鐘飛成

摘?要：隨著科技高速發(fā)展，計算機成為人們的日常用品，信息化時代因此到來，檔案管理也逐漸走向信息化，作為一種新式的管理方法為城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案管理帶來了很多便利，本文將結(jié)合城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析，并根據(jù)分析的結(jié)果給出相應(yīng)的解決方案和策略。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設(shè)?檔案管理?信息化建設(shè)?策略分析

中圖分類號：G27?文獻標(biāo)識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

隨著計算機技術(shù)的高度普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷地更新和發(fā)展，信息化時代正在大步向前朝我們走來，為我們的生活和工作帶來了巨大的變化。不論何時，信息資源都是重要的戰(zhàn)略資源，放棄傳統(tǒng)的資源管理方式，將檔案管理信息化是提高檔案管理效率和水平的有效手段。推進檔案管理信息化是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基石。

一、檔案管理信息化的作用和意義

1.讓檔案管理變得更加精準(zhǔn)和便捷

檔案管理工作在城鄉(xiāng)建設(shè)中有著重要的地位。在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，龐大且復(fù)雜的數(shù)據(jù)和極低的工作效率讓工作人員厭倦進行檔案管理，這就導(dǎo)致文件出現(xiàn)錯漏、檢索資料的效率不高等情況出現(xiàn)。

將檔案管理信息化之后，檔案管理的工作效率就大大提高了，減少了檔案管理工作人員的工作壓力和工作強度，也降低了檔案的積存量，進而讓檔案管理人員的工作效率和工作熱情都有一定程度的提高。

2.可以有效應(yīng)對檔案管理用戶激增的情況

隨著使用檔案管理用戶的增加，用戶的類型也變得更細(xì)化和繁多，不同類型的檔案還需要有不同的管理和保存手段。怎樣將這些檔案資源進行合理地利用，這就需要檔案管理的工作人員要對檔案管理用戶的情況、目的、對象以及角度上進行全方位的分析，由于使用檔案管理的用戶激增，這就使檔案管理超負(fù)荷工作，為檔案管理帶來了巨大的壓力。

面對這種情況，使用檔案管理信息化就可以很好地解決當(dāng)下的問題，利用先進的信息技術(shù)及時且有效地將用戶的信息進行整理，減輕管理的壓力，讓檔案管理可以實現(xiàn)真正的優(yōu)化。

3.推進檔案管理信息的利用向?qū)I(yè)化、多元化發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，人們可以利用互聯(lián)網(wǎng)檢索各種自己需要的信息，通過檢索關(guān)鍵詞和相關(guān)的內(nèi)容找到自己需要的內(nèi)容。經(jīng)過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)大部分使用檔案管理的用戶都覺得去當(dāng)?shù)貦n案部門查詢比較耗時耗力，因此，檔案資源的合理利用和用戶需求就更依賴于檔案管理部門所采用的服務(wù)方式，這就讓檔案管理的服務(wù)變得更加自主化、多樣化與廣泛化。

二、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化中的問題

1.兩種管理方式

雖然很多城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理都采用了信息化管理的模式并得到了一些成效，但是還有很大部分的人還是使用紙質(zhì)檔案，在他們的傳統(tǒng)觀念中紙質(zhì)檔案相對于電子檔案更加的安全，因此，我們在城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的單位中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)工作人員對檔案信息進行紙質(zhì)和電子兩種保管方式，并設(shè)定相關(guān)的規(guī)定。這種情況并不利于城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的發(fā)展和完善，我們改變相關(guān)從業(yè)者的觀念，將“無紙化”的戰(zhàn)略目標(biāo)深植到城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的工作中。

2.城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作人員的素質(zhì)

經(jīng)過走訪調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)很多城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，特別是處理各種信息的綜合性人才嚴(yán)重不足，很多城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理的員工技術(shù)水平非常的一般，工作單位沒有及時地將信息化技術(shù)通過培訓(xùn)的方式傳授給員工，這就嚴(yán)重地阻礙了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的建設(shè)進程。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的管理要求管理人員熟練掌握管理檔案的信息技術(shù)，相關(guān)單位在培養(yǎng)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息員工時一定要給予足夠的重視。

3.城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)資金投入不足

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)需要完善的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)作為支撐，這就需要利用大量的財力進行采購和建設(shè)，以保障城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的順利進行，根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)有很多城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的時候沒有專項的資金投入建設(shè)的計劃中，這就導(dǎo)致城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的反應(yīng)相當(dāng)遲鈍，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)也相對落后，相關(guān)的技術(shù)也比較落后，阻礙了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的完善。

4.相關(guān)規(guī)章制度

要想讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)得到好的成效，就要完善相關(guān)制度，將檔案管理工作變得規(guī)范化，為城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理統(tǒng)一制定一個規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，并在運行的過程中不斷地完善，以加快城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的進程。

三、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.將城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)重視起來

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理部門要緊跟時代的步伐，轉(zhuǎn)變自身的觀念，舍棄掉傳統(tǒng)且落后的管理方式，讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作可以做到與時俱進，從根本上推動城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的發(fā)展和建設(shè)，讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理可以從信息技術(shù)中獲得成長的動力，提升工作的質(zhì)量。

另外，相關(guān)部門還有加大建設(shè)資金的投入，這個投入分成兩個方面，一方面是基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)的投入，另一方面是技術(shù)人員培訓(xùn)和實踐的投入，雙管齊下為城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化的建設(shè)保駕護航。

2.完善相關(guān)的制度

有一個完善的制度可以讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)變得規(guī)范化，提高建設(shè)的效率，在最大程度上避免問題產(chǎn)生，同時也對參與建設(shè)的各方起到一個管理和約束的作用，讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理人員可以更加專心于城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的工作中。嚴(yán)謹(jǐn)全面的規(guī)章制度還可以在檔案發(fā)生丟失或損毀時有一個公開的處理辦法，建立問責(zé)機制幫助城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)變得更加真實。

3.提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

一個專業(yè)的員工可以為城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)提供保障，相關(guān)部門可以利用定期培訓(xùn)的方式幫助員工提升相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)，讓員工可以將學(xué)到的專業(yè)知識用在實際的工作中，提高員工的綜合能力。邀請城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)方面的專家和先進人物進行專題講座，組織員工進行學(xué)習(xí)，讓員工可以吸收他人的經(jīng)驗不斷地拓展自身的認(rèn)知水平和能力，幫助員工更加從容地面對城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理工作，讓城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)可以落在實地進行發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理的管理者要將目標(biāo)放得長遠(yuǎn)，要重視先進的技術(shù)并及時引進、組織學(xué)習(xí)，加大投入的力度，在滿足檔案管理用戶需求的同時也可以不斷地自我完善和成長，使檔案管理的效率產(chǎn)生一個質(zhì)的飛躍。

參考文獻

[1]童毅力.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的信息化[J].管理觀察，2020（21）：104-105.