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        通過流程管理來驅(qū)動(dòng)高校行政辦公的改革

        2020-10-21 05:08:51李謀事張夢(mèng)影肖群
        博鰲觀察 2020年3期
        關(guān)鍵詞:工作流程流程管理

        李謀事 張夢(mèng)影 肖群

        內(nèi)容摘要? 隨著國內(nèi)綜合性大學(xué)建設(shè)要求的強(qiáng)化,高校師生人數(shù)逐年增多,校內(nèi)行政事務(wù)工作日益繁重,各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程也呈爆發(fā)式增長(zhǎng)。如何保持高校行政工作有序高效的運(yùn)轉(zhuǎn),逐漸成為高校師生們關(guān)注的重點(diǎn)問題。文章從分析高校目前行政辦公現(xiàn)狀入手,通過引入企業(yè)化的流程管理模式,塑造規(guī)章制度的權(quán)威性,強(qiáng)化工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性,重視過程執(zhí)行的透明性,全員參與,人人負(fù)責(zé),全面驅(qū)動(dòng)高校行政辦公的改革,提升行政辦公執(zhí)行效率。

        關(guān)鍵詞? 行政辦公 流程管理 工作流程

        1 引言

        隨著高校學(xué)科建設(shè)分工日益精細(xì)、科研工作繁重,同時(shí)辦學(xué)規(guī)模逐漸要求向綜合性大學(xué)靠攏,高校的師生人數(shù)近些年呈持續(xù)增長(zhǎng),從而帶來的是校內(nèi)行政事務(wù)處理數(shù)量也呈指數(shù)增長(zhǎng)。如何使各項(xiàng)行政事務(wù)更加便捷高效地服務(wù)于校內(nèi)外廣大師生,成為各高校管理人員急需解決的問題,也是廣大師生期盼解決的問題。為此,我們急需引入企業(yè)化的流程管理模式來驅(qū)動(dòng)高校行政辦公的改革,直接有效地服務(wù)于教學(xué)、科研工作[1]。

        2 高校行政辦公管理的現(xiàn)狀

        2.1 傳統(tǒng)的公文處理方式仍占主導(dǎo)地位

        目前國內(nèi)高校均屬于有編制的事業(yè)行政單位,人員編制、事務(wù)處理仍然遵循國家機(jī)關(guān)行政部門的管理模式,對(duì)于日常的事務(wù)處理還保留政府機(jī)關(guān)上傳下達(dá)的模式實(shí)現(xiàn),即通過“請(qǐng)示”“報(bào)告”“通知”“函”的公文來傳遞。如此一來,每項(xiàng)事務(wù)處理均需要按照各類公文標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,流轉(zhuǎn)方式單一,嚴(yán)重影響事務(wù)處理的效率。雖然說近些年很多高校均已經(jīng)采用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn),但并未能直接有效地解決一線工作人員的問題[2~4]。

        2.2 公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程過程封閉

        近些年來,隨著各大企事業(yè)改革創(chuàng)新,高校中有些職能部門也逐漸引入流程管理的概念,對(duì)部門業(yè)務(wù)處理也進(jìn)行了創(chuàng)新改造,也取得了一些成績(jī),得到了廣大師生的認(rèn)可。但這些流程僅從本部門事務(wù)處理出發(fā),僅限于單個(gè)部門內(nèi)部運(yùn)行,處理單項(xiàng)事務(wù)效率高,效果佳,從整個(gè)學(xué)校行政事務(wù)聯(lián)動(dòng)處理的角度看,缺乏各部門協(xié)同合作性,對(duì)校內(nèi)整體行政管理效率的提升沒有達(dá)到預(yù)期要求[5]。

        3 引入企業(yè)化的流程管理機(jī)制,驅(qū)動(dòng)行政辦公改革

        3.1 企業(yè)化的流程管理的理解與定義

        所謂的“流程”,是指事務(wù)進(jìn)行中次序或順序的布置與安排,或指由兩個(gè)及以上的業(yè)務(wù)步驟,完成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)行為的過程。業(yè)務(wù)流程是達(dá)到特定的目標(biāo)價(jià)值而由不同的人分別共同完成的一系列活動(dòng)。活動(dòng)之間不僅有嚴(yán)格的先后順序界限定,而且活動(dòng)的內(nèi)容、方式、責(zé)任等都必須有明確的安排和界定,使不同活動(dòng)在不同崗位角色之間可以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)手交接[6]。為此,人們所說的業(yè)務(wù)流程(也可簡(jiǎn)稱為流程)由三個(gè)要素和一個(gè)表單組成,三要素分別為“流程節(jié)點(diǎn)”“操作人”“崗位職責(zé)”,一個(gè)表單就是運(yùn)轉(zhuǎn)附件,附件有些時(shí)候是一個(gè)文檔,更多時(shí)候?yàn)橐粋€(gè)表單。舉例說明,如圖1所示,用印申請(qǐng)流程。

        3.2 引入流程管理,事先需實(shí)現(xiàn)“四化”管理的變革

        隨著當(dāng)前企業(yè)的規(guī)模發(fā)展,事務(wù)處理的精細(xì)化,行政組織管理的效率成了競(jìng)爭(zhēng)的核心要素之一,為了提高管理效率,必須進(jìn)行管理方式的變革——“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”。這“四化”實(shí)現(xiàn)管理變革后,才能順理成章的引入流程管理,從而使之悄無聲息地驅(qū)動(dòng)高校行政辦公的改革[7]。

        (1)管理制度化。為了明確現(xiàn)行的管理要求,必須將它們編制發(fā)布宣貫執(zhí)行,并且匯編成冊(cè)形成體系,醒目張貼,時(shí)時(shí)刻刻提醒各崗位人員照章辦事。即使現(xiàn)行規(guī)章制度存在缺陷,在新的制度尚未發(fā)布之前,仍要按照現(xiàn)有的執(zhí)行,這樣才能從反面催促缺陷制度的修訂發(fā)布。

        (2)制度流程化。在制度編制的同時(shí),必須考慮到制度的可行性或者可操作性,也就是通過流程定義補(bǔ)充規(guī)章制度中的條條框框,詳實(shí)描述流程中涉及的三要素(流程節(jié)點(diǎn)、操作人、崗位職責(zé))和一表單(運(yùn)轉(zhuǎn)附件),使流程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)界限清晰,每個(gè)操作明確人員角色,每個(gè)角色明確操作細(xì)則。

        (3)流程表單化。在流程運(yùn)轉(zhuǎn)中,務(wù)必保障各流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)是清晰肯定的,整個(gè)流程可呈現(xiàn)出由上至下的層層審批模式,流程執(zhí)行完畢后出現(xiàn)的是全部通過的條形狀批復(fù)肯定的意見。另外,判斷條件的出現(xiàn)盡量放置在流程初期的節(jié)點(diǎn),這樣才能有效避免資源的浪費(fèi),也可提升實(shí)際流程的有效性。

        (4)表單信息化。不管是流程中批復(fù)意見,還是運(yùn)轉(zhuǎn)附件信息,它們中每項(xiàng)數(shù)據(jù)均可轉(zhuǎn)化為可量化、可判定的數(shù)據(jù)字段,以便于直觀清晰地傳達(dá)至下游,也為信息系統(tǒng)存儲(chǔ)提供簡(jiǎn)單明了的存儲(chǔ)定義,更便于日后查詢、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析及數(shù)據(jù)展現(xiàn)。

        3.3 強(qiáng)化宣傳,利用通報(bào)監(jiān)督流程執(zhí)行,促進(jìn)流程良性發(fā)展

        目前高校日常事務(wù)日益增多,行政管理要求不斷提高,對(duì)行政人員的管理能力也提出了新的挑戰(zhàn)。為此,沒有既定不變的業(yè)務(wù)流程,也沒有最好的業(yè)務(wù)流程,只有不斷修訂最適合實(shí)際情況的業(yè)務(wù)流程。由于行政辦公事務(wù)交由“業(yè)務(wù)流程”處理后,對(duì)綜合辦公室的管理人員已經(jīng)省去了行文規(guī)范、公文分發(fā)、意見收集反饋等諸多繁重瑣碎的事務(wù),但是此時(shí)他們的角色應(yīng)該即可轉(zhuǎn)變,將從原來流程中操作者轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督者。他們應(yīng)該實(shí)時(shí)監(jiān)控流程中出現(xiàn)的異常情況,做好記錄,加強(qiáng)宣貫,定期通報(bào)異常流程的執(zhí)行情況,強(qiáng)化流程執(zhí)行的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性、可行性,為下一步流程管理改革提供數(shù)據(jù)支撐。

        3.4 利用信息化手段,通過流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的運(yùn)轉(zhuǎn),推動(dòng)各職能部門協(xié)同發(fā)展

        業(yè)務(wù)流程可以是單個(gè)職能部門的內(nèi)部事務(wù)處理,也可以是整個(gè)高校全程的事務(wù)處理,但是各個(gè)流程中加載的數(shù)據(jù)并不是單純純粹孤立的個(gè)體,它們中每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)、角色定義、操作細(xì)則均是行政辦公這條大河的水滴。為此,在流程管理過程中必須借助于信息化手段,將流程管理附著在信息系統(tǒng)中進(jìn)行,每個(gè)流程將攜帶著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn),并且通過行政辦公大河最終匯聚于數(shù)據(jù)的大洋中,以便其他系統(tǒng)共享共用。只有每個(gè)流程實(shí)現(xiàn)融會(huì)貫通,既是數(shù)據(jù)的提供者又是數(shù)據(jù)的索取者,才能使各個(gè)職能部門依據(jù)業(yè)務(wù)流程管理的要求協(xié)同發(fā)展。

        4 結(jié)語

        在企事業(yè)單位的改革推動(dòng)下,高校行政辦公管理過程中,通過流程管理,讓做事有章可循,人員分工明確,崗位職責(zé)清晰,全員參與,人人負(fù)責(zé),提升行政辦公執(zhí)行效率,為廣大師生提供便捷有效的服務(wù)。

        (第一作者系瓊臺(tái)師范學(xué)院 工作人員)

        (本文由海南省高等學(xué)校科學(xué)研究項(xiàng)目(Hnky2017-73)支持)

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]徐旺全.基于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的高校內(nèi)控業(yè)務(wù)流程控制研究[J].內(nèi)控與審計(jì),2019,10:49-50.

        [2]任治洪.基于流程管理的行政辦公管理平臺(tái)開發(fā)與應(yīng)用[J].中國管理信息化,2014,17(3):79-82.

        [3]田志敏.加強(qiáng)流程管理使項(xiàng)目計(jì)劃組織有序可控[J].價(jià)值工程,2019,32:132-135.

        [4]李秋實(shí).流程管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].內(nèi)控與審計(jì),2019,10:58-59.

        [5]李書麗.高校建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制體系研究[J].系統(tǒng)科學(xué)學(xué)報(bào),2019,8:51-55.

        [6]廖金花.關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制管理問題的思考[J].運(yùn)營(yíng)管理,2019,11:147-148.

        [7]李玲玲.信息化背景下OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)高校辦公的影響[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2019,18:115-117.

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