文/南京理工大學(xué)紫金學(xué)院 苗文婷

習(xí)近平總書記在全國教育大會上強(qiáng)調(diào)，教育服務(wù)提高經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展能力，優(yōu)化大學(xué)區(qū)域布局，部門結(jié)構(gòu)，專業(yè)設(shè)置，建立部門專業(yè)動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)機(jī)制，加快一流大學(xué)和領(lǐng)導(dǎo)部門的建設(shè)，積極實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略，并專注于開發(fā)創(chuàng)新，組合和應(yīng)用的人力資源。在服務(wù)模式中進(jìn)行管理的創(chuàng)新，使高校辦公室的工作性質(zhì)與發(fā)展模式得到升級，高校辦公室需要對高校的環(huán)境因素與發(fā)展走向進(jìn)行明確，也是高校辦公系統(tǒng)的中心點(diǎn)，只有通過逐漸加強(qiáng)的服務(wù)辦公模式，才可以使高校辦公的效用逐漸加強(qiáng)，所以高校辦公的模式創(chuàng)新也是高校辦公的活力所在，如果辦公的路徑一成不變，則會對高校整體的辦公能力與行政能力造成不良影響，再按照計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的思維方式，不去創(chuàng)新，就會真正成為一個(gè)被遺忘的角落。以創(chuàng)新求發(fā)展，是其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。因此，如何提高高校辦公室的工作水平、增強(qiáng)辦公室的服務(wù)能力，是當(dāng)前亟須解決的重要問題。

一、當(dāng)前高校辦公室工作現(xiàn)狀

（一）從當(dāng)前的工作理念來看，缺乏較強(qiáng)的創(chuàng)新意識和專業(yè)素養(yǎng)。信息素養(yǎng)與科學(xué)文化素質(zhì)緊密相連，沒有一定的科學(xué)技術(shù)知識，文化知識和計(jì)算機(jī)操作知識，沒有一定的外語水平，難以真正提高信息素養(yǎng)。部分高校辦公室工作人員對信息技術(shù)設(shè)備存在恐懼，一見到英文就很頭疼。缺乏知識導(dǎo)致了思想和行動(dòng)的障礙，從而限制了信息素養(yǎng)的增長。“這說明辦公室工作人員團(tuán)隊(duì)的信息素養(yǎng)，以及導(dǎo)致辦公室工作人員質(zhì)量要求的信息時(shí)代不是很適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高辦公室工作人員的信息素養(yǎng)。”目前大多數(shù)上班族在實(shí)踐中，受傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)和不良思想的影響，工作沒有主動(dòng)性。應(yīng)該制定新計(jì)劃，從原始工作模式的心理認(rèn)同，一步一步完成。事實(shí)上，辦公室工作非常靈活，新情況會隨時(shí)出現(xiàn)，要隨時(shí)做好心理準(zhǔn)備來解決新的問題。從目前來看，個(gè)別高校辦公室工作不能創(chuàng)造性地發(fā)揮他應(yīng)有的職責(zé)和功能。

（二）從當(dāng)前人才隊(duì)伍建設(shè)來看，缺乏合理的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。高校忙于處理日常事務(wù)的辦公室工作人員，對于管理的時(shí)間沒有較為科學(xué)的規(guī)劃。辦公室工作人員應(yīng)想方設(shè)法完成日常工作，致力于維護(hù)教學(xué)、辦公和其他部門的正常秩序，以完成任務(wù)。目前，個(gè)別高校的教學(xué)管理能力處于較低水平，客觀上影響了教學(xué)。高校辦公室應(yīng)提高管理能力?！皬膶W(xué)術(shù)權(quán)力和行政權(quán)力的角度來看，大學(xué)教職員工可以分為兩種類型。根據(jù)職稱，教師分為教授（助理教授）和講師。行政人員可按職務(wù)劃分為董事和部門負(fù)責(zé)人。由于部門和職位之間的劃分，大學(xué)教職員工的角色差異更加復(fù)雜。角色上的差異會導(dǎo)致信息不對稱和利益沖突?！碑?dāng)然，造成這種隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理的原因，是多方面的。在當(dāng)前，行政部門的工作人員，雖然也是高校教師的重要組成部分，但其主要承擔(dān)的是行政管理工作，也有的會兼職或全職為學(xué)生授課。辦公室工作人員的這種職能劃分不清，嚴(yán)重干擾了正常的辦公室工作。

（三）從當(dāng)前人員的職業(yè)能力來看，缺乏一定的工作意識。目前部分高校院系辦公室工作人員學(xué)歷層次良莠不齊、系列不同，既有高職稱人員，也有部分屬于“半路出家”，水平不一。有些工作人員未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，這使得高校辦公室的工作無法整齊劃一地開展，也使得部分工作人員的職業(yè)素養(yǎng)無法得到提高。這就很不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。辦公室工作人員工作是對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，辦公室工作人員工作的變化總是隨著領(lǐng)導(dǎo)的變化而變化，領(lǐng)導(dǎo)工作從內(nèi)容和形式方面直接影響和制約辦公室工作人員，從而決定了辦公室工作人員被動(dòng)工作。“辦公室工作人員活動(dòng)的要求隨著時(shí)間、地點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的不同而不同。辦公室工作人員活動(dòng)必須服從領(lǐng)導(dǎo)議程。”因此，辦公室工作人員要樹立積極主動(dòng)的工作意識，不懂的地方應(yīng)當(dāng)多學(xué)、多問，擅長的地方應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂，切實(shí)發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性。

二、高校辦公室工作質(zhì)量的創(chuàng)新發(fā)展對策

（一）強(qiáng)化督查督辦檢查職能，使得領(lǐng)導(dǎo)決策更加科學(xué)。督查、督辦、檢查是高校辦公室的重要職能，諸如此類的功能主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，對于上級文件與重大事項(xiàng)記錄與落實(shí)的重點(diǎn)，要通過倒敘的方式進(jìn)行核查，在這個(gè)過程中，不僅要看工作的計(jì)劃、流程，更要看工作的效果；另一方面，要對全校師生所反映的問題進(jìn)行處理并反饋跟蹤，對于高校所指定的發(fā)展規(guī)劃與目標(biāo)進(jìn)行充分理解并執(zhí)行。要做好這兩個(gè)方面，就必須運(yùn)用監(jiān)督檢查的手段，有效推動(dòng)各部門完成好各項(xiàng)任務(wù)。要深入開展督查、督辦、檢查工作，要及時(shí)、有效地抓住實(shí)際工作的主要環(huán)節(jié)和重點(diǎn)方面，按照工作的實(shí)施情況，進(jìn)行全面觀察、客觀分析、綜合評價(jià)，然后立即給政策決策部門進(jìn)行反饋。在發(fā)現(xiàn)問題和進(jìn)行反饋的過程中，對于前任領(lǐng)導(dǎo)所制定的任務(wù)調(diào)整問題要結(jié)合實(shí)際情況，避免銜接不當(dāng)所造成的失誤，并且在這一過程中將經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，再通過高校所制定的管理辦法，在實(shí)際管理的應(yīng)用中挖掘更多有價(jià)值的信息，使領(lǐng)導(dǎo)的決策與方針下達(dá)更加明確與具體。

（二）在協(xié)調(diào)工作中掌握技巧，提升協(xié)調(diào)工作的效率。善于協(xié)調(diào)、懂得配置，是辦公室工作人員必須掌握的工作技巧。協(xié)調(diào)人員要對協(xié)調(diào)過程中的方式方法進(jìn)行思考，運(yùn)用協(xié)調(diào)的特定技巧，以及在日常工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行工作的開展。但在協(xié)調(diào)過程中遇到無法依靠自身力量解決的問題，務(wù)必及時(shí)報(bào)告，與高層領(lǐng)導(dǎo)者制定解決方案，共同解決此問題，并提高大學(xué)辦事效率?！按送?，協(xié)調(diào)要有耐心，在工作中認(rèn)真處理問題，具有一定的協(xié)調(diào)能力，進(jìn)一步提高辦公室工作的質(zhì)量?！鞭k公室工作效率的提高，離不開各方面資源的協(xié)調(diào)與配置，在傳統(tǒng)意義上，時(shí)間、人、財(cái)、物、信息等資源都是協(xié)調(diào)的重要方面。尤其在新媒體迅速發(fā)展的今天，辦公室工作要依賴于網(wǎng)絡(luò)信息平臺。因此，這對人的協(xié)調(diào)能力提出了較高的要求，不僅要善用傳統(tǒng)的協(xié)調(diào)方法，也要掌握新媒體方法。總的來說，要提升辦公室的整體工作效率，就應(yīng)當(dāng)不斷更新理念、不斷提升協(xié)調(diào)配置資源的本領(lǐng)。

（三）優(yōu)化高校辦公室管理方式。要加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。隨著全國高校改革的不斷深入，以及大學(xué)運(yùn)營規(guī)模的擴(kuò)大和教育管理改革的加強(qiáng)，各類大學(xué)對個(gè)性化需求和信息更新速度提出了新的要求。衡量一個(gè)教育工作者的能力，可以依據(jù)其信息化水平進(jìn)行評判，現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用中，教育對信息化的依賴程度不斷提升。具體來說，信息化教務(wù)管理可以在以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：一是對于信息系統(tǒng)應(yīng)用方法的掌握情況，現(xiàn)如今教學(xué)過程以及教學(xué)資料的管理過程中都需要使用信息技術(shù)進(jìn)行規(guī)范化采集與處理。在對教務(wù)系統(tǒng)的工作中，關(guān)于學(xué)生信息管理的過程充分依靠電子信息技術(shù)，對資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、修改以及存儲等環(huán)節(jié)的工作。二是現(xiàn)代通信方式熟練操作和運(yùn)用郵件、QQ、信件、微信等。三是綜合處理各類教育活動(dòng)中獲得的信息，獲得準(zhǔn)確有效的教育管理數(shù)據(jù)和信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)和部門決策，規(guī)范教育管理流程，提高教育效率管理。應(yīng)該注意教學(xué)的建設(shè)。大學(xué)管理者應(yīng)充分認(rèn)識到教學(xué)隊(duì)伍建設(shè)的重要性，以提高大學(xué)教學(xué)質(zhì)量。教育是大學(xué)教育管理中的重要位置?！敖逃秊榫S護(hù)正常教育秩序和促進(jìn)學(xué)校的現(xiàn)代化管理做出了重大貢獻(xiàn)。我們充分肯定工作和教育的重要性，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境與和諧的工作氛圍，并加強(qiáng)人道主義考慮和對教育活動(dòng)的尊重。”我們可以在教育方面享受與其他員工相同的待遇，為理性發(fā)展創(chuàng)造空間，并鼓勵(lì)參加各種形式的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的專業(yè)知識。學(xué)校是由專業(yè)教師組成的團(tuán)隊(duì)，而學(xué)校的教育團(tuán)隊(duì)則與建設(shè)和發(fā)展的方向相結(jié)合。

在高校辦公室的管理中，充分體現(xiàn)了校園管理的綜合性，其管理的表現(xiàn)方式對高校各部門有不同程度的影響，也對各個(gè)部門的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)與處理。因此高校辦公室的日常工作作為中間樞紐而存在，并且由于其工作面的廣闊性，辦公內(nèi)容紛雜且龐大。在大學(xué)辦公室的協(xié)作工作中，不僅通過人為選擇適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)方法，掌握某些合作技能，進(jìn)一步開展分工合作，還可以提高大學(xué)辦公室協(xié)作工作的質(zhì)量，提高大學(xué)辦公室的辦公效率，改善大學(xué)辦公能力。