黃美玲

摘 要：事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的檔案管理，有其自身的形成特點(diǎn)和管理要求，對會計(jì)個(gè)人職業(yè)發(fā)展也有較大影響。本文將從不同的方面入手，結(jié)合事業(yè)單位的自身情況，對會計(jì)電子檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)闡述，從而實(shí)現(xiàn)對豐富檔案資源的高效利用，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供參考信息。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會計(jì)電子檔案;管理;可持續(xù)發(fā)展

隨著信息化時(shí)代的來臨，事業(yè)單位改制是順應(yīng)社會發(fā)展的恰當(dāng)之舉，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理是事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)部分，其中，會計(jì)電子檔案的作用越來越重要。電子檔案顧名思義就是將紙質(zhì)文字檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息，這也是傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸朝向信息化管理方向發(fā)展的一個(gè)必然趨勢。

1 事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理的必要性

1）節(jié)約成本。隨著事業(yè)單位的改革與改制，在市場經(jīng)濟(jì)不斷繁榮的當(dāng)下，會計(jì)工作也變得更加多樣。事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理的應(yīng)用，可以提高事業(yè)單位檔案管理效率，利用信息技術(shù)在云會計(jì)的環(huán)境下，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式，在新的事業(yè)單位檔案管理要求下，提升管理質(zhì)量，利用云會計(jì)，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的儲存、轉(zhuǎn)換以及更新，在技術(shù)層面上為會計(jì)電子檔案管理效果增強(qiáng)及水平提升等提供專業(yè)保障，拓寬事業(yè)單位管理方面的工作思路[1]。

2）安全需要。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，事業(yè)單位會計(jì)電子檔案信息的處理和保存都非常地迅速，但是由于信息是保存到磁盤等媒介中，對會計(jì)電子檔案的實(shí)時(shí)更新也有所幫助。其次，電子信息的真實(shí)性和可靠性有利于構(gòu)建完善的云會計(jì)管理體系。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理，會計(jì)信息量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜，再加上會計(jì)人員工作繁重，很容易造成會計(jì)檔案丟失、信息不完整等現(xiàn)象，利用電子信息技術(shù)，并在相關(guān)人員的專業(yè)支持下，實(shí)施好切實(shí)有效的管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對檔案應(yīng)用中的安全管理，避免因人員因素的影響而引發(fā)會計(jì)檔案泄露問題[2]。

2 事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理特點(diǎn)

1）現(xiàn)實(shí)性。會計(jì)檔案不同于其他檔案，數(shù)據(jù)信息、財(cái)務(wù)信息會比較多，會計(jì)電子檔案的類型決定了其管理的特殊性。只有事業(yè)單位了解他們的會計(jì)信息、財(cái)務(wù)信息等基礎(chǔ)信息，利用現(xiàn)有的財(cái)務(wù)狀況，進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和人事調(diào)動，這也是單位考察和工作計(jì)劃安排的重要憑證。這些正是說明了會計(jì)檔案具有非常重要的現(xiàn)實(shí)性[2]。

2）機(jī)密性。既然是檔案，都具備一定的機(jī)密性。會計(jì)電子檔案也是不能隨意調(diào)用、傳閱的，事業(yè)單位會計(jì)檔案具有保密性特點(diǎn)，對事業(yè)單位會計(jì)檔案也要有人專人管理。會計(jì)檔案有很多機(jī)密的財(cái)務(wù)性信息，如果被隨意泄露，會使得人事單位財(cái)務(wù)狀況被泄露，甚至?xí)斐蓢?yán)重后果。

3）真實(shí)性。會計(jì)檔案大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是作不得假的，事業(yè)單位會計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性也是檔案管理需要關(guān)注的內(nèi)容之一。無論是高層領(lǐng)導(dǎo)，還是底層員工，都要秉承著對檔案負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)決反對會計(jì)檔案弄虛作假，管理人員也要秉承著嚴(yán)格管理甄別的態(tài)度，重視這份真實(shí)性的甄別和保存[3]。

3 事業(yè)單位會計(jì)電子檔案的管理策略探析

1）健全安全制度。（1）制定各種會計(jì)信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案管理人員思想意識，對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的嚴(yán)肅性，以及檔案資料的重要性。（2）建設(shè)健全的會計(jì)檔案電于化管理體系，把管理職責(zé)分配給每個(gè)工作人員，讓每位檔案管理人員都具備相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)，合理分配管理職責(zé)及范疇，優(yōu)化安全管理框架，在內(nèi)部組建安全管理小組，相互引導(dǎo)和監(jiān)管。（3）根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》要求[4]，培養(yǎng)管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全意識，培養(yǎng)他們的檔案管理、安全意識以及做一份工作所要具備的責(zé)任心，把檔案信息立卷、管理等內(nèi)容和工作職責(zé)充分結(jié)合，采用一系列方式方法，適應(yīng)新型會計(jì)檔來管理環(huán)境。（4）結(jié)合行政事業(yè)單位實(shí)際狀況設(shè)定對應(yīng)的安全管理體系，落實(shí)職責(zé)機(jī)制，在單位內(nèi)部設(shè)定安全管理部門，會計(jì)工作人員應(yīng)該做好日常會計(jì)信息管理工作，對檔案管理進(jìn)行定期考核，加強(qiáng)檔案核查[5]。

以廣東為例，2018年1-12月，在省級財(cái)務(wù)模算系統(tǒng)的支持下，廣東省近630余家行政事業(yè)單位及下屬單位完成會計(jì)記賬核算，通過對600余家行政事業(yè)單位及下屬單位實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)管，結(jié)合《廣東省省級財(cái)務(wù)核算信息集中監(jiān)管改革管理實(shí)施細(xì)則》對每季度會計(jì)管理進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和通報(bào)，很好地滿足改革單位的會計(jì)核算需求，對廣東省各級行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理也指明新方向。

2）創(chuàng)新電子檔案管理方式。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理方式也要有所改觀，應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展需求，優(yōu)化檔案管理方式。（1）通過對事業(yè)單位自身情況及發(fā)展要求的考慮，在會計(jì)電子檔案應(yīng)用過程中，需要從技術(shù)層面入手，對其管理方式的創(chuàng)新應(yīng)用進(jìn)行深入思考，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的大力支持下，構(gòu)建好功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案的信息化管理，并為事業(yè)單位的更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);（2）重視云存儲技術(shù)的引入及高效利用，在了解會計(jì)電子檔案功能特性及數(shù)據(jù)存儲要求的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)其保存效果，避免引發(fā)檔案不完整問題。同時(shí)，通過對當(dāng)前形勢變化的深入分析，健全電子檔案管理體系，也能為會計(jì)方面的工作高效開展提供參考信息，滿足事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展要求，全面提高這方面檔案管理效率，在技術(shù)層面上為其管理效果增強(qiáng)提供有效保障;（3）在電子檔案管理時(shí)，通過實(shí)現(xiàn)省級財(cái)務(wù)監(jiān)管改革，明確了改革實(shí)施原則、業(yè)務(wù)操作流程、會計(jì)科目使用規(guī)定及綜合考評辦法等，保證預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的合理性和規(guī)范性。（4）加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，健全會計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，在先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)支持下，為會計(jì)電子檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法[6]。

3）完善電子檔案人力資源。會計(jì)電子檔案工作并非一人可獨(dú)立完成的，因此，加強(qiáng)高能力、高素養(yǎng)管理人才的引進(jìn)，提升管理人員信息化管理能力顯得尤為重要。首先，事業(yè)單位需要做好人力資源管理工作，提升管理人員信息化管理能力，增強(qiáng)其專業(yè)素質(zhì)，針對部分檔案管理人才，給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實(shí)。其次，通過多種方式指導(dǎo)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)管理人員的信息化管理水平，不斷拓寬管理人員的知識面，定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，引進(jìn)高素養(yǎng)人才，對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育，讓檔案管理人員更好的符合時(shí)代發(fā)展需求。最后，在會計(jì)檔案管理要求下，全面學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，掌握足夠的綜合分析能力、信息管理技術(shù)能力，實(shí)施無紙化辦公，迎合電子會計(jì)工作要求[7]。

4 結(jié)語

事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的組成部分。針對會計(jì)檔案的管理特點(diǎn)，為了提升檔案管理效率，需要從健全安全制度、創(chuàng)新電子檔案管理方式和完善電子檔案人力資源等方面，加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)電子檔案管理信息化建設(shè)，為單位財(cái)務(wù)信息管理奠定基礎(chǔ)，從而促進(jìn)單位健康有序發(fā)展。

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