摘要：面對網(wǎng)絡(luò)信息時代企業(yè)檔案管理的新要求，檔案管理業(yè)務(wù)外包就成為企業(yè)提高檔案管理水平的重要方式和手段。文章首先分析了檔案管理業(yè)務(wù)外包的可能性，并針對檔案管理業(yè)務(wù)外包過程中存在的問題提出了必要的建議和發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理業(yè)務(wù)外包;企業(yè)檔案;可行性

企業(yè)檔案是企業(yè)活動的有效記錄，是企業(yè)生存和發(fā)展的信息基礎(chǔ)和必要條件，同時也是國家檔案資源的重要組成部分，其有效管理具有十分重要的意義和價值。因此，我國辦案管理部門制定了許多關(guān)于企業(yè)檔案管理的條例和制度，廣大企業(yè)也在這方面投入了巨大的力量，但是管理的現(xiàn)狀然就存在諸多不盡人意之處。究其原因，不僅有企業(yè)主觀方面的因素，為企業(yè)的資金、能力和物力方面的限制也有莫大的關(guān)系。為了解決這些問題，檔案管理業(yè)務(wù)外包應運而生。

一、檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性

1. 外包服務(wù)的迅速發(fā)展

隨著經(jīng)濟全球化的商業(yè)推進，企業(yè)面臨的市場競爭環(huán)境日趨激烈，業(yè)務(wù)外包就成了這一背景下企業(yè)整合各種生產(chǎn)資源，提高企業(yè)競爭力的重要方式_[1]。可以說，外包是企業(yè)在新的經(jīng)濟環(huán)境下的一種優(yōu)化經(jīng)營策略，可以讓企業(yè)將有限的精力集中在自身的核心競爭力和工作效率的提升方面。因此，現(xiàn)代經(jīng)濟社會語境下，外包業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，為檔案外包業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了必要的市場基礎(chǔ)。

2.外包服務(wù)技術(shù)的成熟

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們逐步步入了信息技術(shù)時代。在這一背景下，現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)管理過程，紙質(zhì)文件逐步被電子文件代替。對企業(yè)的檔案管理來說，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)顯示出更為重要的作用，檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為大勢所趨，這必將給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來巨大的影響和沖擊。但是，檔案數(shù)字化建設(shè)并非企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，在該領(lǐng)域投入巨大的資源是得不償失的。另一方面，檔案外包公司在近年來得到了長足的發(fā)展，其專業(yè)性和管理技術(shù)得到了迅速提高。綜合上述兩方面的因素，檔案外包，就它為企業(yè)進行檔案管理的一個重要、有效的途徑。

3.檔案工業(yè)管理機構(gòu)管理水平的提高

企業(yè)的業(yè)務(wù)外包，主要是為了獲取成本低廉、質(zhì)量優(yōu)越的產(chǎn)品的服務(wù)，的彌補自身的缺陷，企業(yè)能夠更加專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展_[2]。企業(yè)檔案和政府檔案不同，并不屬于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)范疇，對其進行外包成為眾多企業(yè)的選項，進而形成了比較廣闊的檔案外包市場。另一方面，商業(yè)文件中心為了獲取客戶，往往會通過人員的專業(yè)化、設(shè)施的專門化、管理的科學化以及業(yè)務(wù)的自主化，大幅提升針對企業(yè)檔案的管理水平，進而為企業(yè)的檔案外包提供了必要的現(xiàn)實基礎(chǔ)。

二、檔案管理業(yè)務(wù)外包的發(fā)展對策

企業(yè)檔案的外包雖然存在著必要性和可行性，但是作為一個新生事物，目前尚處于迅速發(fā)展階段，然后面臨諸多極端解決的問題，使企業(yè)在檔案外包過程中面臨一切風險_[3]。因此，每個月在檔案外包過程中，應該采取如下策略，保證檔案管理業(yè)務(wù)外包的項目的順利進行。

1. 對檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性進行評估

企業(yè)在進行檔案管理業(yè)務(wù)外包之前，必須要做好重要的準備工作，特別是對外包過程中可能產(chǎn)生的風險和風險的防范措施，進行必要的分析和評估。特別是一些具有較強專業(yè)性的企業(yè)，其題答案具有特殊性和重要，在管理業(yè)務(wù)的外包過程中，尤其要注意風險的防范和管控。因為檔案具有唯一性的特點，一旦發(fā)生損壞，就會產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的影響。因此，建議企業(yè)在檔案管理業(yè)務(wù)外包之前，應該有企業(yè)的高層領(lǐng)導檔案的管理部門以及相關(guān)的專業(yè)部門組成檔案業(yè)務(wù)外包風險評估小組，業(yè)務(wù)外包過程中可能產(chǎn)生的風險，以及相關(guān)的對策進行比較詳細的分析和研究，根據(jù)研究結(jié)果，建立起有針對性的監(jiān)督管理機制，保障檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的順利進行。

2.建立透明的外包程序

對檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性進行評估之后，企業(yè)要做的下一步工作，就是公開透明外包程序，接受包括企業(yè)內(nèi)部員工在內(nèi)的各方面的監(jiān)督和建議。具體而言，首先應該加初步預定的外包執(zhí)行計劃書，在企業(yè)內(nèi)部會議上進行討論，對其中不合理的地方進行修改。其次，在修改后的外包執(zhí)行計劃書，提請第三方的專業(yè)機構(gòu)進行審查并提出進一步的修改意見。最后，按照最后確定的計劃書開始相關(guān)的外包工作。此外，建議企業(yè)在內(nèi)部設(shè)立一個專門的管理機構(gòu)，負責檔案外包招標工作，保障外包工作的順利進行。

3.強化外包過程監(jiān)管

檔案管理工作外包，不僅需要合理的評估以及公開透明外包程序還需要強化外包過程中的監(jiān)督和管理，保障型規(guī)范性。首先，應該建立規(guī)范的外包合同，在合同的簽署過程中，合同雙方需要進行深入的溝通和磋商，保證合同的公平性和公正性。其次，在檔案管理業(yè)務(wù)外包之后，要強化對外包商的管理，特別是要建立良好的檔案管理業(yè)務(wù)外包績效監(jiān)管機制，防止由于管理失控造成檔案管理風險的出現(xiàn)。最后，在外包完成之后，檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)包企業(yè)，要建立通暢的反饋渠道，通過反饋深入分析外包公司的優(yōu)勢以及在檔案管理過程中存在的具體問題，對具體的實施效果進行評價，為提高檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的水平提供必要的基礎(chǔ)。如果外包過程中出現(xiàn)了重大問題，企業(yè)應該依法與其解除合同，避免造成更大的損失。

4.建立完善的企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包制度體系

任何工作的順利進行，都必須要有相關(guān)的制度體系作為保障，企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包也不例外。目前，各方面的相關(guān)制度不多，僅在《企業(yè)檔案管理辦法》提出了一些要求，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，，并沒有明確的規(guī)定，而這又是值得解決的重要問題。因此，建議政府部門加快立法進行，很快建立起相關(guān)的法律法規(guī)，在企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包提供必要的法律制度保障，支持行業(yè)協(xié)會，在企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)過程中發(fā)揮積極作用，特別是企業(yè)和外包商之間的中介所，促進雙方之間的交流合作，增進雙方的了解，共同維系好檔案管理業(yè)務(wù)外包工作關(guān)系，

三、結(jié)語

總之，企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包屬于一項新興業(yè)務(wù)，其發(fā)展和完善是一項長期的任務(wù)，廣大企業(yè)不僅要認識到檔案管理業(yè)務(wù)外包的重要作用和價值，同時也要對外包過程中的風險問題有必要的認知，做好檔案管理，外包的風險控制工作，促進企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的良好發(fā)展。

參考文獻

[1]張帆，李辛揚.國內(nèi)外檔案外包服務(wù)研究綜述[J].辦公自動化，2018，2301：49-54.

[2]李洪洋.企業(yè)檔案外包風險問題研究[J].檔案與建設(shè)，2018，05：35-38.

[3]李洪洋.當代企業(yè)檔案管理外包的動因與可行性[J].蘭臺世界，2016，05：60-62.

作者簡介：張穎（1985.9.24-），女，漢族，北京，碩士學歷，中級經(jīng)濟師，工作單位核工業(yè)建設(shè)股份有限公司。