陳歡

摘要：進入新發(fā)展時期后，在內(nèi)部管理需求的影響下，各單位不斷加強了對檔案管理的重視，而檔案管理隊伍作為檔案管理工作開展的主要執(zhí)行者，其人才隊伍建設(shè)情況直接關(guān)系到單位干部人事檔案管理的水平，是單位檔案管理改革的重要一環(huán)，但目前而言，多數(shù)單位的檔案管理隊伍不夠精銳，檔案管理效率較低?；诖?，本文結(jié)合當(dāng)前各單位人事檔案管理隊伍建設(shè)現(xiàn)狀來分析其中存在的問題，再根據(jù)問題成因提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期為單位干部人事檔案管理工作的優(yōu)化提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;隊伍建設(shè);問題;策略

一、引言

近年來，我國檔案管理快速發(fā)展，檔案管理隊伍建設(shè)也得到進一步推動。在內(nèi)外部的推動下，檔案管理隊伍建設(shè)投資增大，高學(xué)歷的青年管理人員占比有所上升，人才隊伍結(jié)構(gòu)得到進一步優(yōu)化。而且在十八大后，各單位也在積極落實檔案目標(biāo)管理，嚴(yán)抓作風(fēng)問題，這使得檔案管理人員工作質(zhì)量有了大幅提升，在日常工作中，各管理人員嚴(yán)格按照檔案管理要求開展工作，工作狀態(tài)良好，并在完成日常管理工作的基礎(chǔ)上，主動參與檔案管理信息化建設(shè)等工作，更好地支持檔案管理改革。整體而言，相比以往，雖然現(xiàn)階段檔案管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)有了明顯的提升，但對比工作中的實際需求，檔案管理人才隊伍整體水平還難滿足現(xiàn)代化管理要求，干部人事檔案管理隊伍建設(shè)工作還需進一步精進。

二、干部人事檔案管理隊伍建設(shè)中存在的問題

結(jié)合實踐管理經(jīng)驗，目前干部人事檔案管理隊伍建設(shè)中，還存在以下幾方面問題：

（一）檔案管理隊伍建設(shè)缺乏戰(zhàn)略支持

同單位的投融資、主營業(yè)務(wù)開展等項目活動相比，檔案管理是經(jīng)常容易被各單位忽略的一項管理活動，尤其是在當(dāng)前我國經(jīng)濟改革進一步深化的嚴(yán)峻形勢下，各單位或多或少都面臨改革壓力，單位管理者也自然將管理重心放在內(nèi)控或預(yù)算控制等方面，由此使得單位的干部人事檔案管理隊伍建設(shè)工作缺乏戰(zhàn)略支持。在此環(huán)境下，多數(shù)單位的檔案管理隊伍建設(shè)進展緩慢，甚至使得單位的檔案管理隊伍建設(shè)和單位管理出現(xiàn)割裂，檔案管理隊伍建設(shè)工作并未參與到單位整體管理中，導(dǎo)致招募的檔案管理隊伍不能滿足單位現(xiàn)代化檔案管理的需求。

（二）檔案管理人員配備失衡

目前我國多數(shù)單位的檔案管理人員數(shù)量都較為有限，檔案管理人員配備不能滿足需求。這其中一方面原因是由于單位想要控制人力成本，另一方面原因則是由于單位檔案管理人員流動較為頻繁，新舊檔案管理人員更替中，很容易出現(xiàn)人員短缺問題。當(dāng)前，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用較為淺顯，而檔案管理工作涉及記錄、入檔等多種程序，工作簡單但較為繁瑣，檔案管理人才的短缺常使得檔案管理人員“一人兼多職”，加大管理人員工作壓力，而且在實際工作中，混崗、亂崗問題時有發(fā)生，容易出現(xiàn)人員為謀私利而隨意篡改檔案數(shù)據(jù)等情況。

（三）檔案管理人才隊伍培養(yǎng)計劃缺失，復(fù)合型人才不足

完善的人才培養(yǎng)計劃是單位檔案管理隊伍建設(shè)的主要內(nèi)容之一，但目前來看，多數(shù)單位針對檔案管理人員的培訓(xùn)主要集中在檔案管理專業(yè)知識層面，知識衍生性不足，難以培養(yǎng)出復(fù)合型管理人才。相比其他崗位而言，檔案管理對于青年人才的吸引力不大，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)級單位，這就導(dǎo)致單位檔案管理人員出現(xiàn)“大年齡”“、臨時化”的趨勢，而年齡稍大的管理人員對新事物的接受能力較弱，自身檔案管理意識也不強，能力較為單一，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理所需要的綜合型人才需求;部分吸收進來的青年管理人員，自身檔案管理經(jīng)驗較少，起步較低，再加上沒有完善的培訓(xùn)計劃，雖然具備一定的專業(yè)知識，但整體綜合能力也不高。

（四）缺乏有效的考核激勵制度，管理人員“后勁不足”

在普遍認(rèn)知中，檔案管理工作屬于“后勤”工作，檔案管理人員不直接參與單位業(yè)務(wù)開展，也基本上沒有業(yè)績考核壓力，這就使得多數(shù)單位對檔案管理人員的考核主要集中在基礎(chǔ)的工作作風(fēng)、檔案歸檔出錯率等指標(biāo)上，考核指標(biāo)循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī)，難以從“根本”上督促管理人員自我學(xué)習(xí)。再加上激勵不足，檔案管理人員在實際工作中，常存在“后勁不足”的問題，即“三分鐘熱度”，檔案管理人員工作中缺乏創(chuàng)造性和創(chuàng)新性熱情，只做制度規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)吩咐的事，導(dǎo)致單位檔案管理內(nèi)部動力不足。

三、優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍建設(shè)的策略

（一）做好檔案管理隊伍建設(shè)頂層設(shè)計

各單位管理者應(yīng)從戰(zhàn)略層面來對當(dāng)前的檔案管理工作進行規(guī)劃設(shè)計，明確檔案管理隊伍建設(shè)目標(biāo)，并從以下幾方面來在內(nèi)部樹立檔案管理意識：首先，從單位文化角度出發(fā)，點明檔案作為單位各階段發(fā)展的見證者和參與者身份，是單位獲取過往管理情況的重要依據(jù)，使得各人員認(rèn)識到檔案管理隊伍建設(shè)的重要性。其次，從實際業(yè)務(wù)流程出發(fā)，單位各干部人事的調(diào)動、任命、“三齡兩歷”的認(rèn)定等都要以干部人事檔案為依據(jù)，而相關(guān)檔案保存、調(diào)取等工作直接關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，檔案管理人才隊伍建設(shè)則是重要的保障。

（二）科學(xué)編制檔案管理隊伍

首先，各單位應(yīng)在遵循國家檔案管理人員配備相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身實際檔案工作量來制定合理設(shè)定的檔案管理崗位，并根據(jù)人員缺口及時補充人才。其次，適當(dāng)提高檔案管理人員招募門檻，在考量人員專業(yè)度的同時，加大對招聘人員思想認(rèn)識、責(zé)任行以及作風(fēng)等方面的考量，盡可能給單位留存一批可以中長期從事檔案管理工作的人才隊伍。最后，完善檔案人員交接管理制度，針對當(dāng)前存在的管理人員離任空白期，單位應(yīng)做好應(yīng)對準(zhǔn)備。比如根據(jù)單位檔案管理崗位招募難易度來調(diào)整人員離職審批時間，若招募難度較大，單位應(yīng)延長申報時間，要求離職人員提前3—4個月提出申請。同時，在新管理人員上任后，舊管理人員還需帶領(lǐng)其熟悉相關(guān)工作內(nèi)容等。

（三）完善檔案管理人才培養(yǎng)機制

一方面，單位應(yīng)多元化開展培訓(xùn)計劃，從檔案管理專業(yè)知識、管理知識等多方面來培養(yǎng)人才。同時，建立動態(tài)學(xué)習(xí)制度，定期在部門內(nèi)或和兄弟單位間開展研討交流會，分析檔案管理中存在的問題以及疑難點，彼此交流，在研究中學(xué)習(xí)，取長補短，不斷完善個人能力水平。此外，單位還應(yīng)開展技能化培訓(xùn)，主要關(guān)注以下幾個方面：第一，收集歸檔程序化。按照相關(guān)規(guī)定，借助信息化技術(shù)，將干部人事檔案的收錄、歸集工作程序化，并對人員進行操作培訓(xùn)。第二，鑒別整理規(guī)范化。即對檔案管理中的鑒別和整理工作進行統(tǒng)一規(guī)范，明確各項審批手續(xù)、流程等，做到層次分明。

（四）建立健全績效考核制度

首先，優(yōu)化績效考核指標(biāo)體系。在制定績效考核指標(biāo)時，單位需從前期所設(shè)定的檔案管理目標(biāo)出發(fā)，將其細(xì)化到具體個人，再以各人員目標(biāo)達成率為主要考核指標(biāo)，同時以人員工作責(zé)任感、日常作風(fēng)、工作積極性以及創(chuàng)新性等作為輔助考核指標(biāo)，開展個人績效考核。其次，完善激勵制度。單位在制定激勵制度時，應(yīng)從個人利益出發(fā)，通過將績效考核結(jié)果和個人崗位升遷、績效工資等掛鉤的方式來將單位利益和個人利益進行結(jié)合，進而促使檔案管理人員積極主動地進行學(xué)習(xí)，開拓思維，針對檔案管理提出創(chuàng)新性意見，推動單位檔案管理改革。

四、結(jié)束語

從當(dāng)前管理來看，受單位認(rèn)知、人員能力等多方因素的影響，單位干部人事檔案管理隊伍建設(shè)實際進展多數(shù)未達到預(yù)期，檔案管理改革進程緩慢。新時期，面對單位檔案管理隊伍建設(shè)中存在的挑戰(zhàn)，單位還應(yīng)從做好檔案管理隊伍建設(shè)頂層設(shè)計、科學(xué)編制檔案管理隊伍、完善檔案管理人才培養(yǎng)機制以及建立健全績效考核制度等來入手，為單位儲備一批專業(yè)過硬、綜合能力較強且具有創(chuàng)新力的檔案管理人才隊伍，從而更好地推動單位檔案管理的開展。

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