理中電子文檔易被忽視。傳統(tǒng)的文書等檔案管理規(guī)定中對(duì)電子檔案強(qiáng)調(diào)不足，且涉及技術(shù)，電子文檔易被忽視，容易出問題。一是命名不規(guī)范：文件名和標(biāo)題不一致或者不完全一致更甚者是完全不一致。在查找確認(rèn)和后期利用的過程中會(huì)非常麻煩，因?yàn)闊o(wú)法順利對(duì)應(yīng)。二是漏歸檔或者不主動(dòng)歸檔：如軟件源代碼、郵件、音視頻、照片等，有的單位OA系統(tǒng)用得好，卻忽視了電子文檔也需要?dú)w檔。

3）兼職檔案員缺專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)人員少。檔案管理人員很多是兼職，由于業(yè)務(wù)繁重人員少、很難離開工作崗位、缺少專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等原因，很少能有機(jī)會(huì)參加培訓(xùn)，因此對(duì)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的掌握程度不夠全面，如何實(shí)踐缺少專業(yè)指導(dǎo)。

2018年全國(guó)各級(jí)檔案行政部門和綜合檔案館專職人員中，具有博碩和研究生班研究生檔案專業(yè)程度的630人，占總?cè)藬?shù)1.4%;具有本科大中專及職業(yè)高中檔案專業(yè)程度7511人，占總?cè)藬?shù)16.2%。從數(shù)據(jù)看，即使在專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，具有檔案專業(yè)程度的人數(shù)都比較少，基層和兼職檔案員更不用說。

2 檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性和依據(jù)

1）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化是落實(shí)《統(tǒng)計(jì)法》《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度》的基本保證。2019年1月31日，國(guó)家檔案局通知，《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度》已于2019年1月16日經(jīng)國(guó)家統(tǒng)計(jì)行政管理部門批準(zhǔn)實(shí)施，并在官網(wǎng)公布。根據(jù)《統(tǒng)計(jì)法》制定，第七條：國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位等統(tǒng)計(jì)調(diào)查對(duì)象，必須依照本法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地提供統(tǒng)計(jì)調(diào)查所需的資料。所以我們必須根據(jù)法律要求填報(bào)數(shù)據(jù)，但只有根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化整理的數(shù)據(jù)，才能夠準(zhǔn)確填報(bào)和方便統(tǒng)計(jì)。

2）《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》是檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的基本依據(jù)。2018年10月11日國(guó)家檔案局13號(hào)令發(fā)布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（簡(jiǎn)稱規(guī)定），對(duì)檔案整理等各方面做了具體規(guī)定，便于標(biāo)準(zhǔn)化操作，可選用為基本依據(jù)。 《規(guī)定》具有三個(gè)特點(diǎn)。一是普適性。事業(yè)單位等可參照?qǐng)?zhí)行。二是實(shí)用性。梳理借鑒數(shù)十個(gè)機(jī)關(guān)檔案工作參照的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)門類劃分，形成收集、整理歸檔、統(tǒng)計(jì)移交等詳細(xì)規(guī)定。三是創(chuàng)新性。

3 對(duì)策措施

1）明確歸檔文件類型，對(duì)標(biāo)整理依據(jù)?！兑?guī)定》第四章明確了機(jī)關(guān)檔案的門類和管理要求，提出了檔案從形成到移交整個(gè)管理流程的各項(xiàng)要求，而第二十三條則說明類型。在實(shí)際應(yīng)用中，機(jī)關(guān)常用文書類型包括收、發(fā)文、簽報(bào)、合同、紀(jì)要等，具體還可按業(yè)務(wù)、黨群區(qū)分，按照文書檔案分類和保管期限表整理;會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法整理;基建項(xiàng)目參照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》整理;電子文件則參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。選用依據(jù)不出錯(cuò)，這樣才能符合規(guī)范的基本要求。

2）用電子表格制作標(biāo)準(zhǔn)化案卷目錄和卷內(nèi)目錄。為方便檔案統(tǒng)計(jì)，可用電子表格統(tǒng)一設(shè)計(jì)案卷目錄，表頭包括標(biāo)題、盒厚度、保管年限等，使用統(tǒng)計(jì)函數(shù)SUM、COUNTA，如圖一。卷內(nèi)目錄可參照制作，最后匯總。本模板每頁(yè)標(biāo)準(zhǔn)行數(shù)為15行，為方便察看，僅保留了6行，G9中可輸入求和公式=SUM（G4：G8）統(tǒng)計(jì)案卷總頁(yè)數(shù)。設(shè)制作卷內(nèi)目錄01表為30行，如序號(hào)1件數(shù)中可輸入公式=COUNTA（'01'！$D$4：$D$32），頁(yè)數(shù)中可輸入公式='01'！F33（F33為卷內(nèi)目錄1匯總數(shù)所在列格）， 卷內(nèi)目錄01表統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)時(shí)可使用求和函數(shù)SUM統(tǒng)計(jì)，該匯總單元格可輸入=SUM（F4：F32），其中F為頁(yè)數(shù)所在列。

標(biāo)準(zhǔn)化既為組卷統(tǒng)計(jì)奠定基礎(chǔ)，也便于查遺補(bǔ)缺。需做到目錄編制準(zhǔn)確，提供附加信息，備注問題，如是否復(fù)印件、含附件等。

檔案統(tǒng)計(jì)必須建立在統(tǒng)一組卷編目的基礎(chǔ)上，否則不易統(tǒng)計(jì)。

3）學(xué)會(huì)編制檔號(hào)。根據(jù)《規(guī)定》第三十三條，機(jī)關(guān)檔案應(yīng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。為合理區(qū)分文件，要學(xué)會(huì)編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等基本屬性，結(jié)構(gòu)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》、《歸檔文件整理規(guī)則》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。并規(guī)定了一、二級(jí)門類代碼的設(shè)置辦法。如檔號(hào)暫時(shí)無(wú)法確定，可以先編識(shí)別號(hào)，如XX（單位簡(jiǎn)稱）-2020-WS·HT（分類）-001-001格式，表示某單位2020年形成的文書合同類第一盒第一件，正式移交后再調(diào)整檔號(hào)。

4）加強(qiáng)電子文件規(guī)范管理。要解決電子文件管理，應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》建立專門制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中職責(zé)與分工工作。根據(jù)《規(guī)定》，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。因此要建立制度約束保證相關(guān)電子文檔同步歸檔，規(guī)范文件命名，規(guī)范收集整理方式，責(zé)任明確到人，科學(xué)整合檔案信息資源。

5）加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)。基層一般是兼職檔案員，由于跨部門，人員配備、知識(shí)結(jié)構(gòu)、投入精力等方面復(fù)雜程度不一。提升檔案管理水平，人是最根本的要素，沒有人員落實(shí)，一切都是空話。

根據(jù)國(guó)家規(guī)定，檔案人員繼續(xù)教育每年累計(jì)應(yīng)當(dāng)不少于90學(xué)時(shí)。要推動(dòng)兼職檔案員向?qū)I(yè)化發(fā)展，建議多安排人員培訓(xùn)，參加相應(yīng)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)技能訓(xùn)練。使大家知道如何收集、善于整理。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

夏冰（1973-），漢族，館員/工程師，研究方向：檔案管理、信息化等。