楊燦華

摘 要：如今，檔案管理已成為社會不斷發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。作為各行業(yè)不斷增長的載體，對信息的合理利用和發(fā)展起著重要的作用。檔案管理是資源管理的重要組成部分，隨著信息技術的飛速發(fā)展，它逐漸從人們的生活方式轉變?yōu)樗季S方式，對人才交流、經濟等方面的發(fā)展產生了巨大的影響。鑒于本文分析了檔案管理中存在的問題，強調了信息管理的必要性，并提出了相應檔案信息化管理措施，希望能改進我國的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;信息化

在我國，檔案管理的工作屬性相對較高，既要求保密，又要求專業(yè)，也要求各級有關部門積極配合檔案管理部門的工作。目前，我國檔案管理部門還存在一些不完善的情況，例如在人力方面，檔案管理人員相對較少，仍有一些崗位空缺，一些在硬件設施方面，缺乏專業(yè)的檔案管理室。為此，我國應加強檔案管理的管理強度，并對相關工作人員進行思想培訓，提高他們對檔案管理工作的重視程度。同時，檔案信息的重要載體是主要的信息來源，在資源中也起著重要的作用。

1 檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要作用

1）檔案管理信息主要以計算機技術和網絡技術為基礎，與以往的紙質載體傳輸檔案信息的方法不同，信息性檔案信息通過電子文件存儲在計算機中，可以有效地保存檔案信息。

2）大量的信息涉及文件管理，如果通過紙質媒體保存和記錄時被查詢或更新，這必然會變得非常繁瑣。利用互聯(lián)網更新檔案信息時，可以加快信息更新速度，加快資源共享，有助于提高檔案管理水平，提高工作效率。

3）由于檔案管理中需要管理的信息量很大，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式通過紙質介質進行輸入和存儲，工作效率將受到嚴重影響。非常繁瑣。相反，如果使用互聯(lián)網進行文件管理，不僅可以加快查詢速度，還可以促進信息更新，縮短其更新周期。

4）檔案管理信息化可以有效避免檔案損壞和信息丟失。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式是通過紙質介質輸入和存儲信息，紙質介質容易損壞，難以保存，容易造成信息丟失。如果使用互聯(lián)網通過電子文件存儲信息，并在計算機上存儲信息，則可以更完整，更長期地備份文件。

2 檔案管理信息化的特點

1）檔案在使用和查詢方面的特點。檔案中的信息如何得到有效利用，提高了資源的共享性，并已成為檔案管理工作的一個難題，但傳統(tǒng)的歸檔在搜索和使用等方面存在很多問題，例如過程復雜，檔案紙張老化等，而信息化歸檔管理工作卻大大提高了檔案資源的利用率，從而大大提高了檔案資源的利用率。

2）檔案在存儲方面的特點。目前，紙面文檔歸檔的數(shù)量仍然占大多數(shù)，但紙面文檔歸檔的缺點是無法克服。首先，紙面文檔是紙面文檔，無論紙面文檔質量好還是不好，在幾十年后，如果不以各種方式處理和保存紙面文檔，紙面文檔歸檔將不可避免地遭到一定程度的破壞，而紙面文檔歸檔則是在輸入時人工寫入的。信息化檔案管理工作，從網絡平臺等途徑，可以采用電子輸入方式對檔案進行收集和輸入，有利于加強檔案管理工作，并使電子檔案的保存環(huán)境有所下降，減少了檔案保存方面的工作量。

3 我國檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）思想觀念陳舊。大多數(shù)企業(yè)忽視了檔案管理的建設，檔案管理意識的缺失，陳舊的思想觀念，沒有真正認識到開發(fā)和應用信息資源的重要性。因此，現(xiàn)階段的文件管理工作仍然是您所追求的低效狀態(tài)，一些具有使用價值的有價值的文件沒有發(fā)揮應有的作用，造成了信息資源的浪費。

2）資金投入不足。在檔案管理的發(fā)展過程中，要建立軟件，硬件，人員等配套設施，投入大量資金，制約檔案管理的發(fā)展。檔案管理是一項比較繁瑣的工作，涉及多個部門，需要在檔案管理方面投入大量的人力物力，并配備適當?shù)娜藛T，硬件和軟件設施。

3）網絡安全堪憂。近年來，科學技術和互聯(lián)網的迅猛發(fā)展為檔案的錄入和查詢提供了有力的支持，但隨著網絡信息化的發(fā)展，黑客和計算機病毒也威脅著檔案的安全。 因此，考慮到檔案管理的特殊性，必須對其保密性和開放性進行管理，在享受互聯(lián)網便利的同時，也要重視檔案信息的保密性。

4）人員專業(yè)化程度不高。檔案管理信息化要求管理人員具備較高的綜合素質，客觀地說，我國檔案管理人員在知識結構和專業(yè)問題上普遍難以實現(xiàn)網絡信息化的發(fā)展，人才因素成為檔案管理信息化進程的一大障礙。

4 促進檔案管理信息化建設的有效措施

1）完善網絡信息安全體系。完善檔案網絡信息安全系統(tǒng)是檔案管理信息化的關鍵，只為了確保一個安全的網絡安全系統(tǒng)，為了最終完成文件管理信息，文件信息有其特殊性，文件中的某些信息是公開的，但有些信息是絕對保密的，文件信息需要分層管理，文件信息也容易受到病毒，黑客等威脅。

2）增加檔案管理工作的資金投入。資金是文件管理信息化流程的物質保證，歸檔管理的信息化是一項投資大，周期長，效益慢的工作，必須堅持不懈地進行這項工作，但前期工作需要大量資金，但歸檔管理業(yè)務信息化完成后，卻比以往的投入更有經濟效益，同時文件管理部門也要合理利用資金。

3）提高檔案管理人員素質。對于當前的檔案管理工作，要選拔頭腦干勁十足，舉止得體，責任心強的黨員，加強職業(yè)培訓，使他們在日常生活中發(fā)揮積極性和積極性。他們不僅要非常精通業(yè)務流程，還要學習和掌握科學的檔案管理方法，使檔案管理更加科學合理。并且，通過對檔案管理相關內容的研究，也可以為我們的社會提供有利的條件。

4）健全檔案管理制度。目前許多檔案工作者內部制度比較靈活，工作態(tài)度比較模糊。因此，如果要加強檔案管理，就必須建立完善的管理制度。管理系統(tǒng)要根據本單位的實際需要進行，并且要切實可行，在制定，工作流程的基礎上簡化工作流程，提高工作效率，以制定規(guī)范的流程。對制度的制定必須具有一定的約束性，不僅要約束職工，還要同時約束上層。制度的難點在于，不是誰都不遵守，而是誰也不帶頭服從，束縛領導的策略，使領導先服從，員工通過學習模仿，可以大大提高工作制度的作用，有效地工作。

5）信息化服務。目前，我國已進入信息化時代，許多工作離不開計算機網絡和一些系統(tǒng)操作，文件管理部門也需要引進計算機網絡技術。在傳統(tǒng)的歸檔管理模型中，歸檔創(chuàng)建者需要到歸檔管理部門創(chuàng)建文件。由于員工將歸檔基于歸檔信息，因此工作流程既繁瑣又耗時。通過利用信息技術，可以在網絡上制作電子檔案，工作人員可以對其進行評論，成功時，可以在計算機上直接保存在適當?shù)臋n案類別中。計算機網絡還通過多通道查詢功能使用戶可以輕松地執(zhí)行查詢，從而節(jié)省時間。

5 結束語

通過使用計算機技術和因特網進行文件管理，對于信息文件管理，數(shù)字管理， 對社會各階層來說，提高各部門的工作效率，提高和保證工作質量，為順應我國社會主義現(xiàn)代化建設的發(fā)展，檔案管理信息化必須貫穿于全社會的檔案管理工作之中。還有很多地方我們要努力做好檔案管理工作，希望能通過以上內容不斷完善檔案管理，促進我國檔案管理的發(fā)展。

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