鄧艷

摘 要：隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教育評估已經(jīng)成為我國現(xiàn)代教育的一項基本制度。評估檔案材料的收集和整理是評估工作順利開展的最重要一環(huán)，高質(zhì)量的評估檔案材料是中職院校辦學條件、教育水平和學校特色的重要體現(xiàn)，是評估專家對中職院校人才培養(yǎng)工作水平做出正確評價和判斷的重要依據(jù)。明確評估檔案材料的收集范圍、收集方法和整理規(guī)范，有助于形成科學規(guī)范地評估檔案，有助于提升評估工作效率，對檔案評估工作有著重要意義。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案;檔案收集

1 前言

教育部為促進中職院校人才培養(yǎng)工作水平的提升，建立了五年為一個周期的評估制度，開展以評促建、以評促改、以評促管、以評促建、重在建設(shè)的中職院校人才培養(yǎng)評估工作。中職院校評估檔案是學校建設(shè)、教學管理和教學過程中形成的，用于學校評估的支撐文件佐證材料。齊全且真實有效的評估檔案，能夠體現(xiàn)學校發(fā)展的歷史和當前的現(xiàn)狀，以及學校未來的發(fā)展和人才隊伍建設(shè)規(guī)劃，評估專家通過檔案能夠正確的評價學校人才培養(yǎng)工作的重要依據(jù)。高質(zhì)量的評估檔案材料能夠充分體現(xiàn)出學校管理水平、教學水平和辦學質(zhì)量。促進學校加強基礎(chǔ)建設(shè)，提升學校管理水平，建立和完善自我發(fā)展、自我約束的機制，不斷提升學校教學質(zhì)量和辦學效益，為國家社會培養(yǎng)更多的專業(yè)技能型人才。

評估檔案是評估工作中的一項十分重要的任務，其涉及范圍廣、工作內(nèi)容多、工作量大，建立完善的評估檔案不僅是對學校檔案藏室的利用效益的檢驗，檔案部門要在管理好現(xiàn)有檔案的同時，要協(xié)助評估工作部門加強對評估檔案的管理，結(jié)合學校實際情況，制定檔案管理辦法，使評估檔案管理有序開展，根據(jù)各類評估工作的需要，調(diào)整工作目標和重點。發(fā)揮檔案室檔案的利用率，加強檔案查閱、咨詢、信息整合等工作，使評估檔案信息更加豐富，實現(xiàn)制度化、規(guī)范化和標準化管理。

2 中職院校評估檔案材料的收集范圍

中職院校人才培養(yǎng)工作需要制定相應的指標，以便于教學水平的評估，所評估的內(nèi)容涵蓋辦學方向、辦學模式、專業(yè)設(shè)置、學院面積、學生管理、師資隊伍、教學管理以及校企合作等方方面面。為保障評估檔案資料的完備性，中職院校需要建立迎評辦公室和評估佐證資料室，按照上級主管部門下發(fā)的評審細則標準，檔案佐證材料由各學院和各個部門，掌握評分要點，制定出相應的評估檔案佐證材料目錄清單。目前我國對于重點中職院校評估體系包含3個一級指標，15個二級指標以及39個三級指標，無論是幾級指標，都需要達到具體的標準，并且提供相應的佐證材料。這就需要學校在日常教學工作中整理和編制相應完整、準確、真實有效的支撐材料。根據(jù)評估檔案材料目錄，再結(jié)合學校的實際情況，收集和整理以下檔案材料：反映學校辦學指導思想、師資隊伍建設(shè)、教學條件與利用、教學建設(shè)與改革、教學管理以及教學效果等方面的檔案材料。

反映學校辦學指導思想的檔案材料主要是辦學方向正確，用科學發(fā)展觀指導工作。包括學校的師資力量規(guī)劃、辦學理念和校園文化建設(shè)、實驗實訓建設(shè)和規(guī)劃等基礎(chǔ)建設(shè)，另外，還包括對學校辦公會議紀要和相應的決議事件的記錄、學校各部門領(lǐng)導的年度工作計劃和總結(jié)、學校對師生開展思想教育學習計劃及相關(guān)的文件、記錄等。此外，還包括學校出臺的教學資源傾斜政策文件和相應的材料文件等，對于校園建設(shè)還要準備學校平面圖、土地證、租賃合同以及新征地批文等。校園文化建設(shè)包括：學校辦學理念的宣貫、學校校歌、校風建設(shè)、學風建設(shè)等。

關(guān)于師資隊伍建設(shè)的檔案材料包含師生對比計算統(tǒng)計數(shù)據(jù)、教師工作量資料、教師管理制度、教師評測檔案和考核匯總等。另外還有教師的學歷以及職稱情況、設(shè)立專業(yè)教學研究機構(gòu)，加強技能人才培養(yǎng)規(guī)律和方法的研究。師資獲獎情況以及專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)層次相適應師資隊伍等。對于科研經(jīng)費需要對經(jīng)費來源進行匯總，例財政撥款、專項經(jīng)費、學費等，對于改善學校辦學條件的經(jīng)費還要分類匯總項目實施的時間、地點、金額以及相應的協(xié)議和審批文件等。

反映教學條件與應用的材料主要包括：學校建筑面積匯總表、平面圖、用房統(tǒng)計、教學設(shè)備資產(chǎn)價值統(tǒng)計、圖書館館藏信息、體育器材實物與價值統(tǒng)計材料、圖書館和實驗室開放時間和管理制度等。此外，還要準備校企合作情況、職業(yè)技能鑒定文件和制度、在校生已獲得的專業(yè)技能證書匯總表以及校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及運行狀況材料等。

教學建設(shè)與改革需要準備的佐證材料包括：專業(yè)建設(shè)規(guī)劃、教學日歷、畢業(yè)設(shè)計情況、素質(zhì)教育建設(shè)材料。專業(yè)建設(shè)規(guī)劃細分為當前學校專業(yè)設(shè)置情況、專業(yè)介紹、專業(yè)教學計劃、專業(yè)教學資料以及試點教學改革專業(yè)教學方案、實施計劃和相應的評審文件。教學日歷包含各專業(yè)教學成果、教材使用情況、多媒體教學情況、省市比賽活動、專家專題講座、學生實驗實習情況以及學生專業(yè)技能和職業(yè)資格情況等。素質(zhì)教育建設(shè)資料除了包含各個專業(yè)技能測試題庫和樣卷之外，還包含素質(zhì)教育的目標、探索、實施和研究等。涵蓋思想道德素質(zhì)教育、心理健康教育、文化素質(zhì)教育、職業(yè)技能素質(zhì)教育和社會實踐等支撐資料。

至于教學管理的佐證材料包括：校系教學管理制度、教師和學生獎懲情況、教學質(zhì)量評估檔案等。其中教學管理制度包括學生和老師管理制度、教學工作會議記錄、學生管理系統(tǒng)信息化建設(shè)文件。教師和學生獎懲情況主要是教師獲得的科研成果和學生參加學?；顒荧@得的獎勵，以及師生違紀行為的懲罰文件等。教學質(zhì)量評估包括教師評教、學生評教、教師工作計劃和總結(jié)等。

此外，教學效果的佐證材料，包括學校加強學生英語、計算機等考試工作的文件、學生考試通過率統(tǒng)計及專業(yè)技能情況、學生各專業(yè)成績統(tǒng)計、學生實驗實訓記錄、畢業(yè)論文答辯、教師指導記錄以及畢業(yè)論文成績、學生校外實習計劃、實習報告和總結(jié)、學生就業(yè)率和畢業(yè)跟蹤調(diào)查報告以及就業(yè)率排名情況等。

3 中職院校評估檔案材料的收集與整理方法

檔案材料的收集制度要按照《檔案法》、《評審細則》并結(jié)合本校的實際情況，制定相應的《中職院校教育評估檔案管理實施辦法細則》。首先根據(jù)要求明確歸檔評估材料的范圍，確保佐證材料的完整性，不留空檔，根據(jù)材料特點，采取多渠道、多方法的方式去收集，對于一些評估材料需要專人、定時、保質(zhì)保量的集中收集并歸檔，例如：學生的花名冊、教學計劃和工作總結(jié)等。而有的材料是在特殊的環(huán)境條件下產(chǎn)生的，甚至是有特定情形產(chǎn)生的，這類材料的收集需要采用現(xiàn)場跟蹤，及時收集的方法，否則收集難度大幅提升，甚至是無法收集。例如：師生考試試卷、行政人員的聽課筆記等。另外，材料的搜集一定要遵循真實可靠的原則，并按照規(guī)范要求整理評估材料的外觀形式。這就需要在收集材料過程中，注重材料的外觀形式，即文檔的格式，規(guī)范材料用紙標準、頁邊距、行間距、打印方向等。此外，對于標題、附件、落款和文字內(nèi)容等也要嚴格要求，對于不符合要求的材料，需要重新制作，直到材料規(guī)范。評估檔案所需搜集的材料范圍、歸檔要求和實踐要求確定后，要確保材料的真實性、完整性和信息的可靠性，助力檔案材料收集工作的順利開展，為評估檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

3.1 采用單一的分類方法

評估檔案材料需要遵循現(xiàn)行的、通用的整理方法，在收集的過程中進行整理。文書類的文件存檔方法分為4類，即，保管期限-年度分類法、保管期限-年度-問題分類法、問題-年度-保管期限分類法、年度-保管期限分類法。評估檔案分類方法采用問題-年度-保管期限分類法。嚴格執(zhí)行按問題-年度分類的方法，這里的問題即指評估方案中三級指標體系下的評估觀察點。由于評估時，評估專家組在一天的時間內(nèi)，需要查閱上萬份評估檔案材料，這樣分類有利于迅速調(diào)閱。所以宜采用先按評估內(nèi)容分開，再按年度進行分類，提升評估效率。

另外，在整理和分類檔案時要規(guī)范與粗放相結(jié)合，例如：在整理學生素質(zhì)教育手冊時，按照每人一份，全年級人數(shù)按照500人計算，4年手冊數(shù)量約3000冊，可以將學生按照分層抽樣的方法抽取一定數(shù)量的樣本進行規(guī)范化整理，其他的則按問題-年度分類法打爆，減少檔案整理的工作量。檔案的整理需要結(jié)合實際情況，靈活處理。

3.2 采用多元的保管期限

評估檔案需要按照評估方案進行整理，所以在組卷時，要用系統(tǒng)的、完整的、充分的評估檔案材料佐證評估要點，這樣會導致一盒文件中，會出現(xiàn)永久文件、定期文件以及不定期文件。如果按照保管期限進行分類裝盒，將會影響材料的系統(tǒng)性、完整性和真實性，不利于評估工作的順利進行。檔案整理和分類要立足于服務檔案評估，因此，要使用多元的保管期限進行檔案裝盒。

3.3 以“多軌制”方法編訂目錄

評估檔案材料的搜集和整理，日常都是分散在各處室的，在各處室整理檔案時，會先編制一個臨時號，使用鉛筆在盒上標明，有助于減少后續(xù)整理的工作量。在教育評估檔案前，各處室將整理好的評估材料移交到閱覽室，進行下一步搜集整理工作，直到將文件整理成為最佳的評估檔案。在進行目錄編訂時?？梢圆捎萌壞夸浄ǎ纾涸u估方案中有15個二級指標，則將檔案分為15類，作為一級目錄，并用拼音字母簡寫，簡寫字母多是選擇1到2個漢字的大寫漢語拼音首字母，以代替文件名。采用阿拉伯數(shù)字1、2、3分別指代“永久”、“長期”，“短期”不同的年限。對應的三級指標為二級目錄，三級目錄編制流水號。

4 結(jié)語

中職院校評估檔案工作是一次全面的考驗和檢閱，通過評估，全校上下會加強檔案工作的重視程度，強化檔案意識，有助于管理層次的提升，編制申報材料匯編，利用ISO質(zhì)量管理認證，為學校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機。學校要重視評估檔案工作，以評促改、以評促管，使學校檔案工作建設(shè)得更加科學、規(guī)范。

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