蔣小燕

摘 要：人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。但是在人們的工作生活中，有人誤認(rèn)為人事檔案沒啥用處，對人事檔案管理工作根本不重視，認(rèn)為只要檔案不丟失，管理規(guī)不規(guī)范無所謂。這些認(rèn)識誤區(qū)表面上不影響企業(yè)檔案管理工作，但是隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)人員晉升、辭職、調(diào)動等流動頻繁，原有的人事檔案管理出現(xiàn)了一些問題。因此我們必須努力解決好這些問題，才能充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案在辦理保險、申報職稱、調(diào)整工資等方面的積極作用，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)和保障。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理工作;管理對策

人事檔案管理工作已成為企業(yè)管理不可缺少的重要工作，所以企業(yè)的人事檔案管理部要遵循一個靈活多變的原則，管理工作不能墨守成規(guī)，否則效率不能提升，但是更重要的是，管理工作必須要堅持規(guī)范化管理，堅持有章可循。在多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天，企業(yè)要以創(chuàng)新的精神不斷改進(jìn)人事檔案管理手段，加大現(xiàn)代化管理的軟硬件投入力度，建立復(fù)合型檔案管理隊伍，加快檔案資源信息、檔案保護(hù)現(xiàn)代化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度，促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，為企業(yè)和社會提供快捷、高速和準(zhǔn)確的服務(wù)。

1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題

1）人事檔案管理復(fù)雜度高。事業(yè)單位在進(jìn)行人事管理中，存在復(fù)雜度高的狀況，需及時進(jìn)行分類、編號、整理等操作，必須及時進(jìn)行防潮、防火技術(shù)方面的處理。新時期，還要針對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化控制，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，保證滿足人事檔案管理需求。為了高效處理相應(yīng)工作，還要加強(qiáng)檔案管理工作的完善，明確相應(yīng)管理人員的職責(zé)和權(quán)限，積極有效的進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入，保證人事檔案管理水平的快速提升。

2）人事檔案管理人員的認(rèn)知不足。部分人員在指導(dǎo)實踐中，對事業(yè)單位人事檔案管理存在認(rèn)知不足、認(rèn)知不準(zhǔn)確的狀況，增加了管理工作的難度。當(dāng)下認(rèn)識問題主要集中在兩方群體機(jī)構(gòu)，一方面是領(lǐng)導(dǎo)、另一方面是管理人員。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足、人力和物力投入不足，導(dǎo)致事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在較大缺陷。此外，部分人員的專業(yè)技能較差，限制了檔案管理工作的進(jìn)展，負(fù)面印象突出。

3）人事檔案管理團(tuán)隊不專業(yè)。人事檔案管理中，一方面存在較為嚴(yán)重的老齡化問題，由于檔案管理具有較高的特殊性，部分高校已經(jīng)陸續(xù)開展了檔案管理工作，但是該專業(yè)人員數(shù)量少，且大部分人員存在技術(shù)不精的狀況，最終結(jié)果是國內(nèi)人事檔案管理存在嚴(yán)重的老齡化現(xiàn)象。由于事業(yè)單位的人事檔案管理復(fù)雜度高，無論是基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施還是專業(yè)人員的工作都無法滿足預(yù)期要求，技術(shù)人員斷層問題必須引起足夠重視。另一方面，人事檔案管理團(tuán)隊的穩(wěn)定性較差。當(dāng)下大部分人事檔案管理工作存在經(jīng)費欠缺的問題，設(shè)備設(shè)施不完善，部分單位在員工補(bǔ)給、工資發(fā)放方面存在不合理狀況，最終結(jié)果是員工的付出和回報不成比例，相應(yīng)的物質(zhì)需求無法得到全面滿足，造成員工的心理落差較大，影響了管理穩(wěn)定性。由于管理團(tuán)隊不夠穩(wěn)定，極易導(dǎo)致事業(yè)單位的人事檔案管理存在較為嚴(yán)重的不良影響，最后，專業(yè)知識匱乏、人員素養(yǎng)偏低等也會導(dǎo)致檔案管理工作效果較差，對事業(yè)單位的檔案管理工作而言，均會產(chǎn)生較為嚴(yán)重的不利影響。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的應(yīng)對策略

1）拓寬渠道，程序管理，做好人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)。我們的人事檔案管理工作應(yīng)堅持以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo)，采取積極措施，把握人事檔案工作的開展方向，把人事檔案管理工作融入到企業(yè)改革發(fā)展中，為我所用。特別是施工企業(yè)面臨人員分散，流動性大等特點，必須用高標(biāo)準(zhǔn)、新觀念來規(guī)范人事檔案管理工作。特別是在檔案材料的收集整理方面要與材料形成部門保持密切的聯(lián)系，做到及時收集、補(bǔ)充存檔。要抓住檔案管理工作的特點，強(qiáng)化程序化管理思路，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)化程序、規(guī)范化思路和規(guī)章制度做好檔案管理工作，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。

2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化人才，做好人事。檔案隊伍知識化管理建立起一個高素質(zhì)的管理人才隊伍，對于企業(yè)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展具有戰(zhàn)略性意義。所謂高素質(zhì)管理人才隊伍，即管理隊伍必須擁有過硬的管理能力，這種過硬的能力不僅僅體現(xiàn)在工作技巧上，同時也體現(xiàn)在思想、作風(fēng)和個人發(fā)展需求上，必須要符合復(fù)合型人才的標(biāo)準(zhǔn)。所以，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人才的關(guān)鍵所在是管理人員的綜合素質(zhì)的提升上，特別要求管理人員要形成一個知識化的管理意識。首先，企業(yè)檔案管理團(tuán)隊的工作人員必須要有強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識，在新形勢下積極學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識、法律法規(guī)，在完善自我的同時也要對團(tuán)隊的完善提出更好的建議。其次，在檔案管理工作中，必須要重新建立起符合現(xiàn)代服務(wù)觀念的檔案信息服務(wù)意識，對于檔案服務(wù)的執(zhí)行要更加主動和積極，要充分做到熱愛檔案管理事業(yè)，做到干一行愛一行。最后，管理人員要尤其重視保密觀念，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度規(guī)范自身行為，嚴(yán)守機(jī)密。

3）充分發(fā)揮檔案的信息化建設(shè)優(yōu)勢，提高人事檔案管理水平。作為一種特殊的信息資源，人事檔案管理工作的歸宿點應(yīng)該是檔案的利用上，這就充分的體現(xiàn)出了檔案建設(shè)的社會性以及其價值所在。網(wǎng)絡(luò)信息特別是移動終端的快速發(fā)展，人事檔案管理工作正面臨著嚴(yán)峻的形式和積極地挑戰(zhàn)，當(dāng)然也存在著不可限量的發(fā)展機(jī)遇，所以企業(yè)應(yīng)該積極地加強(qiáng)對計算機(jī)數(shù)據(jù)處理地信息化建設(shè)，這樣才能把人事檔案管理的范圍、速度、方式和效能邁上一個嶄新的臺階。首先要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立起人事檔案信息的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可以在時間及空間上極大地提高檔案管理工作的效率;其次要在數(shù)據(jù)庫的管理中發(fā)揮創(chuàng)新意識，檔案管理工作人員應(yīng)該不僅僅將自身當(dāng)做員工，而是應(yīng)該作為技術(shù)專家來進(jìn)行管理，了解當(dāng)前超前的管理模式和先進(jìn)技術(shù);最后要建立起先進(jìn)的收集歸檔聯(lián)系制度，對人事管理數(shù)據(jù)的更新一定要及時有效，在日常工作中應(yīng)隨時了解掌握和收集職工在各項工作中各方面的情況，若有新內(nèi)容增加或更新，應(yīng)及時補(bǔ)充到檔案中，動態(tài)管理人事檔案信息。

4）科技興檔，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想跟得上時代發(fā)展的步伐，就必須要在信息化建設(shè)中體現(xiàn)出對硬件設(shè)施建設(shè)的重視上，只有加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，使得檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施更新需要強(qiáng)大的技術(shù)力量支撐。首先，企業(yè)應(yīng)該有一個規(guī)范化的檔案室，檔案室的建設(shè)規(guī)格主要有檔案柜（尤其鐵質(zhì)），檔案盒、掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、裝訂設(shè)備等。同時還應(yīng)該配備溫度計、濕度計、空調(diào)機(jī)、計算機(jī)等設(shè)備，同時更應(yīng)該配備的是“六防”設(shè)備，從而打造一個安全、高效、良好的保管環(huán)境，為人事檔案信息化建設(shè)提供必要的技術(shù)保障。

人事檔案管理對事業(yè)單位的人才選拔、人才聘用起到了較大影響。事業(yè)單位的人事檔案管理中，由于專業(yè)人才素養(yǎng)、資金限制等因素，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的問題。限制了人事檔案管理工作的進(jìn)步。必須加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)、檔案管理制度完善等諸多措施的執(zhí)行，人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作，該項工作對提高管理水平、激發(fā)工作潛能等起到了保障性功效。實際工作中必須充分認(rèn)知到管理不足，及時制定相應(yīng)的改進(jìn)措施和優(yōu)化策略，以期快速提高事業(yè)單位的人事管理水平，為各項工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

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