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        淺析檔案管理信息化建設(shè)的有效性

        2020-10-26 06:58:45楊香花
        卷宗 2020年19期
        關(guān)鍵詞:對策建議事業(yè)單位檔案管理

        楊香花

        摘 要:新形勢下,以大數(shù)據(jù)和云計算等為標(biāo)志的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展,使我國各行各業(yè)都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),尤其在事業(yè)單位的發(fā)展過程中,檔案管理作為提升事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié),加快檔案管理信息化建設(shè)步伐,更能全面提高事業(yè)單位的管理水平。因此,如何推動事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè),實現(xiàn)便捷高效的檔案信息化管理,使其充分適應(yīng)社會現(xiàn)代化的發(fā)展需求,進而推動事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;事業(yè)單位;對策建議

        信息時代的到來,使傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足時代發(fā)展的要求,急需積極應(yīng)用信息化技術(shù)進行改進,突破原有的檔案管理工作模式。因此,必須充分利用事業(yè)單位檔案管理的信息資源,加大對基礎(chǔ)設(shè)備的投入,強化電子檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用水平,全面提升檔案管理的工作效率。本文以事業(yè)單位檔案管理為主題,對事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性進行分析,并根據(jù)實際檔案管理工作所出現(xiàn)的問題,提出了相應(yīng)的對策建議,以期實現(xiàn)檔案管理信息化。

        1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性分析

        在事業(yè)單位開展檔案管理工作信息化建設(shè)的實際過程中,應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)工作模式,加大對先進技術(shù)的應(yīng)用,進而促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。首先,開展檔案信息化建設(shè),有利于為事業(yè)單位樹立良好的公共形象。以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為主要方式的傳統(tǒng)檔案管理工作,給信息的采集、錄入以及查找等帶來了諸多的不便。而檔案管理信息化能從本質(zhì)上改變檔案管理的工作模式,有效解決存儲、查找等等工作環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的問題,全面提升檔案信息的利用率,同時也能在網(wǎng)站上對檔案信息進行及時公布,便于公眾查找以及核查信息,提升業(yè)務(wù)辦理的透明度,進而為事業(yè)單位樹立了良好的公共形象;其次,開展檔案信息化建設(shè),有利于最大限度地提高檔案的利用效率。在事業(yè)單位的管理過程中,檔案管理信息化建設(shè)能進一步地對檔案的價值進行挖掘,不會受到時間和空間的限制,能更好地為事業(yè)單位管理水平提升奠定良好的基礎(chǔ),并為其發(fā)展提供服務(wù);最后,開展檔案管理信息化,有利于提高事業(yè)單位的工作效率,有效解決紙質(zhì)化檔案管理所帶來的一系列弊端,簡化檔案管理的工作流程,提高檔案查詢和使用效率,進而促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        2 事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

        2.1 重視程度不高,人員素質(zhì)有待提升

        信息時代下,推動檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展,必須積極借助信息化技術(shù),提高管理人員對檔案管理工作的重視程度,進而可以開展檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)工作。但在實際的檔案管理工作開展過程中,仍存在不少問題。當(dāng)前,事業(yè)單位管理人員地對檔案管理信息化建設(shè)了解程度不深,缺乏系統(tǒng)的理論知識,難以形成對檔案管理的正確認(rèn)識,認(rèn)為檔案管理對事業(yè)單位來說可有可無,對事業(yè)單位的實際經(jīng)營管理目標(biāo)無益,而開展檔案管理信息化建設(shè)更被認(rèn)為是白白浪費金錢和時間,進而導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有力的財力支撐,對檔案管理信息化建設(shè)開展進程造成嚴(yán)重影響。此外,人員素質(zhì)和能力不高也是檔案管理工作存在的主要問題,歸根到底是由于管理人員對其重視程度不高?,F(xiàn)階段,事業(yè)單位檔案管理工作人員大多是年齡較大的員工,對信息化建設(shè)了解甚少,缺乏專業(yè)的技術(shù)水平,導(dǎo)致檔案管理工作開展缺乏科學(xué)性,難以滿足信息化建設(shè)的需求,大大降低了管理質(zhì)量。

        2.2 工作效率較低,信息化程度有待加強

        信息時代下,推動檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展,必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的工作模式,應(yīng)強化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中應(yīng)強化對信息技術(shù)的運用水平。但由于現(xiàn)實方面的種種原因,導(dǎo)致在具體工作階段,檔案信息化建設(shè)仍缺乏強有力的支持,基礎(chǔ)設(shè)施投入不足,仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,使檔案管理工作更新不便,降低了檔案管理工作的效率,影響了整個檔案信息的處理和資源共享,阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的正常開展。

        3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策建議

        3.1 提高重視程度,加強事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)

        新形勢下,加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),應(yīng)提高重視程度,加強事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)。首先,應(yīng)提高管理人員的重視程度。事業(yè)單位應(yīng)開展相關(guān)培訓(xùn),使管理人員從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,提高管理人員開展檔案管理工作的積極性,為信息化建設(shè)提供有力的財政支持;其次,應(yīng)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)開展與檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)培訓(xùn),提高管理人員的計算機技術(shù)水平,努力培養(yǎng)出一支工作能力強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理工作隊伍;最后,應(yīng)建立員工考核制度,注重對檔案管理工作人員的各項工作能力進行考查,與員工的經(jīng)濟利益相掛鉤,激發(fā)員工參與工作的積極性,對于培訓(xùn)過程中表現(xiàn)良好的工作人員進行相應(yīng)獎勵,如評優(yōu)評先時優(yōu)先考慮等,這樣做有利于加強人才隊伍建設(shè),提高管理水平和質(zhì)量,促進事業(yè)單位的全面發(fā)展。

        3.2 推動信息化建設(shè),提升檔案管理工作效率

        新形勢下,加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),應(yīng)推動信息化建設(shè),提升檔案管理工作效率。首先,應(yīng)強化檔案信息數(shù)字化建設(shè)。近年來,檔案管理工作內(nèi)容繁多,增長速度較快,耗費的人力物力資源也越來越多。因此,為更好地提升事業(yè)單位檔案信息化工作效率和水平,應(yīng)加大對其信息化建設(shè)的投入力度,合理地將紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,保證其能夠成為電子文檔,同時還應(yīng)確保檔案信息的完整性和規(guī)范性;其次,應(yīng)強化電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了有效地提升電子檔案信息化的工作效率,事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極應(yīng)用電子化設(shè)備,搭建網(wǎng)絡(luò)收集平臺,實現(xiàn)在線歸檔,統(tǒng)一進行管理,使廣大用戶不再受時間和空間的限制,促進資源共享;最后,應(yīng)健全相關(guān)制度體系,確保檔案管理工作規(guī)范化進行。當(dāng)前,事業(yè)單位在檔案管理過程中仍缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和輸入格式,各部門獨立運行,缺乏相應(yīng)的溝通和交流,導(dǎo)致電子檔案在各自的環(huán)境中運行良好,但在調(diào)動和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中常常出現(xiàn)不兼容的問題。因此,在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的實際過程中,應(yīng)建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),以便檔案信息化工作的順利開展。

        4 結(jié)語

        綜上所述,在事業(yè)單位的發(fā)展過程中,檔案管理作為其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),發(fā)揮的作用尤為重要。事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè),有利于提高檔案的利用效率,全面挖掘檔案的利用價值,簡化檔案管理的工作流程,進而可以為事業(yè)單位樹立良好的公眾形象。但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在不少問題,如管理人員重視程度不高、員工工作能力不強以及信息化應(yīng)用水平較低等。因此,事業(yè)單位在開展檔案管理信息化的實際過程中,應(yīng)積極開展檔案管理信息化建設(shè)的培訓(xùn)工作,加強事業(yè)單位的人才隊伍建設(shè),提升員工的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì),推動檔案管理的信息化建設(shè)進程,完善相關(guān)制度體系,規(guī)范員工行為,進而促進事業(yè)單位在可持續(xù)發(fā)展的道路上越走越遠。

        參考文獻

        [1]尹秀麗,周曉峰.事業(yè)單位檔案工作中大數(shù)據(jù)的運用探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(10):122+127.

        [2]曾超.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(10):123-124.

        [3]車明懿,羅衛(wèi)民.新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案信息化工作探析[J].國際公關(guān),2020(05):131-132.

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