摘 要:近年來經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度明顯提高,各級政府對于青少年的發(fā)展也越來越重視,不斷加大財政投入,注重青少年德智體美勞全面發(fā)展,國家大力鼓勵青少年健康發(fā)展,各地的青少年宮、青少年活動中心、青少年科技館、文化藝術(shù)館、美術(shù)展覽館、以及各式各樣的未成年人專門活動場所建設(shè)逐漸增加。青少年活動場所是對青少年實施素質(zhì)教育的重要陣地,各種青少年活動場所,都會有檔案記錄,檔案資料的合理科學(xué)管理與收集,對單位的進(jìn)一步發(fā)展、青少年成長都有重要意義。檔案是決策工作的中心,所以對于青少年活動場所的檔案管理有著規(guī)范的規(guī)定,但是還是有些場所存在著檔案記錄模糊不規(guī)范的現(xiàn)象,本文則對青少年活動場所檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞:場所檔案;檔案管理;規(guī)范管理
1 檔案規(guī)范化管理的重要意義
檔案就是對各項工作的記錄,從某種程度上來說也是對工作的真實反應(yīng),檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)代化管理重要工作之一,檔案對于現(xiàn)代化的發(fā)展有著重要的意義。檔案不僅記錄著發(fā)展歷史,更重要的是還記錄著其工作成果。其次,檔案還對日后的發(fā)展提供著重要的依據(jù),具有很高的利用價值。
第一,檔案工作是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的必要條件。無論是什么行業(yè),數(shù)據(jù)的收集處理,整理歸檔,以及分析都是非常重要的。經(jīng)過合理科學(xué)的整理,可以從正面直觀的看出來有關(guān)行業(yè)的發(fā)展情況,進(jìn)行科學(xué)分析,可以從中獲得更多的信息,總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),可以當(dāng)作促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的正面教材,有經(jīng)驗和教訓(xùn)才有利于行業(yè)的發(fā)展,這也是促進(jìn)有關(guān)行業(yè)發(fā)展的必要條件。第二,是行業(yè)發(fā)展歷史的真實反應(yīng)。檔案是對行業(yè)的有關(guān)記錄,其中包括了行業(yè)發(fā)生大大小小的事件,其中也包括了行業(yè)有關(guān)工作決策的記錄,它最大的優(yōu)點就是真實,它是最真實的記錄和反映,是最具有參考價值的資料,代表行業(yè)的經(jīng)營成果,也是最具真實性的準(zhǔn)確依據(jù)。第三,是一個衡量的重要尺度。檔案的合理化管理,數(shù)據(jù)的記錄與收集,具體的記錄了行業(yè)整個的發(fā)展情況,想了解行業(yè)的情況,可以直接翻看檔案記錄,它記載了行業(yè)的發(fā)展歷史,已經(jīng)發(fā)展的優(yōu)秀成果,還有發(fā)展趨勢,這也是衡量一個行業(yè)是否健康發(fā)展的重要尺度。
2 檔案管理規(guī)范化的分析
2.1 檔案的編制工作是檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)
檔案的編制記錄的規(guī)范性不僅代表著現(xiàn)本身的數(shù)據(jù)問題,在未來的發(fā)展中也在各方面的工作有著決策的重要作用,所以,檔案的編制時就要嚴(yán)格采取檔案的規(guī)范制度,設(shè)立規(guī)范的檔案。
首先,檔案的質(zhì)量要標(biāo)準(zhǔn),紙質(zhì)質(zhì)量要符合標(biāo)準(zhǔn),尺寸要規(guī)范,排版也要按照國家的規(guī)定。其次是要注意檔案記錄事件是否準(zhǔn)確,是否有其他文件的附件,標(biāo)題是否準(zhǔn)確,日期是否記錄有偏差。然后,檔案資料等內(nèi)容的文字應(yīng)該清晰,不可以出現(xiàn)模糊等現(xiàn)象,字跡也不能潦草,不可以隨意在檔案上進(jìn)行涂改,更重要的是確保字跡不會隨著時間而變得模糊不清。最后,檔案記錄要采用規(guī)范的格式,要書寫規(guī)范的字,不得使用簡稱,使檔案在現(xiàn)代化信息管理中更加標(biāo)準(zhǔn)。檔案要驗收整理確認(rèn)無誤后歸檔,另外,有關(guān)檔案資料的移交清單也應(yīng)該規(guī)范填制,這有助于日后檔案的備查工作。
2.2 資料的統(tǒng)一收集是檔案規(guī)范化管理的前提
有關(guān)資料的收集和統(tǒng)一管理對于檔案的真實性有著巨大的影響,資料的完整直接影響檔案的價值。青少年活動場館內(nèi)都有內(nèi)設(shè)的機(jī)構(gòu)專用于檔案工作,其中包含了對資料的收集管理、統(tǒng)一整理、放置檔案室、以及日后對檔案檢查等工作。
所有場所對檔案集中收集統(tǒng)一管理是必要的,這樣的行為可以使檔案的管理工作更加系統(tǒng)化,不僅保障了原始資料的真實性和完整性,更重要的是,確保了檔案資料的安全性。檔案管理部門要參加專業(yè)的培訓(xùn),嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度,熟記自己的工作職責(zé),做好檔案管理的各項工作,保證各項資料統(tǒng)一收集管理后,再按照有關(guān)規(guī)定在時間范圍內(nèi)移交到檔案室,任何檔案管理的參與人員不可以遺漏問題,更不能將資料進(jìn)行壓扣,占為個人所有,違反相關(guān)規(guī)定。第二,檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定,檔案在移交或外借時要做好相關(guān)記錄,個人或者檔案管理部門不可以私自惡意更改、造假、銷毀有關(guān)資料。
2.3 檔案的深層價值在于開發(fā)和利用
檔案管理工作的加強(qiáng)不僅僅局限于現(xiàn)代化信息管理的好處,更旨在與日后的開發(fā)和利用。可以從檔案資料中進(jìn)行總結(jié)獲取經(jīng)驗,找到規(guī)律,并且加以利用,為行業(yè)的發(fā)展提供可供參考價值的一手資料。檔案的另一個價值在于宣傳作用,可以使研究者更加了解青少年活動場所的特性,也可以結(jié)合不同年齡段青少年的興趣喜好,了解青少年的自身發(fā)展特點。就青少年活動場所的檔案來看,它普遍記錄的是單位的業(yè)務(wù)檔案、教師和學(xué)員檔案、科技檔案、文書檔案、會計檔案和特殊載體檔案等,從這些檔案中,我們可以進(jìn)一步了解單位教育教學(xué)活動的開展、教職工與學(xué)員的個人學(xué)習(xí)、成長情況、學(xué)員在校外活動場所參加各項(社團(tuán))活動的體驗情況、教職工及學(xué)員在單位參加各項活動所取得的榮譽(yù)等,通過檔案可以直觀的看到單位的發(fā)展史、歷史沿革、活動和課程的開展情況、不同年齡段青少年參加活動的記錄以及對不同課程的喜好等等。這些檔案的收集整理,總結(jié)分析后,對建立健全和完善青少年活動場所的管理體制,加強(qiáng)場所的合理規(guī)劃及今后發(fā)展,對教育教學(xué)活動項目的開發(fā)和課程活動優(yōu)化等都能起到積極的推動作用。
3 結(jié)束語
青少年活動場所檔案的規(guī)范化管理,對促進(jìn)單位發(fā)展、青少年教育教學(xué)活動課程的探索創(chuàng)新、青少年的成長都有著推動的作用,同時檔案為社會的發(fā)展有著積極的影響,檔案管理工作還要更加系統(tǒng)化,使其更加現(xiàn)代化。檔案是各項工作進(jìn)行決策的重要依據(jù),是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的必要條件,還是衡量一個行業(yè)是否健康發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)和尺度,檔案的規(guī)范化管理要加強(qiáng)建設(shè)。檔案的規(guī)范化建設(shè)需要更加系統(tǒng)的進(jìn)行規(guī)制,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化素養(yǎng),加大對檔案管理工作的投入,使檔案管理人員對待檔案管理的工作態(tài)度更加嚴(yán)謹(jǐn),全面完善檔案管理工作的制度體系,使檔案管理建設(shè)更加規(guī)范。
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作者簡介
錢秋萍(1982-),女,浙江蓮都,檔案館員(中級職稱),本科,研究方向:校外教育檔案管理。