沙吾列·霍善

摘?要：文書檔案管理工作在企業(yè)事業(yè)單位當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，文書檔案的內(nèi)容不僅僅可以體現(xiàn)出企事業(yè)單位等一系列決策以及執(zhí)行結(jié)果，甚至還可以在一定程度上反映其事業(yè)發(fā)展的歷史，在目前我國企事業(yè)單位的管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，文書檔案管理員是一個比較薄弱的地方，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷進(jìn)步以及企事業(yè)的不斷發(fā)展，只有改革原有的文書檔案管理當(dāng)中存在的一些漏洞，積極地對其管理體制進(jìn)行修補(bǔ)和創(chuàng)新，才能夠更加有力地推動單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理?創(chuàng)新改革?問題現(xiàn)狀

中圖分類號：G251?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

隨著文件管理系統(tǒng)的不斷改善，對我國企事業(yè)文書檔案管理提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求，需要企事業(yè)單位對文書檔案管理工作不斷進(jìn)行完善，本文就將針對目前我國文書管理工作現(xiàn)狀以及如何進(jìn)行進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新作出相關(guān)的論述探討。

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)

我們所說的文書檔案實(shí)際上就是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等，而對文書檔案進(jìn)行管理的工作也具有一些特點(diǎn)。

1.保密性

在企事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案分為不同的等級，一般的文書檔案保密性較低，可以比較方便地進(jìn)行調(diào)閱，而有一些涉及企事業(yè)單位重要策劃和決定的具有一定的保密性，因此，文書檔案管理工作也具有一定的保密性，在對文件進(jìn)行存放以及借閱方面要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并且也要求管理人員嚴(yán)格的執(zhí)行工作規(guī)定禁止將企事業(yè)當(dāng)中具有保密性的文書檔案泄露出去。

2.綜合性

文書檔案管理工作需要對企事業(yè)單位當(dāng)中不同的文件檔案內(nèi)容在一個部門內(nèi)進(jìn)行綜合的管理，這些文件檔案或許來源于不同的工作部門也具有不同的內(nèi)容，在這個時候，文書檔案管理工作的重要意義也凸顯了出來，需要對這些不同的文書檔案進(jìn)行分管記錄，因此我們說文書檔案管理工作也具有一定的綜合性。

3.專業(yè)性

文書檔案管理工作并不像我們傳統(tǒng)思想當(dāng)中認(rèn)為的是一個比較輕松閑散的工作，他也需要具備很強(qiáng)的專業(yè)性來對文書檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃和整理，可以使得每個保存的文書檔案都能夠被良好的保存并且以便于日后的隨時調(diào)閱。

二、目前我國企事業(yè)單位中文書檔案管理現(xiàn)狀

1.文書檔案管理工作人員專業(yè)性較低

在我國傳統(tǒng)的企事業(yè)單位當(dāng)中，對于文書檔案管理工作部門的重視程度一直以來都相對較低，并沒有將它當(dāng)作單位當(dāng)中的一個重要部門來進(jìn)行約束管理，在進(jìn)行人員招聘方面標(biāo)準(zhǔn)較低對于專業(yè)能力的要求性不太高，甚至在一些企事業(yè)單位當(dāng)中，從事文書檔案管理工作的人員都是一些年齡較大或者工作能力較弱，在這種情況之下，文書檔案管理工作人員專業(yè)能力都普遍較低，不利于推動文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，使文書檔案管理工作部門工作積極性較低，且容易存在工作方面的紕漏，不能夠合理有效地進(jìn)行文書檔案的管理。

2.管理制度體系有待完善創(chuàng)新

在企事業(yè)單位當(dāng)中，由于傳統(tǒng)的工作心理的影響，對于文書檔案管理工作部門重視程度較低，在管理制度體系方面也沒有不斷地根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)行完善創(chuàng)新，使得文書檔案管理工作部門的管理制度在很大程度上已經(jīng)不能夠適應(yīng)單位的快速發(fā)展，在目前經(jīng)濟(jì)和社會迅速發(fā)展的環(huán)境之下，企事業(yè)單位不斷地發(fā)展，單位內(nèi)部的工作復(fù)雜性也不斷地提升，在這種情況之下，如果不能夠?qū)芾碇贫润w系進(jìn)行完善創(chuàng)新，很容易造成文書檔案管理的混亂。

3.信息化管理有待普及深入

就目前我國文書檔案管理的方式來說，信息化管理方式雖然已經(jīng)在不斷地普及，但是信息化管理水平仍然處在一個初級階段，在很多文書檔案管理工作部門對于文書檔案進(jìn)行信息化管理只覆蓋著文件的電子化備份以及信息化查詢等方面，在其他方面的應(yīng)用相對較少，這也是目前對文書檔案管理工作進(jìn)行突破的一個有效方面。

三、如何推動文書檔案管理進(jìn)一步創(chuàng)新完善

1.進(jìn)行人事改革，提高管理人員專業(yè)性

想要使得文書檔案管理工作部門煥發(fā)新的生機(jī)，首先就要對部門內(nèi)部的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)文書檔案管理能力水平的高低進(jìn)行部門內(nèi)部的裁員和人才的招聘，讓文書檔案管理部門的工作人員能力都能夠與工作崗位相匹配，利用更加專業(yè)的知識進(jìn)行更加科學(xué)化系統(tǒng)化的文書檔案管理，人才是推動發(fā)展的一個重要的因素，想要改變目前我國文書檔案管理工作當(dāng)中存在的一些問題，推動其進(jìn)行創(chuàng)新，那么對工作人員的專業(yè)能力的要求和標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)當(dāng)更提升一個層次。

2.推動管理制度更加完善

工作部門內(nèi)部的管理制度決定著部門工作運(yùn)行能力的高低，任何一個工作部門，如果沒有科學(xué)完善的管理制度的約束，那么無論是在工作的效率和質(zhì)量上都會受到很大程度上的影響，尤其是對于文書檔案管理這項復(fù)雜而又繁重的工作來說，具有嚴(yán)格的管理制度和清晰的工作標(biāo)準(zhǔn)條例無疑是能夠推動工作更加有序進(jìn)行的一個有效手段。企事業(yè)單位可以根據(jù)管理制度上的漏洞并且結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況來對文書檔案的存放標(biāo)準(zhǔn)調(diào)閱流程以及保密工作等方面進(jìn)行更加細(xì)致的調(diào)整。

3.信息化管理在文書檔案管理當(dāng)中的深層運(yùn)用

信息化的管理可以有效地節(jié)省人力成本和時間成本，無論是在文書檔案的部門轉(zhuǎn)入階段以及歸類階段甚至是在調(diào)閱歸還階段都可以采用信息化的管理方式，創(chuàng)建企事業(yè)單位內(nèi)部的信息系統(tǒng)，在文件轉(zhuǎn)入之初就可以通過掃描來進(jìn)行信息化的歸類整理甚至是電子化的備份，然后根據(jù)電子信息展示放入相應(yīng)的地方進(jìn)行存儲，在進(jìn)行文書檔案調(diào)閱工作時，可以讓員工自行在內(nèi)部系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行查詢，然后根據(jù)電子信息碼在存儲部門進(jìn)行自行調(diào)閱，歸還之后再進(jìn)行電子化的登記，這樣一來就極大地節(jié)省了人力資源更提高了效率，一個文件的存入、調(diào)取、歸還等都記錄在信息系統(tǒng)當(dāng)中，以便管理。

結(jié)語

而且事業(yè)單位當(dāng)中每個部門都是相互聯(lián)系、相互作用的，任何一個部門的工作效能都會對其他部門產(chǎn)生影響，因此，在這種情況之下，不斷地對文書檔案管理工作當(dāng)中存在的漏洞進(jìn)行篩選以及完善創(chuàng)新是企事業(yè)為發(fā)展當(dāng)中的必經(jīng)途徑。

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