摘要：新時期下的檔案信息管理更趨向于便捷與高效化，對我國的行政事業(yè)單位而言，其主要是面向社會來供應(yīng)公共服務(wù)以及管理，而優(yōu)化、良性的內(nèi)部管理對其服務(wù)與管理水平有極大的催化效用。又人事檔案管理屬于單位內(nèi)部管理的主導(dǎo)內(nèi)容，常會對單位人力資源管理等產(chǎn)生較大影響，因此，人事檔案管理的優(yōu)化與完善工作尤其關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案;現(xiàn)代化管理;探析

引言：

經(jīng)由適時探析，本篇有針對性地對新時期下既定單位人事檔案的現(xiàn)代化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了闡釋，具體如下文所述：

一、新時期行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理的必要性

（一）利于處理行政事業(yè)單位管理期間的相應(yīng)現(xiàn)實困惑

針對任一行政事業(yè)單位，自初始建構(gòu)即會自然形成對應(yīng)的人事檔案，其中涵括的內(nèi)構(gòu)要素較多元，譬如，包括職員的自身基礎(chǔ)履歷信息、人事管理維度的工作底稿、特殊材料等，并在后續(xù)隨著單位的規(guī)?；瘮U大而日益豐富。另外，行政事業(yè)單位的人事檔案在單位的發(fā)展進(jìn)程中價值深遠(yuǎn)，特別是在為對應(yīng)單位實際施管以及服務(wù)維度，可有效針對相關(guān)疑難問題予以更客觀、優(yōu)化的協(xié)助，譬如，可以為既定的行政事業(yè)單位創(chuàng)新化發(fā)展與革新供應(yīng)有價值的參考性素材輔助，還可為單位內(nèi)部的職崗位系統(tǒng)優(yōu)化與完善提供基礎(chǔ)性前提，其中所有相關(guān)于內(nèi)構(gòu)人員變動、部門組織優(yōu)化、專項人員科室調(diào)動等具象工作，都無不體現(xiàn)出人事檔案的展現(xiàn)效用。因而，為了更可視化地提升人事檔案管理的與運用的高效率，以及催化新時期下行政事業(yè)單位的穩(wěn)定化發(fā)展，積極、妥善地完成好對單位人事檔案的現(xiàn)代化管理格外關(guān)鍵。

（二）有助于解決行政事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理的問題

1、當(dāng)前社會發(fā)展那階段下，相當(dāng)部分的行政事業(yè)單位依然延用較為滯后發(fā)展的人事檔案管理方式，譬如，還是通過紙質(zhì)版檔案素材的留存方法，依然還是用一般化的檔案儲存柜來放置等，諸如此類的傳統(tǒng)性手段常會產(chǎn)生后續(xù)一系類的阻礙問題，比如多數(shù)檔案人員對細(xì)化人事檔案的目錄刻畫缺少精細(xì)、精準(zhǔn)化，實踐調(diào)閱查看時也常只能依靠自身的主觀臆斷，該方式會極大影響實際有效信息地提取等。

2、大多數(shù)的行政事業(yè)單位往往將內(nèi)構(gòu)職員的人事檔案統(tǒng)一性置放于指定地點，當(dāng)出現(xiàn)職員異地辦公或出差，以及單位其它城市分支部門需求調(diào)閱檔案時，往往只能倚靠“特派遣人員”代理進(jìn)行檔案調(diào)閱以及有效信息搜尋，該類方式常會產(chǎn)生相關(guān)不必要的麻煩，比如專屬派遣員往返兩地會耗費較大的時間、精力，以及成本等;實際對檔案的外方調(diào)閱，常需要向單位相關(guān)部門逐層申請與報批，這些流程一一完成勢必需要一定的時間，并且若出現(xiàn)信息提取有誤等狀況時，又需要同樣的步驟重復(fù)機械運作一遍等。這些不良境況常會極大影響到具體單位人事檔案運用的高效率，還會對具體行政事業(yè)單位的內(nèi)部性管理產(chǎn)生較大阻滯影響。

3、固式化的紙質(zhì)檔案在常規(guī)保存、整理以及后續(xù)養(yǎng)護方面都困難重重，比如紙張材質(zhì)比較“脆弱”，常會受自然氣候的影響，尤其是在北方的秋冬季、南方的特殊梅雨季節(jié)，以及各類潮濕天氣狀況下，固定化的檔案放置地點若未能時刻完善好排氣與祛濕等環(huán)節(jié)工作，就極易于引起紙質(zhì)版本檔案的濕潮、變黃發(fā)霉，甚至質(zhì)變等。而新時期下，現(xiàn)代化的檔案管理方法常會應(yīng)勢運用電子信息技術(shù)，譬如，以一位轉(zhuǎn)業(yè)軍人的特殊性檔案為例，其參軍較早，內(nèi)部紙質(zhì)檔案信息繁復(fù)且冗長，對此，可能動運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將較模糊的紙質(zhì)材料與圖片進(jìn)行精細(xì)高清化，再將其它各項材料進(jìn)行詳盡、真實地電腦錄入，最終所有環(huán)節(jié)都有序完成以后，將整體電子版信息進(jìn)行光盤刻錄等進(jìn)行更好地置放與保存。

二、關(guān)于新時期行政事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化管理

（一）現(xiàn)代化人事檔案管理及優(yōu)勢闡述

對單位內(nèi)部人員檔案的現(xiàn)代化管理，即運用計算機等優(yōu)化媒介，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化實操與管理，最終達(dá)成單位檔案管理創(chuàng)新方式革變。

該項創(chuàng)新?？商幚砟Ｊ睫D(zhuǎn)變期間頻現(xiàn)的各類困窘;也可極大提升單位內(nèi)部檔案調(diào)閱與信息提取的高效、精準(zhǔn)性，同時還能催化單位檔案管理部的工作效率等。

（二）具象應(yīng)對要措

1、對既定的行政事業(yè)單位而言，應(yīng)積極提升資金方面的支持，依據(jù)新時期發(fā)展變化，有機購進(jìn)人事檔案電子化管理方式轉(zhuǎn)變途中所要運用的必備電子技術(shù)以及配套硬件設(shè)施。

2、目前較為先進(jìn)的檔案電子化優(yōu)化方法，多是基于信息影像介質(zhì)來實踐達(dá)成對以往紙質(zhì)版檔案的升級性管理，具體的內(nèi)容即是將既定行政事業(yè)單位中的紙質(zhì)化人事檔案通過電子高清掃描的方法，轉(zhuǎn)變?yōu)楸憬莸碾娮影鎴D像;最后再將完成掃描后的電子圖像調(diào)試整合，并有機導(dǎo)入至專項化的應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部。實操期間還需更多注重實際掃描環(huán)節(jié)中勿進(jìn)行重復(fù)性操作，否則圖像資料會出現(xiàn)復(fù)數(shù)疊加現(xiàn)象，當(dāng)然，掃描環(huán)節(jié)以前，對于具體檔案的紙質(zhì)材料還需進(jìn)行相對客觀的類別分化與順序排列等。

3、電子化檔案形式轉(zhuǎn)變以后，單位相應(yīng)人員若出現(xiàn)調(diào)閱等實需時，便可直接運用單位配套的計算機進(jìn)行操作，比如可通過其間的專屬化設(shè)計進(jìn)入系統(tǒng)，期間在根據(jù)自身需求進(jìn)行相應(yīng)流程環(huán)節(jié)的運作，而計算機在后臺也會實時詳盡記錄實操人員的各項檔案信息運用狀況，譬如會記錄檔案的查閱時長與內(nèi)容、是否有下載記錄，以及所有下載的時間點與頻次等。此外，其應(yīng)用界面為更便利用戶運用，還進(jìn)行了系列人性化巧妙設(shè)計，比如檔案圖像的縮放以及信息共享等。

4、還須應(yīng)勢做好電子化檔案管理系統(tǒng)的有機構(gòu)建與開發(fā)，譬如單位可有機與相應(yīng)發(fā)展較成熟的科創(chuàng)公司合作，以更好提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。另外，還可能動開展人員專項培訓(xùn)，以更好保障電子化管理系統(tǒng)的后期問題反饋與升級等。

三、結(jié)束語

綜上述，對既定單位檔案管理的優(yōu)化處理，可極大提升單位基礎(chǔ)管理能力，還可有機處理施管期間各類頻現(xiàn)問題，因此，既定單位應(yīng)順勢發(fā)展，能動強化對內(nèi)部人事檔案的現(xiàn)代化管理等。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：李靜（1977.7）女，滿族，籍貫：內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理，所在省市：內(nèi)蒙古興安盟烏蘭浩特市。