馬晉平

摘 要：機(jī)關(guān)檔案工作，應(yīng)緊密結(jié)合經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，著重解決工作實(shí)踐中存在的幾個(gè)突出問(wèn)題，保證機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;工作;目標(biāo)管理

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。近幾年推行的機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，有力地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化和管理水平的提高。但也存在一些問(wèn)題和不足。應(yīng)針對(duì)實(shí)踐中存在的問(wèn)題，緊密結(jié)合經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，積極促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的快速發(fā)展。

1 提高基層干部人事檔案管理工作的措施

多數(shù)縣區(qū)堅(jiān)持以硬件建設(shè)為抓手，以質(zhì)量管理為核心，以優(yōu)化服務(wù)為宗旨，以隊(duì)伍建設(shè)為保障，重點(diǎn)加強(qiáng)“三化”建設(shè)，干部檔案管理工作水平得到了有效提升。

1）加強(qiáng)信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的干部檔案管理模式時(shí)效性不強(qiáng)，信息更新較慢，在干部提拔調(diào)入、晉升考核、工資核定等實(shí)際利用中存在諸多局限，已無(wú)法滿足干部管理的要求。為了提高效率，近年來(lái)，多數(shù)基層管理檔案單位依托國(guó)家公務(wù)員管理信息系統(tǒng)和全省干部人事檔案管理系統(tǒng)兩大平臺(tái)，全面搜集和整理全區(qū)干部信息，及時(shí)更新和錄入個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職務(wù)、工資、考核、獎(jiǎng)懲等方面變動(dòng)情況，確保在第一時(shí)間掌握，使信息得以長(zhǎng)久保存、多次利用、方便檢索，初步建立起了規(guī)范、完整的干部檔案信息管理系統(tǒng)，為干部人事工作提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷的服務(wù)。

2）加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。從硬件、軟件及實(shí)際操作等方面同時(shí)入手，在硬件方面，結(jié)合檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收活動(dòng)，調(diào)整辦公用房，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”分開(kāi)，庫(kù)房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對(duì)檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關(guān)，提高干部檔案形成質(zhì)量。認(rèn)真貫徹《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對(duì)歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學(xué)籍材料、信息核對(duì)表、工資表、任免審批表、考察報(bào)告等材料的梳理裝訂，做到內(nèi)容真實(shí)、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

3）加強(qiáng)制度化建設(shè)。將制度建設(shè)貫穿于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，完善檔案收集、鑒別歸檔、查閱借閱等七項(xiàng)制度。堅(jiān)持以“更強(qiáng)”的執(zhí)行力，彰顯檔案工作的嚴(yán)肅性，堅(jiān)決落實(shí)“五不查閱”，“三不轉(zhuǎn)遞一不出”等要求，嚴(yán)格把好檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)口，加強(qiáng)保密。不僅做好每份檔案整體轉(zhuǎn)移登記工作，還對(duì)需要借閱、歸檔、銷毀的每一份表格、材料及時(shí)登記入冊(cè)。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

1）檔案管理重視不夠。各管理檔案單位都有檔案保管的義務(wù)和職責(zé)，但實(shí)際上許多單位沒(méi)有將這項(xiàng)工作高度重視起來(lái)，看不到檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)影響和重大意義。認(rèn)為無(wú)足輕重，抓好與抓不好無(wú)所謂。對(duì)工作要求不嚴(yán)，管理處于松散狀態(tài)，難以保證檔案材料的延續(xù)性和原始性。

2）管理檔案人員配置不足。在縣區(qū)基層管理檔案，組織部門(mén)管檔案力量較強(qiáng)，能夠配備專職管檔人員，堅(jiān)持長(zhǎng)效管理。也有一些單位的管檔人員屬于兼職性質(zhì)，只是充當(dāng)了檔案室鑰匙保管員的角色，只能做到擺放、登記檔案，難以定期梳理、打印目錄、裝訂。缺乏必須的人力，導(dǎo)致檔案材料無(wú)序放置和長(zhǎng)期凌亂，缺失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至真假難辨，給干部人事工作帶來(lái)巨大隱患。

3）管理檔案人員業(yè)務(wù)水平偏低。檔案管理具有較強(qiáng)的政策性和業(yè)務(wù)性，目前，多數(shù)管理檔案人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)了解不深不透，制約了管檔案質(zhì)量的提高，實(shí)際操作過(guò)程中存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象。也有是因?yàn)樾吕瞎軝n案人員頻繁的更換，沒(méi)有后續(xù)培訓(xùn)，致使管檔案人員的工作水平偏低，材料混亂，提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

4）材料移交不規(guī)范。一是上交歸檔材料拖沓現(xiàn)象突出。一些管檔案人員收集材料意識(shí)不強(qiáng)，不能及時(shí)收集單位人員歸檔材料，不能定期向組織人事部門(mén)移交考核、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、入黨、獎(jiǎng)懲、工資等材料，有的上交材料內(nèi)容有缺失、信息不真實(shí)、前后信息記載不一致。二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。一些基層單位管檔人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了交接工作的基本要求。三是檔案交接工作的不嚴(yán)格。按照規(guī)定，檔案的交接要有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)監(jiān)交，并署名。而有些單位把檔案交接當(dāng)作事物性的工作，看成是檔案人員之間的事情，領(lǐng)導(dǎo)很少過(guò)問(wèn)，使得檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

3 加強(qiáng)干部人事檔案管理的對(duì)策與建議

1）健全完善檔案法制建設(shè)。依法治國(guó)是社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，是我國(guó)法制建設(shè)的重要內(nèi)容。依法治國(guó)必須要求依法治檔。依法治檔是促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的根本動(dòng)力。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識(shí)有強(qiáng)有弱，機(jī)關(guān)檔案工作相差很大，因此，必須從立法的高度去研究、解決機(jī)關(guān)檔案工作的動(dòng)力問(wèn)題。只有將機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行為和檔案管理部門(mén)行為轉(zhuǎn)化為具有法律強(qiáng)制力的法制行為，才能保證機(jī)關(guān)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。健全完善檔案法規(guī)建設(shè)的核心就是將檔案法中的法律責(zé)任真正落實(shí)到機(jī)關(guān)特定的人群。

2）完善歸檔管理體制和加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。政府機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革和推行公務(wù)員制度是我國(guó)政治體制改革的重要內(nèi)容，也是我國(guó)政府在新世紀(jì)面臨的首要任務(wù)。機(jī)構(gòu)改革涉及所有的國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，其中也包括檔案行政部門(mén)自身在內(nèi)，筆者認(rèn)為在貫徹機(jī)構(gòu)、人員精簡(jiǎn)的同時(shí)，必須注意加強(qiáng)檔案行政管理部門(mén)的職能，否則將直接影響我國(guó)的檔案事業(yè)。實(shí)踐證明，機(jī)關(guān)檔案工作之所以能有今天的良好的局面，是與各級(jí)檔案行政管理部門(mén)的努力分不開(kāi)。正是由于我們有一大批基層檔案工作人員常年深入到申報(bào)達(dá)標(biāo)單位進(jìn)行細(xì)致的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，才保證了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。因此，在機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案管理必須注意處理好以下幾個(gè)問(wèn)題：

（1）在縣級(jí)以上人民政府的機(jī)構(gòu)改革方案中，應(yīng)該保留檔案行政管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案行政管理職能，確保檔案行政管理職能，確保檔案行政部門(mén)對(duì)檔案工作的宏觀管理。

（2）在公務(wù)員制度中，要科學(xué)設(shè)置檔案員檔案，理順職務(wù)、職責(zé)、職權(quán)、利益關(guān)系，對(duì)優(yōu)秀檔案人員轉(zhuǎn)任和升遷的方向做出具體規(guī)定，要適當(dāng)提高檔案人員的待遇，根據(jù)檔案員崗位工作年限和結(jié)合工作實(shí)績(jī)，給予一定的崗位津貼和安排非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。對(duì)貢獻(xiàn)突出的檔案員要給予一定的文化知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、本機(jī)關(guān)專業(yè)知識(shí)及相應(yīng)的現(xiàn)代化管理知識(shí)。因此，在推行公務(wù)員制度中，一定要保證把優(yōu)秀人才選拔到檔案工作崗位，形成能留得住人才的良好機(jī)制。

（3）加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。從硬件、軟件及實(shí)際操作等方面同時(shí)入手，在硬件方面，結(jié)合檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收活動(dòng)，調(diào)整辦公用房，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”分開(kāi)，庫(kù)房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對(duì)檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關(guān)，提高干部檔案形成質(zhì)量。認(rèn)真貫徹《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對(duì)歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學(xué)籍材料、信息核對(duì)表、工資表、任免審核表、考察報(bào)告等材料的梳理裝訂，做到內(nèi)容真實(shí)、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

4 認(rèn)真抓好示范檔案室建設(shè)

隨著我國(guó)改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理的范圍越來(lái)越推廣，對(duì)檔案工作的質(zhì)量要求越來(lái)越高，檔案管理工作人少事多的矛盾將越來(lái)越突出，解決好這一矛盾。將檔案管理部門(mén)的工作重心從以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詧?zhí)法檢查為主，對(duì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。由于不同部門(mén)、不同機(jī)關(guān)的不同工作職能，機(jī)關(guān)檔案的類目也各不相同，特別是文書(shū)檔案、專業(yè)檔案的立卷問(wèn)題較多，筆者認(rèn)為應(yīng)重點(diǎn)抓好不同部門(mén)示范檔案室建設(shè)。