倪潔

摘 要：如何實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下二者的規(guī)范銜接，已成為當(dāng)下檔案管理工作改革發(fā)展的重要議題。基于此，筆者以縣級(jí)供電企業(yè)檔案工作抓管理求發(fā)展研究作為選題，提出相關(guān)創(chuàng)新檔案管理的對(duì)策，如完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、做好編制部門(mén)的管理工作、建立切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)供電企業(yè);檔案;管理;發(fā)展

隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)在生活實(shí)踐中的逐漸普及，給我們生活和工作帶來(lái)許多便利，在此環(huán)境下檔案管理也發(fā)生了較大的變化。給相關(guān)的技術(shù)人員和檔案管理人員帶來(lái)了不同程度的挑戰(zhàn)，所以對(duì)于在此環(huán)境下的檔案管理必須給予足夠的重視。隨著現(xiàn)代技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來(lái)越多的工作開(kāi)始慢慢朝著信息自動(dòng)化管理的方向發(fā)展，信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)了重要的轉(zhuǎn)變?；诖?，供電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新改革志在必行。

一、檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理存在脫節(jié)問(wèn)題

在當(dāng)下，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和運(yùn)營(yíng)會(huì)促使一批信息資料的出現(xiàn)，從而關(guān)聯(lián)到文書(shū)與檔案管理工作。其中，檔案編制的文書(shū)工作負(fù)責(zé)辦理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所產(chǎn)生的一系列文件，包括文件的制定、復(fù)印、發(fā)放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負(fù)責(zé)文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調(diào)閱，可以說(shuō)，文書(shū)編制工作負(fù)責(zé)文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負(fù)責(zé)文件的收集、總結(jié)和保管。然而，目前，我國(guó)許多企業(yè)將文書(shū)事務(wù)與檔案管理事務(wù)區(qū)別對(duì)待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關(guān)聯(lián)。

（二）檔案編制管理缺乏規(guī)范

首先，很多企業(yè)檔案文書(shū)編制工作的操作不嚴(yán)謹(jǐn)，用紙和裝訂的使用不正規(guī)。依據(jù)國(guó)家對(duì)于文書(shū)工作的相關(guān)規(guī)定，我國(guó)文書(shū)工作的用紙及裝訂許多仍達(dá)不到國(guó)家的規(guī)定，阻礙了之后檔案的保管。其次，縣級(jí)供電企業(yè)的檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少?lài)?yán)謹(jǐn)?shù)母戒浀怯浺?guī)則。最后，檔案編制工作的類(lèi)別不具體，易彼此混雜。目前，我國(guó)對(duì)于文書(shū)雖然有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膮^(qū)分，但是在實(shí)際工作中，易產(chǎn)生很多方面的問(wèn)題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規(guī)范。

（三）管理意識(shí)淡薄

一直以來(lái)，縣級(jí)供電企業(yè)對(duì)檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書(shū)人員與檔案管理人員整體水平不高、相關(guān)意識(shí)淡薄。文書(shū)檔案管理職員匱乏，留有很大的流動(dòng)性，這不僅不助于文書(shū)檔案辦理水準(zhǔn)的提高，而且還會(huì)使文書(shū)職員與檔案辦理職員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專(zhuān)業(yè)性。有的企業(yè)雖然有專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案辦理職員，但其學(xué)識(shí)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)并不能順應(yīng)檔案工作的需求。同時(shí)，當(dāng)前縣級(jí)供電企業(yè)文書(shū)人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問(wèn)題，這部分人員雖然在文書(shū)事務(wù)與檔案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于信息化知識(shí)的掌握較少，這就使其無(wú)法與如今迅速發(fā)展的檔案管理工作要求相適應(yīng)，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發(fā)展。檔案室的檔案管理人員以年長(zhǎng)者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。

二、創(chuàng)新檔案編制工作的策略

在信息時(shí)代這個(gè)大背景下，檔案管理工作面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，創(chuàng)新檔案管理工作，需要從以下三個(gè)方面做起。

（一）強(qiáng)化“文檔一體化”的意識(shí)

當(dāng)前，我國(guó)電子文檔的技術(shù)特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問(wèn)題。每個(gè)檔案編制職員和檔案管理職員應(yīng)從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂(lè)于面對(duì)新出現(xiàn)的事物，加強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí);必須認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前的文件材料不再是僅為現(xiàn)階段的工作服務(wù)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在的文檔就是未來(lái)的檔案，因而必須時(shí)刻謹(jǐn)記對(duì)歷史負(fù)責(zé)，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實(shí)際辦理。

（二）強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作

在檔案管理的全部環(huán)節(jié)中，起初，應(yīng)該加強(qiáng)每個(gè)工作人員對(duì)文書(shū)工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個(gè)工作事務(wù)流程的質(zhì)量合格、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過(guò)程管理”提供質(zhì)量保障。其次，企業(yè)要擬定有關(guān)文件儲(chǔ)存規(guī)則，依據(jù)我國(guó)關(guān)于檔案管理、文檔體系和下發(fā)規(guī)則等相關(guān)規(guī)定，制定具體的文書(shū)處理辦公規(guī)定，并組織全體檔案管理職員和文書(shū)職員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，掌握文檔歸納和辦理等事務(wù)，提高文書(shū)與檔案管理事務(wù)的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，為檔案的全過(guò)程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ);不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

（三）完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到文書(shū)工作與檔案管理工作之中，對(duì)文書(shū)事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。實(shí)踐證實(shí)，在縣級(jí)供電企業(yè)內(nèi)部，制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當(dāng)前較多的企業(yè)的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應(yīng)的制度規(guī)范是非常有必要的。因此，縣級(jí)供電企業(yè)需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實(shí)。惟有如此，才能使各項(xiàng)政策有效地貫徹實(shí)施，從而提高工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)縣級(jí)供電企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。文書(shū)職員和檔案管理職員需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將現(xiàn)代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務(wù)中，提高文檔辦理水平。所以，縣級(jí)供電企業(yè)應(yīng)組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，健全電子檔案體系，加強(qiáng)其管理隊(duì)伍建設(shè)。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案已成為未來(lái)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理的結(jié)合便捷了檔案管理的工作，提高了工作效率的同時(shí)也存在著一定的缺陷。綜上所述，本文將首先將簡(jiǎn)要了解信息化環(huán)境下檔案自身的定義，分析了在電子信息管理模式的環(huán)境下，檔案管理存在的問(wèn)題，以及根據(jù)信息化檔案管理提出相應(yīng)的解決建議。對(duì)新時(shí)期發(fā)展背景下縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行探析，針對(duì)當(dāng)前管理存在的問(wèn)題提出若干對(duì)策，如強(qiáng)化“文檔一體化”的意識(shí)、強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作以及完善電子檔案的組織和管理等方面，以期為新時(shí)期縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理提供一定的理論及現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

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