摘 要：機(jī)關(guān)單位中的檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位能否正常運(yùn)行的重要參考標(biāo)準(zhǔn)，在新時(shí)期大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著重大轉(zhuǎn)型。而大數(shù)據(jù)核心本質(zhì)就是對(duì)于信息的傳遞和處理，這讓檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)有了初步的設(shè)想。本文嘗試在現(xiàn)有傳統(tǒng)機(jī)關(guān)單位內(nèi)檔案管理工作的問(wèn)題上，根據(jù)大數(shù)據(jù)背景進(jìn)行創(chuàng)新分析和探索，希望能夠?qū)C(jī)關(guān)單位在實(shí)際管理操作中，有一些新的感悟和想法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);工作創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.074

引大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，沖擊著社會(huì)的方方面面，信息的廣泛傳播讓所有跟數(shù)據(jù)相關(guān)的一切工作變得跟之前截然不同，作為同樣屬于資料信息儲(chǔ)存?zhèn)鬟f利用的機(jī)關(guān)單位檔案管理部門(mén)，也進(jìn)入了檔案電子化，智能化，信息化的歷史新階段。只有不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，努力跟隨時(shí)代腳步，利用技術(shù)和信息的不斷迭代轉(zhuǎn)化，才能更好地完成國(guó)家交予的新時(shí)期新任務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的特征分析

1）概念。大數(shù)據(jù)通常被認(rèn)為是一定時(shí)間內(nèi)對(duì)一個(gè)檢測(cè)平臺(tái)內(nèi)的所有海量信息進(jìn)行捕捉處理分析的數(shù)據(jù)綜合，它不僅是新時(shí)期對(duì)于社會(huì)發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)，人員管理等各個(gè)方面能夠做出指導(dǎo)意見(jiàn)的重要手段，大數(shù)據(jù)不僅僅是數(shù)據(jù)分析的產(chǎn)物，更是新時(shí)代對(duì)于信息處理的新階段。

2）特征。大數(shù)據(jù)的第一個(gè)特征是大容量，只有存儲(chǔ)分析的參考量足夠龐大明才能夠?qū)τ谮厔?shì)有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷。最終大量的數(shù)據(jù)如同萬(wàn)流奔海匯聚在一起成為真正的大數(shù)據(jù)海洋。大數(shù)據(jù)的第二個(gè)特征是多樣性，由于數(shù)據(jù)量巨大，所以各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)都匯聚于此，信息形式也是各有不同。大數(shù)據(jù)的第三個(gè)特征是速度快，由于信息的傳遞瞬息萬(wàn)變，使得處理信息的速度必須能夠跟上信息傳遞的速度，這也就要求大數(shù)據(jù)的信息處理速度非?？?。

大數(shù)據(jù)的第四個(gè)特征是真實(shí)性，在信息傳遞處理之后依舊能夠保證信息的正確性，虛假或者錯(cuò)誤的信息對(duì)于信息處理沒(méi)有任何意義。

2 機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1）觀念陳舊。機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理的要求依舊處于舊的歷史時(shí)期，松垮含糊的低要求使得檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性[1]。部分機(jī)關(guān)單位過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案涉密，使得資料信息傳遞過(guò)度緩慢，尤其是行政處理時(shí)，造成大量工作時(shí)間的消耗。

2）技術(shù)滯后。當(dāng)前的檔案館工作存在一個(gè)嚴(yán)重明顯的問(wèn)題，就是過(guò)分依賴(lài)人工的低效率工作方式，這導(dǎo)致實(shí)際的檔案信息不能夠物盡其用。低下的信息利用率也反過(guò)來(lái)制約了機(jī)關(guān)單位的整體的辦公行政效率，反復(fù)作用下，惡性循環(huán)使得整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)顯得艱難閉塞。

3）服務(wù)人員缺乏。由于大多數(shù)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員配備較少，甚至出現(xiàn)兼職的情況，導(dǎo)致處理響應(yīng)信息檢索的時(shí)候，顯得格外緩慢。為了應(yīng)付海量的信息過(guò)濾，檔案管理人員不免出現(xiàn)人為因素的失誤和遺漏，這進(jìn)一步影響了整體檔案管理工作的效率。

4）容易泄密。內(nèi)容寫(xiě)這里，傳統(tǒng)的檔案管理需要經(jīng)常打掃衛(wèi)生保持檔案清潔，過(guò)多的人員進(jìn)出使得涉密檔案的安全性受到嚴(yán)重威脅，另外對(duì)于意外失火漏水等非自然情況造成資料的泄露和損壞也是傳統(tǒng)檔案管理工作中令人頭疼的一部分。最后就是關(guān)于涉密檔案管理人員的培養(yǎng)和選拔費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)涉密人員的無(wú)意舉動(dòng)也容易造成資料泄密，產(chǎn)生無(wú)法估量的損失。

3 大數(shù)據(jù)背景下關(guān)于檔案管理的創(chuàng)新分析

1）順應(yīng)時(shí)代，更新管理創(chuàng)新觀念

機(jī)關(guān)單位需要進(jìn)行檔案管理的重新認(rèn)識(shí)和再學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)過(guò)程中對(duì)于大數(shù)據(jù)的重新認(rèn)識(shí)來(lái)轉(zhuǎn)變陳舊觀念。從基層的崗位入手制定完善科學(xué)的崗位人員指導(dǎo)手冊(cè)和檔案管理制度[2]。利用制度的力量規(guī)范人員工作方式，約束工作人員以前陳舊落后的工作習(xí)慣和思維慣性。對(duì)于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳遞，利用電子信息的新型技術(shù)手段，并且記錄和監(jiān)管也在線(xiàn)上一并完成，形成電子信息處理資料，完成工作的線(xiàn)上閉環(huán)，徹底解放原有工作之中的紙筆工作。在這樣的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變之中，能夠幫助在崗人員提升自身效率，構(gòu)建健康快捷的信息使用平臺(tái)，從機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需求出發(fā)，完成復(fù)核單位發(fā)展運(yùn)行要求的新型信息處理響應(yīng)部門(mén)職能。

2）與時(shí)俱進(jìn)，提升價(jià)值創(chuàng)新技術(shù)。要解決機(jī)關(guān)單位關(guān)于檔案管理工作中關(guān)于檔案信息利用效率低下的最根本原因，就必須花費(fèi)重大資源對(duì)現(xiàn)有的管理信息技術(shù)進(jìn)行徹底的升級(jí)和改造。通過(guò)建立云存儲(chǔ)，將機(jī)關(guān)單位的海量信息集合以各單位為單位存儲(chǔ)起來(lái)，通過(guò)專(zhuān)有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和傳遞過(guò)程最終實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)的信息共享。由于信息是在云端進(jìn)行傳遞和上下載，使得工作效率較以前得到了大幅提高。檔案管理人員也不用再通過(guò)人工尋找和傳遞信息，浪費(fèi)大量的工作時(shí)間。通過(guò)云計(jì)算，能夠?qū)⒉煌瑣徫徊煌胤讲煌瑔挝坏暮Ａ啃畔⑦M(jìn)行統(tǒng)一處理，甚至對(duì)于不同行業(yè)的信息還能進(jìn)行比對(duì)和關(guān)聯(lián)處理。這種龐大的計(jì)算能力大大的解放了檔案管理人員的工作內(nèi)容，讓管理人員將工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到真正的信息管理上來(lái)。計(jì)算索引的強(qiáng)大功能也能夠滿(mǎn)足更多的使用者同時(shí)在線(xiàn)使用，這也從另一維度大大提升了整個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)行政的工作效率。

3）自我提升，培養(yǎng)人才創(chuàng)新服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下信息發(fā)展的新時(shí)代，機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案管理工作人員的要求也步入了歷史新時(shí)期，這需要機(jī)關(guān)單位對(duì)于相關(guān)崗位的管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)再培訓(xùn)，另外也需要單位對(duì)于相關(guān)崗位相關(guān)技術(shù)的人才加大力度得以引進(jìn)。只有做到以新帶新的引進(jìn)轉(zhuǎn)化再提高的培訓(xùn)形式，才能夠在最短的時(shí)間完成對(duì)于檔案管理人員的電子信息化轉(zhuǎn)型[3]。另外，對(duì)于人員的服務(wù)精神和專(zhuān)業(yè)態(tài)度也需要機(jī)關(guān)單位進(jìn)行必要的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)考察。讓在崗的管理人員能夠接受更多符合新時(shí)代發(fā)展下的觀念轉(zhuǎn)變，鼓勵(lì)檔案管理人員能夠多于其他部門(mén)其他崗位的工作人員進(jìn)行深入溝通和了解，從側(cè)面間接了解檔案信息傳遞的上下端，從而更能完成自己的本職工作。

4）查漏補(bǔ)缺，嚴(yán)格保密創(chuàng)新安全。對(duì)于傳統(tǒng)機(jī)關(guān)單位的涉密檔案處理，一直都是檔案管理人員耗時(shí)耗力的重要工作之一。在新時(shí)期大數(shù)據(jù)發(fā)展的影響下，如果本身的資料安全就存在嚴(yán)重問(wèn)題，那么信息時(shí)代的加速作用只會(huì)讓原有問(wèn)題更快更明顯的暴露出來(lái)。所以在原有對(duì)于涉密管理人員的制度管理之外，應(yīng)該探索研究適合機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展需求的網(wǎng)絡(luò)信息安全規(guī)章制度以及人員規(guī)范指導(dǎo)手冊(cè)[4]。跟原有泄密隱患完全不同的網(wǎng)絡(luò)隱患需要在崗人員不定時(shí)檢查提升計(jì)算機(jī)的狀態(tài)，必要時(shí)需要配合相關(guān)技術(shù)部門(mén)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)等級(jí)提升。配套專(zhuān)門(mén)的防火墻和安全防護(hù)配件，有關(guān)人員需要定時(shí)定期進(jìn)行安全監(jiān)測(cè)和隱患查找，避免出現(xiàn)安全漏洞。必要時(shí)候機(jī)關(guān)單位需要引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)信息安全專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行在崗監(jiān)測(cè)，這樣也便于在問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)候能夠第一時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)救，將信息泄露的損失降到最低。

4 結(jié)語(yǔ)

結(jié)束語(yǔ)內(nèi)容，在當(dāng)前的信息高速發(fā)展時(shí)代中，無(wú)論是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的新需求，還是社會(huì)外部整個(gè)行業(yè)技術(shù)升級(jí)的新階段，都對(duì)檔案管理人員提出更為全面的時(shí)代要求。為了打造一個(gè)更能符合國(guó)家時(shí)代要求的新型機(jī)關(guān)職能單位，能夠更好更快更科學(xué)的完成國(guó)家交予的任務(wù)和使命，就需要在科學(xué)加持的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，結(jié)合現(xiàn)有信息管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行蛻變和升級(jí)，從觀念，技術(shù)，人員和安全等角度全方位為我國(guó)的新信息存儲(chǔ)傳遞體系建成打下基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

王素玲（1966-），女，內(nèi)蒙古赤峰克什克騰旗人，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。