陳麗婷

摘要：新中國(guó)成立70年以來，中國(guó)發(fā)生了翻天覆地的變化，中國(guó)已從“站起來”到“富起來”再到“強(qiáng)起來”。作為成長(zhǎng)在新時(shí)代的檔案工作人員，我們應(yīng)不負(fù)前輩的努力，繼往開來，在檔案工作的新節(jié)點(diǎn)上敢作敢為，共鑄中國(guó)夢(mèng)。

關(guān)鍵詞：新節(jié)點(diǎn);檔案;數(shù)字化;管理;分析

一、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。現(xiàn)階段，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的檔案依舊是以紙質(zhì)材料作為主要記載媒體，這種檔案的記錄手段不僅存在一定的缺陷，同時(shí)也容易發(fā)生破損和丟失。在日常的檔案管理工作中，我們進(jìn)行歸檔和提檔的時(shí)候都必須要往返于檔案庫(kù)和辦公室之間，這種工作方式不僅影響了整個(gè)查檔、歸檔的速度，同時(shí)也會(huì)為廣大的檔案使用者帶來種種不便。另一方面，對(duì)一些重要的紙質(zhì)文件復(fù)印、查閱的過程中，即便平日工作再細(xì)心都難免受到汗?jié)n、灰塵、空氣濕度等多方面影響，從而導(dǎo)致一些重要的紙質(zhì)文件受到高頻率的磨損，久而久之便在外觀上形成了“霉變老舊”檔案。

檔案數(shù)字化的好處是顯而易見的，但是要全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，還是有一定的難度。對(duì)于企業(yè)來講，檔案的數(shù)字化會(huì)受到資金及檔案操作人員的限制，無法配齊數(shù)字化所需要的各種先進(jìn)設(shè)備及數(shù)字化操作人員。其次，檔案的數(shù)字化也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的檔案信息，比較容易受到病毒及黑客的攻擊，加大了管理的難度。最后，數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然檔案信息管理系統(tǒng)推進(jìn)多時(shí)，但企業(yè)沒有對(duì)這個(gè)強(qiáng)大的信息提高利用意識(shí)，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工完成。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的資料寶庫(kù)。數(shù)字化檔案利用率得不到提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在整個(gè)管理過程中的應(yīng)用僅限于文字的錄入。編輯和打印工作，不僅消耗了人力物力，而且使電子檔案沒有得到合理的開發(fā)及利用，造成雙重浪費(fèi)。

二、基于上述問題，提出檔案數(shù)字化的發(fā)展措施

提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。由于檔案管理人員是檔案數(shù)字化操作的執(zhí)行者和實(shí)施者，其專業(yè)水平及能力的高低直接影響到檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量與效率，因此有必要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，使其能夠在檔案管理中熟練運(yùn)用數(shù)字化技能。提高員工的綜合素質(zhì)不僅僅指的是檔案管理工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，同樣也包括了員工的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。通過這樣的方式，員工才能更好的適應(yīng)檔案數(shù)字化管理工作。要做到這一點(diǎn)，企業(yè)可以開展相關(guān)的培訓(xùn)和講座，讓員工了解到當(dāng)前先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及檔案管理理念，為企業(yè)未來檔案管理工作的開展提供幫助。

加大先進(jìn)設(shè)備的引入，提高數(shù)字化工作效率，加強(qiáng)信息技術(shù)的利用。在推進(jìn)數(shù)字化管理的進(jìn)程中，要加大軟硬件設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及程序，并加強(qiáng)軟硬件的保養(yǎng)，這樣不僅能延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，更能提升檔案的工作質(zhì)量及工作效率。要想進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化工作，那么還需要不斷加強(qiáng)信息技術(shù)的利用。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在發(fā)展進(jìn)步。因此，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)除了要注重硬件設(shè)施的建設(shè)以外，還需要重視軟件的應(yīng)用。在當(dāng)前，可以通過編程技術(shù)建立一套檔案資料管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)資料的錄入、導(dǎo)出、整理、傳輸、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用等功能。這樣一來，就能夠更好的提高檔案管理的工作效率。

制定統(tǒng)一的數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確檔案數(shù)字化管理要求。由于不同的企業(yè)對(duì)于數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不同，因此企業(yè)數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)體系的確立非常重要，它是數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)。在通用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，制定相關(guān)細(xì)則。明確檔案數(shù)字化管理要求是企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作開展的重要保障。所謂的明確檔案數(shù)字化管理要求指的就是企業(yè)在挑選好第三方服務(wù)公司之后，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況、檔案現(xiàn)存情況以及檔案的分類來制定科學(xué)、合理的數(shù)字化檔案管理方案。

建設(shè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案數(shù)字化的核心是建立高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞和信息交流。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)主要揭示館藏內(nèi)容，提供網(wǎng)上檢索途徑;全文數(shù)據(jù)庫(kù)主要是用于完整載入檔案文件材料，使用者可以通過網(wǎng)絡(luò)直接獲取全部的檔案信息。為用戶提供方便高效的信息服務(wù)。

積極應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化安全問題。由于檔案信息對(duì)保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分信息是需要控制使用的。所以在檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要采取一系列的措施保證檔案信息的安全及保密。其次，要加強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，安全是檔案工作中最重要也是最基本的要求。檔案人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案工作的安全性及可靠性提供重要保障。再次，要推行檔案保管雙套制，確保紙質(zhì)檔案及數(shù)字檔案都有備份，并推行數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份，確保檔案在任何地方，任何情況下都處于安全狀態(tài)。

企業(yè)檔案部門在檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該形成一套管理體系，確保檔案信息的保密和安全，并控制用戶在檔案全文查閱的權(quán)限以及保證網(wǎng)絡(luò)上不存放機(jī)密及秘密的檔案信息。

建立一套檔案信息利用監(jiān)控體系，便于日常的控制及統(tǒng)計(jì)管理。通過這套監(jiān)控體系，檔案工作人員可以有效的控制檔案使用過程，并對(duì)其全過程進(jìn)行記錄。

三、結(jié)語

在新時(shí)期，檔案數(shù)字化改革是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的必由之路。要想進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率，那么就必須要做好前期調(diào)查工作、明確檔案數(shù)字化管理要求、做好檔案管理數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作、建立完善的管理制度、加強(qiáng)檔案管理的安全性以及提高員工的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能真正有效提高檔案管理工作質(zhì)量，為企業(yè)未來的發(fā)展指明方向。

參考文獻(xiàn)

[1]張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端[J].黑龍江科技信息，2009，000（004）：154，74.

[2]宋巖.檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)[J].肇慶學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，026（006）：71-73.