郭沁
摘 要:內(nèi)部審核是組織的自我評價和改進機制,是質(zhì)量管理體系保持和改進的重要管理手段。但在實踐中,發(fā)現(xiàn)內(nèi)部審核往往流于形式,審核方式單一,審核員缺乏足夠的審核經(jīng)驗,造成審核流于形式,找不到真問題所在,造成執(zhí)行和文件“兩張皮”,對體系改進推動性不大。本文通過以龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司(以下簡稱龍煙)為例,在不斷的實踐,探索建立符合企業(yè)實際的審核機制。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部審核;分層級
龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司從1993年開始建立質(zhì)量管理體系,2004年企業(yè)建立環(huán)境管理體系和職業(yè)健康管理體系,并與質(zhì)量管理體系整合成一體化管理體系,進行三體系整合。公司在體系建立的過程中,始終把內(nèi)部審核當(dāng)做體系運行的重要環(huán)節(jié),作為體系保持和改進的重要手段,提升管理水平。但是在推進過程中,也發(fā)現(xiàn)存在以下問題:
1.內(nèi)審策劃不當(dāng)
一方面,一年開展一次集中式全面內(nèi)審,包括所有部門及所有條款,審核內(nèi)容較多,重點不突出,審核時間不充分,很難深人發(fā)現(xiàn)問題,造成審核流于形式,找不到真問題所在,造成執(zhí)行和文件“兩張皮”,對體系改進推動性不大。
2.審核方法比較單一
以往審核多運用傳統(tǒng)體系審核方式,審核員以體系員為主,部門領(lǐng)導(dǎo)與關(guān)鍵崗位人員參與度不足,對體系運行的實質(zhì)性改進效用不足。
3.審核閉環(huán)到位
審核發(fā)現(xiàn)的問題,以往都是用excel表格匯總跟蹤,存在跟蹤不及時,問題未能如期整改,同時職能部門也未參與問題項的驗證評價,造成整改效果不佳。
因此,龍煙在不斷的實踐和探索中,構(gòu)建,以“分級分類、重點管控、持續(xù)優(yōu)化”的管理原則為指導(dǎo),構(gòu)建一套符合企業(yè)實際的審核機制。
1.建立分層級審核機制
構(gòu)建“公司-職能-部門”分級內(nèi)審工作機制。在原有公司級審核和部門級自查的基礎(chǔ)上,增加職能級審核,公司級審核從宏觀層面,以公司戰(zhàn)略為導(dǎo)向,綜合評估公司體系運行的有效性;職能級審核從管控層面,由各職能部門出發(fā),審核圍繞公司方針目標(biāo)落地情況、當(dāng)前管理存在的痛點難點問題及重點工作,尋找系統(tǒng)性改進機會;部門級審核從實操層面,針對部門日常業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié),主動應(yīng)用審核方法,邀請其他部門審核員一起,有效提升部門日常業(yè)務(wù)。三層級審核各有側(cè)重,各司其職,以公司級審核為引領(lǐng),職能級審核為主導(dǎo),部門級審核為基礎(chǔ),實現(xiàn)各層級審核發(fā)現(xiàn)的整改落實的三閉環(huán),促基礎(chǔ)管理水平的提升。
2.運用多種形式審核方法
在審核方法上,采用“體系審核-流程審核-卓越績效自評診斷”等多種方法,在開展分層級審核的過程中,可以根據(jù)實際需要選擇相應(yīng)的審核方法。
卓越績效自評診斷按照卓越績效評價準則的要求,對公司管理過程及經(jīng)營結(jié)果進行客觀系統(tǒng)的評價,識別其優(yōu)勢和改進機會,得出經(jīng)營管理成熟度水平,為公司的改進創(chuàng)新起到良好的支撐作用。
體系審核按照體系評價條款,為獲得客觀證據(jù)并對其進行客觀的評價,以確定滿足管理體系要求的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。
流程審核是為確認流程的有效性及符合性而對其進行的審核,以便發(fā)現(xiàn)問題,尋找改進機會。
3.審核結(jié)果運用
一是構(gòu)建”審核得分”績效指標(biāo),作為龍煙“十三五”發(fā)展規(guī)劃的戰(zhàn)略級KPI,也是組織績效的輸入,以季度為周期,跟蹤、評價指標(biāo)的實現(xiàn)情況,對各部門進行相應(yīng)的績效考核。在指標(biāo)評價上,設(shè)置加分項和扣分項,增加職能部門自行開展專題審核、內(nèi)審員參與審核工作的加分項,對部門自查發(fā)現(xiàn)的改進提升建議等加分項,充分調(diào)動部門參與積極性,對到期未完成或整改不到位的進行扣分,客觀評價分層級審核模式,推動部門由被動應(yīng)審轉(zhuǎn)為主動審核,形成持續(xù)的、自驅(qū)的關(guān)注性。
二是通過系統(tǒng)實現(xiàn)對問題改進全過程跟蹤與評價,實現(xiàn)閉環(huán)管理。建立任務(wù)管理平臺,系統(tǒng)自動“提出-分發(fā)-接收-計劃-辦結(jié)”,各層級審核牽頭部門將審核問題錄入任務(wù)管理平臺,由責(zé)任部門分發(fā)給相應(yīng)的實施人員,實施人員接收后及時填寫措施和完成時間;計劃到期時系統(tǒng)自動提醒,并發(fā)由實施人員填寫措施完成情況,最后由各職能牽頭部門驗證評價。若逾期未完成的,在流程審核中進行扣分,有效解決以往審核發(fā)現(xiàn)容易逾期、未閉環(huán)的問題,
在審核員隊伍培養(yǎng)上,制定《內(nèi)審員管理辦法》,明確分級分類的內(nèi)審員選拔、晉升的要求,并對內(nèi)審員審核情況、問題跟蹤情況等進行綜合性評價打分,綜合評價審核員素質(zhì)能力,使內(nèi)審員工作有據(jù)可依。也整體提升了審核人員的綜合能力素質(zhì),為企業(yè)的長遠發(fā)展打造和培育關(guān)鍵人才做出貢獻。
三是聚焦問題改進,分級分類實施改善,針對以往的審核發(fā)現(xiàn),改進活動系統(tǒng)性不強、效果不明顯的問題,龍煙堅持問題導(dǎo)向,以審核發(fā)現(xiàn)為輸出,將審核問題進行分級分類的整體策劃,為創(chuàng)新項目、QC項目以及精益改善等創(chuàng)新活動開展提供了科學(xué)的決策輸入,一是依托項目,自上而下開展專題式項目活動,逐步完善并提升各個關(guān)鍵職能領(lǐng)域的痛點和難點問題;二是依托情報系統(tǒng)的創(chuàng)意園平臺,自下而上實施日常改善活動,發(fā)動員工自驅(qū)動和改進,持續(xù)改善和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。
通過構(gòu)建“公司-職能-部門”三閉環(huán)的分層級級內(nèi)審工作機制,堅持問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向相統(tǒng)一,有效落實職能管理責(zé)任,發(fā)揮職能部門驅(qū)動力作用,促進基礎(chǔ)管理水平的提升。
參考文獻
[1]高維,于瑩,韓景華.質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題及對策
(作者單位:龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司)