摘 要：本文從檔案的概念、種類等基礎(chǔ)理論展開介紹，對(duì)不同類型檔案的概念進(jìn)行歸納與總結(jié)。通過列舉影響檔案保管的諸多不利因素，分析不同類型檔案保管存在的問題，從而提出具體可行的檔案保管對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案保管;問題與對(duì)策

當(dāng)前階段，檔案保管已經(jīng)逐漸發(fā)展成一項(xiàng)細(xì)化的專門性事業(yè)。檔案保管的研究工作，已經(jīng)作為我國(guó)行政、企事業(yè)、科學(xué)文化等各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分而獨(dú)立存在。面對(duì)分類眾多，門類復(fù)雜的各類型檔案資料，如何做好檔案保管，已經(jīng)成為影響檔案管理工作正常開展的重要因素。

1 檔案類型

1）首先，根據(jù)檔案的主體不同，檔案可以分為國(guó)家機(jī)關(guān)、黨組織、企事業(yè)單位、個(gè)人等不同類型的檔案。根據(jù)檔案載體的形式不同，檔案可分為甲骨文類檔案、石刻類檔案、泥板類檔案、絲綢類檔案、紙質(zhì)類檔案、紙莎草類檔案、羊皮紙類檔案、樺樹皮類檔案、電影類檔案、磁帶類檔案等。根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，檔案又可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、科技檔案、藝術(shù)檔案等。其次，根據(jù)記錄信息方式的不同，檔案又可分為文本、圖形和視聽類檔案。再次，根據(jù)檔案歸屬形式的不同，檔案可分為國(guó)有類型的檔案、集體類型的檔案和個(gè)人類型的檔案。

2）電子檔案。電子檔案與上述傳統(tǒng)檔案類型不同，它是檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展所形成的產(chǎn)物。它是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中所形成的，以數(shù)碼形式，存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、電腦、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、處理、并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案類型。

2 檔案劃分

首先，根據(jù)檔案形成特點(diǎn)和性質(zhì)的不同，檔案的劃分也各不相同。例如：因產(chǎn)生和使用領(lǐng)域的不同，將檔案分為公務(wù)檔案或私人檔案。因形成時(shí)間先后的不同，將檔案分成現(xiàn)行檔案或歷史性檔案。因形成政治權(quán)利的不同，將其分為新中國(guó)成立后的檔案、革命歷史性檔案或新中國(guó)成立前舊政權(quán)的檔案等等。其次，根據(jù)內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)不同，又將檔案分為文書檔案、專門檔案、科技型檔案三種類型。文書類檔案是指黨政、行政、機(jī)關(guān)、企事業(yè)、團(tuán)體等單位在行政工作中所形成的檔案?？萍碱愋蜋n案是指生產(chǎn)技術(shù)管理與應(yīng)用、基礎(chǔ)建設(shè)、計(jì)算類材料、科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)當(dāng)中產(chǎn)生的圖表、圖文等文字圖片資料。專門類檔案是社會(huì)組織與機(jī)構(gòu)在專門的業(yè)務(wù)中形成的材料。

3 不同類型檔案的保管方式

1）實(shí)體檔案保管。將實(shí)體檔案存入檔案庫(kù)房，是主要的保管方式。需要說明的是，檔案庫(kù)房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的三原則。檔案庫(kù)房是一種特殊的建筑，既不同于民用建筑，也不同于辦公用房。因此，對(duì)檔案庫(kù)房建筑的要求比較嚴(yán)格。主要的要求有六點(diǎn)：一要有足夠面積;二開間大小適合;三屋頂要絕對(duì)防滲透且有良好隔熱性;四墻壁應(yīng)堅(jiān)固耐久;五地面要堅(jiān)固且防潮防水;六門窗應(yīng)緊密牢固防火;檔案庫(kù)房為檔案保管提供基本的、穩(wěn)定的物質(zhì)條件，所有實(shí)體檔案的保管方式，最主要的是選擇合適的庫(kù)房建筑，只有擁有適合的檔案庫(kù)房，實(shí)體檔案保管才能事半功倍。

2）電子檔案保管。首先，做好電子檔案保管，除必要的硬件設(shè)備以外，首要任務(wù)就是制定電子檔案保管制度，在技術(shù)手段及配套管理上定下保管要求。對(duì)于形成的電子檔案，應(yīng)提前明確歸檔范圍、歸檔要求，通過系統(tǒng)執(zhí)行和人工監(jiān)控將電子檔案集全，在相關(guān)聯(lián)的檔案間建立關(guān)聯(lián)保管。其實(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中，通過鏈接、標(biāo)引等方式保存有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)保管。為保證電子檔案可讀性，在保管過程中，還要做好幾方面措施。一是將電子檔案以開放格式保存。二是將電子檔案形成系統(tǒng)與電子檔案一起歸檔保管。三是采用能打開多種格式電子檔案的閱讀軟件進(jìn)行保管。四是電子檔案隨系統(tǒng)遷移保管。五是將電子檔案轉(zhuǎn)移到紙張、縮微膠片同步保管。

4 檔案保管存在的問題

1）實(shí)體檔案保管的問題。首先，實(shí)體檔案的保管受到制約的因素較多，主要體現(xiàn)在溫度、濕度、酸堿、光、灰塵、氧化劑、有害氣體等諸多方面，且其中的環(huán)境因素占比重很大。文字色劑的褪變與溫度的變化呈現(xiàn)正相關(guān)。在其他因素不變的情況之下，溫度越高，文字褪色的速度越快。環(huán)境溫度的高低，直接影響材料字跡的滲出。其次，環(huán)境濕度過大，會(huì)使字跡擴(kuò)散，加速字跡破壞。酸與堿因素也不容忽視，如二氧化硫，會(huì)間接使耐酸性差的檔案文字材料發(fā)生褪色。再次，強(qiáng)光的輻射，也會(huì)使字跡發(fā)生理化反應(yīng)，造成顏色變化與褪色?；覊m會(huì)使實(shí)體檔案可視度下降，而氧化劑，具有氧化性，會(huì)使實(shí)體檔案資料的字跡發(fā)色團(tuán)發(fā)生作用，遭到破壞褪色。最后，有害氣體，也可能通過各種途徑對(duì)實(shí)體檔案造成不可逆的破壞。

2）電子檔案保管的問題。電子檔案保管的問題，首先是物理接觸對(duì)電子檔案的損傷。其次是音視頻檔案，可能因磁性載體的老化、利用頻繁等原因造成磁粉脫落，從而造成失真或產(chǎn)生噪音，間接導(dǎo)致音視頻檔案信息數(shù)字資料質(zhì)量下降，無法使用。

5 檔案保管對(duì)策

1）實(shí)體檔案保管對(duì)策。（1）制定保管制度。對(duì)于實(shí)體檔案保管，建立健全的規(guī)章制度是必不可少的。要細(xì)化各個(gè)環(huán)節(jié)的制定，包括檔案資料整理及歸檔制度，檔案歸檔范圍和保管期限表制度，不歸檔檔案處置制度等。（2）合理人員分工與技術(shù)整理。對(duì)實(shí)體檔案保管，要做到人員分工合理布局。其人員的分工主要有兩種選擇。一是少數(shù)人包干全宗檔案，包干到人，在人員分工上采取“兩頭小，中間大”，既是開始少數(shù)人研究檔案，制定保管方案，按照分工要求大家配合工作，最后再由少數(shù)人進(jìn)行收尾。（3）以防為主、防護(hù)兼顧。對(duì)于實(shí)體檔案的保管，要尋求科學(xué)有效的對(duì)策，防護(hù)為主至關(guān)重要。應(yīng)主要重視幾方面因素。一是防止火、水、塵、潮、霉、鼠、蟲、光、有害氣體、酸堿、盜竊等普遍因素對(duì)檔案的破壞。二是在發(fā)生損壞后，具體的追查、恢復(fù)工作。三是定期巡查庫(kù)房安全，排查安全隱患，是以防為主的具體體現(xiàn)。

2）電子檔案保管對(duì)策。（1）制作數(shù)字副本。制作電子檔案的數(shù)字副本是電子檔案保護(hù)的首要工作。這可以減少因?yàn)闄n案利用過程中的物理接觸所導(dǎo)致的對(duì)檔案的損壞。其次，將電子檔案異地保存，也是防止天災(zāi)人禍對(duì)電子檔案造成破壞的有效措施。（2）匯聚分散保存。通過互聯(lián)網(wǎng)可以匯聚分散保管電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源的跨越數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、保護(hù)與有效利用。實(shí)現(xiàn)更為廣泛的電子檔案資源保管與整合共享。（3）全周期保管。對(duì)于電子檔案的保管，要遵循全程原則，從產(chǎn)生到永久或銷毀的整個(gè)生命周期實(shí)施系統(tǒng)保管。這是追求電子檔案保管整體效益最佳化的有效途徑。（4）流程加優(yōu)化保管。在電子環(huán)境中對(duì)電子檔案保管做到同時(shí)開展、相互交叉、部分內(nèi)容合成，使電子檔案保管流程具備并行化、非線性化、集成化特征，保證電子檔案可以自動(dòng)記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而導(dǎo)致著錄同形成電子檔案保管的集成。（5）設(shè)置合理的軟件系統(tǒng)。要定期研發(fā)并及時(shí)更新電子檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)和獨(dú)立的電子檔案管理系統(tǒng)。從功能性方面完善包括捕獲、鑒定、分類、處置、著錄、存儲(chǔ)、檢索、安全、權(quán)限控制等軟件系統(tǒng)的開發(fā)。

6 結(jié)語

綜述，檔案保管對(duì)于檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。首先，我們希望通過有效的措施，使得檔案被長(zhǎng)久保存下去、真實(shí)地反映國(guó)家、社會(huì)的歷史情況。其次，檔案又由于自身原因和客觀原因，其壽命又是非常脆弱的。為了解決這些問題，必須加強(qiáng)檔案保管工作長(zhǎng)效開展，使檔案資料能在健康穩(wěn)定的環(huán)境里更長(zhǎng)久的保存下去。

作者簡(jiǎn)介

孫濱（1965-），男，漢族，吉林人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。