王嵐

摘 要：本文旨在通過(guò)將以云計(jì)算為核心的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式引入科研單位費(fèi)用報(bào)銷管理工作流程中，達(dá)到提高報(bào)銷管理水平、增強(qiáng)決策支持作用及提升綜合財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：科研單位;費(fèi)用報(bào)銷;財(cái)務(wù)共享模式

財(cái)務(wù)共享模式依托信息化管理手段及應(yīng)用技術(shù)，以市場(chǎng)及客戶需求為發(fā)展方向，以提供人性化專業(yè)化服務(wù)為工作目標(biāo)，通過(guò)“財(cái)務(wù)共享”實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位結(jié)構(gòu)組織優(yōu)化、運(yùn)營(yíng)成本降低、團(tuán)隊(duì)管理效能提升。針對(duì)科研單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用，應(yīng)將重點(diǎn)落在費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化改造這一關(guān)鍵問(wèn)題上，通過(guò)財(cái)務(wù)共享提升科研單位管理效能，在提升費(fèi)用報(bào)銷工作速度與質(zhì)量的同時(shí)，優(yōu)化單位財(cái)務(wù)流程控制、增強(qiáng)單位財(cái)務(wù)管理總體質(zhì)量。

一、科研單位費(fèi)用報(bào)銷一般流程及現(xiàn)存問(wèn)題

（一）報(bào)銷流程

當(dāng)前，大多數(shù)科研單位費(fèi)用報(bào)銷流程主要包括申報(bào)、審核、遞交部門領(lǐng)導(dǎo)核簽、財(cái)務(wù)人員審核錄入及打印憑證，最后由出納憑借會(huì)計(jì)憑證向申報(bào)人員進(jìn)行現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬或網(wǎng)銀支付（基本流程如圖1所示）。

（二）現(xiàn)行費(fèi)用報(bào)銷流程存在的主要問(wèn)題

科研事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大以及組織結(jié)構(gòu)不斷復(fù)雜化，給現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理水平、管控模式以及財(cái)務(wù)資源配置帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，費(fèi)用報(bào)銷一直以來(lái)都是困擾科研單位財(cái)務(wù)管理工作的主要一環(huán)，之所以費(fèi)用報(bào)銷管理質(zhì)量始終無(wú)法有效提升，是因?yàn)槠渲写嬖谠S多在固有報(bào)銷流程中無(wú)法解決和克服的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。具體如下。

1.效率偏低

從科研單位費(fèi)用報(bào)銷基本流程中可以看到，整個(gè)報(bào)銷流程基本上是以人工操作推進(jìn)的，報(bào)銷人員需要將填制好的單據(jù)遞送至財(cái)務(wù)部門，如果缺少單據(jù)或填制錯(cuò)誤，還需前往財(cái)務(wù)部門修改單據(jù)，占用了報(bào)銷人員大量的時(shí)間。同時(shí)，由于報(bào)銷系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、支付系統(tǒng)沒(méi)有有效整合統(tǒng)一，會(huì)計(jì)人員需要多次核對(duì)、錄入數(shù)據(jù)，從而容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏或失誤，影響費(fèi)用報(bào)銷工作的總體質(zhì)量。

2.財(cái)務(wù)管控偏弱

在整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程中，涉及許多需要部門領(lǐng)導(dǎo)人工核查或核簽的環(huán)節(jié)，由于缺乏影像系統(tǒng)的支持，部門領(lǐng)導(dǎo)在審批過(guò)程中無(wú)法看到發(fā)票或者合同原件，不利于報(bào)銷審核的嚴(yán)肅性與規(guī)范性。同時(shí)，由于對(duì)財(cái)務(wù)政策的理解不一致，會(huì)造成總部與所屬公司財(cái)務(wù)政策執(zhí)行費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，弱化單位的管控能力，甚至有時(shí)會(huì)損害單位的利益。

3.崗位設(shè)置重復(fù)

固有的費(fèi)用報(bào)銷流程在每一級(jí)法人機(jī)構(gòu)都需要設(shè)置會(huì)計(jì)部門，每一個(gè)會(huì)計(jì)部門都需要配備出納、會(huì)計(jì)、稽核、稅務(wù)、往來(lái)等財(cái)務(wù)人員，造成了整體機(jī)構(gòu)臃腫，不僅浪費(fèi)人工成本，也不利于財(cái)務(wù)部門從核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。

二、財(cái)務(wù)共享模式下科研單位費(fèi)用報(bào)銷新變化

財(cái)務(wù)共享模式旨在打通單位部門間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸通路，消除部門間的信息壁壘，在快速有效集中相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的同時(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析及利用。其優(yōu)越性主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程，強(qiáng)化集團(tuán)管控

通過(guò)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程等，財(cái)務(wù)工作處理更規(guī)范有效，財(cái)經(jīng)政策得以貫徹執(zhí)行;通過(guò)及時(shí)獲取財(cái)經(jīng)數(shù)據(jù)、監(jiān)督財(cái)經(jīng)運(yùn)行結(jié)果，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控力度;通過(guò)系統(tǒng)高度集成，實(shí)現(xiàn)管控前移，促進(jìn)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展。

（二）有效保證業(yè)務(wù)發(fā)展，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合

科研單位下屬公司將非核心的財(cái)務(wù)工作，如財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)，交由共享服務(wù)中心來(lái)運(yùn)作，共享服務(wù)中心通過(guò)提供充足的后臺(tái)支持，使各公司可以將工作重心完全放在自己的核心業(yè)務(wù)和滿足顧客的需求上，有效保障公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)深入價(jià)值鏈環(huán)節(jié)配合市場(chǎng)和業(yè)務(wù)部門，提供數(shù)據(jù)支持、強(qiáng)化成本管控，進(jìn)一步促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。

（三）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)共享模式能夠推進(jìn)科研單位總部和下屬公司財(cái)務(wù)組織的專業(yè)化分工，為提升各級(jí)財(cái)務(wù)人員的決策能力奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)而可以更高效地為業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)科研事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展。

（四）提高工作效率，降低財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本

通過(guò)業(yè)務(wù)集中、專業(yè)分工、流程合并等，不斷提高工作效率，優(yōu)化運(yùn)營(yíng)成本。建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)和有效的系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)高度集成和一體化操作，達(dá)到財(cái)務(wù)共享規(guī)?；?yīng)，進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本。

三、科研單位財(cái)務(wù)共享模式下的報(bào)銷流程優(yōu)化

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的報(bào)銷體系架構(gòu)

基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的科研單位費(fèi)用報(bào)銷管控系統(tǒng)并非是獨(dú)立存在的系統(tǒng)，而是存在于與電子檔案、報(bào)賬控制、資管理金、財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)、合同管理等諸多管理系統(tǒng)聯(lián)合的統(tǒng)一整體內(nèi)，同時(shí)整個(gè)體系還與如ERP及銀企直聯(lián)等外部系統(tǒng)集成，從而確保費(fèi)用報(bào)銷流程的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)從報(bào)銷共享到預(yù)算共享再到?jīng)Q策預(yù)測(cè)支持的全方位應(yīng)用。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的報(bào)銷體系架構(gòu)如圖2所示。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心報(bào)銷流程優(yōu)化

（1）報(bào)銷人整理報(bào)銷票據(jù)，提出報(bào)銷申請(qǐng)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過(guò)影像系統(tǒng)，掃描原始票據(jù)生成電子票據(jù)，自動(dòng)生成報(bào)銷編碼。（2）報(bào)銷申請(qǐng)之后交于審批人員進(jìn)行受理，審核電子票據(jù)與原始票據(jù)是否一致，報(bào)銷科目、報(bào)銷內(nèi)容、報(bào)銷金額是否合理。（3）審核通過(guò)的報(bào)銷申請(qǐng)單傳遞至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員依照?qǐng)?bào)銷制度、報(bào)銷科目、報(bào)銷類別對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核通過(guò)交給復(fù)核人員，審核未通過(guò)則駁回報(bào)銷申請(qǐng)。（4）復(fù)核人員對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)單據(jù)進(jìn)行復(fù)核，自動(dòng)生成記賬憑證。（5）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心結(jié)算人員根據(jù)自動(dòng)生成的記賬憑證，予以確認(rèn)之后通過(guò)銀企直連系統(tǒng)，通知銀行按照?qǐng)?bào)銷人的賬戶信息支付。（6）完成支付之后，對(duì)電子票據(jù)、原始票據(jù)分類存檔，同時(shí)更新報(bào)銷人員支付信息。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心報(bào)銷模塊優(yōu)化

1.集成增值稅發(fā)票管理模塊

通過(guò)OCR識(shí)別、二維碼識(shí)別技術(shù)，將取得的所有增值稅發(fā)票信息（包括普通發(fā)票、專用發(fā)票）傳輸?shù)娇蒲袉挝坏脑鲋刀惏l(fā)票管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)所有增值稅發(fā)票實(shí)行統(tǒng)一管理和查詢。在執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，費(fèi)用控制管理系統(tǒng)可以將發(fā)票上的信息自動(dòng)傳送到增值稅發(fā)票管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，查詢此發(fā)票是否已報(bào)銷，以解決重復(fù)報(bào)銷的難題。

2.自動(dòng)化線上報(bào)銷審批

目前，科研單位費(fèi)用報(bào)銷流程繁復(fù)，中間環(huán)節(jié)眾多且審批速度受限制因素較多，增加了相關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)，影響工作效率提升。在單位原有信息管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，建立自動(dòng)化線上報(bào)銷審批，能夠加速各部門聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷申請(qǐng)及審批材料的及時(shí)傳送，有效提升報(bào)銷審批運(yùn)行速度，同時(shí)報(bào)銷人可以實(shí)時(shí)跟進(jìn)，隨時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度，提高了費(fèi)用報(bào)銷的透明度及可追蹤性。下屬企業(yè)納入財(cái)務(wù)共享中心核算，可以加強(qiáng)對(duì)下屬公司費(fèi)用管理的監(jiān)督，增強(qiáng)下屬企業(yè)執(zhí)行費(fèi)用政策的一致性。

3.集成影像管理系統(tǒng)

集成影像管理系統(tǒng)能夠提高交互效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。依托二維碼技術(shù)及OCR技術(shù)，集成影像管理系統(tǒng)可以批量處理原始報(bào)銷單據(jù)，如快速掃描發(fā)票、票據(jù)、合同等各類單據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，提高交互傳輸效率。另一方面，在全自動(dòng)處理環(huán)境下，集成影像管理系統(tǒng)能夠保證信息安全，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，如掃描票據(jù)二維碼的同時(shí)，在線比對(duì)稅務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)查驗(yàn)票據(jù)真?zhèn)?，保證單據(jù)的真實(shí)性，加大財(cái)務(wù)管控力度。

4.差旅報(bào)銷自動(dòng)化集成

科研單位差旅報(bào)銷在科研單位費(fèi)用報(bào)銷中占據(jù)了較大比例，差旅費(fèi)用報(bào)銷包括但不限于差旅費(fèi)、出行費(fèi)、辦公用品采購(gòu)費(fèi)以及與業(yè)務(wù)相關(guān)的餐飲費(fèi)等。差旅報(bào)銷自動(dòng)化集成不僅能對(duì)報(bào)銷項(xiàng)目進(jìn)行集中與分類，同時(shí)能與外部差旅平臺(tái)聯(lián)動(dòng)，如攜程、去哪兒網(wǎng)等，員工因公在線預(yù)定行程，其數(shù)據(jù)即可實(shí)時(shí)進(jìn)入單位差旅報(bào)銷自動(dòng)化系統(tǒng)，免除人工核對(duì)的復(fù)雜操作，進(jìn)而提升報(bào)銷審核與支付效率，同時(shí)還可以充分利用差旅預(yù)定單量較大的優(yōu)勢(shì)與平臺(tái)簽訂合作協(xié)議，以達(dá)到降低本單位人員因公出行差旅成本、延長(zhǎng)結(jié)算周期等目的。

5.銀企互聯(lián)

銀企互聯(lián)不僅可以提高集中支付的效率與準(zhǔn)確率，同時(shí)可以實(shí)時(shí)獲取科研單位員工的個(gè)人消費(fèi)情況及費(fèi)用報(bào)銷信息，在提升支付實(shí)效性的同時(shí)確保費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行的科學(xué)與規(guī)范。

四、結(jié)語(yǔ)

科研單位費(fèi)用報(bào)銷流程的規(guī)范性與實(shí)效性問(wèn)題一直困擾著科研單位的財(cái)務(wù)管理，如何加快報(bào)銷流程、提高實(shí)效性以及防止違規(guī)行為是財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享模式融入費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化能夠很好地解決上述問(wèn)題，并進(jìn)一步提高報(bào)銷流程的透明度與合規(guī)性，不僅能夠有效提升科研單位費(fèi)用報(bào)銷的工作質(zhì)量，同時(shí)也能夠進(jìn)一步提高科研單位工作人員業(yè)務(wù)開(kāi)展的積極性。

參考文獻(xiàn)

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