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        運用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

        2020-11-30 10:50:40賈鵬林
        卷宗 2020年23期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量管理體系科研項目

        賈鵬林

        摘 要:近幾年隨著全球化競爭日益激烈,對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務(wù)等方面提出了更高的要求。質(zhì)量管理體系的有效運行能夠確保科研項目按進度完成,科研產(chǎn)品檔案應(yīng)按照質(zhì)量管理體系要求進行檔案的收集、整理工作,這樣可以完善檔案管理方法,有效提高檔案管理質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:科研項目;質(zhì)量管理體系;科研產(chǎn)品檔案

        1 質(zhì)量管理體系及其過程

        近幾年隨著全球化競爭日益激烈,對科研院所的科研能力、質(zhì)量管理、服務(wù)等方面提出了更高的要求。項目管理水平的高低直接影響了項目質(zhì)量的好壞,更是成為制約我所發(fā)展與成長的重要因素,因此在項目管理中運用質(zhì)量管理體系是科學(xué)的、有必要的。

        根據(jù)GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系要求》和GJB 9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》編制我所的質(zhì)量管理體系,文件包括:質(zhì)量手冊、程序文件、第三層次文件(管理規(guī)定、作業(yè)文件、技術(shù)標準)。質(zhì)量管理體系包括了策劃過程、支持和運行過程、績效評價過程、改進過程,為確保這些過程受控并有效運行,制定了一系列程序文件,作為過程運行所需的準則和方法。運用過程方法和基于風(fēng)險的管控及其持續(xù)改進的過程,可以提高顧客及其它相關(guān)方滿意度和適用法律法規(guī)的產(chǎn)品和服務(wù)。

        2 科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定

        質(zhì)量管理體系的有效運行能夠確??蒲许椖堪催M度完成,提升項目質(zhì)量[1]。質(zhì)量管理體系貫穿產(chǎn)品實現(xiàn)的全過程,在過程控制中,伴隨著具體的項目實施,會產(chǎn)生大量科研產(chǎn)品檔案,科研產(chǎn)品檔案是在科研產(chǎn)品文件中具有保存價值并已完成歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研產(chǎn)品檔案在質(zhì)量管理體系建設(shè)中發(fā)揮著重要的憑證作用,因此我所對科研產(chǎn)品檔案管理形成正確的認識,充分發(fā)揮其憑證作用,為質(zhì)量管理體系建設(shè)提供有力的支持[2]。

        檔案中心根據(jù)質(zhì)量過程控制要求,編制了《科研產(chǎn)品檔案管理規(guī)定》,明確了部門職責(zé)、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔程序、檔案的整理和保管、檔案的利用管理等內(nèi)容,對檔案實行更有效的控制。

        歸檔程序中明確了歸檔管理節(jié)點,分為:1)階段歸檔:按照科研產(chǎn)品項目研制生產(chǎn)過程中任務(wù)確定、方案評審、設(shè)計評審、出所檢驗,采購、外包等階段節(jié)點產(chǎn)生的文件資料進行收集整理;2)歸檔驗收:科研產(chǎn)品項目完成項目驗收、移交、鑒定,完成科研產(chǎn)品檔案的齊套性確認及驗收;3)補充歸檔:完成項目移交、鑒定或定型后,完成本階段產(chǎn)生的科研產(chǎn)品檔案的補充性歸檔。將歸檔工作由事后收集、整理轉(zhuǎn)變按階段進行收集、整理,可保證科研產(chǎn)品檔案的完整性、齊套性以及溯源性和傳承性,提升科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量,為后期科研產(chǎn)品檔案的保管以及利用打下了良好的基礎(chǔ)[3],所以運用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案收集、整理、歸檔工作是非常必要的。

        3 運用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品檔案歸檔工作

        階段歸檔:研制產(chǎn)品一般包括任務(wù)確定、方案設(shè)計、工程研制、設(shè)計定型及生產(chǎn)定型五大階段,系統(tǒng)集成類項目一般包括任務(wù)確定、方案設(shè)計、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗收等階段,其中任務(wù)確定階段按《任務(wù)確定階段控制程序》的工作流程展開,方案設(shè)計、聯(lián)調(diào)聯(lián)試、出所檢驗、現(xiàn)場安裝調(diào)試、交付驗收按《項目策劃控制程序》《產(chǎn)品研制過程控制程序》的工作流程展開;生產(chǎn)產(chǎn)品一般按《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》的工作流程展開。

        3.1 任務(wù)確定階段

        根據(jù)顧客招標、立項論證或情況,市場部門組織召開項目投標或立項啟動的首次會議,確定項目代號,制定此階段的工作計劃,明確投標和立項論證過程中應(yīng)形成的各類文件。重大項目或500萬元以上的項目,需要對《投標書》或《可行性論證報告》進行評審,形成《任務(wù)確定階段文件評審報告》。在市場部門任務(wù)交接前需要檔案中心簽字確認此階段的文件歸檔齊套才能轉(zhuǎn)入下一個階段。

        3.2 策劃階段

        科研生產(chǎn)處下達工程令號,任命項目設(shè)計師系統(tǒng)成員,明確設(shè)計和開發(fā)人員的職責(zé)和權(quán)限,以及負責(zé)收集、整理此項目的檔案主管。完成任務(wù)交接后,科研生產(chǎn)處組織進行項目策劃,劃分研制生產(chǎn)階段,確定各階段的評審、驗證和確認活動。根據(jù)《技術(shù)文件與設(shè)計文件簽署規(guī)定》,結(jié)合項目特點,對項目科技文檔實施策劃,確定為實現(xiàn)過程所必需的文件和資料要求,做出規(guī)定。策劃輸出的文件按其簽署規(guī)定批準后生效。歸檔前的文件由標準化師核對文件的內(nèi)容及格式,并且簽署完整才能歸檔。檔案主管按照此階段應(yīng)產(chǎn)生的文件進行核對齊套性、完整性檢查。

        3.3 產(chǎn)品從設(shè)計開發(fā)至交付前的階段

        項目策劃,執(zhí)行《項目策劃控制程序》;方案設(shè)計,對設(shè)計和開發(fā)輸入進行評審,形成設(shè)計和開發(fā)輸入評審表,需要進行專題研究支持方案設(shè)計時,編制專題研究報告,項目總師根據(jù)要求形成此階段得研制方案、結(jié)構(gòu)設(shè)計報告等技術(shù)文檔。研制方案等文檔通過評審并齊套歸檔;技術(shù)設(shè)計,根據(jù)研制方案以及合同和技術(shù)協(xié)議等要求,完成技術(shù)設(shè)計,技術(shù)設(shè)計方案(或?qū)嵤┓桨福┑任臋n通過評審并齊套歸檔。加工過程,執(zhí)行《產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制程序》,加工的圖紙和文件從檔案中心提取。按照項目《研制計劃》劃分的階段,完成方案評審、設(shè)計評審、設(shè)計定型之后,檔案中心督導(dǎo)相關(guān)研制生產(chǎn)單位,完成此過程各個階段科研產(chǎn)品文件的歸檔。檔案中心確認已完成標準化大綱規(guī)定的出所檢驗前各階段技術(shù)文件和設(shè)計文件歸檔后,方可出所檢驗。技術(shù)文件和設(shè)計文件按照程序文件的相關(guān)要求進行編制、簽署,應(yīng)協(xié)調(diào)一致,現(xiàn)行有效。

        3.4 交付階段

        產(chǎn)品出所檢驗合格,完成產(chǎn)品質(zhì)量評審進入交付階段。用戶驗收或交付用戶的文件及軟件產(chǎn)品,均從檔案中心提取。用戶驗收文件(如鑒定/驗收意見及會議紀要等)隨此階段產(chǎn)生的技術(shù)文件和設(shè)計文件一并歸檔。合同中規(guī)定有使用和維護培訓(xùn)要求時,保存培訓(xùn)記錄隨技術(shù)文件一并歸檔。辦理移交時,相關(guān)移交文件及雙方簽字的移交清單要歸檔。完成初步移交后,檔案中心確認項目驗收/初步移交階段文件歸檔齊套性才能進行產(chǎn)品交接。

        歸檔驗收:研制與生產(chǎn)項目完成驗收/初步移交后,進行文件齊套性檢查,文件材料的質(zhì)量檢查,賬物一致,符合齊套歸檔要求,形成《項目歸檔齊套確認單》《項目簡介》。齊套的科研生產(chǎn)項目文件,應(yīng)由形成完整配置的電子文件、光盤電子文件(含:軟件產(chǎn)品環(huán)境和外來文等),以及其他紙質(zhì)文件(含:檢驗記錄、測試記錄、環(huán)境試驗記錄、評審意見、外來文件等)共同組成。

        補充歸檔:正式移交或鑒定、定型后,完成移交或鑒定、定型相關(guān)文件的補充性歸檔,并確保交付產(chǎn)品與歸檔文件的一致性。

        綜上所述,質(zhì)量管理體系中的有關(guān)程序中都對項目檔案的歸檔及利用提出了要求,并且任務(wù)確定階段、出所檢驗階段、交付驗收階段都需要檔案中心確認,此階段技術(shù)文件和設(shè)計文件的齊套性,完整性才能進入下一階段,質(zhì)量管理與檔案管理有機結(jié)合,并把檔案管理融入了項目管理中,可以減少后期的整理工作量,同時也能夠保證科研產(chǎn)品檔案的質(zhì)量。運用質(zhì)量管理理念指導(dǎo)科研產(chǎn)品的歸檔工作,可以提升科研產(chǎn)品檔案的收集、整理能力,提高歸檔及時率、完整率;有助于加強項目組成員歸檔意識。有效保護和利用檔案,為全所各項工作提供服務(wù)。

        參考文獻

        [1]王意,周強,關(guān)毅鵬.質(zhì)量管理體系在科研院所項目質(zhì)量管理中的實踐研究[J].項目管理技術(shù),2015年4月第13卷第4期.92-95.

        [2]齊銣.科技檔案在質(zhì)量管理體系中的憑證作用探析[J].機電兵船檔案,2017年第5期.68-69.

        [3]么甜甜,左瑛,林晨,趙航,張家怡.運用企業(yè)質(zhì)量管理體系深化科技檔案的積累[J].中國檔案,2017年12期.38-39.

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