王向美

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理員是一個(gè)不容忽視的工作崗位，負(fù)責(zé)著整個(gè)信息資源的管理，檔案管理員的任務(wù)是充分體現(xiàn)資源的價(jià)值，通過(guò)對(duì)檔案的收集與整理整合進(jìn)行資源有效利用。雖然，當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府以及檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了認(rèn)可，但是，其重視程度仍待加強(qiáng)，對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的內(nèi)涵與作用仍需進(jìn)一步提高。下一步，應(yīng)該從提高檔案的利用率，更新檔案的收集方法，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)幾個(gè)方面入手，進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化。本文以檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，提出了針對(duì)性改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

下一步，應(yīng)該從提高檔案的利用率，更新檔案的收集方法，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)幾個(gè)方面入手，進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化。本文以檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，提出了針對(duì)性改進(jìn)對(duì)策。

1.檔案管理員工作現(xiàn)狀分析

1.1管理員的專(zhuān)業(yè)性差

檔案管理員一般都是從各個(gè)專(zhuān)業(yè)中選取的人才，很多人沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，同時(shí)存在對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位的現(xiàn)象，很多身在崗位上的檔案管理員，對(duì)檔案管理存在輕視態(tài)度，認(rèn)為只是進(jìn)行文件的整理，是一項(xiàng)低級(jí)的工作，產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)知與態(tài)度，專(zhuān)業(yè)性較差，在進(jìn)行整理歸類(lèi)時(shí)，只是將表面同類(lèi)的放在一起，并沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的分類(lèi)索引，缺乏檔案的完整性與系統(tǒng)性，不利于后期的查找與利用。

1.2檔案完整性低

現(xiàn)階段對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案而言，很多文件完整性較低，許多由于臨時(shí)的工作而創(chuàng)作的文件，沒(méi)有系統(tǒng)的類(lèi)別，導(dǎo)致成為價(jià)值低的零散文件，雖然這類(lèi)文件具有重要價(jià)值，但是由于管理員的錯(cuò)誤認(rèn)知，導(dǎo)致其無(wú)法正常歸類(lèi)歸檔，而是散亂地保存在管理員的手中。例如，很多科室會(huì)對(duì)計(jì)劃、申請(qǐng)、總結(jié)類(lèi)的文檔進(jìn)行歸檔并完整保存，但是，對(duì)于平常利用性不高的文件，沒(méi)有引起足夠重視，導(dǎo)致沒(méi)有歸檔，破壞了檔案的完整性。

1.3檔案整理不規(guī)范

在進(jìn)行檔案的分類(lèi)時(shí)，整理不規(guī)范的問(wèn)題很多，例如，命名參差不齊，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去編寫(xiě)，導(dǎo)致缺乏三要素中的其中一個(gè)，或者對(duì)三要素進(jìn)行了更換，或者為了省時(shí)省力而進(jìn)行縮寫(xiě)簡(jiǎn)寫(xiě)，導(dǎo)致后期文件檔案數(shù)量過(guò)多時(shí)再進(jìn)行查找難以理解簡(jiǎn)寫(xiě)的具體意思。檔案管理工作的命名是一項(xiàng)細(xì)致、耐心、統(tǒng)一的工作，必須要求管理員進(jìn)行細(xì)化的命名，為今后的檔案利用，檔案查找提供便利。

1.4對(duì)檔案的利用率低

現(xiàn)如今，鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的檔案管理存在浪費(fèi)嚴(yán)重的現(xiàn)象，其中的信息資源得不到充分的利用，人們對(duì)于檔案的使用及利用一知半解。檔案管理員也并沒(méi)有將檔案的運(yùn)用及意義進(jìn)行普及以及宣傳，導(dǎo)致很多重要檔案成為壓箱底的材料，利用率低。同時(shí)，由于檔案的管理難度較大，對(duì)所有部門(mén)的檔案進(jìn)行全面的收集整合存儲(chǔ)，工作量較大，同樣導(dǎo)致了檔案的利用率低。

2.提高檔案管理員工作能力的對(duì)策淺析

2.1建立培訓(xùn)考核機(jī)制，提高管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為改善上述問(wèn)題，提高管理員的工作能力，檔案管理部門(mén)應(yīng)該定期舉辦檔案管理知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，例如，定期為檔案管理員灌輸新的知識(shí)，保證其業(yè)務(wù)進(jìn)行正常開(kāi)展，提高基層檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的整體認(rèn)知，端正其工作態(tài)度，引起足夠的重視性與敏感性，保證細(xì)致正確地對(duì)待每一份檔案，確保每一份文件都能正確歸類(lèi)，同時(shí)，設(shè)置激勵(lì)考核制度，來(lái)提高管理員的工作積極性，改善散漫拖延的工作消極案例，強(qiáng)化管理員的歸檔意識(shí)，保證檔案的完整性。

2.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，端正管理員業(yè)務(wù)態(tài)度

為引起檔案管理員的工作重視，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化組織與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，不斷完善與提高檔案管理水平。例如，確定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，將標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行公告宣布，獲得所有檔案管理人員的支持和認(rèn)可，促進(jìn)管理員樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，增加工作積極性與熱情，保證工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定開(kāi)展，其中，領(lǐng)導(dǎo)必須要有大局意識(shí)，能夠加強(qiáng)對(duì)零散文件以及臨時(shí)文件的收集、分類(lèi)，確保檔案資料的完整性，為提高其利用率奠定基礎(chǔ)。

2.3執(zhí)行科學(xué)分類(lèi)，促進(jìn)科學(xué)化管理

在檔案管理中，必須要做到科學(xué)分類(lèi)，進(jìn)行分級(jí)別地整理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息收集起來(lái)可能較為困難，所以需要檔案管理員提高專(zhuān)業(yè)性與服務(wù)性，以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，把部門(mén)內(nèi)容等的形式區(qū)別建設(shè)成黨群類(lèi)業(yè)務(wù)類(lèi)以及人事類(lèi)等類(lèi)別，同時(shí)，建立起鄉(xiāng)鎮(zhèn)獨(dú)特的檔案體系，并同其他檔案一樣，進(jìn)行合理分類(lèi)與保管、利用。

2.4加快信息化進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化

加快信息化進(jìn)程，以數(shù)字化的形式來(lái)促進(jìn)檔案管理與整合工作，將是大勢(shì)所趨。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理應(yīng)該積極迎合信息化時(shí)代，以信息化的平臺(tái)來(lái)豐富、整合檔案體系，進(jìn)行電子檔案的分類(lèi)及歸檔保存等，同時(shí)設(shè)置便民窗口，以便查找利用，通過(guò)電子數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)改善檔案管理工作的費(fèi)時(shí)費(fèi)力等弊端，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，讓檔案管理同信息化、電子化、數(shù)字化一起緊跟時(shí)代潮流。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作目前開(kāi)展地并不盡如人意，所以，需要地方政府加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，端正檔案管理員的態(tài)度，通過(guò)培訓(xùn)、考核、激勵(lì)等方式來(lái)提高他們的工作能力以及積極性，同時(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，提高檔案的歸類(lèi)以及利用率，促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展。

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