摘 要：根據(jù)現(xiàn)在我國(guó)的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確提出相關(guān)的重要檔案要進(jìn)行“卷件融合”，因?yàn)檫@種管理模式是符合檔案管理的模式，另外各個(gè)高校也可以使用。另外高校的檔案又分為“組件”、“立卷”，這其中的機(jī)制太過(guò)繁雜，而在尋找資料時(shí)還會(huì)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，所以為了提高當(dāng)中的整潔度，闡述高校運(yùn)用“卷件融合”管理模式有哪些優(yōu)勢(shì)。本文結(jié)合可行性和實(shí)際運(yùn)用對(duì)“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：高校檔案;立卷;組件;卷件融合

上文中提到的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》是在2018年發(fā)布的，發(fā)文中明確規(guī)定截止2019年1月1日必須實(shí)行。其中有一條規(guī)定的總體意思是：機(jī)關(guān)單位的檔案管理要形成規(guī)律，文件與文件之間的分布要保持聯(lián)系，從而確保檔案有跡可循。而在規(guī)定中高校也應(yīng)該相應(yīng)這種模式的實(shí)施，以方便教育局或者其他情況進(jìn)行調(diào)查以及自身的使用，相關(guān)的文件也有《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》等等。

1 高校檔案管理適合“卷件融合”管理模式的可行性

1.1 “卷件融合”管理模式符合高校檔案的形成規(guī)律

高校的檔案所涉及的部門可以分為四個(gè)：管理機(jī)構(gòu)、教學(xué)單位、群團(tuán)組織、直屬單位，其中的管理機(jī)構(gòu)又分為很多的部門，比如科研處、基建處等等，這種類型部門的文件是一套一套的，總得來(lái)說(shuō)比較系統(tǒng)，還有一些辦公、宣傳、組織部門的文件便會(huì)顯得零碎，而且在內(nèi)容上也不完全相關(guān)，像這種類型的適合使用“卷件融合”。像一些文件本身就有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，就可以使用“卷”從而保證文件之間的關(guān)聯(lián)性。

1.2 “卷件融合”管理模式符合高校檔案實(shí)體類別特點(diǎn)

在進(jìn)行實(shí)體類別分類時(shí)，至少可以分為13類，基本上有：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、外事類等等，加上現(xiàn)在電子檔案的使用，如果在分類時(shí)不考慮清楚，會(huì)造成文件的錯(cuò)亂，長(zhǎng)此以往便會(huì)無(wú)跡可尋、雜亂不堪。所以一定要根據(jù)各種類別的分類，選擇適合的“卷”、“件”進(jìn)行整理。這種“卷件融合”管理模式恰好幫助高校完成了文件的整理，讓文件變得系統(tǒng)性、整體性、關(guān)聯(lián)性、一體性。

2 “卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用

2.1 高校學(xué)生類、教學(xué)類等業(yè)務(wù)檔案應(yīng)“立卷”

一般高校的檔案利用率最高的便是有關(guān)于教學(xué)的，像是學(xué)生類的、教師類的這些業(yè)務(wù)的檔案是重復(fù)使用率最高的，而也在各個(gè)高校中調(diào)查過(guò)，有真實(shí)的數(shù)據(jù)作為支撐，比如安徽師范大學(xué)的檔案，其中的檔案室里有四分之一的都是教師和學(xué)生的，而且隨著時(shí)間的推移也在增加，其中的考研、就業(yè)、考博、驗(yàn)證學(xué)歷等等一類的檔案是利用率最多的。有些高校發(fā)現(xiàn)再尋找時(shí)比較麻煩，便改成了“卷改件”，將這些資料明確的形成單位，比如“年度-專業(yè)-班級(jí)”，這樣再尋找時(shí)便會(huì)方便很多，其中的個(gè)人資料也變成了以件為單位的形式。雖然“卷改件”方便快捷，準(zhǔn)確率高，但是也存在弊端，畢竟一個(gè)學(xué)校的學(xué)生太多，在錄入信息時(shí)需要一個(gè)一個(gè)的添加，工作量十分龐大，而且雙層的PDF文件在掛接至相應(yīng)的地方時(shí)，難免發(fā)生錯(cuò)誤。但是也要根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案館管理規(guī)定》進(jìn)行工作，既要保證檔案的清晰、有跡可循，也要遵守上文中講到的“年度-專業(yè)-班級(jí)”樣式“立卷”，同時(shí)工作量大、容易出錯(cuò)這些弊端也必須克服[1]。

2.2 高校黨群類、行政類、外事類、實(shí)物類和聲像類檔案應(yīng)“組件”

現(xiàn)在的檔案管理都開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，同時(shí)也會(huì)保存紙質(zhì)的文件在檔案室中，其中高校的黨群類、行政類、外事類檔案可以按照上文中提到過(guò)的《檔案文件整理規(guī)則》來(lái)進(jìn)行整理，這些類型的檔案要實(shí)施以“件”為單位，主要的問題也可以整理為四點(diǎn)：其一，因?yàn)檫@種類型的文件內(nèi)容太過(guò)于瑣碎，所以要進(jìn)行簡(jiǎn)化，也是為了后期在使用可以方便。像是繁瑣的檔案是不能采用以“卷”為單位的整理，并且會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，且在頁(yè)碼上、排序上，都需要專業(yè)的人員進(jìn)行整理，但如果是以“件”為單位整理，像上文中講到的情況便不會(huì)發(fā)生。同時(shí)，在利用時(shí)也會(huì)有弊端，像是一個(gè)部門的檔案可能會(huì)出現(xiàn)在另一個(gè)部門中，所以要建立一個(gè)專門的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，調(diào)檔時(shí)也方便。其二，隨辦隨歸、歸檔及時(shí)。如果有一個(gè)部門的工作已經(jīng)完成，便要盡快地歸檔，防止后期在歸檔時(shí)遇到更多的文件，造成錯(cuò)亂。其三，保護(hù)檔案的實(shí)體安全。像一些檔案需要再次使用的時(shí)候，便會(huì)復(fù)制、掃描等等，有的時(shí)候還會(huì)造成拆裝檔案，長(zhǎng)此以往便會(huì)造成損壞，所以要定時(shí)對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行保護(hù)。其四，保障檔案的安全。一些檔案是涉及機(jī)密的，比如黨群類、行政類、外事類，這些文件往往會(huì)有學(xué)校在會(huì)議時(shí)的記錄，也會(huì)有不宜公開的指令，所以要以“件”為單位。

3 “卷件融合”管理模式未來(lái)要適應(yīng)高校教學(xué)檔案館建設(shè)

在檔案中會(huì)有“件”和“卷”兩種性質(zhì)的單位，其中“卷”包含業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、科技等等，這些要盡快的完成數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)也要盡快克服效率不高的弊端，保證在使用時(shí)可以達(dá)到精準(zhǔn)且一步到位。其中的“件”包括行政類、外事類、黨群類等等，這些在上文中也專門提到過(guò)，同樣也要加快數(shù)字化的進(jìn)程，同時(shí)也要保證雙套制，就是指紙質(zhì)和電子的檔案盡量做到配套，然后慢慢向著電子模式靠近。在《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中也提出過(guò)，像一些不能轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)的電子檔案，一定要以電子的形式長(zhǎng)期保存。雖然現(xiàn)在數(shù)字化進(jìn)程還未全面覆蓋到檔案室中，但是相信未來(lái)的發(fā)展會(huì)朝著更加系統(tǒng)化的方向靠近，而現(xiàn)在紙質(zhì)的檔案，也會(huì)一步步的變成電子形式[2]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，是對(duì)“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用的簡(jiǎn)要分析，也希望各個(gè)高校可以盡快的完成數(shù)字化的進(jìn)程，可以合理的利用好“卷件融合”，為接下來(lái)的工作提供便利。

參考文獻(xiàn)

[1]朱力.“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用[J].北京檔案，2019，340（04）：26-28.

[2]車?yán)枥?現(xiàn)代檔案管理模式下的“案卷”作用[J].科技風(fēng)，2018，No.351（19）：231.

作者簡(jiǎn)介

張樹蕊（1981-），女，漢族，河北肅寧人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。