閆麗萍
摘 要:隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展,社會(huì)在不斷進(jìn)步,精細(xì)化管理是一種精益求精的精神態(tài)度的表現(xiàn),目前我國(guó)行政單位在飛速改革和發(fā)展,因此,把精細(xì)化管理運(yùn)用到行政單位檔案管理中,有非同凡響的意義。
關(guān)鍵詞:檔案管理;精細(xì)化;收集;歸檔;信息化
精細(xì)化管理起源于20世紀(jì)中期的日本,主張服務(wù)分工、精細(xì)管理,既是管理文化的一種,又是科學(xué)管理理念。其以常規(guī)管理為依托,以降低管理成本、提高資源配置效率為目標(biāo),用精細(xì)化管理取代規(guī)范化管理,最終朝著個(gè)性化管理方向發(fā)展。精細(xì)化管理責(zé)任明確具體,能夠保障管理戰(zhàn)略高效推行,是提升管理舉措執(zhí)行能力的重要途徑。為此,立足檔案資源進(jìn)行精細(xì)化管理是檔案管理活動(dòng)科學(xué)發(fā)展渠道之一。基于此,為提高檔案管理質(zhì)量,探析檔案精細(xì)化管理的必要性、難點(diǎn)及應(yīng)用措施顯得尤為重要。
1 檔案精細(xì)化管理概述
行政單位檔案管理指的是管理各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的視頻、文字以及圖片等相關(guān)資料,屬于行政單位落實(shí)好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與過程記錄。精細(xì)化管理不只是一種理念,也屬于一種文化,起源于日本企業(yè),服務(wù)對(duì)象為檔案利用者,管理對(duì)象則為檔案,實(shí)質(zhì)為整理、收集以及統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件資料,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與集中,以便于落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化與有序化管理要求。
2 精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用
2.1 加強(qiáng)監(jiān)管力度,制定有效管理機(jī)制
企業(yè)在進(jìn)行工程檔案精細(xì)化管理過程中加強(qiáng)監(jiān)管力度是使精細(xì)化管理有效進(jìn)行和落實(shí)的關(guān)鍵。不斷完善保障機(jī)制,明確檔案業(yè)務(wù)的管理職責(zé)和分工,并由分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室主任、專職檔案管理員組成相應(yīng)的精細(xì)化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,為精細(xì)化檔案管理提供有力的保障,還要將精細(xì)化檔案管理工作與績(jī)效考核進(jìn)行掛鉤,通過相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行分析,從而保障檔案管理工作的有效進(jìn)行和形成嚴(yán)格的精細(xì)化檔案管理氛圍,能夠有效地提升檔案管理人員的監(jiān)管力度和監(jiān)管素質(zhì)。比如,在日常精細(xì)化管理檔案工作中可以將每一項(xiàng)工作進(jìn)行標(biāo)簽粘貼,無(wú)效的信息要進(jìn)行及時(shí)刪除,確保整個(gè)工作環(huán)境呈現(xiàn)有序整潔的狀態(tài),并且監(jiān)管人員要定期檢查和不定期抽查并通過獎(jiǎng)懲機(jī)制加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化檔案管理的監(jiān)督。在工程檔案管理過程中合理制定檔案管理計(jì)劃也是有效保證檔案管理工作有效進(jìn)行和有效監(jiān)管的方法,通過對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的編制組織設(shè)計(jì)、對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的原材料采購(gòu)及監(jiān)理工程設(shè)計(jì)施工等內(nèi)容與相應(yīng)的立項(xiàng)審核驗(yàn)收進(jìn)度關(guān)系等進(jìn)行結(jié)合和完善,加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的統(tǒng)一部署和規(guī)劃。
2.2 營(yíng)建檔案精細(xì)化管理文化氛圍
第一,樹立檔案精細(xì)化管理意識(shí),加大精細(xì)化管理理念宣傳力度,將檔案精細(xì)化管理視為單位文化構(gòu)成要素,與工作人員思想及行為關(guān)聯(lián)在一起,增強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力。第二,從實(shí)物、影音資料、圖片、文字等角度出發(fā)記錄單位檔案精細(xì)化管理歷程,以此為由建設(shè)文化傳播端口,塑造檔案精細(xì)化管理形象,將精細(xì)化管理視為單位文化前沿陣地,優(yōu)化配置有關(guān)資源,以“單位榮譽(yù)榜”“部門大事件”“單位發(fā)展史”為依托加大檔案精細(xì)化管理宣傳推廣力度,增強(qiáng)員工歸屬感、責(zé)任感、使命感、自豪感,使檔案精細(xì)化管理與文化管理相融合,削減檔案精細(xì)化管理阻力。第三,積極發(fā)展精細(xì)化管理理念,通過研究創(chuàng)新根據(jù)單位檔案管理切實(shí)需求加以變革,通過創(chuàng)新將先進(jìn)檔案精細(xì)化管理技術(shù)、理念融入日常工作中,加之培訓(xùn)增強(qiáng)工作人員核心素養(yǎng),確保其懂規(guī)矩、能創(chuàng)新、敢實(shí)踐、擔(dān)責(zé)任,同時(shí)推行配套激勵(lì)機(jī)制、考核機(jī)制、監(jiān)管等機(jī)制,在此基礎(chǔ)上組織工作人員學(xué)習(xí)更優(yōu)檔案精細(xì)化管理知識(shí)及技能,調(diào)動(dòng)工作人員創(chuàng)新熱情,在探索發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新爭(zhēng)優(yōu)原則下與時(shí)俱進(jìn),使工作人員能夠根據(jù)檔案精細(xì)化管理需求展開具體工作,繼而提高檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用質(zhì)量。
2.3 加大收集,豐富檔案類別
首先,行政單位檔案管理涵蓋內(nèi)容較多,因此需對(duì)檔案管理人員綜合管理能力進(jìn)行培養(yǎng),對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分開管理,采取劃分層次結(jié)構(gòu)、建立層次管理體系的方式,推動(dòng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目的。其次,要想進(jìn)一步增強(qiáng)行政單位檔案管理效率,有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需建立專門的檔案室,以此來協(xié)調(diào)各部門對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)劃,詳細(xì)劃分檔案類別,設(shè)置專門人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及移交等相關(guān)工作,同時(shí)也只有增強(qiáng)收集力度,對(duì)現(xiàn)有館藏類別進(jìn)行完善,才可以實(shí)現(xiàn)行政單位檔案的精細(xì)化管理,促進(jìn)檔案管理效率的提升,防止產(chǎn)生檔案管理分類不明確以及管理制度不清晰等狀況,由此可見,增強(qiáng)收集力度、將檔案管理進(jìn)行細(xì)致劃分是非常有必要的。
2.4 檔案管理方法創(chuàng)新,提高管理軟、硬件水平
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,對(duì)各領(lǐng)域發(fā)展都起到推動(dòng)作用,在檔案工作中,通過計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)的應(yīng)用,使工作效率有效提高的同時(shí),對(duì)檔案工作的準(zhǔn)確性、有效性、完整性得到保證,使檔案工作中存在的人為失誤和疏漏的問題有效減少,避免信息內(nèi)容的丟失、缺損現(xiàn)象。因此檔案管理工作需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用,使檔案管理人員的工作量減少,檔案管理工作難度降低,同時(shí)檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮自身專業(yè)能力,對(duì)精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的有效措施不斷進(jìn)行創(chuàng)新,使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、安全性、完整性以及真實(shí)性得到保證,檔案的開發(fā)利用率不斷提高。
2.5 夯實(shí)檔案精細(xì)化管理基礎(chǔ),從細(xì)節(jié)著手提高檔案管理質(zhì)量
第一,建設(shè)檔案數(shù)字化精細(xì)化管理平臺(tái),夯實(shí)信息化管理基礎(chǔ),運(yùn)用通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高檔案精細(xì)化管理效率,使數(shù)字化檔案資源得到實(shí)時(shí)共享、高效傳輸,同時(shí)降低檔案精細(xì)化管理成本。第二,明確檔案精細(xì)化管理目標(biāo)。嚴(yán)格遵循“細(xì)”的標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)檔案精細(xì)化管理薄弱環(huán)節(jié)及關(guān)鍵問題分階段、分重點(diǎn)細(xì)化管理執(zhí)行性目標(biāo),旨在循序漸進(jìn)、細(xì)微入手、扎實(shí)基礎(chǔ)。第三,細(xì)化流程。在精細(xì)化管理理念加持下立足檔案管理實(shí)況細(xì)化流程,根據(jù)流程簡(jiǎn)化檔案管理工作,定量、定性展開檔案管理活動(dòng),同時(shí)運(yùn)用信息化手段,借助互聯(lián)網(wǎng)體系具體執(zhí)行,使檔案精細(xì)化管理流程及效果較為明確,避免在管理進(jìn)程中做無(wú)用功,在細(xì)化管理流程基礎(chǔ)上踐行崗位職責(zé)。第四,細(xì)查執(zhí)行。為保障檔案精細(xì)化管理制度得以貫徹落實(shí),需建立監(jiān)督管理體系,使檔案歸檔工作目標(biāo)得以落到實(shí)處,敦促工作人員按時(shí)提交、審查檔案,嚴(yán)格遵守檔案精細(xì)化管理流程及具體要求,確保檔案精細(xì)化管理職責(zé)分明,重質(zhì)量、重基礎(chǔ)、重細(xì)節(jié)、重效果,能夠在檔案精細(xì)化管理進(jìn)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,力求精益求精,在處理檔案精細(xì)化管理問題進(jìn)程中賦予檔案管理靈活性、科學(xué)性、發(fā)展性。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上,檔案工作和行政單位的發(fā)展緊密相關(guān),檔案精細(xì)化管理可以為行政單位檔案管理提供有效保障。對(duì)此,需重視對(duì)行政單位檔案管理人員的技能培訓(xùn),推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。
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