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        基于工程檔案管理在建筑工程中的運(yùn)用分析

        2020-11-30 10:50:40溫海燕
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:運(yùn)用建筑工程

        溫海燕

        摘 要:隨著建筑行業(yè)的快速發(fā)展,建筑工程在數(shù)量與規(guī)模上均有較大提升。建筑工程建設(shè)施工的重點(diǎn)就是對(duì)與工程相關(guān)的信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理,為各項(xiàng)施工及管理工作的開展提供依據(jù)。對(duì)于建筑工程建設(shè)施工來說,檔案管理雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,但是對(duì)可以有效提高工程建設(shè)施工管理質(zhì)量,減少問題的產(chǎn)生。文章主要通過分析建筑工程檔案管理問題,對(duì)提高檔案管理的措施進(jìn)行簡要的探討。

        關(guān)鍵詞:工程檔案管理;建筑工程;運(yùn)用

        檔案管理是建筑工程管理中的重點(diǎn)內(nèi)容,其涉及建筑工程建設(shè)的全過程,其對(duì)建筑工程質(zhì)量評(píng)價(jià)、竣工驗(yàn)收和竣工結(jié)算等工作都有著重要的作用,因此,這就需要做好建筑工程的檔案管理。在建筑工程管理中,管理人員一定要認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性,正視檔案管理中存在的問題,并積極采取有效的措施處理問題,來為建筑工程后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

        1 建筑工程檔案管理內(nèi)涵

        從建筑工程檔案管理內(nèi)容來看,主要需要完成前期文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工文件等文件資料的管理,而這些文件資料分別形成于工程立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、組織、施工、竣工等不同環(huán)節(jié),想要實(shí)現(xiàn)全部數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、處理和存儲(chǔ)顯然具有一定難度。開展建筑工程檔案管理工作,即要保證工程檔案能夠?qū)こ虒?shí)體相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)、完整記錄,能夠與實(shí)體建設(shè)同步生成,覆蓋工程建設(shè)的全過程,使工程質(zhì)量得到真實(shí)、系統(tǒng)的體現(xiàn)。作為工程最原始的資料,工程檔案具有重要利用價(jià)值,因此檔案管理需要實(shí)現(xiàn)檔案充分利用,為工程設(shè)計(jì)、建設(shè)等工作的開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。作為檔案管理人員,需要依托先進(jìn)技術(shù)、管理方法開展系列管理活動(dòng),確保工程檔案資料能夠得到真實(shí)、完整、系統(tǒng)的采集、分析、存儲(chǔ)、處理和利用,繼而使檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

        2 建筑工程檔案管理問題

        2.1 檔案管理模式不規(guī)范

        從當(dāng)前的情況來看,一些建筑企業(yè)針對(duì)建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展,沒有設(shè)立相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn),致使檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不規(guī)范性,在所整理的檔案內(nèi)容中,圖片資料及影像資料較少,大多數(shù)表現(xiàn)為文字的敘述,致使檔案內(nèi)容直觀性強(qiáng),所傳遞的信息不夠準(zhǔn)確。在部分企業(yè)所整理的檔案資料中,建筑工程竣工圖沒有得到及時(shí)的更新,而且修改工作不到位,還存在歸檔不及時(shí),進(jìn)而導(dǎo)致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實(shí)際工程內(nèi)容不相符,在所建立的檔案中,還存在的部分環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字漏洞,且存在標(biāo)識(shí)不同一,進(jìn)而出現(xiàn)誤差。例如,在特定環(huán)節(jié)的施工中,施工材料已經(jīng)使用完畢,但是施工材料質(zhì)量證明仍然無法出具,直到后續(xù)才進(jìn)行補(bǔ)充,進(jìn)而導(dǎo)致資料信息無法跟上工程進(jìn)度,此類情況的出現(xiàn)很容易引發(fā)工程質(zhì)量問題。

        2.2 人員意識(shí)薄弱

        管理人員在對(duì)建筑工程的檔案進(jìn)行管理時(shí),不能明確其重要性,主要是由于其涉及的內(nèi)容較多,涵蓋的內(nèi)容比較廣泛,在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足,負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理屬于管理工作的范疇,并且不能直接產(chǎn)生效益,因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設(shè)施工之后,需要對(duì)工程竣工情況進(jìn)行分析。而管理人員經(jīng)常不能就是發(fā)現(xiàn)其中的問題,在工程交付之后才會(huì)從檔案中了解到有關(guān)信息,引發(fā)不同的問題。這會(huì)給檔案管理帶來較大的影響,難以針對(duì)檔案資料對(duì)工程中的問題進(jìn)行修復(fù)。

        3 提高建筑工程檔案管理的措施

        3.1 提高檔案管理規(guī)范性

        針對(duì)建筑工程檔案管理工作的開展,建筑企業(yè)首先要建立起相應(yīng)的檔案管理制度,以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內(nèi)容,其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等,通過這種方式,使得檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。為了更好地保障各個(gè)環(huán)節(jié)的工作高效開展,還應(yīng)該從宏觀層面入手建立起相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督制度,并配合相應(yīng)的懲處機(jī)制,促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴(yán)格的監(jiān)督之下高效進(jìn)行,而且要利用懲處機(jī)制將那些工作明顯失誤的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理,以此警醒工作人員規(guī)范化工作。其次,加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。這一做法符合信息時(shí)代的發(fā)展方向,而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率,利用信息技術(shù),使得傳統(tǒng)的檔案管理工作模式得到改進(jìn),進(jìn)而為建筑工程檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行提供更好的保障。

        3.2 優(yōu)化人員配置

        工作人員是檔案管理的關(guān)鍵,雖然在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過程中,信息化管理方式層出不窮,但是對(duì)于部分重要的管理內(nèi)容還是需要由工作人員實(shí)施管理工作。建筑工程的檔案資料存在一定的特殊性,檔案管理人員在管理的過程中需要做好合同等資料的管理,防止其產(chǎn)生問題,影響建筑企業(yè)的根本效益。建筑工程項(xiàng)目種類較多,還會(huì)分散在不同的區(qū)域,在較長的施工周期中,管理人員要強(qiáng)化綜合管理效用。建筑企業(yè)需要對(duì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化,在處理龐大的數(shù)據(jù)及資料時(shí),需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心,做好檔案分類工作,還需要對(duì)其進(jìn)行整合,錄入到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)在選拔檔案管理人員時(shí),要對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行考察,工作人員要了解建筑工程的基礎(chǔ)特點(diǎn),并且對(duì)項(xiàng)目的第一線情況進(jìn)行掌握,這樣才能夠在檔案管理的過程中得心應(yīng)手。管理人員最好需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn),了解檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容,還需要具備創(chuàng)新意識(shí),在管理的過程中對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。工作人員需要具備端正的工作態(tài)度,提高自身的專業(yè)素養(yǎng),為提高建筑工程建設(shè)施工質(zhì)量提供保障。

        3.3 重視檔案管理的信息化建設(shè)

        在信息化時(shí)代,建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)。有助于提高檔案管理的效率、質(zhì)量和效果。建筑企業(yè)應(yīng)加大投資成本,以促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。還應(yīng)建立檔案信息室,合理配置硬件和軟件,滿足信息化管理的需求。要保證企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋整個(gè)企業(yè),這是加強(qiáng)建筑工程檔案管理的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)利用信息化技術(shù),采集、錄入、分析和整理檔案信息。在實(shí)際工作中,企業(yè)應(yīng)該與計(jì)算機(jī)企業(yè)達(dá)成合作,共同開發(fā)滿足檔案信息化管理需求的系統(tǒng),以保證信息化建設(shè)的效果。在檔案存儲(chǔ)方面,企業(yè)需要建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫,同時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)體系,使檔案的安全得到保證。在傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理融合階段,企業(yè)應(yīng)建立信息管理平臺(tái),同時(shí)與企業(yè)其他系統(tǒng)相對(duì)接,通過對(duì)統(tǒng)一接口的使用,自動(dòng)采集和處理建筑工程檔案信息,并繪制相應(yīng)的表格,提高檔案的利用效率。

        4 結(jié)語

        缺乏對(duì)建筑工程檔案管理工作價(jià)值的深入認(rèn)識(shí),將導(dǎo)致工程檔案無法得到有效管理,繼而無法為工程各環(huán)節(jié)管理工作的開展提供可靠數(shù)據(jù)支撐。因此,應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理在建筑工程管理工作中的重要地位,不斷完善相關(guān)管理制度,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè),加強(qiáng)檔案全過程控制,確保檔案質(zhì)量得到強(qiáng)化,從而為工程的建設(shè)提供足夠依據(jù)。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]蘇碧云.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].江西建材,2019(2):283-284.

        [5]龍雨.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2019(06):73-74.

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