沙依拉西·肯解別克

摘 要：在機(jī)關(guān)單位工作中最重要的一個內(nèi)容便是文書檔案的管理，它甚至成為衡量其管理水平的一個標(biāo)準(zhǔn)。這是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，需要工作人員在前期根據(jù)機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對各種文書進(jìn)行分類、歸檔，同時還要對這些歸檔好的文書進(jìn)行備份，以便后期的查詢和使用。如何對其進(jìn)行分類整理，怎么才能有效保存這些檔案，這是每個機(jī)關(guān)單位都要思考的重要問題，為了能更加簡潔地對這些文檔進(jìn)行歸類，以及讓其能夠長久地得到保留，給機(jī)關(guān)單位也對過去的方法進(jìn)行了創(chuàng)新，極大地提高了他們的文書檔案整理工作效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文書;案管理;問題;策略

從記錄來看，我國在遠(yuǎn)古時代就有了關(guān)于檔案的記錄。檔案能夠很好地追溯事件和人物。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，我國機(jī)關(guān)單位對于檔案的管理水平已經(jīng)有了很大的提高。機(jī)關(guān)管理檔案是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，能夠保證社會的正常運(yùn)行，對我們個人和社會都有非常大的意義。但目前我國機(jī)關(guān)管理檔案的方法上仍然存在很多問題，導(dǎo)致不能達(dá)到預(yù)期水平。本文將以機(jī)關(guān)文書檔案管理為研究對象，根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)目前在其管理中常見的問題，并在此基礎(chǔ)上給予一定的建議，希望能為日后研究這方面內(nèi)容的學(xué)者提供一定的參考意見，也希望能為我國機(jī)關(guān)單位改進(jìn)檔案管理提供一定的參考。

1 機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題

和過去相比，我國的機(jī)關(guān)單位在經(jīng)濟(jì)發(fā)展浪潮推動下，關(guān)于檔案管理的認(rèn)識也達(dá)到了一定的新高度，管理方法上也有了一定的創(chuàng)新。但在這個日新月異的社會下，這些管理方法還不能跟上社會的發(fā)展步伐，存在一定的問題，本文將幾個比較常見的問題總結(jié)如下：

1.1 缺乏專業(yè)人才

無論什么工作最主要的其實(shí)是“人”這個因素，毫無疑問專業(yè)的工作人員能讓工作達(dá)到事半功倍的作用。我們普遍對檔案管理存在誤解，自認(rèn)為這是一件非常簡單的工作，什么人都能做。在這種觀念的誤導(dǎo)下，導(dǎo)致該部門缺乏專業(yè)人才。很多人知道什么是檔案管理，但是不清楚這份工作的重要性，在業(yè)務(wù)方面也沒有深入研究，只知道皮毛[1]。同時缺乏對工作人員的培訓(xùn)，很多人認(rèn)為這個工作不需要進(jìn)行什么培訓(xùn)，很容易上手。大家對這份工作的誤解，讓人們忽視了它的重要性。

1.2 電子檔案存在較高的安全隱患

隨著社會的發(fā)展，電子文書已經(jīng)成為我們存儲文書的主要形式，很少有人會再選擇以紙質(zhì)的方式存儲文書。電子類和紙質(zhì)類相比具有很明顯的優(yōu)勢，但劣勢也顯而易見。紙質(zhì)檔案我們可以通過字跡來找到出處，但電子檔案我們就很難判斷其出處。電子檔案很容易丟失，被惡意篡改、復(fù)制，如果沒有備份好，在編輯過程中如果出現(xiàn)停電、系統(tǒng)崩潰等問題，那么電子檔案很難找回[2]。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易被更改，如果黑客控制了電腦，那么他很容易獲取這些檔案，這也說明電子檔案的安全隱患較高。另一方面，機(jī)關(guān)單位花費(fèi)巨資整理、保護(hù)這些檔案，但是它的利用率其實(shí)并沒有達(dá)到預(yù)期。

2 機(jī)關(guān)文書檔案管理解決策略

前文我們已經(jīng)提到過機(jī)關(guān)檔案管理工作是其管理水平高低的一個體現(xiàn)，為了更好地服務(wù)社會，要敢于直視目前在檔案管理中存在的問題，我們也根據(jù)以上存在的問題提出了幾個合適的解決辦法：

2.1 加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)

信息社會最重要的就是要利用信息手段為自己服務(wù)，提高工作效率，檔案管理部門也應(yīng)該將信息化引入其工作中，加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)。提高大家對這份工作的認(rèn)知，定期對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便提高他們的專業(yè)水平，改善他們以往觀念中“這份工作很容易，不重要”的觀念。招聘計算機(jī)相關(guān)專業(yè)的人才，通過他們提高科室的信息化水平，同時他們也能為其他工作人員的計算機(jī)技術(shù)提供支撐。相信他們能利用所學(xué)知識創(chuàng)新對檔案的管理方法，從而提高日常的工作效率。

2.2 強(qiáng)化電子檔案管理

電子檔案存在很高的安全隱患，這一點(diǎn)是所有工作人員都已經(jīng)意識到的問題，為了確保它的安全、完整，我們必須采取相應(yīng)的措施。關(guān)于出處，可以利用電子技術(shù)改善這種情況?？梢宰屍鋼碛姓咴陔娮游臋n上進(jìn)行簽名并保存，從而保證電子文檔的來源可追溯。建立防火墻，通過這種手段阻礙其他用戶對機(jī)關(guān)電子檔案進(jìn)行非法訪問，同時也可以阻止單位的信息外泄。電子文檔的一個劣勢是很容易被篡改，要解決這一點(diǎn)我們可以對文檔進(jìn)行加密工作，這樣訪問者在不知道密碼的情況下就無法查看文檔，更不能修改。為了保持電子文檔的真實(shí)性，可以將文檔設(shè)置為“只讀”模式，這樣別人就不能改動其內(nèi)容。在管理的過程中一定要對文檔進(jìn)行備份，做好備份工作這也是這份工作的重要內(nèi)容之一。要提高檔案的使用率，加強(qiáng)對其的科學(xué)研究，真正做到為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)。

3 結(jié)束語

機(jī)關(guān)的檔案管理工作是其日常工作內(nèi)容之一，對整個社會來說都具有非常重要的意義。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，不僅要讓內(nèi)部的工作人員認(rèn)識到其重要性，也要讓社會的其他人員認(rèn)識到它的重要性，從整體上改變對它的看法和認(rèn)知。為了不斷提高機(jī)關(guān)單位管理檔案的水平，所有機(jī)關(guān)單位應(yīng)該積極創(chuàng)新，主動融入到信息社會，利用信息化手段提高工作效率，減少失誤。定期對工作人員展開培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。電子檔案和紙質(zhì)檔案的存放都有各自的難點(diǎn)，應(yīng)該正視這些困難，積極創(chuàng)新，用新的技術(shù)方法不斷改善，加強(qiáng)其安全性和利用率，真正實(shí)現(xiàn)檔案為大家服務(wù)。相信檔案管理工作的正常高效運(yùn)行也能促進(jìn)社會的有效運(yùn)行，我國機(jī)關(guān)的檔案管理水平也會得到質(zhì)的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王惠穎.機(jī)關(guān)文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2018，029（014）：260-260.

[2]胡穎喆.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].新教育時代電子雜志（學(xué)生版），2018，000（003）：247-247.