程虹

【摘要】本文將闡述事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的主要內(nèi)容和有效措施，希望能夠大幅度提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，加快檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程，從而全面推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化發(fā)展步伐，最大程度的發(fā)揮出檔案資源價(jià)值，為事業(yè)單位的蓬勃健康發(fā)展提供有力支持和保障。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案工作;規(guī)范化;措施

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性的工作，主要涉及到檔案收集、整理、鑒定、保管等多個(gè)層面，檔案資源利用率更是直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展前景。要想保證事業(yè)單位檔案資源得到科學(xué)合理的利用，就要切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這樣事業(yè)單位制定的決策才能更具科學(xué)性，能夠迅速得以貫徹落實(shí)，事業(yè)單位管理服務(wù)能力得到顯著提升，將會(huì)更好的服務(wù)于社會(huì)公眾，為社會(huì)穩(wěn)定和諧及經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展貢獻(xiàn)巨大力量。

一、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的主要內(nèi)容

（一）檔案收集規(guī)范化

檔案收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，其實(shí)際工作效果將會(huì)對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。在新時(shí)期，事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化已經(jīng)是必然趨勢(shì)，確保單位各個(gè)部門(mén)的有效溝通，打破信息壁壘，促使其將內(nèi)部信息予以交換和共享，對(duì)于收集真實(shí)完整的檔案信息大有助益，可謂是一個(gè)好的開(kāi)始，在此情況下檔案工作的規(guī)范化也能得以真正實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案整理規(guī)范化

一般來(lái)說(shuō)，檔案整理是緊跟在檔案收集之后的一項(xiàng)工作，旨在清晰反映檔案信息，為檔案資源的利用創(chuàng)造條件。此環(huán)節(jié)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行深度加工，包括分類(lèi)、組合和編制等等，先要對(duì)檔案信息的真?zhèn)芜M(jìn)行核實(shí)，確定無(wú)誤后才能開(kāi)展后續(xù)工作。經(jīng)過(guò)處理后的檔案信息可讀性較強(qiáng)，會(huì)分門(mén)別類(lèi)的保存在對(duì)應(yīng)目錄下，給人以一目了然之感。

（三）檔案鑒定規(guī)范化

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案資源的價(jià)值有著高低之分，價(jià)值越高的檔案資源意味著對(duì)單位發(fā)展的影響越大，這給檔案管理人員鑒定檔案資源價(jià)值提出了較為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。相關(guān)工作人員應(yīng)該學(xué)會(huì)正確鑒定檔案價(jià)值，適當(dāng)延長(zhǎng)這部分檔案的保管時(shí)間，深度挖掘檔案資源潛在內(nèi)涵，提高其利用率。而價(jià)值較低的檔案則要定期進(jìn)行銷(xiāo)毀，以免占據(jù)過(guò)多資源，增加檔案管理成本。

（四）檔案保管規(guī)范化

經(jīng)過(guò)上述幾個(gè)環(huán)節(jié)處理后的檔案資源要進(jìn)行規(guī)范化的保管，當(dāng)今時(shí)代通常是對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，然后保管在數(shù)據(jù)庫(kù)中，或者是用膠片、光盤(pán)、硬盤(pán)等保管檔案，大大降低了檔案占據(jù)空間，檔案信息遺失和泄露問(wèn)題也能得以避免。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案保管工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，學(xué)會(huì)運(yùn)用多種方式來(lái)保管單位檔案，保證檔案信息的安全性。

二、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化的有效措施

（一）健全檔案工作機(jī)制

建立健全的檔案工作機(jī)制，可以體現(xiàn)出事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作規(guī)范化的高度重視，還能保證數(shù)字化建設(shè)投入資源的充足性，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的行為，督促相關(guān)工作人員按照制度開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化操作，避免違規(guī)行為的發(fā)生，同時(shí)調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，使其認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待檔案管理工作，落實(shí)崗位職責(zé)。事業(yè)單位建立的制度應(yīng)涵蓋檔案資源處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類(lèi)大綱、安全管理等方方面面，具體包括崗位責(zé)任制、激勵(lì)機(jī)制、保障機(jī)制等，強(qiáng)化各主體責(zé)任意識(shí)，推行文檔一體化要求，促進(jìn)各個(gè)部門(mén)的交流合作，為檔案工作規(guī)范化夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

作為事業(yè)單位檔案管理工作的主要實(shí)施者，檔案管理人員身上肩負(fù)著重大責(zé)任和使命，為了更加出色的完成檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理，必須要大力加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力，打造一支思想先進(jìn)、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。還要重點(diǎn)培養(yǎng)他們的信息素質(zhì)，提高其計(jì)算機(jī)操作能力，那么檔案管理人員就會(huì)全身心的投入到檔案管理工作中，憑借自身智慧和能力來(lái)推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化開(kāi)展，事業(yè)單位檔案管理工作就會(huì)取得理想成效，檔案資源價(jià)值也將最大化的呈現(xiàn)出來(lái)。

（三）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用是推進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要舉措，需要加大資金技術(shù)投入力度，結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)及事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求合理選擇軟硬件設(shè)施，統(tǒng)一檔案資源格式，同時(shí)建立安全防御機(jī)制，保證檔案信息的安全性。該系統(tǒng)的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，將其從繁瑣的數(shù)據(jù)分析工作中解放出來(lái)，他們就會(huì)有更多時(shí)間和精力來(lái)分析檔案信息價(jià)值，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理現(xiàn)有工作弊端，優(yōu)化檔案管理工作模式，事業(yè)單位檔案管理工作成效也將邁上一個(gè)新臺(tái)階。

（四）強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是發(fā)揮檔案資源價(jià)值，使之能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高事業(yè)單位管理與服務(wù)能力，促使事業(yè)單位切實(shí)履行社會(huì)職能。對(duì)此，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要，應(yīng)該創(chuàng)新檔案信息查詢(xún)方式，確保使用者可以通過(guò)多種形式快速便捷的查詢(xún)到需求的檔案信息，檔案資源在單位運(yùn)營(yíng)管理中就會(huì)起到關(guān)鍵性的作用。檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立良好的創(chuàng)新思維，學(xué)會(huì)從現(xiàn)有工作中不斷汲取經(jīng)驗(yàn)，完善檔案管理信息系統(tǒng)功能，讓不同能力水平的使用者都能靈活使用該系統(tǒng)來(lái)獲取檔案信息，檔案信息的利用率就會(huì)明顯提升，事業(yè)單位的發(fā)展腳步也會(huì)走的更加穩(wěn)健。

三、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)于檔案工作規(guī)范化、電子化建設(shè)提出了迫切需求，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)制度體系和人才隊(duì)伍建設(shè)，加大資金資源投入力度，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的服務(wù)職能，不斷實(shí)施檔案工作的改革和創(chuàng)新，以提高實(shí)際工作效率和質(zhì)量，確保檔案信息得到最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，從而制定科學(xué)合理的戰(zhàn)略發(fā)展決策，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

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