王靜

摘 要：進入21世紀(jì)后，信息化管理模式逐步走入人們的視野，社會各領(lǐng)域在生產(chǎn)辦公過程中，也相繼建立信息管理系統(tǒng)，不僅提高了生產(chǎn)工作效率，同時，也為企業(yè)節(jié)省了大量的人力資源成本。尤其在工程檔案管理中的應(yīng)用，使繁瑣的工作流程變的簡單化，管理思路變的清晰化，而且檔案利用率也得到大幅提升。因此，本文將著眼于信息化在工程檔案管理中的重要性以及實施措施予以闡述。

關(guān)鍵詞：信息化;工程檔案;應(yīng)用;實施措施

工程檔案是工程項目建設(shè)全周期的客觀真實資料，貫穿于工程建設(shè)項目的決策階段、設(shè)計階段、施工階段以及質(zhì)量驗收階段，是建設(shè)項目正常實施的不可或缺的參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理方法，“人的因素”始終占據(jù)主導(dǎo)位置，以至于出現(xiàn)工作效率低，檔案資料收集不全的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了各項工作的順利開展。而信息化在工程檔案管理中的實際應(yīng)用，不但加快了工作進度，同時，也使工程檔案的實用價值得到切實體現(xiàn)。

1 信息化在工程檔案管理中的重要性

1.1 提升工作效率

工程檔案包括施工圖紙、技術(shù)交底、設(shè)計變更、開竣工報告、各種會議記錄、質(zhì)量文件、技術(shù)文件、驗收資料等多項內(nèi)容，如果沿用過去的人工管理模式，不但工作效率低，而且錯誤率高，給其它各項工作的開展帶來諸多負(fù)面影響。而以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云存儲為主的信息技術(shù)的應(yīng)用，給工程檔案管理提供了一個高效應(yīng)用平臺，首先借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，施工企業(yè)可以建立一個工程檔案管理數(shù)據(jù)庫，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲量大，因此，數(shù)據(jù)庫當(dāng)中可以容納大量的工程建設(shè)信息，這就節(jié)省了檔案存儲空間。同時，檔案信息管理系統(tǒng)具有自動分析、篩選、查詢、調(diào)閱、審批等功能，這就取代了過去的人工操作模式，提升了檔案管理工作效率[1]。

1.2 實現(xiàn)資源共享，提供高效服務(wù)

信息化在工程檔案管理中的應(yīng)用，使過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，檔案管理人員利用掃描儀或者數(shù)碼照相、攝像設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行加工處理，而形成空間占用小、易于管理的文檔格式或者圖片格式的電子檔案。管理人員借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時共享檔案資源信息，檔案需求者或者企業(yè)的管理層領(lǐng)導(dǎo)只需要登錄信息系統(tǒng)的客戶端，就可以隨時瀏覽相關(guān)的檔案信息，這就給各項工作的高效展開提供了便捷服務(wù)。

1.3 為工程項目建設(shè)提供資源及技術(shù)保障

過去，在紙質(zhì)檔案時代，工程項目實施過程中發(fā)生的大量資料信息在歸檔時，需要耗費大量的人力資源，尤其在整理過程中，管理人員極易出現(xiàn)人為失誤，而造成檔案資料丟失，給企業(yè)帶來諸多不利影響。比如工程技術(shù)人員或者項目建設(shè)專家需要調(diào)取歷年來的工程檔案，為新項目的立項做好技術(shù)評估與工藝評估等工作，而面對大量的紙質(zhì)資料，常常無從下手?，F(xiàn)在，信息技術(shù)的介入扭轉(zhuǎn)了這一局面，技術(shù)領(lǐng)域?qū)＜铱梢灾苯拥卿洐n案信息管理界面，只需要在搜索界面輸入所要查詢的檔案名稱，即可快速搜索到相關(guān)信息，這就給項目評估工作以及工程建設(shè)項目的實施提供了堅實的技術(shù)支持與資源保障。

2 信息化在工程檔案管理中的實施措施

2.1 規(guī)范管理，建章建制

雖然檔案信息管理系統(tǒng)已日趨完善，但是，由于檔案管理人員工作量大，人員數(shù)量少，這就使得一些紙質(zhì)檔案資料無法及時存儲到檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而影響了工作進度。因此，為了推進工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進程，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合工程項目類型、規(guī)模、檔案管理人員的崗位工作職責(zé)以及檔案信息管理系統(tǒng)的運營情況，制訂一套精細化的檔案信息化管理制度，將信息管理系統(tǒng)的使用方法、操作流程，檔案資料的共享、傳遞、保管等內(nèi)容納入管理制度當(dāng)中。同時，明確各級管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，建立檔案管理責(zé)任制，各負(fù)其責(zé)，各司其職，確保檔案信息系統(tǒng)能夠正常運轉(zhuǎn)，為工程建設(shè)項目的實施與各項工作的順利開展提供確鑿的參考信息。

2.2 增強信息意識，提高專業(yè)水平

與過去的檔案管理模式相比，信息化檔案管理模式對管理人員的專業(yè)技術(shù)水平、管理水平提出了更高了要求。因此，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)著眼于工程檔案管理崗位的各項工作內(nèi)容，進一步完善內(nèi)部培訓(xùn)教育體系，對現(xiàn)有的檔案管理人員，每年至少開展一次專項培訓(xùn)。由于部分管理人員工作量大，無法抽出時間參與集中培訓(xùn)，針對這種情況，企業(yè)可以充分發(fā)揮QQ、微信、自媒體等新型傳播媒介的優(yōu)勢，對管理人員進行線上培訓(xùn)，并及時了解管理人員的培訓(xùn)情況，積極聽取反饋意見與建議，使受訓(xùn)人員能夠樹立崗位責(zé)任意識[2]。

另外，由于信息技術(shù)專業(yè)性強，檔案信息管理系統(tǒng)的建立與維護必須由專人負(fù)責(zé)，如果現(xiàn)有專業(yè)人才的數(shù)量不足，企業(yè)可以進一步拓寬招聘渠道，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺、社會第三方招聘平臺或者與高等院校建立長期的合作往來關(guān)系，在應(yīng)屆畢業(yè)生當(dāng)中選擇優(yōu)秀的技術(shù)型人才，充實企業(yè)信息化管理隊伍。

2.3 凈化存儲環(huán)境，實施技術(shù)創(chuàng)新

相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的保存期限長，利用率高，但是，由于檔案信息管理系統(tǒng)在運行過程中，常常受到病毒的侵蝕或者黑客攻擊，而造成部分?jǐn)?shù)據(jù)信息丟失或者被盜，因此，為了提高系統(tǒng)的安全性能，避免檔案資料丟失情況的發(fā)生，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)采取設(shè)置密碼、密鑰的方式，對信息系統(tǒng)進行加密處理。并根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的《檔案管理辦法》，明確檔案資料的查閱權(quán)限。比如企業(yè)管理者有權(quán)查看工程檔案資料，可以在系統(tǒng)設(shè)置當(dāng)中公開管理者的瀏覽權(quán)限，而其它部門的管理人員或者基層工作人員無權(quán)查看工程檔案資料，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)設(shè)置當(dāng)中屏蔽相關(guān)人員的瀏覽權(quán)限。這樣，就提升了檔案資料管理的安全性。

另外，在工程檔案管理中，可以運用一些新技術(shù)、新方法，來提升檔案管理工作績效。比如在工程建設(shè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用的BIM可視化模型技術(shù)，這種技術(shù)能夠客觀真實反映建設(shè)工程項目的整體形態(tài)，與施工前、施工中、施工后的項目進度與各項技術(shù)參數(shù)。尤其是BIM技術(shù)的中電子簽章、影像保存、指紋虹膜等技術(shù)，都可以作為檔案信息化管理的應(yīng)用技術(shù)，新技術(shù)的融入對工作效率的提升，檔案信息化管理體系的完善都具有重要的現(xiàn)實意義。

3 結(jié)束語

信息化管理將成為工程檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，因此，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)予以高度重視，不斷提升信息化管理水平，豐富檔案信息化管理內(nèi)涵，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，夯實工程檔案在工程建設(shè)項目中的主導(dǎo)位置，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展提供強大的技術(shù)支撐。

參考文獻

[1]張衛(wèi)東.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理探究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2020（5）：2252.

[2]連遠丹.大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息化管理淺議[J].城建檔案，2020（3）：27-28.