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        探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

        2020-11-30 10:50:40馬艷東
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)檔案管理

        馬艷東

        摘 要:檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分,不僅是人才信息的重要承載和源泉,還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來,傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯,如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為我們共同探究的課題。

        關(guān)鍵詞:探索事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

        為了進一步提高事業(yè)單位人事管理檔案工作的效率,單位應該不斷加強對自身檔案管理的功能優(yōu)化,擴展收納能力,充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù),一改傳統(tǒng)的檔案管理方式,建立集合,收納,存儲,讀取一體的現(xiàn)代化信息化的檔案管理理念和模式,妥善吸納各部門的反饋意見,不斷促進事業(yè)單位檔案管理工作科學化規(guī)范化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變,與時代相接軌。

        1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展的價值

        分析針對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說,其主要是嚴格依照國家相關(guān)法律法規(guī),切實地對社會管理職能進行履行,社會價值非常大。通常情況下,我國公民的檔案很多都是交由事業(yè)單位相關(guān)人事管理部門進行保存和備案,以確保其在需要的時候,能夠更加快速地找到檔案所在地,提升工作的便利性。同時,通過對人事檔案管理工作分析,也可以將其看作為社會人力資源的整合,從國家的層面和角度研究,人才戰(zhàn)略是實現(xiàn)國家長久發(fā)展的主要路徑,而強化對事業(yè)單位人事檔案的管理,則是對人力資源進行整合的過程,能夠保證事業(yè)單位在日后的人力資源管理階段,更加順利且便捷,不斷地對人力資源整合效率進行提升,進而從整體的角度上推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展進程。

        2 事業(yè)單位檔案管理的必要性

        事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有非常重要的影響,其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

        第一,檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等,能夠為用人單位展示得更加全面,從而有助于事業(yè)單位合理的運用人才。

        第二,從事業(yè)單位發(fā)展的角度看,檔案就是單位成長的記錄,同時,也是事業(yè)單位工作成長的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過檔案可以對單位發(fā)展和工作有一個清晰的了解,包括人員的流動、項目的完成、未來的規(guī)劃等等,從而對事業(yè)單位的工作有一個全面的客觀的認識,從而提高工作效率。

        3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

        1)開發(fā)檔案信息資源不夠合理。目前來看,事業(yè)單位對檔案管理信息化的開發(fā)和利用并不是十分合理的,所具有的檔案信息是比較少的,而且其中的許多信息都是重復的,從而無法保證事業(yè)單位檔案管理信息的質(zhì)量。不僅如此,一些事業(yè)單位認為,檔案信息所具有的價值并不是十分重要的,所以他們對檔案信息的開發(fā)和利用并不注重。其次,我們國家對檔案信息的管理還是比較嚴格的,對外開放的檔案信息是比較少的,這就會造成許多事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不是十分的完善,還存在著一些不足之處,無法使各個部門之間對檔案信息進行充分的利用。因此,面對這種情況,就需要采取相應的解決措施。

        2)管理理念落后。從管理理念上看,很多事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性,甚至有很多單位對《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少,以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的重視,檔案管理工作也缺乏秩序,難以落到實處。除此之外,由于對檔案管理的認識不足,在工作過程中,往往都更加注重檔案的收集、整理和保存,而忽視了檔案的充分開發(fā)和利用,從而嚴重影響其管理的有效性。

        3)對人事檔案管理不夠重視。對于人事檔案管理工作來說,其是事業(yè)單位最為基礎(chǔ)的工作,但是從目前的情況來看,也是事業(yè)單位最不重視的一項工作。一般而言,如果不能科學的對人事檔案進行管理,或者檔案管理不認真、不到位,那么人事檔案就會存在損壞或者丟失問題,無法對人才進行深入挖掘,甚至還會造成人才流失的情況,為事業(yè)單位造成了非常嚴重的損失?,F(xiàn)階段,一些事業(yè)單位在發(fā)展期間,領(lǐng)導對于人事檔案管理的認識具有較強的片面性,淺顯的認為人事檔案就是簡單的收集以及整理資料,對人事檔案的查詢以及調(diào)查的職責進行切實履行,只要不發(fā)生人事檔案丟失以及損壞等事件,那么就說明工作已經(jīng)做到位。因而,這種從安于現(xiàn)狀的落后思想,很大程度上對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)造成了干擾,阻礙了管理效率的提高。

        4 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對策

        1)提高信息化建設(shè)的針對性。事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)時,必須要將檔案管理的實用性考慮進去,為其提供充足的人力、物力、財力,強化檔案管理信息化網(wǎng)站的實用性。另外,事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作,并且以網(wǎng)頁的形式建立,實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用,具有很強的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強網(wǎng)頁式的服務(wù)建設(shè),這對于信息資源的傳遞更加便捷,也更加適應時代發(fā)展潮流。與此同時,在檔案信息化建設(shè)過程中,還需要顧及檔案與軟件的兼容性,使其更高效地保存下來。

        2)對信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進行完善。在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中,往往都會采用紙質(zhì)檔案的手段,通過人工登記的方式來開展工作。對于這種方式而言,其在檔案信息量較少的情況下能夠凸顯出一定的優(yōu)勢。但是,由于近年來檔案信息的日益繁多,增長速度越來越快,程序日益煩瑣,耗費的時間以及人力也相對較多,所以存在的困難性也很大。并且,在對人事檔案進行調(diào)檔的過程中,還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題。通常,電子檔案的錄入以及傳輸?shù)木哂休^強的穩(wěn)定性。因而,為了可以從整體的角度上對管理效率進行提升,降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率,那么還應該強化對檔案信息化建設(shè)力度,在具體的建設(shè)階段,應該充分的對計算機等技術(shù)進行應用,合理地將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化,利用掃描儀,科學的對檔案進行整合、加工以及管理。同時,在人事檔案管理信息化建設(shè)期間,也可以將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案依照規(guī)定,統(tǒng)一的進行管理,科學的輸入到計算機中,保證其能夠成為電子文檔。此外,針對管理人員,其也需要嚴格的依照各項規(guī)章制度,合理操作,保證人事檔案管理工作的進行相對有序和順利,從而最大限度地實現(xiàn)信息共享。

        3)強化檔案管理人才的引進和培養(yǎng)。事業(yè)單位在進行檔案管理工作時,應該注重對于檔案管理人員的培養(yǎng)問題,采用分級管理培訓的形式,對員工進行指導和監(jiān)督,并將工作安排細分,責任到人,高層員工要端正工作態(tài)度,提高專業(yè)技能水平,幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作,與此相關(guān)的工作人員都應該具備較高的道德水平,更好的為檔案管理工作。

        5 結(jié)束語

        綜上所述,隨著社會的不斷發(fā)展,通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與相應的解決措施進行分析后,可以更好的對現(xiàn)有檔案管理工作模式進行創(chuàng)新和改革,使其在今后的發(fā)展過程中以最好的狀態(tài)來迎接新的挑戰(zhàn),并為檔案管理信息化進行進一步的建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

        參考文獻

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        [3]趙錦秀.試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(18):95.

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