馬瑞華

摘 要：在醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院辦公室文書和文書資料管理工作非常重要，屬于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)體制化、標(biāo)準(zhǔn)化的顯著標(biāo)志。文章對(duì)于醫(yī)院辦公室文書和文書檔案控制工作狀況、研究其存在的問題，并總結(jié)出了幾點(diǎn)有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公室文書;文書檔案;管理措施

引言

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案則是文件的歸宿。醫(yī)院文書檔案包括基建、人事、黨群，以及各個(gè)時(shí)期上級(jí)主管部門出臺(tái)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)領(lǐng)域的政策、制度等。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的深入，醫(yī)院所面臨的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了深刻變化，做好醫(yī)院文書檔案管理工作，提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，對(duì)規(guī)范醫(yī)院管理、發(fā)揮文書檔案在醫(yī)院日常管理中的價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院文書檔案具備特點(diǎn)

1.1專業(yè)性

醫(yī)院的文書檔案一般是記錄醫(yī)療工作，所以這使得醫(yī)院文書檔案具備很強(qiáng)的專業(yè)性。當(dāng)然醫(yī)院的發(fā)展計(jì)劃、診斷記錄、治療記錄、相應(yīng)的規(guī)章制度、一些醫(yī)療設(shè)備的操作規(guī)范等這些都是記錄在文書檔案中的，從這些中能夠體現(xiàn)其專業(yè)性。正是因?yàn)槠渚哂幸欢ǖ膶I(yè)性，所以要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、高效、規(guī)范化的管理，保證文書檔案資料的秩序性，方便查找。另外，因?yàn)榫哂幸欢ǖ膶I(yè)性，所以為防止不法人員竊取這些資料，要保證這些資料的安全，即做好保密工作。不對(duì)普通員工開放這些資料，只有管理人員以及檔案記錄人員等這些專業(yè)人員才能接觸這些資料。

1.2準(zhǔn)確性

醫(yī)院文書檔案中涉及許多保密信息，如醫(yī)療人員的人事檔案，尤其是隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案管理受到來自非傳統(tǒng)安全因素威脅增多，如黑客、病毒、電子數(shù)字丟失等，做好醫(yī)院文書檔案保密工作也是醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的重要內(nèi)容和組成部分。例如，文書檔案的原始性，文書紙質(zhì)文件一經(jīng)生成，其所承載著的信息內(nèi)容便不會(huì)變化，通過電子數(shù)字技術(shù)將紙質(zhì)文件中的信息內(nèi)容掃描，再錄入到文書檔案數(shù)據(jù)庫，在此過程中，數(shù)字信息容易因受到來自外界因素影響而使其完整性受到破壞，導(dǎo)致數(shù)字丟失或者信息失真。因此，評(píng)判高質(zhì)量的醫(yī)院文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)之一便是確保其內(nèi)容信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。

2 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案工作存在的問題

2.1文書檔案工作體制不健全

文書檔案工作體制不健全和管理體制不滿足具體管理工作要求，是各所醫(yī)院在文書資料管理過程十分常見的問題。文書資料管理的關(guān)鍵點(diǎn)與難點(diǎn)是文書資料的采集歸納與分類管理。應(yīng)當(dāng)建立確切的標(biāo)準(zhǔn)體制，對(duì)應(yīng)當(dāng)展開采集的文書資料進(jìn)行規(guī)定，防止關(guān)鍵文書資料被漏掉，也應(yīng)當(dāng)明確的制定分類方式，確保檔案文書的合理保存，便于今后使用。但各所醫(yī)院當(dāng)前的情況是缺少完善的文書資料管理體制。

2.2管理工作不重視

醫(yī)院管理工作出現(xiàn)問題或者管理秩序混亂與醫(yī)院對(duì)這方面管理工作不重視有關(guān)，同樣醫(yī)院對(duì)管理工作的不重視也是管理部門懈怠的一大原因。這在一定程度上使文書工作在和檔案工作進(jìn)行合作的方面存在一定的協(xié)調(diào)問題，對(duì)工作的完成起到了非常大的阻礙作用，另外在管理人員的選擇上比較隨意。管理工作者的水平低，不能做出準(zhǔn)確合理的判斷，影響了工作進(jìn)程，可能會(huì)延長(zhǎng)工作的進(jìn)行。

3 文書檔案管理過程的整改措施

3.1創(chuàng)建完善的文書檔案管理機(jī)制，提升對(duì)檔案管理的關(guān)注

創(chuàng)建完善的文書檔案管理機(jī)制、對(duì)文書資料的采集歸納規(guī)定，科學(xué)建立文書檔案級(jí)別分類標(biāo)準(zhǔn)，確定各級(jí)文書檔案的管理方式。對(duì)文書檔案進(jìn)行分類保存，按照其內(nèi)容特性保存至相應(yīng)單位。而且建立合理的人事管理機(jī)制與考評(píng)策略，把文書檔案工作的責(zé)任分配到個(gè)人，在管理環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，其考評(píng)結(jié)果和績(jī)效相結(jié)合，無法滿足要求的應(yīng)當(dāng)采用一定的懲處方法。經(jīng)過文書檔案管理機(jī)制、人事管理機(jī)制和考察機(jī)制的有效實(shí)施，提升管理者對(duì)文書資料管理過程的關(guān)注，確保文書資料管理工作的水平。

3.2加強(qiáng)醫(yī)院檔案從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的最大影響因素來源于文書檔案管理的具體落實(shí)者和執(zhí)行者，即需要廣大檔案從業(yè)者的自身業(yè)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)。針對(duì)專門從事文書檔案管理工作者來說，要牢固樹立質(zhì)量意識(shí)，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握文書檔案管理，尤其是質(zhì)量管理的具體要求，從文書資料的整理、裝訂，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用等都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行。

3.3文書工作與文書檔案管理工作創(chuàng)新

文書工作和文書檔案工作其實(shí)是記錄工作在不同階段的稱呼，雖然叫法上是同種工作，但從性質(zhì)上，這是兩種工作。文書工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，這樣能夠確保檔案的準(zhǔn)確性與完整性，可以保證文件收集與整理。檔案管理工作也要進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)檔案編制的監(jiān)管，在一定程度上可以使基礎(chǔ)工作更加高效。

3.4優(yōu)化文書檔案工作的硬件搭配

醫(yī)院需強(qiáng)化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術(shù)與新設(shè)施，利用科學(xué)化的管理措施與設(shè)施來開展管理工作。在技術(shù)方面包含使用信息系統(tǒng)與電子科技等，進(jìn)行文書檔案的數(shù)字化管理，提升檔案使用率。在設(shè)施方面能夠選擇先進(jìn)的電子裝置，充實(shí)文書檔案的模式，達(dá)到文書資料的音像化與影像化。此外，對(duì)文書檔案的保存要尤為注意，落實(shí)好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強(qiáng)化檔案穩(wěn)定管理，避免信息失竊引發(fā)嚴(yán)峻的資源泄露。

3.5創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度

在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，院方必須要不斷更新管理平臺(tái)，在當(dāng)前的管理平臺(tái)無法滿足實(shí)際管理需求時(shí)，要及時(shí)引入新的技術(shù)。應(yīng)當(dāng)積極引入能夠自主規(guī)劃模塊、建立分支的管理平臺(tái)，這樣一來，對(duì)于不同類型的文書檔案能夠進(jìn)行更有針對(duì)性的管理，重要性不同的文件檔案，應(yīng)當(dāng)劃分在不同的分支，設(shè)置不同的權(quán)限分級(jí)，這樣一來，在實(shí)際查找調(diào)用的時(shí)候更加方便，最重要的文件只有最高部門才能調(diào)用，以此類推，分級(jí)越是明確，文件管理便更具針對(duì)性。

結(jié)語

以往的文書檔案管理方式存在一定的不足。通過對(duì)其進(jìn)行一些分析，然后探討得到合理有利的結(jié)果。最終選擇良好的創(chuàng)新管理方式對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新。這樣對(duì)于提高文書檔案管理非常有利，有著深遠(yuǎn)的意義。

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（作者單位：榆林市第一醫(yī)院）