沙吾列·霍善

摘?要：文書檔案管理工作在企業(yè)事業(yè)單位當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，文書檔案的內(nèi)容不僅僅可以體現(xiàn)出企事業(yè)單位等一系列決策以及執(zhí)行結(jié)果，甚至還可以在一定程度上反映其事業(yè)發(fā)展的歷史，在目前我國企事業(yè)單位的管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，文書檔案管理員是一個(gè)比較薄弱的地方，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步以及企事業(yè)的不斷發(fā)展，只有改革原有的文書檔案管理當(dāng)中存在的一些漏洞，積極地對(duì)其管理體制進(jìn)行修補(bǔ)和創(chuàng)新，才能夠更加有力地推動(dòng)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理?創(chuàng)新改革?問題現(xiàn)狀

中圖分類號(hào)：G251?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1003-9082（2020）10-00-01

隨著文件管理系統(tǒng)的不斷改善，對(duì)我國企事業(yè)文書檔案管理提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，需要企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作不斷進(jìn)行完善，本文就將針對(duì)目前我國文書管理工作現(xiàn)狀以及如何進(jìn)行進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新作出相關(guān)的論述探討。

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)

我們所說的文書檔案實(shí)際上就是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，而對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的工作也具有一些特點(diǎn)。

1.保密性

在企事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案分為不同的等級(jí)，一般的文書檔案保密性較低，可以比較方便地進(jìn)行調(diào)閱，而有一些涉及企事業(yè)單位重要策劃和決定的具有一定的保密性，因此，文書檔案管理工作也具有一定的保密性，在對(duì)文件進(jìn)行存放以及借閱方面要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并且也要求管理人員嚴(yán)格的執(zhí)行工作規(guī)定禁止將企事業(yè)當(dāng)中具有保密性的文書檔案泄露出去。

2.綜合性

文書檔案管理工作需要對(duì)企事業(yè)單位當(dāng)中不同的文件檔案內(nèi)容在一個(gè)部門內(nèi)進(jìn)行綜合的管理，這些文件檔案或許來源于不同的工作部門也具有不同的內(nèi)容，在這個(gè)時(shí)候，文書檔案管理工作的重要意義也凸顯了出來，需要對(duì)這些不同的文書檔案進(jìn)行分管記錄，因此我們說文書檔案管理工作也具有一定的綜合性。

3.專業(yè)性

文書檔案管理工作并不像我們傳統(tǒng)思想當(dāng)中認(rèn)為的是一個(gè)比較輕松閑散的工作，他也需要具備很強(qiáng)的專業(yè)性來對(duì)文書檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃和整理，可以使得每個(gè)保存的文書檔案都能夠被良好的保存并且以便于日后的隨時(shí)調(diào)閱。

二、目前我國企事業(yè)單位中文書檔案管理現(xiàn)狀

1.文書檔案管理工作人員專業(yè)性較低

在我國傳統(tǒng)的企事業(yè)單位當(dāng)中，對(duì)于文書檔案管理工作部門的重視程度一直以來都相對(duì)較低，并沒有將它當(dāng)作單位當(dāng)中的一個(gè)重要部門來進(jìn)行約束管理，在進(jìn)行人員招聘方面標(biāo)準(zhǔn)較低對(duì)于專業(yè)能力的要求性不太高，甚至在一些企事業(yè)單位當(dāng)中，從事文書檔案管理工作的人員都是一些年齡較大或者工作能力較弱，在這種情況之下，文書檔案管理工作人員專業(yè)能力都普遍較低，不利于推動(dòng)文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，使文書檔案管理工作部門工作積極性較低，且容易存在工作方面的紕漏，不能夠合理有效地進(jìn)行文書檔案的管理。

2.管理制度體系有待完善創(chuàng)新

在企事業(yè)單位當(dāng)中，由于傳統(tǒng)的工作心理的影響，對(duì)于文書檔案管理工作部門重視程度較低，在管理制度體系方面也沒有不斷地根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)行完善創(chuàng)新，使得文書檔案管理工作部門的管理制度在很大程度上已經(jīng)不能夠適應(yīng)單位的快速發(fā)展，在目前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)迅速發(fā)展的環(huán)境之下，企事業(yè)單位不斷地發(fā)展，單位內(nèi)部的工作復(fù)雜性也不斷地提升，在這種情況之下，如果不能夠?qū)芾碇贫润w系進(jìn)行完善創(chuàng)新，很容易造成文書檔案管理的混亂。

3.信息化管理有待普及深入

就目前我國文書檔案管理的方式來說，信息化管理方式雖然已經(jīng)在不斷地普及，但是信息化管理水平仍然處在一個(gè)初級(jí)階段，在很多文書檔案管理工作部門對(duì)于文書檔案進(jìn)行信息化管理只覆蓋著文件的電子化備份以及信息化查詢等方面，在其他方面的應(yīng)用相對(duì)較少，這也是目前對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行突破的一個(gè)有效方面。

三、如何推動(dòng)文書檔案管理進(jìn)一步創(chuàng)新完善

1.進(jìn)行人事改革，提高管理人員專業(yè)性

想要使得文書檔案管理工作部門煥發(fā)新的生機(jī)，首先就要對(duì)部門內(nèi)部的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)文書檔案管理能力水平的高低進(jìn)行部門內(nèi)部的裁員和人才的招聘，讓文書檔案管理部門的工作人員能力都能夠與工作崗位相匹配，利用更加專業(yè)的知識(shí)進(jìn)行更加科學(xué)化系統(tǒng)化的文書檔案管理，人才是推動(dòng)發(fā)展的一個(gè)重要的因素，想要改變目前我國文書檔案管理工作當(dāng)中存在的一些問題，推動(dòng)其進(jìn)行創(chuàng)新，那么對(duì)工作人員的專業(yè)能力的要求和標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)當(dāng)更提升一個(gè)層次。

2.推動(dòng)管理制度更加完善

工作部門內(nèi)部的管理制度決定著部門工作運(yùn)行能力的高低，任何一個(gè)工作部門，如果沒有科學(xué)完善的管理制度的約束，那么無論是在工作的效率和質(zhì)量上都會(huì)受到很大程度上的影響，尤其是對(duì)于文書檔案管理這項(xiàng)復(fù)雜而又繁重的工作來說，具有嚴(yán)格的管理制度和清晰的工作標(biāo)準(zhǔn)條例無疑是能夠推動(dòng)工作更加有序進(jìn)行的一個(gè)有效手段。企事業(yè)單位可以根據(jù)管理制度上的漏洞并且結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況來對(duì)文書檔案的存放標(biāo)準(zhǔn)調(diào)閱流程以及保密工作等方面進(jìn)行更加細(xì)致的調(diào)整。

3.信息化管理在文書檔案管理當(dāng)中的深層運(yùn)用

信息化的管理可以有效地節(jié)省人力成本和時(shí)間成本，無論是在文書檔案的部門轉(zhuǎn)入階段以及歸類階段甚至是在調(diào)閱歸還階段都可以采用信息化的管理方式，創(chuàng)建企事業(yè)單位內(nèi)部的信息系統(tǒng)，在文件轉(zhuǎn)入之初就可以通過掃描來進(jìn)行信息化的歸類整理甚至是電子化的備份，然后根據(jù)電子信息展示放入相應(yīng)的地方進(jìn)行存儲(chǔ)，在進(jìn)行文書檔案調(diào)閱工作時(shí)，可以讓員工自行在內(nèi)部系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行查詢，然后根據(jù)電子信息碼在存儲(chǔ)部門進(jìn)行自行調(diào)閱，歸還之后再進(jìn)行電子化的登記，這樣一來就極大地節(jié)省了人力資源更提高了效率，一個(gè)文件的存入、調(diào)取、歸還等都記錄在信息系統(tǒng)當(dāng)中，以便管理。

結(jié)語

而且事業(yè)單位當(dāng)中每個(gè)部門都是相互聯(lián)系、相互作用的，任何一個(gè)部門的工作效能都會(huì)對(duì)其他部門產(chǎn)生影響，因此，在這種情況之下，不斷地對(duì)文書檔案管理工作當(dāng)中存在的漏洞進(jìn)行篩選以及完善創(chuàng)新是企事業(yè)為發(fā)展當(dāng)中的必經(jīng)途徑。

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