黃靜

國網(wǎng)四川省電力公司達(dá)州市新橋供電分公司 四川達(dá)州 635000

在城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)的當(dāng)下，電力企業(yè)的檔案管理文化內(nèi)涵不斷拓展，電力企業(yè)應(yīng)以自身的實際發(fā)展?fàn)顩r為依據(jù)，與時俱進(jìn)地進(jìn)行文書檔案管理方式的優(yōu)化與創(chuàng)新，進(jìn)而使文書檔案管理工作的價值作用得以充分展現(xiàn)[1]。

1 電力企業(yè)文書檔案管理的重要性及管理中存在的問題

1.1 文書檔案管理的重要性

對于電力企業(yè)來說，電力檔案包含設(shè)備運行情況以及企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r相關(guān)信息，同時也涵蓋了企業(yè)的日常運營管理等方方面面的內(nèi)容，內(nèi)容涉及廣泛，對電力企業(yè)的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。同時，電力企業(yè)可依據(jù)檔案數(shù)據(jù)建立完善的數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為電力企業(yè)工作效率的提升以及工作質(zhì)量的優(yōu)化提供完備的信息依據(jù)。

1.2 文書檔案管理面臨的問題

（1）對文書檔案管理的重視程度有待提升。部分電力企業(yè)的管理層尚未認(rèn)識到檔案管理的重要性，對于文書檔案管理的認(rèn)識也并不深入，部分管理者認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無，其既與企業(yè)的日常運營管理關(guān)聯(lián)不大，也不會影響企業(yè)的經(jīng)濟收益。然而，實際情況是，合理進(jìn)行文書檔案管理有利于提升企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，還可能對產(chǎn)品市場產(chǎn)生一定的影響，并且有利于企業(yè)的長效與穩(wěn)定發(fā)展?；诖?，電力企業(yè)應(yīng)重視文書檔案管理工作，發(fā)揮出文書檔案的重要作用，以此推動電力企業(yè)的高效發(fā)展。

（2）文書檔案處理與管理未能有效融合。在電力企業(yè)的文書檔案管理工作當(dāng)中，部分工作人員的認(rèn)識不足，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案的處理與檔案管理未能有效結(jié)合，工作人員通常將文書檔案分別保存于各個部門，并且僅對相關(guān)文書資料進(jìn)行整理與匯總，未能將之納入到檔案管理范疇當(dāng)中。然而，文書檔案管理的專業(yè)性較強，雖然可遵循企業(yè)所制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書的處理，然而由于處理規(guī)范并不完善，致使部分具有收藏與利用價值的內(nèi)容未能整理成文書檔案。

（3）文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待強化。在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的當(dāng)下，各個行業(yè)領(lǐng)域都迎來了發(fā)展契機，電力企業(yè)也呈現(xiàn)出了蓬勃發(fā)展的趨勢，并且發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也與日劇增。然而部分電力企業(yè)所應(yīng)用的檔案資料管理軟件并未及時更新與升級，所使用的硬件設(shè)備也較為陳舊，致使現(xiàn)有的檔案管理軟硬件無法滿足電力企業(yè)當(dāng)下的文書檔案管理需求。部分電力企業(yè)的檔案室建設(shè)不完善，檔案存儲柜數(shù)量不足且較為陳舊，同時，并投入資金用于文書檔案管理軟件引進(jìn)與開發(fā)，也未建立完善的數(shù)據(jù)庫，致使電力企業(yè)的文書檔案管理工作的高效開展受到了阻礙。

（4）文書檔案管理機制尚需完善。現(xiàn)階段，部分電力企業(yè)并未建立起完善的檔案管理制度，并且管理機制也未得到有效落實，因此，檔案管理相關(guān)信息內(nèi)容的完善度不高，甚至無法及時進(jìn)行文書檔案的歸檔處理。同時，在文書檔案管理工作開展過程中，部分工作人員對于工作的認(rèn)識不足，導(dǎo)致工作行為出現(xiàn)偏差，進(jìn)而難以保證文書檔案的管理效果[2]。

2 文書檔案管理效果提升的可行性策略

2.1 建立與優(yōu)化檔案管理協(xié)調(diào)機制

電力企業(yè)應(yīng)建立檔案管理協(xié)調(diào)機制，強化各部門之間的協(xié)作能力，進(jìn)而根據(jù)年份、組織機構(gòu)以及保存期限進(jìn)行檔案資料的合理劃分與管理，各部門可采用單獨立卷的方式進(jìn)行檔案資料的整理與存儲，并將檔案內(nèi)容錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，進(jìn)而實現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化的檔案資料管理，使文書檔案資料的查閱與利用效率得以顯著提升，以此促進(jìn)文書檔案管理工作價值的有效展現(xiàn)，彰顯出其對電力企業(yè)發(fā)展的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

2.2 優(yōu)化文書檔案的業(yè)務(wù)流程

在信息化時代，電力企業(yè)的文書檔案管理過程中應(yīng)強化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的支持下合理進(jìn)行文書檔案管理業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，進(jìn)而推動文書檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)發(fā)展。同時也可使文書檔案管理效率得以有效提升，提升電力企業(yè)在市場競爭中的地位。首先，電力企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新時，應(yīng)采用信息技術(shù)進(jìn)行組卷流程的優(yōu)化，確保各個部門都可嚴(yán)格按照立卷模板或參考標(biāo)準(zhǔn)文件而進(jìn)行預(yù)立卷。同時，應(yīng)指定專門的文書檔案管理人員進(jìn)行預(yù)立卷內(nèi)容的審查與修改，并負(fù)責(zé)將其整理成電子文件，還要完成組卷的裝訂等相關(guān)工作。此外，電力企業(yè)還應(yīng)加強檔案管理工作開展?fàn)顩r的檢查與監(jiān)管。

2.3 重視文書檔案管理，提高人才培養(yǎng)力度

首先，電力企業(yè)的管理層應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從思想層面進(jìn)行檔案管理工作重視程度的提升，并為文書檔案管理工作創(chuàng)造有利的開展環(huán)境。同時，還應(yīng)根據(jù)文書檔案管理人員的素質(zhì)與能力基礎(chǔ)制定科學(xué)的培訓(xùn)方案，從素質(zhì)與技能兩方面入手進(jìn)行文書檔案管理人員工作能力的強化，以使其可勝任文書檔案管理工作的崗位需求，并提升其與各部門溝通與協(xié)調(diào)的能力，進(jìn)而可及時發(fā)現(xiàn)與解決文書檔案管理中的問題，以此為電力企業(yè)文檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

2.4 加強文書檔案管理信息化建設(shè)

與其他企業(yè)相比，部分電力企業(yè)的信息化建設(shè)程度較低，因此電力企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對信息化建設(shè)制度予以完善，有序推進(jìn)文書檔案管理的數(shù)字化設(shè)施建設(shè)，進(jìn)而將文書檔案的作用充分展現(xiàn)出來。在具體的檔案資料管理中，應(yīng)實現(xiàn)信息分類及編碼統(tǒng)一，強化自身的網(wǎng)絡(luò)管理能力，進(jìn)而保障檔案數(shù)據(jù)的存儲與使用安全[3]。

3 結(jié)語

在電力企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作是不可或缺的重要管理內(nèi)容，電力企業(yè)不僅要將之納入到日常管理的范疇，同時還要提升對文檔案管理工作的重視，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高人才培養(yǎng)力度、制定完善的檔案管理制度，并推動檔案管理信息化建設(shè)，以此為電力企業(yè)的長效與穩(wěn)定發(fā)展提供保障。