摘 要：近年來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度明顯提高，各級(jí)政府對(duì)于青少年的發(fā)展也越來(lái)越重視，不斷加大財(cái)政投入，注重青少年德智體美勞全面發(fā)展，國(guó)家大力鼓勵(lì)青少年健康發(fā)展，各地的青少年宮、青少年活動(dòng)中心、青少年科技館、文化藝術(shù)館、美術(shù)展覽館、以及各式各樣的未成年人專門活動(dòng)場(chǎng)所建設(shè)逐漸增加。青少年活動(dòng)場(chǎng)所是對(duì)青少年實(shí)施素質(zhì)教育的重要陣地，各種青少年活動(dòng)場(chǎng)所，都會(huì)有檔案記錄，檔案資料的合理科學(xué)管理與收集，對(duì)單位的進(jìn)一步發(fā)展、青少年成長(zhǎng)都有重要意義。檔案是決策工作的中心，所以對(duì)于青少年活動(dòng)場(chǎng)所的檔案管理有著規(guī)范的規(guī)定，但是還是有些場(chǎng)所存在著檔案記錄模糊不規(guī)范的現(xiàn)象，本文則對(duì)青少年活動(dòng)場(chǎng)所檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：場(chǎng)所檔案;檔案管理;規(guī)范管理

1 檔案規(guī)范化管理的重要意義

檔案就是對(duì)各項(xiàng)工作的記錄，從某種程度上來(lái)說(shuō)也是對(duì)工作的真實(shí)反應(yīng)，檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)代化管理重要工作之一，檔案對(duì)于現(xiàn)代化的發(fā)展有著重要的意義。檔案不僅記錄著發(fā)展歷史，更重要的是還記錄著其工作成果。其次，檔案還對(duì)日后的發(fā)展提供著重要的依據(jù)，具有很高的利用價(jià)值。

第一，檔案工作是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的必要條件。無(wú)論是什么行業(yè)，數(shù)據(jù)的收集處理，整理歸檔，以及分析都是非常重要的。經(jīng)過(guò)合理科學(xué)的整理，可以從正面直觀的看出來(lái)有關(guān)行業(yè)的發(fā)展情況，進(jìn)行科學(xué)分析，可以從中獲得更多的信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，可以當(dāng)作促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的正面教材，有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)才有利于行業(yè)的發(fā)展，這也是促進(jìn)有關(guān)行業(yè)發(fā)展的必要條件。第二，是行業(yè)發(fā)展歷史的真實(shí)反應(yīng)。檔案是對(duì)行業(yè)的有關(guān)記錄，其中包括了行業(yè)發(fā)生大大小小的事件，其中也包括了行業(yè)有關(guān)工作決策的記錄，它最大的優(yōu)點(diǎn)就是真實(shí)，它是最真實(shí)的記錄和反映，是最具有參考價(jià)值的資料，代表行業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，也是最具真實(shí)性的準(zhǔn)確依據(jù)。第三，是一個(gè)衡量的重要尺度。檔案的合理化管理，數(shù)據(jù)的記錄與收集，具體的記錄了行業(yè)整個(gè)的發(fā)展情況，想了解行業(yè)的情況，可以直接翻看檔案記錄，它記載了行業(yè)的發(fā)展歷史，已經(jīng)發(fā)展的優(yōu)秀成果，還有發(fā)展趨勢(shì)，這也是衡量一個(gè)行業(yè)是否健康發(fā)展的重要尺度。

2 檔案管理規(guī)范化的分析

2.1 檔案的編制工作是檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)

檔案的編制記錄的規(guī)范性不僅代表著現(xiàn)本身的數(shù)據(jù)問(wèn)題，在未來(lái)的發(fā)展中也在各方面的工作有著決策的重要作用，所以，檔案的編制時(shí)就要嚴(yán)格采取檔案的規(guī)范制度，設(shè)立規(guī)范的檔案。

首先，檔案的質(zhì)量要標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)質(zhì)量要符合標(biāo)準(zhǔn)，尺寸要規(guī)范，排版也要按照國(guó)家的規(guī)定。其次是要注意檔案記錄事件是否準(zhǔn)確，是否有其他文件的附件，標(biāo)題是否準(zhǔn)確，日期是否記錄有偏差。然后，檔案資料等內(nèi)容的文字應(yīng)該清晰，不可以出現(xiàn)模糊等現(xiàn)象，字跡也不能潦草，不可以隨意在檔案上進(jìn)行涂改，更重要的是確保字跡不會(huì)隨著時(shí)間而變得模糊不清。最后，檔案記錄要采用規(guī)范的格式，要書寫規(guī)范的字，不得使用簡(jiǎn)稱，使檔案在現(xiàn)代化信息管理中更加標(biāo)準(zhǔn)。檔案要驗(yàn)收整理確認(rèn)無(wú)誤后歸檔，另外，有關(guān)檔案資料的移交清單也應(yīng)該規(guī)范填制，這有助于日后檔案的備查工作。

2.2 資料的統(tǒng)一收集是檔案規(guī)范化管理的前提

有關(guān)資料的收集和統(tǒng)一管理對(duì)于檔案的真實(shí)性有著巨大的影響，資料的完整直接影響檔案的價(jià)值。青少年活動(dòng)場(chǎng)館內(nèi)都有內(nèi)設(shè)的機(jī)構(gòu)專用于檔案工作，其中包含了對(duì)資料的收集管理、統(tǒng)一整理、放置檔案室、以及日后對(duì)檔案檢查等工作。

所有場(chǎng)所對(duì)檔案集中收集統(tǒng)一管理是必要的，這樣的行為可以使檔案的管理工作更加系統(tǒng)化，不僅保障了原始資料的真實(shí)性和完整性，更重要的是，確保了檔案資料的安全性。檔案管理部門要參加專業(yè)的培訓(xùn)，嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，熟記自己的工作職責(zé)，做好檔案管理的各項(xiàng)工作，保證各項(xiàng)資料統(tǒng)一收集管理后，再按照有關(guān)規(guī)定在時(shí)間范圍內(nèi)移交到檔案室，任何檔案管理的參與人員不可以遺漏問(wèn)題，更不能將資料進(jìn)行壓扣，占為個(gè)人所有，違反相關(guān)規(guī)定。第二，檔案管理機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)定，檔案在移交或外借時(shí)要做好相關(guān)記錄，個(gè)人或者檔案管理部門不可以私自惡意更改、造假、銷毀有關(guān)資料。

2.3 檔案的深層價(jià)值在于開發(fā)和利用

檔案管理工作的加強(qiáng)不僅僅局限于現(xiàn)代化信息管理的好處，更旨在與日后的開發(fā)和利用?？梢詮臋n案資料中進(jìn)行總結(jié)獲取經(jīng)驗(yàn)，找到規(guī)律，并且加以利用，為行業(yè)的發(fā)展提供可供參考價(jià)值的一手資料。檔案的另一個(gè)價(jià)值在于宣傳作用，可以使研究者更加了解青少年活動(dòng)場(chǎng)所的特性，也可以結(jié)合不同年齡段青少年的興趣喜好，了解青少年的自身發(fā)展特點(diǎn)。就青少年活動(dòng)場(chǎng)所的檔案來(lái)看，它普遍記錄的是單位的業(yè)務(wù)檔案、教師和學(xué)員檔案、科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和特殊載體檔案等，從這些檔案中，我們可以進(jìn)一步了解單位教育教學(xué)活動(dòng)的開展、教職工與學(xué)員的個(gè)人學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況、學(xué)員在校外活動(dòng)場(chǎng)所參加各項(xiàng)（社團(tuán)）活動(dòng)的體驗(yàn)情況、教職工及學(xué)員在單位參加各項(xiàng)活動(dòng)所取得的榮譽(yù)等，通過(guò)檔案可以直觀的看到單位的發(fā)展史、歷史沿革、活動(dòng)和課程的開展情況、不同年齡段青少年參加活動(dòng)的記錄以及對(duì)不同課程的喜好等等。這些檔案的收集整理，總結(jié)分析后，對(duì)建立健全和完善青少年活動(dòng)場(chǎng)所的管理體制，加強(qiáng)場(chǎng)所的合理規(guī)劃及今后發(fā)展，對(duì)教育教學(xué)活動(dòng)項(xiàng)目的開發(fā)和課程活動(dòng)優(yōu)化等都能起到積極的推動(dòng)作用。

3 結(jié)束語(yǔ)

青少年活動(dòng)場(chǎng)所檔案的規(guī)范化管理，對(duì)促進(jìn)單位發(fā)展、青少年教育教學(xué)活動(dòng)課程的探索創(chuàng)新、青少年的成長(zhǎng)都有著推動(dòng)的作用，同時(shí)檔案為社會(huì)的發(fā)展有著積極的影響，檔案管理工作還要更加系統(tǒng)化，使其更加現(xiàn)代化。檔案是各項(xiàng)工作進(jìn)行決策的重要依據(jù)，是促進(jìn)行業(yè)發(fā)展的必要條件，還是衡量一個(gè)行業(yè)是否健康發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，檔案的規(guī)范化管理要加強(qiáng)建設(shè)。檔案的規(guī)范化建設(shè)需要更加系統(tǒng)的進(jìn)行規(guī)制，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和文化素養(yǎng)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，使檔案管理人員對(duì)待檔案管理的工作態(tài)度更加嚴(yán)謹(jǐn)，全面完善檔案管理工作的制度體系，使檔案管理建設(shè)更加規(guī)范。

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作者簡(jiǎn)介

錢秋萍（1982-），女，浙江蓮都，檔案館員（中級(jí)職稱），本科，研究方向：校外教育檔案管理。