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        淺析檔案系統(tǒng)冗余數(shù)據(jù)的原因和處理建議

        2020-10-26 06:58:45康蕊
        卷宗 2020年19期
        關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn)

        摘 要:本文從天津社保業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)遇到冗余數(shù)據(jù)的實(shí)際情況出發(fā),考慮存在的具體原因,提出處理建議。

        關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn);業(yè)務(wù)檔案;檔案系統(tǒng);冗余數(shù)據(jù)

        隨著2009年《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(人社部、國家檔案局令第3號(hào))的下發(fā),全國各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)便開始了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的征程。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作是業(yè)務(wù)經(jīng)辦不可分割的組成部分,隨著信息化的不斷提高,業(yè)務(wù)檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦一體化必將成為一種“新常態(tài)”。先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理發(fā)展的技術(shù)支撐,檔案管理信息系統(tǒng)不能成為信息孤島,與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一體化建設(shè)是社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向,但任何新生事物的產(chǎn)生通常都伴隨著問題存在,檔案管理信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中還存在一些問題需要逐步完善,例如冗余數(shù)據(jù)。

        在2016年建設(shè)的金保二期系統(tǒng)上線后,天津社保業(yè)務(wù)檔案實(shí)行“業(yè)務(wù)檔案一體化”管理,實(shí)現(xiàn)了“業(yè)務(wù)辦結(jié),檔案條目自動(dòng)發(fā)送”的數(shù)據(jù)傳送模式,為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員減少了文件級(jí)著錄壓力。但由于檔案條目自動(dòng)提取、定時(shí)發(fā)送,業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中因系統(tǒng)原因產(chǎn)生的大量無效數(shù)據(jù)被自動(dòng)發(fā)送至檔案系統(tǒng),截至2019年末已產(chǎn)生冗余數(shù)據(jù)38萬條,其中2019年全年未歸檔數(shù)據(jù)16.5萬條。冗余數(shù)據(jù)的沉淀使社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在篩選定件數(shù)據(jù)時(shí),發(fā)生了無法快速精準(zhǔn)選取檔案條目的問題。

        為減少檔案冗余數(shù)據(jù)的生成,阻斷冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生來源,筆者于4月中下旬赴區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu),就業(yè)務(wù)檔案冗余數(shù)據(jù)情況進(jìn)行調(diào)研。為使調(diào)研工作能夠高效展開,在實(shí)地考察前,申請(qǐng)?zhí)崛?019年薊州717條、靜海2426條和保稅社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)5557條未歸檔數(shù)據(jù),分別發(fā)送至相應(yīng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)收到數(shù)據(jù)后及時(shí)通知各業(yè)務(wù)科室開展了未歸檔數(shù)據(jù)的自查整改,將業(yè)務(wù)材料應(yīng)歸盡歸,未能歸檔的檔案條目總結(jié)歸納未歸檔原因。經(jīng)分析了解,冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生主要有以下七項(xiàng)原因:

        1 冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生原因

        1.1 同一筆業(yè)務(wù)發(fā)送多條檔案數(shù)據(jù)

        1)系統(tǒng)卡頓導(dǎo)致多次發(fā)送檔案條目。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映,在經(jīng)辦部分業(yè)務(wù)時(shí)容易造成系統(tǒng)卡頓,多次保存經(jīng)辦結(jié)果后發(fā)送大量重復(fù)的檔案條目,形成冗余數(shù)據(jù)。

        2)報(bào)盤導(dǎo)入類業(yè)務(wù)覆蓋式辦理多次發(fā)送檔案條目。報(bào)盤或?qū)腩悩I(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí),將錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或不完善的數(shù)據(jù)進(jìn)行覆蓋處理,每次報(bào)盤或?qū)霑r(shí)都能形成一條發(fā)檔數(shù)據(jù),但只有最終數(shù)據(jù)是有效的,因此產(chǎn)生多條冗余數(shù)據(jù)。

        3)業(yè)務(wù)多次保存觸發(fā)多次發(fā)送檔案條目。部分業(yè)務(wù)在錄入信息時(shí)由于多次點(diǎn)擊保存按鈕,觸發(fā)多次發(fā)送檔案條目。

        1.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦要素不齊全無法歸檔

        1)因缺少單位公章不歸檔。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí),部分業(yè)務(wù)需先經(jīng)辦后蓋章。由于個(gè)別參保單位不配合補(bǔ)章,綜合業(yè)務(wù)處理單上的參保單位公章遲遲無法加蓋,導(dǎo)致社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)認(rèn)為此類業(yè)務(wù)無法歸檔。

        2)因綜合業(yè)務(wù)處理單打印不全不歸檔。有業(yè)務(wù)的綜合業(yè)務(wù)處理單打印后,內(nèi)容部分空白,影響社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)歸檔。

        3)因綜合業(yè)務(wù)處理單無法補(bǔ)打不歸檔。部分養(yǎng)老支付的業(yè)務(wù),在辦結(jié)數(shù)月后需要補(bǔ)打主表時(shí),無法打印綜合業(yè)務(wù)處理單,造成檔案條目無法歸檔。

        1.3 業(yè)務(wù)回退未能調(diào)用檔案回退機(jī)制

        當(dāng)業(yè)務(wù)回退時(shí),應(yīng)一并調(diào)用檔案條目的回退機(jī)制。根據(jù)冗余數(shù)據(jù)調(diào)研情況來看,在部分業(yè)務(wù)回退時(shí),已發(fā)送至檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)未能一并撤回,造成了大量冗余數(shù)據(jù)的生成。

        1.4 不歸檔數(shù)據(jù)發(fā)送

        “個(gè)人信息變更”業(yè)務(wù)存在大量不歸檔數(shù)據(jù)。通過排查發(fā)現(xiàn),在打印參保繳費(fèi)憑證時(shí),會(huì)對(duì)部分參保對(duì)象的聯(lián)系方式和居住地進(jìn)行信息變更,形成個(gè)人信息變更的檔案條目。該業(yè)務(wù)已明確不需要?dú)w檔,但檔案條目還繼續(xù)發(fā)送,造成將近1.5萬條未歸檔數(shù)據(jù)。

        1.5 建議不再歸檔

        調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn),有些未定件數(shù)據(jù)有歸檔要求,但是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)認(rèn)為沒有歸檔必要。其中“個(gè)人繳費(fèi)批量核定”業(yè)務(wù)未歸檔數(shù)據(jù)2.6萬條。

        1.6 PDF文件發(fā)送問題

        部分業(yè)務(wù)的PDF文件在發(fā)送至檔案系統(tǒng)時(shí)不穩(wěn)定,時(shí)常出現(xiàn)發(fā)送失敗的現(xiàn)象,造成在查詢利用檔案時(shí),無法成功調(diào)取影像的情況。此外,該類業(yè)務(wù)應(yīng)跳過定件環(huán)節(jié)直接發(fā)送至檔案查詢利用模塊下,但在定件模塊下仍能查詢到未定件數(shù)據(jù)。

        2 相關(guān)問題解決方案

        2.1 重復(fù)發(fā)送數(shù)據(jù)

        針對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映的某業(yè)務(wù)多次錄入發(fā)送多條檔案條目的問題進(jìn)行剖析,發(fā)現(xiàn)實(shí)際問題與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映的情況不相符。產(chǎn)生冗余數(shù)據(jù)的根本原因在于,社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)未將審核不通過的業(yè)務(wù)材料納入歸檔范圍。在綜合柜員制推行后,前臺(tái)經(jīng)辦人員未必能夠具備初步判斷票據(jù)是否有效的專業(yè)能力,從審核崗位退回的材料較以往會(huì)有一定增加,按照現(xiàn)有的經(jīng)辦習(xí)慣,將產(chǎn)生更多的冗余數(shù)據(jù)。協(xié)商結(jié)果一致認(rèn)為,該業(yè)務(wù)流程設(shè)置是將申請(qǐng)和審核視為兩個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),凡是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)收到的申請(qǐng)材料,均應(yīng)將材料歸檔在“申請(qǐng)”業(yè)務(wù)下。

        2.2 無歸檔價(jià)值業(yè)務(wù)不建議歸檔

        經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)處室確認(rèn),該類業(yè)務(wù)材料確實(shí)沒有歸檔價(jià)值,商定取消發(fā)送檔案,指導(dǎo)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不再歸檔。

        2.3 PDF文件發(fā)送問題

        由專業(yè)技術(shù)人員尋找問題根源,加緊進(jìn)行整改。關(guān)于檔案條目繼續(xù)發(fā)送至未定件狀態(tài)下的原因,經(jīng)排查發(fā)現(xiàn)是在做歸檔細(xì)則維護(hù)時(shí)未變更“事前、事后”狀態(tài),該問題很快可得到解決。

        3 減少冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生建議

        3.1 提升系統(tǒng)性能,減少無效數(shù)據(jù)發(fā)送

        在調(diào)研中發(fā)現(xiàn),大量冗余數(shù)據(jù)是由于系統(tǒng)問題產(chǎn)生。針對(duì)由此類問題,提出以下建議:一是提升系統(tǒng)性能,減少卡頓情況的出現(xiàn);二是針對(duì)不同的業(yè)務(wù)確定合適的檔案發(fā)送時(shí)點(diǎn),避免無效數(shù)據(jù)重復(fù)發(fā)送;三是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí),增加確認(rèn)是否發(fā)檔功能;四是在業(yè)務(wù)、檔案系統(tǒng)間,建立業(yè)務(wù)回退檔案一并退回的聯(lián)系;五是對(duì)于已明確不歸檔的業(yè)務(wù),及時(shí)取消發(fā)檔機(jī)制。

        3.2 明確歸檔要求,指導(dǎo)一線經(jīng)辦應(yīng)歸盡歸

        調(diào)研中發(fā)現(xiàn),各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)同一業(yè)務(wù)材料的歸檔方式常有不同,對(duì)于缺少經(jīng)辦要素的要件是否能夠歸檔的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一,造成應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)殘留在系統(tǒng)內(nèi)無法歸檔。建議溝通業(yè)務(wù)處室,針對(duì)以下問題進(jìn)行討論,并以正式發(fā)文的方式指導(dǎo)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu),明確歸檔要求。一是業(yè)務(wù)經(jīng)辦要素不齊全的業(yè)務(wù)材料如何歸檔;二是對(duì)于是否歸檔存疑的業(yè)務(wù),統(tǒng)一明確的歸檔細(xì)則。

        3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè),定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

        由于機(jī)構(gòu)改革和綜合柜員制的推行,各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員較以往有了很大調(diào)整,社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映最新調(diào)配的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理流程和要求不能熟練掌握,影響歸檔進(jìn)度和檔案管理質(zhì)量,容易人為造成冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和勞服中心的專、兼職檔案管理人員均應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn),就業(yè)務(wù)檔案歸檔流程、系統(tǒng)操作、崗位職責(zé)等方面進(jìn)行視頻培訓(xùn)等多種方式,提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng),進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)檔案管理的能力和水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉睦平.業(yè)務(wù)檔案一體化將成經(jīng)辦“新常態(tài)”[J].中國社會(huì)保障,2015(05).

        作者簡(jiǎn)介

        康蕊(1991-),女,漢族,河北省滄縣,本科,助理館員,天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心檔案館,業(yè)務(wù)檔案管理。

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