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        淺議醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作

        2020-10-20 05:41:01王春霞
        卷宗 2020年20期
        關(guān)鍵詞:管理模式檔案管理醫(yī)院

        王春霞

        摘 要:當(dāng)前醫(yī)院重視檔案管理工作,并加強管理模式更新和探索才能滿足新時期醫(yī)院發(fā)展需求,并通過檔案管理體現(xiàn)其管理價值,對檔案進(jìn)行管理和升級,是醫(yī)務(wù)人員工作中必須重視的一部分。文章通過對醫(yī)院檔案管理模式的分析,提出了檔案升級的相應(yīng)措施。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;檔案升級;管理模式

        醫(yī)院的檔案管理運行和發(fā)展?fàn)顩r,直接影響著其規(guī)范化管理。因此必須對其進(jìn)行檔案管理升級,才能夠使醫(yī)院在所有活動過程中積累起來的具體材料進(jìn)行有序的記錄。不僅僅包括醫(yī)院中存在的人事檔案,行政管理和財務(wù)支出等基礎(chǔ)檔案,也包括醫(yī)院相關(guān)的醫(yī)療技術(shù),設(shè)備引進(jìn)的復(fù)雜工作的記錄。規(guī)范化管理的檔案,能夠在醫(yī)院發(fā)展的過程中成為重要文獻(xiàn)和研究資料。提升醫(yī)院的檔案管理模式和升級速度刻不容緩。當(dāng)下對醫(yī)院檔案管理要求的不斷提升,但很多醫(yī)院的檔案管理升級出現(xiàn)了相應(yīng)的問題,無法適應(yīng)新形勢的要求,所以為了醫(yī)院各部門工作的優(yōu)化和完善,必進(jìn)行檔案升級,提高檔案管理水平,才能夠有利于醫(yī)院檔案管理工作的順利展開。

        1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

        1.1 未能形成完整體系

        醫(yī)院在進(jìn)行檔案的監(jiān)督和檢驗的過程中,由信息科負(fù)責(zé),院方書籍,設(shè)備和計算機。而綜合檔案室管理其他,這種模式并沒有將這些信息和資源進(jìn)行統(tǒng)一整合。因此,在各自職權(quán)獨立行使的情況下,為醫(yī)院的檔案管理和保管以及整理帶來了相應(yīng)的難度,也制約著醫(yī)院檔案管理升級進(jìn)程。這種不協(xié)調(diào)的檔案管理模式,運用了較少的現(xiàn)代化管理手段,在管理的過程中對檔案收集和開發(fā),造成了不同程度的阻礙,通過手工檢索的方式,浪費了檔案管理的效率和時間。因此,檔案管理體系中,如果與其他信息分開管理,就會使無人考核不受制約的情況時有發(fā)生[1]。

        1.2 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不合格

        對醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理的人員,必須在專業(yè)技能和工作經(jīng)驗方面,滿足檔案管理的需求。因為檔案管理的內(nèi)容日漸豐富,在醫(yī)院的發(fā)展過程中,其重視程度和規(guī)模也隨著醫(yī)務(wù)水平和技術(shù)不斷提升。因此檔案日漸豐富,載體和數(shù)量也更加多樣和復(fù)雜。如果未能對檔案管理人員提出嚴(yán)格的計劃和要求,就無法勝任檔案管理工作。很多醫(yī)院在對檔案管理進(jìn)行職員招聘的過程中,先用實習(xí)生或者臨時工,人才建設(shè)和培養(yǎng)體系不夠成熟,導(dǎo)致在編職員不愿進(jìn)行檔案管理工作,而實習(xí)生和臨時工的檔案管理經(jīng)驗不足,只能借鑒傳統(tǒng)經(jīng)驗,缺少創(chuàng)新意識和進(jìn)步動力。并且這一崗位沒有相應(yīng)的發(fā)展前景和晉升機會,也沒有針對性的培訓(xùn),導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不受重視,不符合檔案管理和升級的后續(xù)發(fā)展要求。

        1.3 檔案沒有發(fā)揮價值

        如果醫(yī)院對檔案的記錄和反應(yīng)不夠重視,那么無法向使用者提供多層次,全方面的信息,這些信息阻礙了醫(yī)院建設(shè)和學(xué)術(shù)進(jìn)步。檔案管理工作形同虛設(shè),寶貴資源被浪費,很多檔案不能進(jìn)一步的開發(fā)和利用,導(dǎo)致檔案的管理和檔案的存在,都未能發(fā)揮其應(yīng)用價值。

        2 提高檔案管理工作的策略

        2.1 實行檔案管理制度

        在規(guī)范化管理模式的制度下,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮表率作用,將其列入議事日程,及時發(fā)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)方面的問題并進(jìn)行解決,提高對檔案管理工作與升級的重視程度,才能夠在檔案的建設(shè)中,關(guān)注綜合檔案室硬件設(shè)施建設(shè),使管理工作有序進(jìn)行。其次在規(guī)范化的檔案管理模式中,提高檔案的升級含金量,以高質(zhì)量的管理模式,全面維護(hù)檔案的完整與安全,才能夠在醫(yī)院建立了檔案之后,根據(jù)檔案內(nèi)容形成管理體系,對不符合的檔案進(jìn)行相應(yīng)的歸檔要求,系統(tǒng)化發(fā)展,為平臺設(shè)立專門的機構(gòu),利用檔案的價值發(fā)揮其對醫(yī)院的影響,提升醫(yī)院的聲譽和形象,在根本上克服檔案分散管理的弊端,配備相應(yīng)的專職和兼職人員,使其在規(guī)范化管理模式下,由專職人員進(jìn)行保管,讓檔案呈現(xiàn)的各項信息都能夠在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮作用。

        2.2 加強管理人員素質(zhì)建設(shè)

        一個具備良好的職業(yè)道德的檔案管理人員,才能夠根據(jù)其工作素質(zhì)的提升,促進(jìn)醫(yī)務(wù)事業(yè)的發(fā)展,提升工作效率。檔案管理工作的工作性質(zhì)屬于服務(wù)性,這就需要工作人員具有較強的服務(wù)意識,重視檔案管理工作,將自身的責(zé)任感和使命感與檔案管理工作互相融合,并具備一定的創(chuàng)新精神,在傳統(tǒng)的管理模式中進(jìn)行突破,全面掌握檔案管理的綜合技能。通過梳理信息,創(chuàng)造價值,形成新的思想觀念,將自己培養(yǎng)成復(fù)合型人才,及時更新知識庫,跟上檔案管理工作的開展趨勢,在面對新問題的時候,能夠抓住新的機遇,憑借經(jīng)驗和自身的儲備,針對檔案的收集和管理,進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。因此需要根據(jù)檔案管理人員的資歷和經(jīng)驗,對其進(jìn)行針對性和高效性的培訓(xùn),使其能完全符合檔案管理工作新模式下,檔案管理人員的角色定位[2]。

        3 提高檔案升級的具體策略

        3.1 求真務(wù)實

        嚴(yán)把歸檔關(guān)口,才能夠不只顧眼前利益,完成每一個工作,在整體的檔案管理工作中,提升檔案升級的質(zhì)量,鍛煉嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,提升自身的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì),更加科學(xué)的進(jìn)行管理,并且在有素質(zhì)的檔案管理人員工作中,安全保管。因此檔案管理工作需要培養(yǎng)管理人員求真務(wù)實的精神,推動檔案升級工作。

        3.2 采取正確方法

        為了更好的提升檔案升級的發(fā)展,可以將管理人員的工作內(nèi)容與每月的績效掛鉤。在對檔案人員進(jìn)行分工合作的原則上,實行責(zé)任制,使其可以更好的提升檔案的歸檔率,完整率,確保檔案的準(zhǔn)確率,質(zhì)量與效率。將職責(zé)融入到檔案工作人員的日常工作細(xì)則中,醫(yī)院對這一工作加大資金投入力度,通過信息化的方式,使檔案存儲所需的硬件設(shè)施,滿足檔案管理工作的數(shù)據(jù)化要求。同時保證工作人員自身的信息素養(yǎng)得以提升,在檔案的管理和升級中采用正確的方式,在一體化的檔案人事管理平臺,中正確進(jìn)行檔案升級工作。

        3.3 使用現(xiàn)代化手段

        檔案管理受到時代發(fā)展的影響,工作人員必須對計算機的軟件應(yīng)用進(jìn)行熟練掌握。只有掌握了基本的信息化技能,才能夠在現(xiàn)代化的檔案管理趨勢中,共同進(jìn)步,輔助檔案升級工作順利進(jìn)行。檔案管理工作,需要工作人員做到準(zhǔn)確快捷和便利,因此可以在對計算機的應(yīng)用下,進(jìn)行相應(yīng)的檢索和分類。其次。也可以在電腦上設(shè)立相應(yīng)的綜合檔案室,使檔案的檢索能得到信息化的管理,適應(yīng)時代的發(fā)展需求,在利用計算機上的信息化進(jìn)行檔案的保管時,可以按照相應(yīng)的檔案條目用于檢索,使檔案升級工作更加符合現(xiàn)代社會信息化,科技化建設(shè)化的步伐。

        4 結(jié)束語

        檔案升級和管理工作與醫(yī)院的工作效率和事業(yè)發(fā)展息息相關(guān),在醫(yī)院的運行體系中必須對其進(jìn)行重視,才能夠采取積極的措施做好檔案管理和升級。通過現(xiàn)代化的檔案,以及人才培養(yǎng)模式突破傳統(tǒng)的檔案管理,幫助醫(yī)院在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中優(yōu)化管理,樹立發(fā)展優(yōu)勢,滿足現(xiàn)代化社會對醫(yī)院檔案管理的要求。

        參考文獻(xiàn)

        [1]匡露.分析信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].科技資訊,2019,017(008):223,225.

        [2]陳嬈.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].卷宗,2019,009(007):114-115.

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