許韻儀

摘 要：現(xiàn)階段我國(guó)信息技術(shù)的在飛速地變化著，信息技術(shù)也有著越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。而在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的背景下，行政事業(yè)單位在管理檔案的過(guò)程中也應(yīng)學(xué)會(huì)合理應(yīng)用對(duì)相關(guān)的信息技術(shù)，提升自身的信息化水平，摒棄落后的管理理念。本文就對(duì)當(dāng)前信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;行政事業(yè);檔案管理創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.071

1 行政事業(yè)單位檔案管理工作的意義

檔案管理工作對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展有著非常積極的影響意義，因此，在實(shí)際的工作過(guò)程中必須要不斷的提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。在行政事業(yè)單位日常工作過(guò)程中，其基本的工作任務(wù)就是收集、處理并保存有實(shí)用價(jià)值的檔案資料。第一，在實(shí)際的工作過(guò)程中，行政單位通過(guò)加強(qiáng)強(qiáng)化檔案管理工作可以為單位內(nèi)部相關(guān)工作的順利進(jìn)行提供可靠的數(shù)據(jù)信息。而如果員工個(gè)人自己對(duì)相關(guān)的信息檔案資料進(jìn)行保管不但無(wú)法建立相關(guān)的監(jiān)管制度，同時(shí)還可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象，而如果行政事業(yè)單位能夠做好此項(xiàng)工作就可以有效的避免出現(xiàn)上述存在的問(wèn)題。

第二，行政事業(yè)單位通過(guò)強(qiáng)化檔案管理工作還可以為信用管理提供保障。通過(guò)查看單位檔案管理工作的實(shí)際情況可以直接了解此部門(mén)的管理水平和綜合實(shí)力。一般來(lái)說(shuō)，在信用信息中檔案是其中重要的組成內(nèi)容之一，而在最近幾年的發(fā)展中，我國(guó)也認(rèn)識(shí)到了檔案建立工作的重要性。

第三，行政單位通過(guò)強(qiáng)化檔案管理力度，可以更好的推動(dòng)行政單位的建設(shè)和發(fā)展。在行政事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，檔案信息可以真實(shí)的對(duì)單位業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行反映，記錄真實(shí)的數(shù)據(jù)信息和活動(dòng)等。例如，行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展現(xiàn)狀、有關(guān)各個(gè)活動(dòng)的結(jié)論和總結(jié)等[1]。因此，必須要不斷提升檔案管理工作的水平，這樣一來(lái)才能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位其他活動(dòng)的順利開(kāi)展提供保障。

第四，行政事業(yè)單位進(jìn)行檔案資料管理工作還有利于宣傳工作的進(jìn)行。對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，通過(guò)進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作還有利于檔案數(shù)據(jù)體系的完善，從而就可以為單位內(nèi)部宣傳工作的順利開(kāi)展提供信息保障。

2 信息化時(shí)代背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案信息化管理理念

對(duì)當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位中的檔案管理信息化工作進(jìn)行分析和研究可以發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際的工作過(guò)程中大多數(shù)單位并沒(méi)有提高對(duì)信息化檔案管理工作的重視，嚴(yán)重缺乏檔案信息化管理理念。因此在實(shí)際的工作過(guò)程中，行政事業(yè)單位也沒(méi)有投入較多的資金以及人力資源等，也沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)管力度。雖然檔案管理創(chuàng)新工作已經(jīng)加入到了行政事業(yè)單位的年度工作計(jì)劃中，但是在實(shí)際的工作過(guò)程中并沒(méi)有有效的落實(shí)，檔案管理工作形同虛設(shè)，檔案管理工作自身的價(jià)值也無(wú)法得到有效的發(fā)揮。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化程度較低

現(xiàn)階段隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步和發(fā)展，行政事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用和引進(jìn)。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，大多數(shù)行政單位并沒(méi)有加強(qiáng)資金的投入，因此也沒(méi)有引進(jìn)大量的現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備[2]。除此之外，雖然也有部分行政事業(yè)單位引進(jìn)了一定數(shù)量的設(shè)備和技術(shù)，但是在對(duì)其使用的過(guò)程中還存在著比較多的問(wèn)題，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行合理的規(guī)劃和配置。因此，從整體上來(lái)說(shuō)檔案管理工作的水平比較差。除此之外，還有部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中缺乏一定的安全意識(shí)，安全管理工作不到位，也沒(méi)有使用科學(xué)合理的檔案管理方法。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，不僅要遵守我國(guó)有關(guān)的規(guī)定，同時(shí)還需要對(duì)相關(guān)的管理設(shè)備和管理技術(shù)進(jìn)行合理的引進(jìn)。而這也在一定程度上增加了檔案管理工作人員的工作量，在日常的工作過(guò)程中檔案管理工作人員的任務(wù)并不只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，還需要負(fù)責(zé)其他的事務(wù)和工作，但是如此一來(lái)，就會(huì)對(duì)整體檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響，管理工作質(zhì)量大大下降[3]。除此之外，還有部分檔案管理工作人員本身的工作能力存在著一定的問(wèn)題，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于工作中遇到的各種問(wèn)題無(wú)法靈活地解決和應(yīng)對(duì)，最終也會(huì)對(duì)檔案管理工作的整體效果產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的措施

3.1 對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位在進(jìn)行有關(guān)檔案管理各項(xiàng)工作時(shí)，第一，需要結(jié)合自身實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管理模式，對(duì)落后的管理手段進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，加快對(duì)其的完善力度，不斷地推動(dòng)著檔案管理模式向著信息化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。而在此過(guò)程中，相關(guān)的工作人員還需要及時(shí)的對(duì)紙質(zhì)版的檔案資料進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的檔案管理資料。與此同時(shí)，為了進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量，還可以將數(shù)字化管理理念和信息管理技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源使用率的有效提升。

第二，還需要對(duì)信息化的檔案管理措施進(jìn)行完善。行政事業(yè)單位在管理日常檔案時(shí)，還應(yīng)做好有關(guān)信息化檔案的保管工作，保證信息的完整性和安全性，從而能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位后續(xù)工作的順利開(kāi)展提供信息支撐。

第三，行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需求加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)管力度，有效的提升行政事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平，不斷推動(dòng)其創(chuàng)新和發(fā)展的腳步。

3.2 加快檔案管理工作的信息化發(fā)展步伐

在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，在行政事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，不斷地推動(dòng)著檔案管理工作向著信息化的方向進(jìn)步和發(fā)展是其主要的工作內(nèi)容之一，同時(shí)也是行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的重要方法之一。在實(shí)際的工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員可以通過(guò)以下幾種方法來(lái)對(duì)不斷的推動(dòng)著檔案管理工作向著信息化的方向進(jìn)步和發(fā)展：首先，應(yīng)不斷的強(qiáng)化工作人員的信息化管理意識(shí)，從思想上對(duì)管理工作人員存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，使得檔案管理工作人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，提高對(duì)其的重視，在工作的過(guò)程中做好各項(xiàng)工作，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展和轉(zhuǎn)變[4]。除此之外，在日常的工作過(guò)程中還應(yīng)做好培訓(xùn)工作，提高對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，不定期地進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)其可以進(jìn)行有關(guān)檔案管理信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)活動(dòng)，這樣一來(lái)也可以更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率;另一方面，在日常的工作過(guò)程中，檔案管理工作人員也應(yīng)不斷的對(duì)自身的管理意識(shí)以及自身的創(chuàng)新能力進(jìn)行強(qiáng)化，在工作過(guò)程中主動(dòng)的創(chuàng)新和完善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題;其次，在行政事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，為了能夠更好的推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，還應(yīng)根據(jù)行政單位的現(xiàn)狀和日后的發(fā)展目標(biāo)對(duì)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善。在構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，第一，相關(guān)的工作人員需要對(duì)原有檔案管理工作中的流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，對(duì)不必要的工作流程進(jìn)行省略，減少工作量，從而保障后續(xù)工作的順利開(kāi)展;第二，還需要根據(jù)工作需要不斷開(kāi)發(fā)和研究新的對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)信息系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能進(jìn)行有效的完善，保證檔案信息管理系統(tǒng)能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際需求;第三，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的管控制度進(jìn)行完善，安排專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工作人員加強(qiáng)對(duì)其的日常巡檢工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)前新的信息化背景下，行政事業(yè)單位管理檔案的工作的過(guò)程中還應(yīng)堅(jiān)持以人為本的原則，因?yàn)?，工作人員也是在行政事業(yè)單位提升檔案管理工作信息化水平的過(guò)程中管理人員是其中重要的影響因素之一，而在此種情況下，行政事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作人員的重視，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不斷的進(jìn)行提升。第一，需要建立健全的檔案管理工作制度。在對(duì)工作制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，首先需要結(jié)合工作現(xiàn)狀對(duì)管理制度進(jìn)行合理的規(guī)劃;另一方面，還需要根據(jù)日后的工作發(fā)展目標(biāo)對(duì)定制完善的工作計(jì)劃和工作目標(biāo);其次，工作人員自身還必須要具備一定的信息化技術(shù)和信息化知識(shí)，能夠靈活地應(yīng)對(duì)其中存在的各種問(wèn)題。與此同時(shí)，還需要對(duì)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)不斷強(qiáng)化，能夠秉承一個(gè)正確的工作態(tài)度;再次，在工作過(guò)程中還應(yīng)落實(shí)責(zé)任制和考核機(jī)制，將工作人員的工作情況加入到考核內(nèi)容中，并加強(qiáng)對(duì)工作人員各項(xiàng)行為的約束和管理力度;最后，為了保證相關(guān)檔案信息的完整性和真實(shí)性，還需要加強(qiáng)對(duì)其的審核力度，并對(duì)有關(guān)的糾錯(cuò)機(jī)制進(jìn)行完善。

3.4 加大資金的投資力度

結(jié)合當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以總結(jié)出，在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)從財(cái)力資源和人力資源等多個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)其的扶持力度。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展是必然的發(fā)展結(jié)果，這樣一來(lái)不僅符合時(shí)代發(fā)展潮流，同時(shí)還能夠更好的滿足行政事業(yè)單位的工作需求。因此在實(shí)際的工作過(guò)程中，相關(guān)的管理部門(mén)等可以建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理信息化資金，加強(qiáng)對(duì)其的投資力度。與此同時(shí)，還可以加強(qiáng)和社會(huì)中企業(yè)之間的合作力度，將技術(shù)性人才和人力資源等加入到檔案管理工作中。

4 總結(jié)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作有著非常重要的作用。而在創(chuàng)新的過(guò)程中，首先，行政事業(yè)單位應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新;其次，需要提升檔案管理工作的信息化水平以及工作人員的綜合素質(zhì);最后，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的投資力度，有效提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

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