閆麗萍

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，精細(xì)化管理是一種精益求精的精神態(tài)度的表現(xiàn)，目前我國(guó)行政單位在飛速改革和發(fā)展，因此，把精細(xì)化管理運(yùn)用到行政單位檔案管理中，有非同凡響的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;精細(xì)化;收集;歸檔;信息化

精細(xì)化管理起源于20世紀(jì)中期的日本，主張服務(wù)分工、精細(xì)管理，既是管理文化的一種，又是科學(xué)管理理念。其以常規(guī)管理為依托，以降低管理成本、提高資源配置效率為目標(biāo)，用精細(xì)化管理取代規(guī)范化管理，最終朝著個(gè)性化管理方向發(fā)展。精細(xì)化管理責(zé)任明確具體，能夠保障管理戰(zhàn)略高效推行，是提升管理舉措執(zhí)行能力的重要途徑。為此，立足檔案資源進(jìn)行精細(xì)化管理是檔案管理活動(dòng)科學(xué)發(fā)展渠道之一。基于此，為提高檔案管理質(zhì)量，探析檔案精細(xì)化管理的必要性、難點(diǎn)及應(yīng)用措施顯得尤為重要。

1 檔案精細(xì)化管理概述

行政單位檔案管理指的是管理各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的視頻、文字以及圖片等相關(guān)資料，屬于行政單位落實(shí)好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與過程記錄。精細(xì)化管理不只是一種理念，也屬于一種文化，起源于日本企業(yè)，服務(wù)對(duì)象為檔案利用者，管理對(duì)象則為檔案，實(shí)質(zhì)為整理、收集以及統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與集中，以便于落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化與有序化管理要求。

2 精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

2.1 加強(qiáng)監(jiān)管力度，制定有效管理機(jī)制

企業(yè)在進(jìn)行工程檔案精細(xì)化管理過程中加強(qiáng)監(jiān)管力度是使精細(xì)化管理有效進(jìn)行和落實(shí)的關(guān)鍵。不斷完善保障機(jī)制，明確檔案業(yè)務(wù)的管理職責(zé)和分工，并由分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室主任、專職檔案管理員組成相應(yīng)的精細(xì)化檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為精細(xì)化檔案管理提供有力的保障，還要將精細(xì)化檔案管理工作與績(jī)效考核進(jìn)行掛鉤，通過相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行分析，從而保障檔案管理工作的有效進(jìn)行和形成嚴(yán)格的精細(xì)化檔案管理氛圍，能夠有效地提升檔案管理人員的監(jiān)管力度和監(jiān)管素質(zhì)。比如，在日常精細(xì)化管理檔案工作中可以將每一項(xiàng)工作進(jìn)行標(biāo)簽粘貼，無(wú)效的信息要進(jìn)行及時(shí)刪除，確保整個(gè)工作環(huán)境呈現(xiàn)有序整潔的狀態(tài)，并且監(jiān)管人員要定期檢查和不定期抽查并通過獎(jiǎng)懲機(jī)制加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化檔案管理的監(jiān)督。在工程檔案管理過程中合理制定檔案管理計(jì)劃也是有效保證檔案管理工作有效進(jìn)行和有效監(jiān)管的方法，通過對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)的編制組織設(shè)計(jì)、對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的原材料采購(gòu)及監(jiān)理工程設(shè)計(jì)施工等內(nèi)容與相應(yīng)的立項(xiàng)審核驗(yàn)收進(jìn)度關(guān)系等進(jìn)行結(jié)合和完善，加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的統(tǒng)一部署和規(guī)劃。

2.2 營(yíng)建檔案精細(xì)化管理文化氛圍

第一，樹立檔案精細(xì)化管理意識(shí)，加大精細(xì)化管理理念宣傳力度，將檔案精細(xì)化管理視為單位文化構(gòu)成要素，與工作人員思想及行為關(guān)聯(lián)在一起，增強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力。第二，從實(shí)物、影音資料、圖片、文字等角度出發(fā)記錄單位檔案精細(xì)化管理歷程，以此為由建設(shè)文化傳播端口，塑造檔案精細(xì)化管理形象，將精細(xì)化管理視為單位文化前沿陣地，優(yōu)化配置有關(guān)資源，以“單位榮譽(yù)榜”“部門大事件”“單位發(fā)展史”為依托加大檔案精細(xì)化管理宣傳推廣力度，增強(qiáng)員工歸屬感、責(zé)任感、使命感、自豪感，使檔案精細(xì)化管理與文化管理相融合，削減檔案精細(xì)化管理阻力。第三，積極發(fā)展精細(xì)化管理理念，通過研究創(chuàng)新根據(jù)單位檔案管理切實(shí)需求加以變革，通過創(chuàng)新將先進(jìn)檔案精細(xì)化管理技術(shù)、理念融入日常工作中，加之培訓(xùn)增強(qiáng)工作人員核心素養(yǎng)，確保其懂規(guī)矩、能創(chuàng)新、敢實(shí)踐、擔(dān)責(zé)任，同時(shí)推行配套激勵(lì)機(jī)制、考核機(jī)制、監(jiān)管等機(jī)制，在此基礎(chǔ)上組織工作人員學(xué)習(xí)更優(yōu)檔案精細(xì)化管理知識(shí)及技能，調(diào)動(dòng)工作人員創(chuàng)新熱情，在探索發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)新爭(zhēng)優(yōu)原則下與時(shí)俱進(jìn)，使工作人員能夠根據(jù)檔案精細(xì)化管理需求展開具體工作，繼而提高檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用質(zhì)量。

2.3 加大收集，豐富檔案類別

首先，行政單位檔案管理涵蓋內(nèi)容較多，因此需對(duì)檔案管理人員綜合管理能力進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分開管理，采取劃分層次結(jié)構(gòu)、建立層次管理體系的方式，推動(dòng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的目的。其次，要想進(jìn)一步增強(qiáng)行政單位檔案管理效率，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需建立專門的檔案室，以此來協(xié)調(diào)各部門對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)劃，詳細(xì)劃分檔案類別，設(shè)置專門人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及移交等相關(guān)工作，同時(shí)也只有增強(qiáng)收集力度，對(duì)現(xiàn)有館藏類別進(jìn)行完善，才可以實(shí)現(xiàn)行政單位檔案的精細(xì)化管理，促進(jìn)檔案管理效率的提升，防止產(chǎn)生檔案管理分類不明確以及管理制度不清晰等狀況，由此可見，增強(qiáng)收集力度、將檔案管理進(jìn)行細(xì)致劃分是非常有必要的。

2.4 檔案管理方法創(chuàng)新，提高管理軟、硬件水平

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)各領(lǐng)域發(fā)展都起到推動(dòng)作用，在檔案工作中，通過計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)的應(yīng)用，使工作效率有效提高的同時(shí)，對(duì)檔案工作的準(zhǔn)確性、有效性、完整性得到保證，使檔案工作中存在的人為失誤和疏漏的問題有效減少，避免信息內(nèi)容的丟失、缺損現(xiàn)象。因此檔案管理工作需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，使檔案管理人員的工作量減少，檔案管理工作難度降低，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮自身專業(yè)能力，對(duì)精細(xì)化管理實(shí)現(xiàn)的有效措施不斷進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、安全性、完整性以及真實(shí)性得到保證，檔案的開發(fā)利用率不斷提高。

2.5 夯實(shí)檔案精細(xì)化管理基礎(chǔ)，從細(xì)節(jié)著手提高檔案管理質(zhì)量

第一，建設(shè)檔案數(shù)字化精細(xì)化管理平臺(tái)，夯實(shí)信息化管理基礎(chǔ)，運(yùn)用通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高檔案精細(xì)化管理效率，使數(shù)字化檔案資源得到實(shí)時(shí)共享、高效傳輸，同時(shí)降低檔案精細(xì)化管理成本。第二，明確檔案精細(xì)化管理目標(biāo)。嚴(yán)格遵循“細(xì)”的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案精細(xì)化管理薄弱環(huán)節(jié)及關(guān)鍵問題分階段、分重點(diǎn)細(xì)化管理執(zhí)行性目標(biāo)，旨在循序漸進(jìn)、細(xì)微入手、扎實(shí)基礎(chǔ)。第三，細(xì)化流程。在精細(xì)化管理理念加持下立足檔案管理實(shí)況細(xì)化流程，根據(jù)流程簡(jiǎn)化檔案管理工作，定量、定性展開檔案管理活動(dòng)，同時(shí)運(yùn)用信息化手段，借助互聯(lián)網(wǎng)體系具體執(zhí)行，使檔案精細(xì)化管理流程及效果較為明確，避免在管理進(jìn)程中做無(wú)用功，在細(xì)化管理流程基礎(chǔ)上踐行崗位職責(zé)。第四，細(xì)查執(zhí)行。為保障檔案精細(xì)化管理制度得以貫徹落實(shí)，需建立監(jiān)督管理體系，使檔案歸檔工作目標(biāo)得以落到實(shí)處，敦促工作人員按時(shí)提交、審查檔案，嚴(yán)格遵守檔案精細(xì)化管理流程及具體要求，確保檔案精細(xì)化管理職責(zé)分明，重質(zhì)量、重基礎(chǔ)、重細(xì)節(jié)、重效果，能夠在檔案精細(xì)化管理進(jìn)程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，力求精益求精，在處理檔案精細(xì)化管理問題進(jìn)程中賦予檔案管理靈活性、科學(xué)性、發(fā)展性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案工作和行政單位的發(fā)展緊密相關(guān)，檔案精細(xì)化管理可以為行政單位檔案管理提供有效保障。對(duì)此，需重視對(duì)行政單位檔案管理人員的技能培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。

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