馬艷東

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

關(guān)鍵詞：探索事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

為了進一步提高事業(yè)單位人事管理檔案工作的效率，單位應該不斷加強對自身檔案管理的功能優(yōu)化，擴展收納能力，充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)，一改傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立集合，收納，存儲，讀取一體的現(xiàn)代化信息化的檔案管理理念和模式，妥善吸納各部門的反饋意見，不斷促進事業(yè)單位檔案管理工作科學化規(guī)范化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，與時代相接軌。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價值

分析針對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，其主要是嚴格依照國家相關(guān)法律法規(guī)，切實地對社會管理職能進行履行，社會價值非常大。通常情況下，我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進行保存和備案，以確保其在需要的時候，能夠更加快速地找到檔案所在地，提升工作的便利性。同時，通過對人事檔案管理工作分析，也可以將其看作為社會人力資源的整合，從國家的層面和角度研究，人才戰(zhàn)略是實現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑，而強化對事業(yè)單位人事檔案的管理，則是對人力資源進行整合的過程，能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段，更加順利且便捷，不斷地對人力資源整合效率進行提升，進而從整體的角度上推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進程。

2 事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等，能夠為用人單位展示得更加全面，從而有助于事業(yè)單位合理的運用人才。

第二，從事業(yè)單位發(fā)展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時，也是事業(yè)單位工作成長的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過檔案可以對單位發(fā)展和工作有一個清晰的了解，包括人員的流動、項目的完成、未來的規(guī)劃等等，從而對事業(yè)單位的工作有一個全面的客觀的認識，從而提高工作效率。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1）開發(fā)檔案信息資源不夠合理。目前來看，事業(yè)單位對檔案管理信息化的開發(fā)和利用并不是十分合理的，所具有的檔案信息是比較少的，而且其中的許多信息都是重復的，從而無法保證事業(yè)單位檔案管理信息的質(zhì)量。不僅如此，一些事業(yè)單位認為，檔案信息所具有的價值并不是十分重要的，所以他們對檔案信息的開發(fā)和利用并不注重。其次，我們國家對檔案信息的管理還是比較嚴格的，對外開放的檔案信息是比較少的，這就會造成許多事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不是十分的完善，還存在著一些不足之處，無法使各個部門之間對檔案信息進行充分的利用。因此，面對這種情況，就需要采取相應的解決措施。

2）管理理念落后。從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實處。除此之外，由于對檔案管理的認識不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開發(fā)和利用，從而嚴重影響其管理的有效性。

3）對人事檔案管理不夠重視。對于人事檔案管理工作來說，其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作，但是從目前的情況來看，也是事業(yè)單位最不重視的一項工作。一般而言，如果不能科學的對人事檔案進行管理，或者檔案管理不認真、不到位，那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題，無法對人才進行深入挖掘，甚至還會造成人才流失的情況，為事業(yè)單位造成了非常嚴重的損失?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在發(fā)展期間，領(lǐng)導對于人事檔案管理的認識具有較強的片面性，淺顯的認為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料，對人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責進行切實履行，只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件，那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而，這種從安于現(xiàn)狀的落后思想，很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾，阻礙了管理效率的提高。

4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對策

1）提高信息化建設(shè)的針對性。事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網(wǎng)站的實用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強網(wǎng)頁式的服務(wù)建設(shè)，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發(fā)展潮流。與此同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要顧及檔案與軟件的兼容性，使其更高效地保存下來。

2）對信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進行完善。在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言，其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是，由于近年來檔案信息的日益繁多，增長速度越來越快，程序日益煩瑣，耗費的時間以及人力也相對較多，所以存在的困難性也很大。并且，在對人事檔案進行調(diào)檔的過程中，還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常，電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率，那么還應該強化對檔案信息化建設(shè)力度，在具體的建設(shè)階段，應該充分的對計算機等技術(shù)進行應用，合理地將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學的對檔案進行整合、加工以及管理。同時，在人事檔案管理信息化建設(shè)期間，也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定，統(tǒng)一的進行管理，科學的輸入到計算機中，保證其能夠成為電子文檔。此外，針對管理人員，其也需要嚴格的依照各項規(guī)章制度，合理操作，保證人事檔案管理工作的進行相對有序和順利，從而最大限度地實現(xiàn)信息共享。

3）強化檔案管理人才的引進和培養(yǎng)。事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，應該注重對于檔案管理人員的培養(yǎng)問題，采用分級管理培訓的形式，對員工進行指導和監(jiān)督，并將工作安排細分，責任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相應的解決措施進行分析后，可以更好的對現(xiàn)有檔案管理工作模式進行創(chuàng)新和改革，使其在今后的發(fā)展過程中以最好的狀態(tài)來迎接新的挑戰(zhàn)，并為檔案管理信息化進行進一步的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

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