盛華

國網國際發(fā)展有限公司 北京 100031

為順應S公司物力集約化、精細化管理的要求，作為公司信息戰(zhàn)略的重要組成部分，采購處與信息處在充分調研巴西當?shù)厥袌?，立足公司發(fā)展現(xiàn)狀及未來規(guī)劃的基礎上，統(tǒng)籌協(xié)調開發(fā)了招標采購網上管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了物資管理的信息化和標準化。

1 招標采購網上管理系統(tǒng)建設的背景

1.1 適應市場變化，保障電網建設發(fā)展的必然要求

S公司是國網海外特高壓建設工程的中堅力量，S公司原有采購業(yè)務以人工操作為主，數(shù)據準確性和工作效率較低；無采購業(yè)務數(shù)據系統(tǒng)，無法全方位多角度的對數(shù)據進行挖掘，無法為采購策略的制定做輔助決策支撐。

1.2 強化監(jiān)督管理，確保監(jiān)管高效實施的實際需要

在S公司原有的采購模式下，對于采購主要采取現(xiàn)場監(jiān)督的方式，監(jiān)督工作為法律部人員兼職實施，監(jiān)督效果差強人意。而有效監(jiān)督的實施，需遵循透明化原則，對項目采購實行基于信息系統(tǒng)的在線監(jiān)控，確保監(jiān)督人員可以實時、快捷、高效地對采購項目依法監(jiān)督，因此，創(chuàng)新監(jiān)督手段迫在眉睫[1]。

2 系統(tǒng)建設的內涵和主要做法

2.1 加強頂層設計，確立建設的目標和思路

S公司從項目立項開始就提出了明確的建設目標：依托信息化手段進一步規(guī)范采購行為，提高采購質量和效率，實現(xiàn)流程統(tǒng)一、過程受控、全程在案、永久追溯的采購管理功能，滿足巴西當?shù)丶皣W公司對于采購工作的基本要求。

2.2 固化采購文本，文件格式規(guī)范統(tǒng)一

為確保招標采購網上管理系統(tǒng)的順利推進，S公司以標準化建設為抓手，推動精益化管理。一是采購文件模塊化。通過把采購的流程、范本、表單等模塊化，形成不同專業(yè)采購文件模板，并將模板嵌入系統(tǒng)。采購人員可以按照采購項目的專業(yè)特性，選擇對應模塊，由系統(tǒng)自動生成采購文件。二是語言表述規(guī)范化。組織法律、采購及專業(yè)部門對采購文件進行全面梳理，做到用詞準確，邏輯清晰，文字簡練，使采購文件編制更加規(guī)范、統(tǒng)一。三是技術規(guī)范標準化。對需求量大、相對固定的物資和服務，組織專業(yè)管理部門，對技術規(guī)范書進行修訂，在系統(tǒng)中進行固化，避免技術規(guī)范書編寫的隨意性[2]。

2.3 強化分級權限，實現(xiàn)全過程管控

針對S公司采購領導小組、法律部及其他專業(yè)管理部門的領導及一般管理人員，統(tǒng)一注冊生成賬號，并進行基于工作流程的權限分配，確保賬號權限符合崗位職責分工和業(yè)務流程要求，避免角色權限的缺位或重疊。

系統(tǒng)對采購全過程產生的數(shù)據信息完整記載，對各類操作都留有日志，對違規(guī)操作實時監(jiān)控預警、及時糾正，責任追究清晰明了。

2.4 完善評價體系，深化供應商關系管理

2.4.1 完善供應商評價體系

不同于S公司以往采購 只重視價格的供應商選擇評價模式，為避免前期低價中標、后期合同執(zhí)行難等常見問題，招標采購網上管理系統(tǒng)中加入了對供應商的多維評價體系，對供應商的評價更加綜合、全面，主要包括（2）生產的軟、硬件基礎；（4）質量保證體系和產品質量認證情況；（8）產品生產質量和技術性能評價；（9）項目單位對供應商產品運行質量及其售后服務的跟蹤評價等九個方面內容：

通過加強與運營中心、業(yè)務發(fā)展部、項目管理部等專業(yè)部門協(xié)同，對合同履約進行“一單一評價”，強化使用部門評價意見與采購工作的聯(lián)動。對不合格供應商，將視情節(jié)輕重，分別采取給予警告、暫停使用、取消合格供應商資格等處理措施。

2.4.2 挖掘優(yōu)質供應商

加強供應商資質能力核實。S公司定期組織開展供應商資質能力核實，提前深度挖掘潛在優(yōu)良供應商，為后期實施競爭性談判等非公開招標的采購工作，提前完成潛在供應商的海選儲備。

2.5 整合業(yè)務數(shù)據，輔助管理 科學決策

2.5.1 建立采購資源信息庫，提供數(shù)據分析依據

采購的原始數(shù)據和后期系統(tǒng)處理的數(shù)據均完整、準確地保存在系統(tǒng)數(shù)據庫中，逐漸形成采購資源信息的“大數(shù)據”庫，為后期業(yè)務分析提供數(shù)據支撐，提升業(yè)務管理水平。

2.5.2 利用數(shù)據挖掘分析，提升采購成功率

利用數(shù)據分析，隨時掌握市場動態(tài)及供應商競爭情況。特別針對采購不成功的項目，重點統(tǒng)計、分析流標原因，為改進采購策略提供科學依據。

3 實施效果

3.1 提升采購效率，優(yōu)化服務層次

與實施系統(tǒng)前相比，每個采購項目平均節(jié)省近16小時。過去幾乎所有表單都必須手工錄入，現(xiàn)在80%以上的工作都由系統(tǒng)自動完成。節(jié)省的時間則被用于 為需求部門提供專業(yè)采購咨詢及建議，逐步提升采購部門的服務層次，由 以往簡單的程序性服務 向衍生顧問式服務轉變。

3.2 降低管理成本，強化專業(yè)管理

實施該系統(tǒng)后，由系統(tǒng)處理采購相關信息，可實時在線查詢，可實現(xiàn)公司內部信息共享，推動采購隊伍專業(yè)水平整體快速提升。信息技術的實時性，縮短了采購周期，節(jié)約了采購費用，也為需求部門管轄項目的盡快實施運營，贏得了寶貴的時間。同時，通過促進供應商的充分競爭，使公司能以更低的價格采購到所需的物資或服務，取得經濟效益[3]。

3.3 實現(xiàn)過程管控，提高管理水平

采購業(yè)務流程和管理要求通過系統(tǒng)固化，減少了人為因素引發(fā)的影響，從而便捷地把控工作質量。

在招標采購網上管理系統(tǒng)中，業(yè)務操作痕跡全過程即時記錄，管理者可依據管理權限，實時動態(tài)掌握采購項目的全部信息，管理人員可以快捷地進行信息的分類統(tǒng)計與指標分析，滿足業(yè)務發(fā)展和管理提升的要求。

4 結語

S公司的招標采購網上管理系統(tǒng)尚處于初步應用階段，在前端采購計劃管理以及后端廢舊物資處置管理等方面，還有較大的功能擴展與提升的空間。下一步，S公司需將集團公司集約化管理的先進做法與巴西當?shù)貙嶋H和監(jiān)管要求有機結合，持續(xù)優(yōu)化完善招標采購網上管理系統(tǒng)。