陳瑩

摘要：隨著信息化技術不斷更新迭代，數(shù)字化和智能化的應用不斷升級。尤其是即將到來的5G時代，更加推進了智能化的進程，人們開始進入普遍智能化時代。高校文書檔案分類整理工作在行政工作中是至關重要的，它是信息整理工作，同時也見證了高校的發(fā)展歷史，對未來工作具有參考指導意義。在數(shù)據(jù)化沒有融入檔案管理工作時，大部分工作的完成都是由人工完成的，由于文書檔案管理工作相對來說比較瑣碎，所以需要依靠大量的人工和時間來完成。信息化技術如OA系統(tǒng)引入之后，文書檔案管理工作開始變得高效。因此如何使辦公更加智能化，減少人工和時間成本，將OA系統(tǒng)與文書檔案進一步融合尤為重要。

關鍵詞：OA系統(tǒng);文書檔案管理;融合

大部分高校目前已經(jīng)建立了自動化辦公系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了辦公、檔案信息的自動化。OA系統(tǒng)在這個過程中被設計優(yōu)化，在工作中起到越來越重要的作用。因此OA系統(tǒng)也被稱為自動化辦公系統(tǒng)。文書檔案管理系統(tǒng)主要是文書、文檔的整理歸檔以及使用的綜合服務系統(tǒng)。它與OA系統(tǒng)是兩個完全獨立的系統(tǒng)，如何使兩個系統(tǒng)有效融合，使檔案管理工作更加高效是本文中需要探討的話題。

一、高校文書檔案管理工作現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的文書檔案工作是需要靠人工把紙質(zhì)的文檔錄入進入文檔管理系統(tǒng)的。文檔管理系統(tǒng)主要分為檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管檔案利用與歸還登記等內(nèi)容，每一個工作環(huán)節(jié)都是靠人工完成，所以在這個過程中所需人工數(shù)量和時間相對較多。而隨著信息化的普及，自動化辦公被引入高校。只是目前在高校中，OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)是相對獨立的兩個系統(tǒng)。兩者目前沒有統(tǒng)一的對接入口，OA系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)不能自動的進入檔案管理系統(tǒng)，有時需要人工把OA系統(tǒng)的內(nèi)容重新輸入進檔案管理系統(tǒng)，但這樣耗時耗力，增加了工作人員的工作量，所以大部分高校檔案管理工作并沒有充分運用OA系統(tǒng)，而是繼續(xù)采用原有的檔案管理系統(tǒng)。[1]

二、檔案管理系統(tǒng)連接OA系統(tǒng)的意義

OA系統(tǒng)是Office Automation的縮寫，也就是信息化自動辦公，是信息化時代的產(chǎn)物。OA系統(tǒng)可以利用現(xiàn)代化技術和設備代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工重復性活動，優(yōu)質(zhì)高效的辦公，增加資源的利用率，所以自動化辦公是未來智能時代的趨勢。檔案管理系統(tǒng)搭載OA辦公系統(tǒng)的目的也是提升工作效率，使工作者能夠快速完成信息查詢和編輯工作;其次，文書檢索方面的效率也得到極大提升;最后，隨著OA系統(tǒng)的普及，文書檔案資源利用也會共享化。因為節(jié)省了借入登記和借出記錄的時間帶給人們很多便利性，所以資源利用也會更加充分。雖然現(xiàn)階段OA系統(tǒng)還有很多不完善的地方，但是檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)融合起來是時代的趨勢。我們需要不斷探索，找出他們無縫對接的方式方法，提升檔案管理工作的效率和資源利用率才是根本。

三、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)有效對接的探索

根據(jù)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化OA系統(tǒng)，在設計OA系統(tǒng)時把檔案管理板塊分為文件收集、檔案整理、檔案利用和檔案統(tǒng)計這四個主要板塊，基本涵蓋了絕大部分檔案管理工作。在傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中嵌入OA系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。按照檔案管理的四個方面進行有效對接融合。

（一）文件收集工作，按照范圍和信息來源進行收集

收集的方式有自動流轉(zhuǎn)和人工輸入這兩種方式。自動流轉(zhuǎn)主要是OA系統(tǒng)收集到的信息自動流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式主要針對常規(guī)文件或者辨識度比較高的重復性文件，人工智能可以很輕松的通過對接口進行自動流轉(zhuǎn)。而針對多個電子文件對應一條數(shù)據(jù)的復雜文件或者辨識度不高的特殊文件有時就需要手動輸入?，F(xiàn)階段人工智能發(fā)展的情況來看這是不可避免的，所以需要把人工與智能相結(jié)合起來才能適應時代的變化，增加工作效率。

（二）科學地進行檔案整理工作

在OA系統(tǒng)里對檔案的管理進行增加、修改、刪除、批量修改等功能設計，并且對自動流轉(zhuǎn)方式收集到的文件進行自動排序。排序可以按照文檔日期或者文件進入的先后順序進行排序。對錯誤文件進行識別，并有效挑選出來，再由人工進行修改后放入整理的文檔。建立統(tǒng)一格式的著錄，并且建立目錄數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)文檔可以通過掃描進入數(shù)據(jù)庫，并且自動生成目錄，按照編號進行統(tǒng)一保存和管理。[2]為確保檔案管理整理工作更高效，檔案全文數(shù)據(jù)庫與檔案目錄數(shù)據(jù)庫之間需要有兼容性。除此之外，還需要加強各部門的配合工作。高校各個部門應當配合檔案管理的工作主動做好文件歸檔工作，保證檔案的完整性。

（三）對檔案的利用設定便捷的功能

為了更加方便對文檔的利用，可以在自動辦公系統(tǒng)中設計檔案檢索功能。檔案檢索分為目錄檢索和關鍵字全文檢索，目錄檢索還可以細分為簡單檢索和高級檢索。目錄檢索是針對文檔的目錄進行關鍵字搜索，用戶只需要輸入關鍵字就能出現(xiàn)與關鍵字相關的文檔目錄出來。簡單檢索是一兩個簡單條件設定的檢索，如按照文檔名稱或者作者進行檢索，這種方式的弊端就是相對來說太過于簡單，搜索出來的結(jié)果多，尋找所需文檔需要花費時間。高級檢索就全面一些，用戶可以根據(jù)設定的范圍和檢索條件進行檢索，例如除了文檔名稱、作者外還應該有發(fā)表時間、發(fā)表刊物以及評論關鍵詞等。在自動辦公系統(tǒng)設計檢索功能之前需要對用戶做一個調(diào)查，了解他們認為的最方便的檢索功能需要涵蓋哪些方面，這樣設計出來的功能才更加符合人性，也更好用。同樣的，在檔案管理系統(tǒng)也應該進行檢索升級。

（四）制定檔案借閱規(guī)則以及合理歸還檔案的時間

在自動化辦公系統(tǒng)中，檔案文件是被存檔的，它們在原始服務器上也是存在的，如果不能安排合理的歸檔時間，在歸檔文過程中可能會出現(xiàn)系統(tǒng)問題，嚴重的話會影響自動化系統(tǒng)的運行。這種情況的發(fā)生主要出現(xiàn)在自動化系統(tǒng)和檔案文件系統(tǒng)沒有在同一網(wǎng)段，也是兼容過程中可能發(fā)生的問題。一旦出現(xiàn)這樣的問題，就需要請技術部人員進行集中歸檔，增加了人工成本和工作量。所以提前設定好還檔時間很重要，各部門人員需要配合檔案管理的工作，在規(guī)定時間歸還文檔，使文檔轉(zhuǎn)換成文檔資源，確保文檔的完整性。另外檔案借閱人員應該積極配合檔案工作的規(guī)章制度，借閱時及時線上登記，在規(guī)定時間歸還。還有一些特殊檔案不被允許帶出借閱室或者不能下載閱覽的電子文檔，應該配合檔案管理員工作在借閱室完成對信息查閱，做好文檔的保密性工作。

（五）檔案統(tǒng)計管理工作

檔案室的統(tǒng)計管理工作主要包括檔案室文檔數(shù)量情況、檔案利用情況、檔案設備情況（包括硬件設備和軟件）、檔案銷毀情況等等。[3]

1.自動辦公系統(tǒng)可以對檔案室文檔數(shù)量進行自動統(tǒng)計，檔案管理人員主要是核對辦公系統(tǒng)中的文檔數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)量是否一致，排查因為沒有設定歸還時間造成的文件缺失情況，并及時進行校對。

2.文檔利用情況主要是文檔的使用率，把文檔借閱頻率高的文檔進行排名靠前的設定，主要是為了讓借閱人員更加方便，節(jié)省檢索時間。針對檔案利用效果進行統(tǒng)計，制作統(tǒng)計報表。定期報表的制作存檔可以清楚哪類檔案的使用頻率高，在補充檔案文檔的過程中參考報表數(shù)據(jù)進行文檔補充，增加文檔的使用率，避免造成文檔的浪費。所以在自動化辦公系統(tǒng)中應當設定報表編輯與打印的功能，檔案管理人員可以對報表進行編輯修改，并且根據(jù)實際需求自行打印。這一工作實際上是代替了傳統(tǒng)檔案管理人員手工統(tǒng)計工作，自動辦公系統(tǒng)不同之處在于有系統(tǒng)模板，檔案管理人員只需要輸入數(shù)據(jù)即可。

3.檔案設備情況檢查和檔案銷毀情況需要實時掌握。檔案管理人員需要對檔案設備進行日常維護，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。針對過期檔案進行銷毀監(jiān)督，避免造成信息外泄，這個工作需要定期維護。在自動辦公系統(tǒng)中設定維護提醒，協(xié)助管理人員更好的完成工作。

四、結(jié)束語

總而言之，將OA系統(tǒng)嵌入檔案管理系統(tǒng)是一種降低人工成本、提升工作效率的一種方式，兩者在兼容的基礎之上給檔案管理人員和用戶帶來更多的便利。只不過現(xiàn)階段的自動辦公系統(tǒng)不夠完備，還需要在兼容性上和功能設計上做出更多的努力。相信系統(tǒng)隨著信息發(fā)展不斷更新，OA系統(tǒng)一定可以與檔案管理系統(tǒng)無縫對接，使工作更加智能化。

參考文獻：

[1]蔣莉君. 辦公自動化與文書檔案管理[J]. 辦公室業(yè)務， 2016（7）.

[2]李衛(wèi)華.文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施[J].辦公室業(yè)務，2020.13：178-179.

[3]任黎.在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案，2020.02：68-70.