張利榮

摘 要：檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位管理工作體系中的重點，隨著單位改革事業(yè)的持續(xù)推進，對于檔案管理的重視程度也進一步提高，在深化單位管理改革方面的投入也有所增加。于是在新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位所承擔(dān)的檔案管理事務(wù)變得越來越復(fù)雜，于是需要開展規(guī)范化管理，改變以往檔案管理當(dāng)中盲目無序的狀態(tài)，使得各項管理工作的實施都能夠服務(wù)于基層機關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展。單位在對辦公室檔案管理進行改革時，要牢牢把握規(guī)范化管理這一改進方向，同時注意順應(yīng)新時代融入現(xiàn)代化的管理手段，保證規(guī)范和安全管理目標(biāo)的達成。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);機關(guān)事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;規(guī)范化

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位作為政府服務(wù)群眾和助推社會發(fā)展的重要載體，在政府職能轉(zhuǎn)變的背景之下，也需要走上一條改革創(chuàng)新的發(fā)展道路，充分適應(yīng)如今社會新環(huán)境。辦公室檔案管理在單位當(dāng)中占據(jù)突出地位，是滿足單位發(fā)展建設(shè)要求的重要內(nèi)容。檔案信息是單位在發(fā)展過程當(dāng)中所累積的一系列檔案資料，是對單位活動的真實記錄，有著較高的參考與保存價值，還能夠為單位制定相關(guān)決策提供必要保證。新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理在不斷從創(chuàng)新改革當(dāng)中找尋思路的同時，要明確規(guī)范化建設(shè)的方向，提出規(guī)范化管理的實踐方法，引導(dǎo)單位走上一條規(guī)范化發(fā)展的道路。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要意義

毋庸置疑，機關(guān)事業(yè)單位是國家長效發(fā)展以及民族振興的重要支撐與保證，本身承擔(dān)著服務(wù)群眾的重要職能與任務(wù)，所以機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)效果影響深遠。單位的發(fā)展和是否建構(gòu)了科學(xué)完善的管理體系存在著非常密切的聯(lián)系。檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作當(dāng)中的一部分，在新時期背景之下要實現(xiàn)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而充分體現(xiàn)出機關(guān)事業(yè)單位的職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位是基層機關(guān)事業(yè)單位，承擔(dān)著服務(wù)基層人民群眾的責(zé)任，要更好的履行這一責(zé)任，就要抓好單位辦公室檔案管理，認(rèn)清改革檔案管理模式的意義。通過推動檔案管理工作的長效實施，可以有效確保單位各項工作的順利推進，也能夠充分挖掘培養(yǎng)優(yōu)秀人，才讓單位員工的工作熱情能夠轉(zhuǎn)化成為持久的工作動力，并為單位的長遠建設(shè)貢獻力量。具體來說，通過對檔案信息進行深入分析，可以綜合掌握單位內(nèi)部員工的業(yè)務(wù)水平，單位部門領(lǐng)導(dǎo)對員工進行評價時，也能夠把檔案內(nèi)容作為重要依據(jù)，做好人員的合理調(diào)整與分配，確保單位的整體運轉(zhuǎn)效率。在這一過程中，員工可以得到激勵和督促，從而提高工作動力。要特別注意的是，在如今的信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法與當(dāng)前工作要求相適應(yīng)，需要引入信息化方法，在減輕員工工作負(fù)擔(dān)的同時，讓檔案管理工作適應(yīng)新時代。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理規(guī)范化發(fā)展的策略

2.1 提高認(rèn)識增加資金投入

新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求發(fā)生了很大的變化，工作難度也有所增加，在這樣的背景之下要推動檔案管理規(guī)范化，首先就需要從更新思想認(rèn)識著手。領(lǐng)導(dǎo)要徹底破除傳統(tǒng)的思想觀念，在規(guī)范化管理方面投入更大的重視程度，明確規(guī)范化檔案管理，在單位整體建設(shè)和適應(yīng)新時代發(fā)展要求方面的重大作用，并針對規(guī)范化檔案管理展開全面有力地宣傳，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)一個人人關(guān)注檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化的良好氛圍，做好檢查以及督導(dǎo)工作，讓有關(guān)負(fù)責(zé)人員也在強烈責(zé)任感與規(guī)范管理意識的支持之下主動投身于實際管理工作。規(guī)范化管理不能夠停留在思想層面，還必須在實施工作當(dāng)中堅決落實，于是單位需要在檔案規(guī)范化管理建設(shè)當(dāng)中增加投資，嚴(yán)格依照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備日益完善的檔案管理設(shè)備。在設(shè)備建設(shè)當(dāng)中，既要有檔案管理中不可缺少的設(shè)備，如計算機、打印機、裝訂機、檔案柜等等，又要完善有關(guān)的安全設(shè)備，比如防潮箱、除濕機、滅火器。通過改善整體的檔案管理條件，能夠給規(guī)范化建設(shè)創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件，提供物質(zhì)以及精神層面上的保障。

2.2 用信息化推進規(guī)范管理

傳統(tǒng)的檔案管理方法用紙質(zhì)方式進行檔案信息的記錄和保存，在管理過程當(dāng)中需要大量人力投入其中，不僅降低了實際管理效率，還影響到檔案資料的安全性更高，更給檔案管理規(guī)范化建設(shè)帶來了不良影響。滿足檔案管理規(guī)范化要求的重要措施就是引入信息化方法，通過打造檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，提高檔案管理在收集、整理、查閱、利用等各個環(huán)節(jié)中的便利性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及應(yīng)用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位要積極利用多方面資源，構(gòu)建完善化的信息化管理系統(tǒng)，并做好系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行信息化和電子化變革，增進各部門之間的關(guān)聯(lián)，為檔案的合理利用打好基礎(chǔ)，助推各個部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了避免信息化管理過程當(dāng)中出現(xiàn)信息丟失、安全漏洞等不良問題，必須針對該系統(tǒng)構(gòu)建完善化的安全保障設(shè)施，通過運用安全技術(shù)和配備專業(yè)技術(shù)人員的方式，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理當(dāng)中不規(guī)范和不安全的情況，達成規(guī)范化管理的目標(biāo)。

2.3 健全檔案規(guī)范管理制度

規(guī)范化管理必然要依靠制度的約束，這是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)和根本所在。所以新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位在把握檔案管理規(guī)范化建設(shè)方向的同時，要把規(guī)范管理制度建設(shè)作為根本。在制度建設(shè)環(huán)節(jié)，為了有效確保檔案管理符合國家要求以及單位的實際工作需要，首先要做好檔案法以及檔案管理辦法等法律法規(guī)的研究工作，明確國家對檔案管理的統(tǒng)一性要求，在此基礎(chǔ)之上充分考慮單位檔案管理的具體情況，制定出符合單位檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度。建成的制度必須滿足穩(wěn)定性、長期性與規(guī)范性這幾個條件，體現(xiàn)出制度的權(quán)威和約束規(guī)范作用。當(dāng)然在制度建設(shè)的同時，還需要結(jié)合現(xiàn)實情況進行合理調(diào)整與持續(xù)完善，最大化迎合規(guī)范化管理的要求。另外在這一過程當(dāng)中，還必須做好責(zé)任分工，完善組織機構(gòu)的規(guī)范性水平，確保每一個員工都能夠明確各自在檔案規(guī)范化管理方面承擔(dān)的作用和職能，的規(guī)范化落實。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理對保密性、安全性和規(guī)范性有著很高的要求，所以給檔案管理者也提出了很高要求。對此，單位需要做好面向檔案管理者的教育培訓(xùn)工作，引導(dǎo)他們通過參與培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)的方法，提高檔案管理專業(yè)理論和業(yè)務(wù)實踐技能，進一步增進他們對于檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知，持續(xù)優(yōu)化知識和技能結(jié)構(gòu)，為單位的檔案規(guī)范化管理作出積極貢獻。單位在組織培訓(xùn)工作的過程中需要建立規(guī)范化的培訓(xùn)制度，對培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方法、考核等進行規(guī)范準(zhǔn)確安排，這樣才能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理當(dāng)中存在的不足，提高培訓(xùn)工作的針對性。當(dāng)然規(guī)范化的培訓(xùn)機制也需要在具體實施當(dāng)中進行動態(tài)調(diào)整。在對檔案管理人員進行培養(yǎng)時，還需要關(guān)注他們信息化素養(yǎng)以及職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，引導(dǎo)他們建立正確的服務(wù)意識，讓他們運用更加規(guī)范化的服務(wù)模式，滿足差異化群體的檔案信息需求，促進檔案資源的合理化利用，為檔案管理規(guī)范化建設(shè)貢獻自己的一份力量。

3 結(jié)語

在當(dāng)前形勢下，檔案管理規(guī)范化是檔案管理改革的必然選擇與根本方向，通過規(guī)范化的檔案管理建設(shè)，可以極大程度上提升單位工作的精細(xì)化水平，確保單位高效穩(wěn)定運作，為單位制定科學(xué)化的決策，步入科學(xué)發(fā)展道路打好基礎(chǔ)?；谝?guī)范化管理的作用以及必要性鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位要積極突破現(xiàn)有條件的不足，在基層建設(shè)當(dāng)中綜合利用多樣化的資源，為現(xiàn)代化和規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件，并打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，讓檔案的規(guī)范化建設(shè)走得更加長遠。

參考文獻

[1]陳輝.新環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化探討[J].科研，2018，22（11）：267-268.

[2]李亞紅.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（17）：109.

[3]張姝云.推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的探究[J].神州，2017，15（29）：274.