胡慧敏

摘 要：檔案信息化建設(shè)將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生巨大變化。與傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式相比，信息時(shí)代的存儲(chǔ)容量將更大、更快，存儲(chǔ)誤差幾乎為零。在此前提下，我國大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理貼近信息化，構(gòu)建自動(dòng)化信息管理平臺(tái)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。文章就我國檔案管理存在的不足進(jìn)行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理;思考

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

做好檔案管理信息化，對(duì)企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展是互惠互利的，但以往檔案管理信息化存在諸多漏洞，導(dǎo)致人們的誤解和支持。正是因?yàn)檫^去工作中的失誤，才更有必要在當(dāng)前檔案管理信息化進(jìn)程中做好工作，提高檔案管理信息工作者在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化，有利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和數(shù)據(jù)安全，有利于通過檔案信息化實(shí)現(xiàn)檔案管理更加自動(dòng)化。

2 分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案管理存在較強(qiáng)的無序性

由于檔案處理手段、檔案管理方式、不同地區(qū)生活質(zhì)量、檔案記錄方式的差異，我國檔案管理現(xiàn)狀極為分散，給檔案信息化建設(shè)的發(fā)展帶來諸多不便。特別是在施工單位和生產(chǎn)企業(yè)，檔案信息分散在各個(gè)部門，很多部門反復(fù)移交檔案資料，數(shù)據(jù)龐大復(fù)雜，容易交叉檔案，增加檔案管理的無序性，嚴(yán)重影響了檔案信息管理的效率。

2.2 檔案管理人員能力有限

縱觀全國主要地區(qū)，檔案管理工作并不十分重要，這就導(dǎo)致對(duì)檔案人員的能力要求不高。他們的思想大多還是傳統(tǒng)觀念。在落后的時(shí)代，他們大多不懂信息管理，不支持信息管理。這也是檔案信息管理發(fā)展的一個(gè)重要原因，要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，并在一定程度上加大檔案管理人員的能力和技術(shù)培訓(xùn)，從而推動(dòng)檔案信息化的快速推進(jìn)。

2.3 檔案管理難度加大

檔案信息化建設(shè)實(shí)際上就是檔案管理形式由實(shí)體存儲(chǔ)向檔案資源網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變的過程。在這一過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)和傳輸方式已成為電子化的檔案存儲(chǔ)和傳輸方式，這使得檔案的存儲(chǔ)和傳輸處于一種高效、安全的狀態(tài)。文件存儲(chǔ)和傳輸方式的轉(zhuǎn)變帶來了許多優(yōu)點(diǎn)，節(jié)省了大量時(shí)間，有利于文件的整合。在正常情況下，單位依靠自己的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。由于專業(yè)技術(shù)不同，對(duì)應(yīng)的電子文件數(shù)據(jù)格式不同，相應(yīng)的操作環(huán)境也不同，而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、記錄、處理等方面也不同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中包含的數(shù)據(jù)格式類型不同，由于數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出異構(gòu)性，所以對(duì)檔案分類工作者來說更難進(jìn)行。

2.4 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

目前，許多高校在檔案信息建設(shè)和管理中普遍存在著一個(gè)問題，即沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，制約了檔案信息工作的開展。軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。只有有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這項(xiàng)工作才能有效地開展。然而，許多高校在硬件和軟件方面的實(shí)際情況是不夠完善的，而實(shí)際情況是系統(tǒng)的硬件和設(shè)備不夠完善。高校檔案管理人員誤認(rèn)為只有少數(shù)幾臺(tái)計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行檔案信息管理，這就限制了工作的開展。

3 信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

3.1 管理制度

任何一項(xiàng)工作皆離不開相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化為了有效地加強(qiáng)檔案的建設(shè)和管理，管理者首先要完善制度，然后從根本上有效地加強(qiáng)工作，為檔案管理的未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了完善管理體制，今后要完善管理體制。以某企業(yè)的“辦公檔案管理系統(tǒng)”為例。既規(guī)定了檔案工作的保密性，又體現(xiàn)了檔案工作的完整性。主要內(nèi)容如下：1）辦公室完成的各類具有保存價(jià)值的文件資料，包括政府辦公廳文件、黨委辦公室文件、各部委文件、政府辦公廳常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、證件、牌匾等實(shí)物檔案，均屬于備案范圍。2）辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長期和短期。3）嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度，加強(qiáng)管理，防止丟失、泄密。4）查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。5）需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

3.2 提升檔案信息化管理水平

隨著大量計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，許多保密性很高的檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。電子檔案安全管理的選擇越來越重要。利用電子檔案管理檔案信息，不僅可以最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值，而且對(duì)檔案信息的長期保存起到積極的作用。根據(jù)大量關(guān)于加強(qiáng)電子文件管理的實(shí)際調(diào)查研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，要有效地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可以從以下幾個(gè)方面著手：1）建立具有較高管理能力的技術(shù)部門，對(duì)維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)以及管理檔案信息進(jìn)行輔助與管理，從而使電子檔案文件歸檔具有較高的專業(yè)化和制度化特點(diǎn)，使檔案具有的管理能力進(jìn)一步強(qiáng)化。2）加強(qiáng)對(duì)電子文件相關(guān)處理工作的有效控制與管理，工作人員應(yīng)該在對(duì)電子文件進(jìn)行管理的過程中，對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)接收、處理、保存、更改格式的等工作，從而使電子文件管理工作具有較高有效性。

3.3 更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案信息化建設(shè)和管理的效果，因此，這就需要提升他們的綜合素質(zhì)。首先，需要對(duì)以往的檔案管理理念進(jìn)行改變創(chuàng)新管理方法，要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，使之適應(yīng)高校檔案管理的需要，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)管理水平的提高。檔案工作不僅具有較強(qiáng)的服務(wù)性，而且具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的管理技能，管理者應(yīng)堅(jiān)持提高自身素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不斷提高工作能力，學(xué)習(xí)新知識(shí)，才能在工作中得到有效運(yùn)用，從而為檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量提供保障。

3.4 加強(qiáng)電子檔案文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，隨著檔案軟硬件管理設(shè)施的不斷完善，越來越多的單位檔案轉(zhuǎn)化為電子文件上傳到網(wǎng)絡(luò)上。因此，對(duì)電子文件進(jìn)行管理，在保證安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享，已成為檔案信息管理的重要內(nèi)容。通過檔案信息管理，可以使檔案價(jià)值最大化。首先，本單位應(yīng)成立檔案電子信息收集與檔案網(wǎng)絡(luò)資源維護(hù)部，目的是保證電子檔案歸檔的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化、專業(yè)化，從而提高電子檔案的管理能力。其次，做好電子文件的處理，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術(shù)，接收、處理、保存檔案，確保電子檔案的有效性。第三，解決了電子文件的保存問題。雖然在信息技術(shù)的支持下非常多的紙制文件都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔形式進(jìn)行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時(shí)間長短還需要進(jìn)行驗(yàn)證，管理人員要及時(shí)對(duì)電子檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

4 結(jié)束語

在信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)。信息技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在一定程度上促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展，使各行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益顯著提高。檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。推進(jìn)檔案信息建設(shè)，可以促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。此外，檔案管理對(duì)提高員工工作積極性起到了積極作用。因此，高校需要重視檔案管理工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展，創(chuàng)新檔案管理的理念，使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展的新需求，在高校的發(fā)展征途中完成好“服務(wù)大局、服務(wù)中心”的使命。

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