摘 要：街道辦事處檔案資源豐富，涉及內(nèi)容廣，數(shù)量較多，檔案管理人員日常需要處理的工作量較多。在這種環(huán)境下，街道辦檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思維，用新思路迎接新挑戰(zhàn)，做好街道辦檔案管理工作。鑒于過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)仍有部分街道辦檔案管理工作實(shí)效性不強(qiáng)，文章重點(diǎn)分析了當(dāng)前街道辦檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，結(jié)合檔案館學(xué)的知識(shí)提出建議，希望能夠真正打造標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的工作體系，助力于街道辦檔案管理，避免檔案管理無(wú)序化，推動(dòng)檔案管理精細(xì)化和創(chuàng)新化。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;問(wèn)題;檔案管理;現(xiàn)實(shí)意義;對(duì)策

1 街道辦事處檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于進(jìn)一步發(fā)揮檔案價(jià)值。街道辦檔案資源不僅詳細(xì)記錄了單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作和管理活動(dòng)，也詳細(xì)記錄了街道辦外部活動(dòng)，事關(guān)民生、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。從這個(gè)角度來(lái)看，做好街道辦檔案管理工作，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源在街道日常管理和其他工作中的作用，彰顯檔案資源的政治價(jià)值、文化價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是當(dāng)下街道辦檔案管理人員需要關(guān)注的重點(diǎn)[1]。除此之外，只有管理好街道辦的各類(lèi)檔案資源，才能為后期的開(kāi)發(fā)利用提供條件與基礎(chǔ)。檔案管理人員將最原始的檔案資源保存下來(lái)，能夠?yàn)槲磥?lái)街道辦各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供決策咨詢、決策參考，滿足檔案需求主體的相關(guān)需求，避免檔案管理邊緣化。

2）有利于減少街道辦檔案管理成本。街道辦是城市化進(jìn)程加快和政府管理模式變革的產(chǎn)物，其屬于政府機(jī)關(guān)。這一性質(zhì)決定了街道辦不是營(yíng)利結(jié)構(gòu)，對(duì)財(cái)政的依賴度較大。在大力倡導(dǎo)辦公自動(dòng)化、縮減辦公成本的現(xiàn)階段，必須要做好街道辦檔案管理工作，充分借助信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變革。一方面，從精細(xì)化的角度優(yōu)化街道辦檔案管理工作，能夠縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，便于檔案管理、查詢、開(kāi)發(fā)、利用，提升整體工作效能，縮減成本[2]。另一方面，從信息化的角度優(yōu)化街道辦檔案管理工作，可以為檔案需求主體查閱檔案資源提供方便，實(shí)現(xiàn)信息化辦公、信息化管理的目標(biāo)，最終推動(dòng)街道辦工作的變革。

2 街道辦事處檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

1）檔案立卷歸檔工作與更新工作不科學(xué)。檔案立卷歸檔作為前端環(huán)節(jié)，決定了檔案資源后期的利用和開(kāi)發(fā)。當(dāng)下，部分街道辦檔案立卷歸檔工作不科學(xué)，立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限、范圍和內(nèi)容不明確，導(dǎo)致立卷歸檔效率低、質(zhì)量差[3]。在這種環(huán)境下，部分檔案資源甚至需要在后期再次加工，極大程度上占用了檔案管理人員的時(shí)間。除此之外，部分街道辦檔案資源更新與銷(xiāo)毀不及時(shí)，檔案資源堆積現(xiàn)象嚴(yán)重，影響了檔案資源的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。由于立卷歸檔工作與更新工作不科學(xué)，導(dǎo)致檔案需求主體在查詢和檢索檔案過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，不利于營(yíng)造良好的檔案管理與利用氛圍。

2）檔案管理制度不完善。當(dāng)下，部分街道辦檔案管理制度不完善，檔案管理無(wú)序化、低效化等問(wèn)題突出。一方面，管理制度沒(méi)有及時(shí)更新和修訂，既與當(dāng)前國(guó)家頒布出臺(tái)的政策文件、制度文件相沖突，也無(wú)法適應(yīng)街道辦具體的情況，難以為檔案管理人員提供充分的參考和指導(dǎo)。另一方面，績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)、職責(zé)劃分、管理標(biāo)準(zhǔn)等重點(diǎn)內(nèi)容不完善，檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)損毀、丟失等問(wèn)題的同時(shí)，檔案管理協(xié)同性交叉，難以全面提升街道辦整體的檔案管理水平。

3）檔案資源缺乏深層次管理與利用。部分街道辦尚未意識(shí)到檔案資源的價(jià)值，對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用緩慢，導(dǎo)致檔案資源長(zhǎng)期處于浪費(fèi)閑置的狀態(tài)。長(zhǎng)此以往，街道辦領(lǐng)導(dǎo)以及檔案需求主體也很難看到檔案管理工作的成效，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作陷入一個(gè)“死循環(huán)”。之所以出現(xiàn)這種問(wèn)題，一是因?yàn)橹匾暥炔桓撸瑳](méi)有充分從檔案資源開(kāi)發(fā)利用的角度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案資源，單純將檔案資源作為一種信息憑證。二是對(duì)信息技術(shù)的利用率不高，檔案資源利用開(kāi)發(fā)仍然處于低水平、低效能階段。一方面，電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字處理設(shè)備缺失，無(wú)法對(duì)紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，更談不上后期在計(jì)算機(jī)終端、互聯(lián)網(wǎng)終端對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)在檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用度不高，檔案管理系統(tǒng)功能單一，無(wú)法滿足檔案編研、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、專題建設(shè)的要求。

3 街道辦事處檔案管理的有效對(duì)策

1）強(qiáng)化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量。新形勢(shì)下，街道辦必須要從精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的角度做好檔案管理工作，避免人力資源、財(cái)力資源和物力資源的浪費(fèi)，最大限度地挖掘檔案管理價(jià)值。為此，有必要強(qiáng)化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量。一方面，要結(jié)合街道辦本身的具體情況、檔案數(shù)量和檔案種類(lèi)，設(shè)定科學(xué)、合理與可行的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限、范圍和內(nèi)容，做到“應(yīng)歸盡歸，標(biāo)準(zhǔn)歸檔”。同時(shí)，要強(qiáng)化歸檔責(zé)任，避免檔案資源長(zhǎng)時(shí)間堆積或存放于非檔案室的場(chǎng)所，保障檔案資源的完整性和真實(shí)性。另一方面，要做好檔案資源的及時(shí)更新與銷(xiāo)毀，避免檔案資源堆積。從檔案更新的角度來(lái)看，檔案管理人員需要定期查看相關(guān)檔案信息，將最新的信息資源補(bǔ)錄其中，保障檔案資源的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。從檔案銷(xiāo)毀的角度來(lái)看，檔案管理人員需要將失效檔案資源予以銷(xiāo)毀，為后期檔案編研、檔案專題建設(shè)、檔案查閱提供條件。

2）完善檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。街道辦要做好制度設(shè)計(jì)、修編工作，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理朝著專業(yè)化、規(guī)范化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。一方面，要充分結(jié)合國(guó)家頒布出臺(tái)的政策文件、制度文件開(kāi)展制度擬定、修編工作，及時(shí)吸納經(jīng)驗(yàn)。在擬定制度和修編制度過(guò)程中，要充分考量街道辦本身的具體情況，增強(qiáng)制度的可行性和標(biāo)準(zhǔn)性，為檔案管理人員提供制度指引。另一方面，要突出制度重點(diǎn)，完善績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)、職責(zé)劃分、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的內(nèi)容，營(yíng)造“各司其職，有序推進(jìn)”的檔案管理新環(huán)境。

3）對(duì)檔案資源進(jìn)行深層次管理與利用，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值。各地檔案館、企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)開(kāi)發(fā)利用檔案資源的經(jīng)驗(yàn)表明，檔案資源具有豐富的價(jià)值。為此，街道辦要進(jìn)一步打破檔案資源開(kāi)發(fā)利用的“隔離墻”，為檔案管理工作注入活力。一是要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案資源開(kāi)發(fā)與利用。街道辦要堅(jiān)持因地制宜的基本原則，投入相應(yīng)的人、財(cái)、物以及其他資源，制定檔案開(kāi)發(fā)利用規(guī)劃，滿足檔案需求主體多樣化的需求。二是要充分將信息技術(shù)融入到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。一方面，要及時(shí)購(gòu)置并引進(jìn)電子高速掃描儀、微縮相機(jī)等數(shù)字處理設(shè)備，跑出檔案管理“加速度”，推動(dòng)檔案資源紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步為后期開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。另一方面，充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，推動(dòng)檔案檢索、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案共享邁上新臺(tái)階。

4 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，只有進(jìn)一步優(yōu)化街道辦檔案管理結(jié)構(gòu)，應(yīng)用新理念管理好檔案資源，才能真正推動(dòng)檔案管理工作邁上新臺(tái)階，充分發(fā)揮檔案資源在決策參考、憑證證明、決策咨詢、信息查詢等領(lǐng)域的作用。文章重點(diǎn)就街道辦檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義、問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)了分析，通過(guò)本研究可以發(fā)現(xiàn)，街道辦檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性、精細(xì)性、系統(tǒng)性的工作，可以多角度入手。具體而言，一是要強(qiáng)化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量;二是要完善檔案管理制度，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ);三是要對(duì)檔案資源進(jìn)行深層次管理與利用，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[3]鄧?yán)?街道辦事處檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：96.

作者簡(jiǎn)介

周曉麗（1979-），女，內(nèi)蒙古赤峰市人，本科，畢業(yè)于中央黨校，農(nóng)藝師，研究方向：檔案管理。