孫曉麗

摘 要：事業(yè)單位的檔案資源對(duì)本單位的發(fā)展歷程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。在新時(shí)期下，傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出諸多問(wèn)題，亟需進(jìn)行創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機(jī)制、人才建設(shè)等多角度著手，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔;案管理工作;優(yōu)化路徑

引 言

事業(yè)單位是我國(guó)政府設(shè)立的社會(huì)服務(wù)性組織，其功能多種多樣，服務(wù)內(nèi)容涉及教育、衛(wèi)生、文化、科技等多個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量大、信息繁雜，與國(guó)民的生活息息相關(guān)。隨著事業(yè)單位近年來(lái)的發(fā)展和變革以及信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需求，檔案規(guī)范化管理成為必要的管理要求。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位檔案管理制度有待完善。完善的檔案管理制度是提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效保證，但是在我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度混亂現(xiàn)象頻發(fā)，部分從事檔案管理的人員并不遵守相關(guān)檔案管理規(guī)范，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也只是形式大于內(nèi)容，對(duì)于檔案管理規(guī)范的執(zhí)行力不佳。甚至部分事業(yè)單位并沒(méi)有完善的檔案管理制度，人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)并無(wú)制度可循，管理工作效率自然無(wú)法得到保證。導(dǎo)致這一現(xiàn)象最直接的原因就是事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視度不高，導(dǎo)致從事該項(xiàng)工作的人并不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，加上并沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，人員大多存在僥幸心理，直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無(wú)法為企業(yè)的健康發(fā)展提供保證。

（二）檔案管理信息化程度不高?，F(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步為各行各業(yè)工作方式的改變提供了條件，事業(yè)單位內(nèi)部也逐漸開(kāi)始將現(xiàn)代化元素融入工作之中，但是對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)卻遲遲無(wú)法引入。其中最主要的原因就是部分事業(yè)單位在檔案管理工作中資金投入不足，使得部分事業(yè)單位現(xiàn)代化設(shè)備不足，檔案管理現(xiàn)代化受限，一些單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作，未將其在檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化發(fā)展中充分利用，無(wú)法為信息化程度的提高提供基礎(chǔ)條件。一方面，事業(yè)單位在進(jìn)行內(nèi)部檔案管理中并沒(méi)有將檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)用，另一方面，雖許多事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案管理系統(tǒng)的建立，但是相對(duì)應(yīng)的信息化設(shè)備并不能跟上系統(tǒng)發(fā)展需要，系統(tǒng)訪問(wèn)訪問(wèn)人員嚴(yán)重受限，訪問(wèn)人數(shù)稍多便會(huì)出現(xiàn)卡頓、甚至癱瘓等現(xiàn)象。另外很重要的一點(diǎn)就是，事業(yè)單位內(nèi)部并沒(méi)有相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，人員對(duì)于現(xiàn)代化的了解程度也不高，如此種種，直接導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下、問(wèn)題頻發(fā)。

（三）人力資源管理理念有待更新。在當(dāng)前快節(jié)奏的時(shí)代發(fā)展中，隨著各行各業(yè)的不斷變革創(chuàng)新，一些事業(yè)單位對(duì)于人力資源檔案管理工作時(shí)常處于忽視的重視的狀態(tài)中，在實(shí)際管理時(shí)，依然按照傳統(tǒng)的管理理念和模式來(lái)執(zhí)行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對(duì)于單位的持久發(fā)展以及員工的可持續(xù)發(fā)展等都造成了很大的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）改變?cè)械臋n案管理理念。事業(yè)單位內(nèi)部需要加大力度對(duì)檔案管理進(jìn)行講解，促使進(jìn)行檔案管理工作的每一個(gè)人都能夠?qū)n案管理工作引起足夠的重視，對(duì)工作人員采取激勵(lì)手段促使其以更大的熱情投入到檔案管理工作當(dāng)中，為單位內(nèi)部檔案管理的改進(jìn)和取得進(jìn)展提出相關(guān)建議。除此之外，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人在平時(shí)進(jìn)行管理工作時(shí)，要將檔案管理工作放在首位，多增加人手和財(cái)力、物力在檔案管理工作上，這樣才有利于檔案管理工作取得進(jìn)展。面對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端必須加大力度加以剖析，并以此為前提利用行之有效的策略加以處理，同時(shí)將一些科學(xué)合理的檔案管理模式吸收進(jìn)來(lái)，達(dá)到檔案管理工作逐步改進(jìn)和健全的目的。只有這樣，才可以促使事業(yè)單位檔案管理工作取得進(jìn)展。

（二）提升檔案信息利用率。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)需要完善的制度，在檔案管理制度落實(shí)的過(guò)程中需要結(jié)合正確的觀念，使檔案管理信息利用率大幅度提升，并且將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的改革，使檔案管理中的機(jī)制更加科學(xué)，同時(shí)有利于檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供有利的幫助，使檔案信息內(nèi)容能夠具有完整性。檔案管理制度的完善需要長(zhǎng)期的時(shí)間，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，使工作人員的積極性被激發(fā)出來(lái)，同時(shí)使人員了解到檔案管理工作的重要性，能夠進(jìn)一步地進(jìn)行檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平。事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中需要考慮檔案的安全，加強(qiáng)管理，針對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題進(jìn)行分析，不僅要保證檔案存儲(chǔ)的安全性，還應(yīng)提升檔案服務(wù)的水平，在各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)引起重視，嚴(yán)格地按照程序進(jìn)行執(zhí)行，保證檔案資源服務(wù)的水平，提升服務(wù)的整體質(zhì)量。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。為了使工作人員盡快熟悉了解大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研事業(yè)單位有必要對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高工作人員的專業(yè)技能與管理能力，從而更好地發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)與崗位需求相結(jié)合，切實(shí)解決檔案管理中存在的實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。作為科研事業(yè)單位，在開(kāi)展培訓(xùn)時(shí)，可以通過(guò)組織多種多樣的專題學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等相關(guān)活動(dòng)，將培訓(xùn)內(nèi)容作為考核指標(biāo)，選拔優(yōu)秀人才，給予其外出培訓(xùn)與交流的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的工作積極性。同時(shí)科研單位完善相應(yīng)的績(jī)效考核激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理納入日常管理指標(biāo)，切實(shí)增強(qiáng)工作人員的工作熱情，并根據(jù)相關(guān)檔案管理人員的工作情況從物質(zhì)和精神兩方面進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)管理人員的自我價(jià)值和科研單位的共同發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要的做法就是對(duì)檔案進(jìn)行登記、備案，然后進(jìn)行歸檔。時(shí)代在不斷地發(fā)展變化，人們?cè)絹?lái)越愿意使用信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，因?yàn)檫@極大地提高了工作的效率和便利性。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具體體現(xiàn)為將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子的信息化檔案，使檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，極大地方便了檔案管理，對(duì)于檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，信息化處理之前要先將紙質(zhì)檔案進(jìn)行正確的分類，這樣做是為了避免信息漏洞的發(fā)生，也避免疑難問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)于一些需要永久性保存的文件，要先整理再實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，防止信息漏洞現(xiàn)象的發(fā)生，因此要對(duì)需永久保存的文件及時(shí)進(jìn)行處理才能使檔案更加完整。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展，要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新工作。首先需要做的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)思想，確保檔案管理創(chuàng)新工作落到實(shí)處，讓其充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，提高檔案管理的效率;其次就是對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行深化改革，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。在新時(shí)代，要重視培養(yǎng)檔案管理人才，不斷改革內(nèi)部檔案管理與服務(wù)模式，使單位運(yùn)行效率不斷得到提升，促進(jìn)各項(xiàng)工作有序健康發(fā)展。

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