夏玉梅

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化程度的不斷加深，大數(shù)據(jù)時代到來已經(jīng)成為一種不可阻擋的趨勢。大數(shù)據(jù)主要是指對一種或者多種事物的全部信息展開專業(yè)性的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，同時將這些數(shù)據(jù)給保存下來，這樣人們不但能夠非常容易得到想要的大數(shù)據(jù)信息，并且獲得信息的成本費(fèi)用也進(jìn)一步降低，所以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)受到了社會的認(rèn)可。事業(yè)單位電子檔案的管理對于單位員工的發(fā)展有著非常關(guān)鍵的作用，本文通過對大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)單位電子檔案信息管理發(fā)展的實(shí)際情況的剖析，進(jìn)一步發(fā)展其中存在的問題，同時針對這些問題提出了有效的解決對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;電子檔案信息化管理

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）10-0085-02

1 數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位主要是指由我國政府直接性進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理的單位，這些單位的人事命令跟一般企業(yè)的人事命令有著明顯的差異，他們的流程更加嚴(yán)格，尤其對于人員的檔案重視程度越來越高。并且，各個事業(yè)單位彼此還構(gòu)建了局域網(wǎng)，大大加深了各個部門之間的溝通與合作，使得事業(yè)單位的工作質(zhì)量得到很大的提高。目前階段，盡管事業(yè)單位檔案管理部門當(dāng)前階段已經(jīng)應(yīng)用一些檔案信息處理技術(shù)，相關(guān)的大數(shù)據(jù)信息設(shè)備已經(jīng)初步具備，并且能夠?qū)崿F(xiàn)初級的信息共享以及信息管理[1]。不過，目前國內(nèi)事業(yè)單位的電子檔案信息化管理并沒有滿足當(dāng)前單位實(shí)際發(fā)展的需要，管理方面也存在著一些問題，比如信息整合的效果比較差等等。想要做好單位內(nèi)部員工的檔案管理工作，一定要充分利用大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)，重視電子檔案的信息化建設(shè)工作，確保該工作有一定的技術(shù)支撐。對于一些人員復(fù)雜的單位，難以進(jìn)行跟蹤管理，因此可以考慮收取一定的檔案資料保證金。在項(xiàng)目動工前，單位向政府部門繳納保證金，并開具收款單，直到項(xiàng)目完工后，單位向部門提交完整的檔案資料，并且經(jīng)過部門核查正確無誤之后，才可以退回保證金。在進(jìn)行存檔時，最好是紙質(zhì)版和電子版同時收取，對于涉及項(xiàng)目中的施工圖紙，不僅要收曬制的圖紙，還要征收高清的掃描電子版文件。為了避免電子版數(shù)據(jù)被改動，可以將圖片文件轉(zhuǎn)換成PDF文件進(jìn)行保存。為了能夠更真實(shí)安全地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)當(dāng)在管理觀念上做出改變。在檔案數(shù)據(jù)采集階段，就必須做到真實(shí)可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優(yōu)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存[2]。

2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理中存在的問題

由于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的優(yōu)化，事業(yè)單位的電子檔案信息化管理工作盡管也取得了一定的發(fā)展，不過因?yàn)榘l(fā)展的時間還不是很長，在發(fā)展的過程當(dāng)中還是存在著問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案信息化管理缺乏重視

盡管國內(nèi)事業(yè)單位電子檔案信息化管理獲得了不小的發(fā)展，不過在發(fā)展過程當(dāng)中，還是出現(xiàn)了一些阻礙，主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案信息化管理缺乏一定的重視，認(rèn)為其無關(guān)緊要。大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)簡單的工作，就是對職工的檔案進(jìn)行保存，所以在平常的工作當(dāng)中，對檔案管理人員的培訓(xùn)工作自然也沒有做到位，這就造成檔案的管理僅僅只是單一的文字輸入和保存，并沒有將職工檔案的作用充分發(fā)揮出來。再加上因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對該工作的不重視，使得職工在執(zhí)行電子檔案信息化管理工作當(dāng)中，無法順利進(jìn)行現(xiàn)代化，不管是資金的支持還是人員的支持都有所欠缺，這樣就沒有辦法跟上大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐[3]。

2.2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃

因?yàn)槭聵I(yè)單位跟一般企業(yè)不一樣，是由我國的政府進(jìn)行直接性的管理，因此這些職工在工作當(dāng)中不會出現(xiàn)因?yàn)槭袌霾痪皻獾仍蛟斐傻氖I(yè)。再加上這種事業(yè)單位本身的獎懲機(jī)制并沒有健全，這就造成職工在工作當(dāng)中，會逐漸形成一種安于現(xiàn)狀、懶散的思想，這就會對單位的發(fā)展造成很大的阻礙[4]。之所以說事業(yè)單位電子檔案信息化管理缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，主要是表現(xiàn)在以下三個方面：第一，因?yàn)樵谑聵I(yè)單位當(dāng)中工作，就相當(dāng)于“鐵飯碗”，并不會有業(yè)績的壓力，他們的壓力往往是源自于上級領(lǐng)導(dǎo)，這就造成他們在進(jìn)行工作的時候，責(zé)任心相對缺失，對于工作的態(tài)度并不積極。負(fù)責(zé)電子檔案的管理職工，也會安于現(xiàn)狀，缺少大數(shù)據(jù)背景下先進(jìn)的檔案管理理念，也不求創(chuàng)新發(fā)展;第二，因?yàn)槭聵I(yè)單位本身對檔案管理工作缺乏一定的重視，這就造成他們在對外招聘的時候，并不會選擇去花費(fèi)精力聘請專業(yè)的電子檔案管理人才，人才支持不足;最后，當(dāng)前階段事業(yè)單位中的電子檔案信息化管理缺乏專業(yè)性，檔案管理職員在進(jìn)行管理的時候，檔案管理的效率沒有辦法得到顯著性的提升，發(fā)展比較滯后。

2.3 檔案管理職工缺乏專業(yè)素質(zhì)

對于事業(yè)單位的電子檔案信息管理工作來講，想要提高工作效率，使得管理工作進(jìn)一步優(yōu)化，就一定需要專業(yè)的管理人才。從當(dāng)前的事業(yè)管理職工情況來講，大多數(shù)失業(yè)單位檔案管理員工的素質(zhì)并不是特別的高。一部分是快要退休的職工，被分配到了檔案崗位上，還有一部分職工本身的素質(zhì)難以勝任事業(yè)單位的其他崗位，因此他們被安排到了該崗位上，主要的職責(zé)就是將紙質(zhì)數(shù)據(jù)通過人工操作全部輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，進(jìn)行電子化的保存。隨著社會信息化的發(fā)展，電子檔案管理工作的發(fā)展要求也進(jìn)一步的提高，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要重視提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能夠推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4 檔案信息知識庫不健全

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化管理工作，不但打破了原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和管理，并且對檔案的管理也逐漸體系化。原來單一的檔案錄入已經(jīng)難以滿足當(dāng)前階段檔案管理的需求，還需要構(gòu)建系統(tǒng)的檔案信息知識庫，這樣需在查找職員檔案數(shù)據(jù)的時候，才能夠迅速找到，并且還能夠?qū)Ω鱾€職員的檔案進(jìn)行歸類管理。不過，當(dāng)前階段國內(nèi)事業(yè)單位的檔案信息庫數(shù)據(jù)并沒有完全建立起來，缺失很多數(shù)據(jù)，因此沒有辦法進(jìn)行很好檔案管理工作，在需要相關(guān)數(shù)據(jù)的時候，沒有辦法及時獲取[5]。

3 提升事業(yè)單位電子檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的電子檔案信息化意識

在事業(yè)單位當(dāng)中，單位領(lǐng)導(dǎo)擁有絕對的單位控制權(quán)跟決定權(quán)，因此想要提升事業(yè)單位電子檔案管理的信息化建設(shè)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人一定要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，認(rèn)識信息化管理的重要性，懂得信息化管理能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展帶來巨大的推力。這樣才能夠讓下屬職員也能夠建立相應(yīng)的電子檔案信息化管理觀念[6]。同時在平常的工作當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)者也需要建立一定的考核獎懲機(jī)制，這樣才能夠激發(fā)職工對工作的熱情，更加重視信息化管理建設(shè)工作。

3.2 提高檔案管理相關(guān)科學(xué)文化知識，做好統(tǒng)籌規(guī)劃

事業(yè)單位檔案管理其實(shí)就是對知識資料的管理，由于事業(yè)單位隨著時代的發(fā)展，組織結(jié)構(gòu)等也在不斷變化，相應(yīng)的對職員檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也在提高。目前，事業(yè)單位對職員檔案的管理，不但需要檔案沒有缺失，同時檔案當(dāng)中的信息也需要進(jìn)行分門別類的歸納與管理。因此在進(jìn)行檔案管理工作當(dāng)中，一定要重視檔案管理的實(shí)質(zhì)就是知識管理，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其對檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位對檔案管理的要求不僅局限于確保檔案的完整性，更重要的是對其中所包含的信息進(jìn)行管理。先進(jìn)的科學(xué)文化知識的培養(yǎng)離不開單位和職工的共同努力，作為單位而言，需要為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會，作為職工而言，需要在日常工作中多加學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的科學(xué)文化知識來進(jìn)行檔案管理工作[7]。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

事業(yè)單位想要做好檔案管理工作，就一定要有專業(yè)的人才支撐，加強(qiáng)電子檔案信息管理人才的培養(yǎng)。第一，利用內(nèi)部競聘的方式，從單位內(nèi)部選拔出一些責(zé)任心比較強(qiáng)，同時本身具備計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)能力的人才，專門負(fù)責(zé)檔案的管理。第二，在對外招聘的時候，對招聘人才的技術(shù)能力更加側(cè)重，招進(jìn)來一些更加優(yōu)秀的信息技術(shù)人員，并且在平常的工作當(dāng)中還要重視員工的培訓(xùn)，讓他們通過崗前培訓(xùn)工作，可以更好地適應(yīng)檔案管理的工作。也可以從外部邀請一些這方面的專業(yè)人員，為單位職工普及檔案管理走向電子信息化建設(shè)道路保駕護(hù)航。

4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，健全檔案信息知識庫

為了能夠健全檔案信息知識庫，就一定要把原來傳統(tǒng)的檔案管理跟知識融合在一塊，這樣就能夠更好地推動檔案的信息化建設(shè)工作。將原來紙質(zhì)的檔案進(jìn)行電子化的轉(zhuǎn)變，充實(shí)事業(yè)單位的檔案信息知識庫，并且還需要把單位原本的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的整合，擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)的來源，這樣才能夠保證事業(yè)單位的檔案信息知識庫能夠逐漸建立起來。

5 結(jié)語

由于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的持續(xù)推進(jìn)，國內(nèi)各個行業(yè)領(lǐng)域都在逐漸信息化，在大數(shù)據(jù)背景之下，事業(yè)單位電子檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢。這種管理模式可以原來管理中存在的不足得到彌補(bǔ)，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。對于當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展來說，事業(yè)單位電子檔案信息化管理是十分有必要的，是提升事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的重要方式。電子檔案信息化管理能夠更加穩(wěn)定和安全，是整個事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案信息化管理，靈活應(yīng)用信息化管理模式，解決當(dāng)前存在的問題，才能真正提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量，推動我國事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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