曹倩倩

山東省聊城市茌平區(qū)檔案館 山東聊城 252100

1 信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，通過兩者的不斷深度融合，借助計(jì)算機(jī)對(duì)各類資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細(xì)則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺(tái)、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設(shè)核心，對(duì)資源平臺(tái)進(jìn)行有效構(gòu)建，使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動(dòng)得以強(qiáng)化，從而進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺(tái)的建立，同時(shí)通過分級(jí)制以及規(guī)范化細(xì)則的建設(shè)，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。

2 信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1 需加強(qiáng)整體規(guī)劃

首先，由于全國各地的檔案管理方式都不盡相同，并且檔案的管理容易受到多方面的影響。上述問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致了檔案管理工作難以出臺(tái)一個(gè)統(tǒng)一的方案來進(jìn)行解決。而這些問題往往導(dǎo)致了檔案管理方式具有很強(qiáng)的不確定性。因此，可以將被分隔的部門整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息進(jìn)行集中、歸納、整理和保存。這么做會(huì)讓文件的集中性更高，如果其他部門需要利用文件，檔案管理部門就可以采用文件共享的方式來協(xié)助其進(jìn)行工作。此外，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門建設(shè)成為數(shù)字化檔案管理部門，但是在數(shù)字化檔案建設(shè)過程當(dāng)中，一定要符合當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)的規(guī)定和要求，并且當(dāng)?shù)卣惨鶕?jù)實(shí)際情況適當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)變政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案的建設(shè)進(jìn)行更好地匹配，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步[1]。

2.2 加強(qiáng)管理機(jī)制創(chuàng)新

企業(yè)管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，結(jié)合企業(yè)管理和教科研工作的實(shí)際需求，進(jìn)行管理制度的科學(xué)完善，高效整合相關(guān)管理規(guī)范，對(duì)各個(gè)檔案工作相關(guān)環(huán)節(jié)形成科學(xué)的指導(dǎo)，保障管理制度的高效落實(shí)。要完善權(quán)責(zé)劃分，對(duì)工作人員的管理責(zé)任進(jìn)行科學(xué)界定，提升責(zé)任意識(shí)，保障管理活動(dòng)的高效推進(jìn)。檔案管理工作涉及企業(yè)管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要各個(gè)管理環(huán)節(jié)能夠按照管理制度要求進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效收集整理，保障資料信息真實(shí)性，推動(dòng)檔案工作的高效開展。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)管，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的復(fù)核，保障管理規(guī)范得到貫徹落實(shí)，提升檔案管理水平。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新監(jiān)管形式，利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案資料信息和相關(guān)操作流程進(jìn)行全面的記錄，并進(jìn)行深入的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，進(jìn)行針對(duì)性的制度調(diào)整，提升整體管理效率。

2.3 提升管理人員服務(wù)意識(shí)

在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運(yùn)用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息化管理加強(qiáng)重視，保持科學(xué)發(fā)展觀，并將其作為工作指導(dǎo)思想，使檔案管理工作與信息化技術(shù)有效融合。相關(guān)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)檔案資料開發(fā)利用的重要性提高認(rèn)識(shí)，確保管理理念能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時(shí)效性提高，使檔案資源能夠在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價(jià)值和作用。在檔案管理工作中，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態(tài)度和工作方式。檔案作為企業(yè)重大歷史事件以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要資料，有著較高的參考和保存價(jià)值，能夠?yàn)槠髽I(yè)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)[2]。

2.4 需建立信息化檔案管理模式

在當(dāng)前信息化時(shí)代下，一定要建立健全信息化檔案管理模式。因?yàn)?，檔案工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，它包含了很多方面的內(nèi)容。這些繁雜的工作內(nèi)容要求檔案管理人員具有非常強(qiáng)的信息整理能力以及信息輸入和輸出能力。信息化檔案管理模式是一項(xiàng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的新型管理模式，是傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變，這也要求檔案管理人員具備很強(qiáng)的工作適應(yīng)能力，才能順利地實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式到現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)化。此外，還要求檔案管理人員具有一定的數(shù)據(jù)化思維和信息化思維，因而要不斷加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化意識(shí)的培養(yǎng)。

2.5 提高檔案管理人員的專業(yè)性

在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)性。在信息化時(shí)代，檔案管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)技能、專業(yè)理論，同時(shí)也需要具備創(chuàng)新精神，這樣才能更好地完成檔案管理工作，并且為檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展起到推動(dòng)作用。作為檔案管理人員，要及時(shí)更新工作理念與思想意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)最新的操作技能與管理知識(shí)，部門負(fù)責(zé)人必須重視檔案管理力度，定期組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，管理人員也需要主動(dòng)與其他同事做好溝通與交流，保證各部門之間工作步調(diào)一致，提高配合度與集體榮譽(yù)感。只有這樣才能保證檔案管理工作得到真正的創(chuàng)新與發(fā)展[3]。

3 結(jié)語

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)逐漸朝著數(shù)字化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，檔案收集、檢索、錄入等多項(xiàng)工作變得更加簡(jiǎn)便，可以不斷提高檔案信息應(yīng)用效率。在新形勢(shì)下，檔案管理可以通過信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，這不僅能夠提高檔案管理水平，而且也能有利于做好規(guī)劃，保證管理在可控的范圍內(nèi)。