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        檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

        2020-11-30 09:08:39胡慧敏
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:思考檔案管理建設(shè)

        胡慧敏

        摘 要:檔案信息化建設(shè)將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生巨大變化。與傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式相比,信息時(shí)代的存儲(chǔ)容量將更大、更快,存儲(chǔ)誤差幾乎為零。在此前提下,我國大力推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理貼近信息化,構(gòu)建自動(dòng)化信息管理平臺(tái),為企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。文章就我國檔案管理存在的不足進(jìn)行探討,并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化;建設(shè);檔案管理;思考

        1 檔案信息化建設(shè)的必要性

        做好檔案管理信息化,對(duì)企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展是互惠互利的,但以往檔案管理信息化存在諸多漏洞,導(dǎo)致人們的誤解和支持。正是因?yàn)檫^去工作中的失誤,才更有必要在當(dāng)前檔案管理信息化進(jìn)程中做好工作,提高檔案管理信息工作者在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化,有利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展和數(shù)據(jù)安全,有利于通過檔案信息化實(shí)現(xiàn)檔案管理更加自動(dòng)化。

        2 分析檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

        2.1 檔案管理存在較強(qiáng)的無序性

        由于檔案處理手段、檔案管理方式、不同地區(qū)生活質(zhì)量、檔案記錄方式的差異,我國檔案管理現(xiàn)狀極為分散,給檔案信息化建設(shè)的發(fā)展帶來諸多不便。特別是在施工單位和生產(chǎn)企業(yè),檔案信息分散在各個(gè)部門,很多部門反復(fù)移交檔案資料,數(shù)據(jù)龐大復(fù)雜,容易交叉檔案,增加檔案管理的無序性,嚴(yán)重影響了檔案信息管理的效率。

        2.2 檔案管理人員能力有限

        縱觀全國主要地區(qū),檔案管理工作并不十分重要,這就導(dǎo)致對(duì)檔案人員的能力要求不高。他們的思想大多還是傳統(tǒng)觀念。在落后的時(shí)代,他們大多不懂信息管理,不支持信息管理。這也是檔案信息管理發(fā)展的一個(gè)重要原因,要實(shí)現(xiàn)信息化管理,就必須提高檔案管理人員的素質(zhì),并在一定程度上加大檔案管理人員的能力和技術(shù)培訓(xùn),從而推動(dòng)檔案信息化的快速推進(jìn)。

        2.3 檔案管理難度加大

        檔案信息化建設(shè)實(shí)際上就是檔案管理形式由實(shí)體存儲(chǔ)向檔案資源網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變的過程。在這一過程中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)和傳輸方式已成為電子化的檔案存儲(chǔ)和傳輸方式,這使得檔案的存儲(chǔ)和傳輸處于一種高效、安全的狀態(tài)。文件存儲(chǔ)和傳輸方式的轉(zhuǎn)變帶來了許多優(yōu)點(diǎn),節(jié)省了大量時(shí)間,有利于文件的整合。在正常情況下,單位依靠自己的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。由于專業(yè)技術(shù)不同,對(duì)應(yīng)的電子文件數(shù)據(jù)格式不同,相應(yīng)的操作環(huán)境也不同,而且數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、記錄、處理等方面也不同,導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中包含的數(shù)據(jù)格式類型不同,由于數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出異構(gòu)性,所以對(duì)檔案分類工作者來說更難進(jìn)行。

        2.4 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

        目前,許多高校在檔案信息建設(shè)和管理中普遍存在著一個(gè)問題,即沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施,制約了檔案信息工作的開展。軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施是檔案信息化建設(shè)和管理的基礎(chǔ)。只有有完善的基礎(chǔ)設(shè)施,這項(xiàng)工作才能有效地開展。然而,許多高校在硬件和軟件方面的實(shí)際情況是不夠完善的,而實(shí)際情況是系統(tǒng)的硬件和設(shè)備不夠完善。高校檔案管理人員誤認(rèn)為只有少數(shù)幾臺(tái)計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行檔案信息管理,這就限制了工作的開展。

        3 信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

        3.1 管理制度

        任何一項(xiàng)工作皆離不開相應(yīng)的管理制度,檔案管理工作也是如此。所以想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化為了有效地加強(qiáng)檔案的建設(shè)和管理,管理者首先要完善制度,然后從根本上有效地加強(qiáng)工作,為檔案管理的未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了完善管理體制,今后要完善管理體制。以某企業(yè)的“辦公檔案管理系統(tǒng)”為例。既規(guī)定了檔案工作的保密性,又體現(xiàn)了檔案工作的完整性。主要內(nèi)容如下:1)辦公室完成的各類具有保存價(jià)值的文件資料,包括政府辦公廳文件、黨委辦公室文件、各部委文件、政府辦公廳常務(wù)會(huì)議紀(jì)要、證件、牌匾等實(shí)物檔案,均屬于備案范圍。2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久,對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長期和短期。3)嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,加強(qiáng)管理,防止丟失、泄密。4)查閱檔案,一般應(yīng)在檔案室查閱,需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。5)需要帶回使用的檔案,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)橫傳、私自外借,不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

        3.2 提升檔案信息化管理水平

        隨著大量計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立,許多保密性很高的檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。電子檔案安全管理的選擇越來越重要。利用電子檔案管理檔案信息,不僅可以最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值,而且對(duì)檔案信息的長期保存起到積極的作用。根據(jù)大量關(guān)于加強(qiáng)電子文件管理的實(shí)際調(diào)查研究,我們可以發(fā)現(xiàn),要有效地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),可以從以下幾個(gè)方面著手:1)建立具有較高管理能力的技術(shù)部門,對(duì)維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)以及管理檔案信息進(jìn)行輔助與管理,從而使電子檔案文件歸檔具有較高的專業(yè)化和制度化特點(diǎn),使檔案具有的管理能力進(jìn)一步強(qiáng)化。2)加強(qiáng)對(duì)電子文件相關(guān)處理工作的有效控制與管理,工作人員應(yīng)該在對(duì)電子文件進(jìn)行管理的過程中,對(duì)電子檔案進(jìn)行及時(shí)接收、處理、保存、更改格式的等工作,從而使電子文件管理工作具有較高有效性。

        3.3 更新管理理念和管理方法,提高管理人員素質(zhì)

        檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案信息化建設(shè)和管理的效果,因此,這就需要提升他們的綜合素質(zhì)。首先,需要對(duì)以往的檔案管理理念進(jìn)行改變創(chuàng)新管理方法,要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念,使之適應(yīng)高校檔案管理的需要,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,促進(jìn)管理水平的提高。檔案工作不僅具有較強(qiáng)的服務(wù)性,而且具有較強(qiáng)的專業(yè)性,這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的管理技能,管理者應(yīng)堅(jiān)持提高自身素質(zhì),適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,不斷提高工作能力,學(xué)習(xí)新知識(shí),才能在工作中得到有效運(yùn)用,從而為檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量提供保障。

        3.4 加強(qiáng)電子檔案文件的管理

        隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,隨著檔案軟硬件管理設(shè)施的不斷完善,越來越多的單位檔案轉(zhuǎn)化為電子文件上傳到網(wǎng)絡(luò)上。因此,對(duì)電子文件進(jìn)行管理,在保證安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享,已成為檔案信息管理的重要內(nèi)容。通過檔案信息管理,可以使檔案價(jià)值最大化。首先,本單位應(yīng)成立檔案電子信息收集與檔案網(wǎng)絡(luò)資源維護(hù)部,目的是保證電子檔案歸檔的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化、專業(yè)化,從而提高電子檔案的管理能力。其次,做好電子文件的處理,檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術(shù),接收、處理、保存檔案,確保電子檔案的有效性。第三,解決了電子文件的保存問題。雖然在信息技術(shù)的支持下非常多的紙制文件都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔形式進(jìn)行保管,但是電子文檔形式的檔案文件的保存時(shí)間長短還需要進(jìn)行驗(yàn)證,管理人員要及時(shí)對(duì)電子檔案文件進(jìn)行備份,避免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

        4 結(jié)束語

        在信息時(shí)代,科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)。信息技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域,在一定程度上促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展,使各行業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益顯著提高。檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),推動(dòng)檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向發(fā)展,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。推進(jìn)檔案信息建設(shè),可以促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。此外,檔案管理對(duì)提高員工工作積極性起到了積極作用。因此,高校需要重視檔案管理工作,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展,創(chuàng)新檔案管理的理念,使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展的新需求,在高校的發(fā)展征途中完成好“服務(wù)大局、服務(wù)中心”的使命。

        參考文獻(xiàn)

        [1]范智新,沈牡丹.開展檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建服務(wù)型檔案館——以華中科技大學(xué)檔案館為例[J].辦公自動(dòng)化,2018,23(21):53-55.

        [2]王丹.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(16):67.

        [3]李廣雨.新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)面臨的問題及解決對(duì)策[J].菏澤學(xué)院學(xué)報(bào),2018,40(04):139-142.

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