吳小琴

（身份證號，36062219850226＊＊＊＊）

隨著企業(yè)會計信息化的快速發(fā)展與應用，越來越多的企業(yè)開始建立財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC），利用財務共享服務來建設企業(yè)的各項業(yè)務流程。財務共享服務可以降低企業(yè)運營成本，提高業(yè)務處理效率，提升會計工作質(zhì)量，使企業(yè)資源得到更加優(yōu)化的配置。在會計核算的所有業(yè)務中，應付賬款直接影響企業(yè)的現(xiàn)金流安全，是財務管理的重要組成部分，也是多數(shù)企業(yè)建立財務共享服務中心后首先納入的流程之一。應付賬款業(yè)務流程涉及從采購上游到下游付款的全流程操作，在財務共享服務和信息技術高速發(fā)展的背景下得以建設，但企業(yè)在實施共享服務后還需關注其潛在的問題，采取相應的對策，使流程得到不斷優(yōu)化。

一、財務共享服務中心概述

共享服務是指將組織內(nèi)各分支機構分散進行的某些共性的工作取出，集中由共享中心處理，通過提供專業(yè)、標準化的高效服務而創(chuàng)造價值的運作模式。共享服務實現(xiàn)組織資源整合、提高效率、降低成本，幫助各分支機構聚焦客戶，集中精力從事具有核心價值的工作，提高企業(yè)競爭力，可以廣泛應用于研發(fā)、市場、銷售、服務等不同業(yè)務領域，財務共享服務就是其中應用較廣且較成熟的領域。

財務共享服務的客戶全部為公司內(nèi)部客戶，且流程范圍涵蓋公司所有賬務流程，一個集團需要執(zhí)行財務共享服務模式，讓共享模式能發(fā)揮最大作用，在籌備階段需要做好幾項基本的籌備：集團集中的賬務系統(tǒng)、集團統(tǒng)一會計科目編碼庫、統(tǒng)一的部門規(guī)則、共享服務中心比較理想的選址、各業(yè)務規(guī)范的流程、有力的信息系統(tǒng)支持。

二、財務共享服務中心應付業(yè)務流程的建設

財務共享服務中心應付賬款主要包括：對供應商的采購付款，對員工的費用報銷，應付薪酬和福利付款以及關聯(lián)公司付款。本文將重點介紹財務共享服務模式下對供應商的采購付款業(yè)務流程建設。

（一）財務共享模式下應付賬款業(yè)務流程架構

財務共享模式下應付賬款流程主要涉及前端業(yè)務環(huán)節(jié)以及財務共享中心環(huán)節(jié)兩流程。

1.前端業(yè)務環(huán)節(jié)

前端業(yè)務環(huán)節(jié)主要涉及采購供應商安全認證管理，采購合同簽署，采購訂單的下發(fā)及驗收，供應商開票環(huán)節(jié)。

在財務共享模式下，供應商認證和采購合同簽署采取統(tǒng)一系統(tǒng)、統(tǒng)一標準流程，可以大大提高供應商管理的效率。在供應商認證時，主要從供應商的技術、產(chǎn)品服務質(zhì)量、響應程度、社會責任、網(wǎng)絡安全等多方面認證供應商是否滿足公司需求。認證后的供應商收款名稱、收款行和賬號等相關信息及時維護至供應商管理系統(tǒng)，便于后續(xù)快速獲取付款相關信息。采購合同的評審和簽署，在系統(tǒng)通過業(yè)務、法務、財務相關審批，確保后續(xù)付款有合同可依。

采購訂單下發(fā)和驗收環(huán)節(jié)，公司將需要采購的主要物料，布置到公司統(tǒng)一的采購平臺，類似于天貓電商平臺，當業(yè)務部門產(chǎn)生采購需求時，經(jīng)辦人在采購平臺下采購申請單，經(jīng)過業(yè)務主管審批后，采購訂單直接下發(fā)到供應商側(cè)，供應商接受訂單并發(fā)貨，業(yè)務部門實際收貨后在采購平臺做實物驗收，并上傳驗收相關附件，供應商收到驗收可開票采購訂單后，在供應商協(xié)同系統(tǒng)開具發(fā)票，并把發(fā)票的電子信息通過系統(tǒng)傳送給共享中心財務，同時郵寄紙質(zhì)發(fā)票，實現(xiàn)了采購與開票全流程可跟蹤。未能在采購平臺統(tǒng)一購買的物料，通過線下采購方式，業(yè)務獲得線下采購需求審批后進行采購，采購驗收后提供財務付款申請表，并提交對應的驗收文檔。

2.財務共享服務環(huán)節(jié)

財務共享環(huán)節(jié)主要包括發(fā)票管理員接收及注冊發(fā)票、檢查發(fā)票并傳遞發(fā)票，應付會計審核單據(jù)，創(chuàng)建和復核憑證，出納會計完成付款，以及票據(jù)歸檔過程。

財務共享中心設置了發(fā)票管理員崗位，負責從供應商處統(tǒng)一接收發(fā)票，從業(yè)務申請人處接收付款申請，并檢查相關票據(jù)。直寄財務的發(fā)票，發(fā)票管理員通過影像系統(tǒng)掃描到發(fā)票管理平臺，與稅務系統(tǒng)的發(fā)票進行匹配，掃描匹配一致的，流入VAT認證抵扣，不一致的退回供應商更改。通過統(tǒng)一采購平臺下采購訂單接收的發(fā)票，與系統(tǒng)自動生成的采購付款申請單匹配一致后，財務ERP新系統(tǒng)自動創(chuàng)建應付憑證；通過線下采購接收的發(fā)票，發(fā)票管理員把發(fā)票和接收的其他票據(jù)掃描到發(fā)票管理系統(tǒng)，同時把票據(jù)原件傳遞給對應業(yè)務的應付會計。

應付會計收到票據(jù)后，從付款申付系統(tǒng)匹配對應的付款申請單，審核采購訂單、發(fā)票、驗收、金額是否一致，付款權簽的準確性，審核無誤后進行應付入賬，生成應付憑證并提交復核會計復核。復核會計審核后，付款申付的電子流會流到出納，出納直接按應付日期在系統(tǒng)中操作支付動作，通過出納復核審批后，款項通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)快速傳遞到銀行實現(xiàn)支付，全程都無紙化操作。支付成功后，付款信息會回寫至付款申付系統(tǒng)和供應商協(xié)同系統(tǒng)，業(yè)務和供應商能隨時查詢付款進度。

應付制單會計完成憑證復核后，對于有原始單據(jù)的憑證，需要及時傳遞到共享中心文檔室，對于無原始單據(jù)的憑證，直接通過電子無紙化完成歸檔。

（二）財務共享模式下應付賬款業(yè)務流程系統(tǒng)分析

財務共享服務需要依托信息技術手段的運用來實現(xiàn)集中化、標準化、規(guī)范化的作業(yè)，應付賬款流程主要涉及以下系統(tǒng)：

供應商協(xié)同系統(tǒng)，實現(xiàn)供應商與公司采購訂單的協(xié)同，供應商可以及時跟蹤公司采購意向，業(yè)務可以及時跟蹤發(fā)貨狀態(tài)并實現(xiàn)線上驗收，供應商可以根據(jù)驗收狀態(tài)及時開具已驗收訂單的發(fā)票，并跟蹤發(fā)票的付款狀態(tài)。

發(fā)票管理系統(tǒng)，發(fā)票管理系統(tǒng)是財務共享服務中心財務處理的首要環(huán)節(jié)，發(fā)票管理員通過影像掃描設備，把接收的發(fā)票影像信息掃描注冊到發(fā)票管理系統(tǒng)，系統(tǒng)通過解析發(fā)票的關鍵信息，識別發(fā)票的真?zhèn)?，影像信息傳遞給制單會計，便于后續(xù)票據(jù)審核，以及發(fā)票的自動認證。

付款申付系統(tǒng)，是業(yè)務提交付款申請的審批系統(tǒng)，承載供應商收款信息、付款內(nèi)容、付款金額、付款支撐附件、付款審批等內(nèi)容，大大提高了付款信息的準確性、付款的審批效率、同時實現(xiàn)了付款全流程的可視化，事后查詢的便利化。

財務ERP系統(tǒng)，是財務共享服務中心進行賬務處理的財務系統(tǒng)，主要為應付賬款的入賬和付款入賬。財務ERP系統(tǒng)并不是孤立的，它與付款申付系統(tǒng)、供應商管理系統(tǒng)對接，供應商信息、業(yè)務付款申請信息同步到財務ERP系統(tǒng)中，確保了賬務處理的準確性。

銀企直聯(lián)系統(tǒng)，是ERP系統(tǒng)和網(wǎng)上銀行的直聯(lián)系統(tǒng)，可以整合銀企雙方的信息資源。財務共享服務中心出納會計通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)傳遞付款指令，銀行在安全驗證成功并付出款項后，將信息反饋給企業(yè)，企業(yè)可完成信息查詢、轉(zhuǎn)賬支付等資金業(yè)務操作。通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)，企業(yè)的付款自動化程度顯著提高，大大減少手工錄入工作量，提升企業(yè)資金的支付效率。

（三）財務共享模式下應付賬款業(yè)務流程存在的問題

1.信息化程度不高影響共享服務效率

由于應付賬款通常是業(yè)務量大，相對重復度高，工作煩瑣的會計內(nèi)容，需要大量的信息化才能實現(xiàn)高效率的服務共享，但是各信息系統(tǒng)間的集成需要高昂的投資成本和漫長的建設周期，在信息化程度不高時，會出現(xiàn)大量手工操作，需要投入大量人力處理各類跨系統(tǒng)、跨部門的繁重、枯燥且低價值的財務基礎工作，共享服務效率低。

2.業(yè)務與財務協(xié)同性不高

由于應付賬款的日常核算集中到財務共享服務中心，財務人員脫離業(yè)務前端。一方面，財務人員對采購用途不明確，對數(shù)據(jù)的敏感度降低，賬務核算準確性下降；另一方面，業(yè)務人員的業(yè)務素質(zhì)參差不齊，對發(fā)票的認知，驗收的要求不理解，又不便于和專業(yè)的財務人員溝通，導致在前端數(shù)據(jù)錄入有誤，直接影響財務數(shù)據(jù)的準確性。業(yè)務和財務不能有效協(xié)同，直接造成付款效率下降。

3.員工工作積極性不高

財務共享中心，由于分工高度細化，財務賬務處理工作單一，如員工只處理應付賬款核算，而不涉及其他部分的核算，員工個人容易被定格為會計操作工，視野局限于應付賬款部分，職業(yè)發(fā)展受限。若在缺乏有效的績效激勵體系時，員工的工作積極性將受到很大影響。

三、財務共享服務中心下應付賬款業(yè)務流程的優(yōu)化

（一）提升信息系統(tǒng)的協(xié)同能力

公司應付賬款流程涉及從采購前端到財務付款多個環(huán)節(jié)，涉及業(yè)務人員、供應商、財務、銀行等多個角色，實現(xiàn)全流程的信息系統(tǒng)協(xié)同需要對接的系統(tǒng)多，時間和成本都高，公司可以視發(fā)展需要分步提升信息系統(tǒng)的協(xié)同能力，分步實施系統(tǒng)內(nèi)部的接口整合，和系統(tǒng)之間的接口整合。比如優(yōu)先解決供應商協(xié)同系統(tǒng)，實現(xiàn)財務模塊與供應商模塊的對接，保證付款數(shù)據(jù)傳遞的準確性，同時也可以控制采購內(nèi)控風險。

（二）提高業(yè)務與財務的協(xié)同性

財務人員應隨時與業(yè)務人員保持良好的溝通，建立業(yè)務和財務的協(xié)同機制。

財務需要深入業(yè)務前端，了解前端業(yè)務流程的具體操作步驟，能夠清晰地知道財務數(shù)據(jù)源的采購用途，支撐準確的賬務處理。同時對業(yè)務不規(guī)范的操作，財務人員應及時反饋給業(yè)務，并通過現(xiàn)場培訓、郵件宣傳等手段，提高業(yè)務前端數(shù)據(jù)源的準確性。

（三）調(diào)動員工工作積極性

公司可以從共享服務意識、崗位調(diào)整、績效評價提高員工的工作積極性。首先，培養(yǎng)員工的共享服務意識，轉(zhuǎn)變員工觀念，單一工作并不一定使職業(yè)發(fā)展受限，可以培養(yǎng)某領域的專家，定期讓專家分享工作經(jīng)驗，提高工作的榮譽感；其次，在共享中心，實行輪崗制，比如應付會計與應收會計或總賬會計輪崗，逐漸培養(yǎng)會計的賬務全盤觀念；再次，在績效評價上實行標準化考評，服務和質(zhì)量考評，使同一崗位的人由于工作結果的不同，在績效評價上有差別，用績效驅(qū)動團隊內(nèi)員工的工作積極性。