章云帆

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化工作是時代發(fā)展的必然趨勢，也是高效服務組織人事工作的現(xiàn)實需要。本文闡述了干部人事檔案數(shù)字化工作的意義，分析了目前推廣面臨的困難，提出了相應的對策。

關鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化

“干部人事檔案數(shù)字化”是指按照國家規(guī)定的《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（GB/T33870-2017），利用掃描等技術手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉化形成的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。利用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計、查借閱等日常工作的數(shù)字化管理。

一、干部人事檔案數(shù)字化工作的意義

是互聯(lián)網(wǎng)時代干部人事檔案管理發(fā)展趨勢的必然要求。在中共中央辦公廳2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中明確指出：組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

《條例》對當代干部人事檔案管理工作提出了新要求，指明了新方向。

是提升檔案資源利用效率的有效途徑。將紙質(zhì)檔案通過掃描、圖像處理等轉化為數(shù)字化信息進行儲存、檢索、查閱，大大提高了檔案管理員的工作效率，同時也提高了干部人事檔案的利用率。省去了查看紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié)，直接在檔案管理系統(tǒng)中搜索查詢對象的相關資料，省時省力。

是延長紙質(zhì)檔案保存期限的有效方法。干部人事檔案是原始憑證，需要長期保存。對干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，客觀上減少了原始紙質(zhì)檔案的使用頻率，降低了磨損概率，延長了紙質(zhì)檔案的保存期限。

二、推廣干部人事檔案數(shù)字化工作面臨的困難

傳統(tǒng)觀念制約數(shù)字化推廣。依據(jù)干部人事檔案“機密性”的特點，其內(nèi)容由組織掌握，不得隨意公開，所以受傳統(tǒng)思維影響，大多數(shù)企業(yè)并沒有輕易推行人事檔案數(shù)字化工作。有的可能已經(jīng)開始將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案存儲或者借助相關軟件應用于日常的人事檔案管理中，但支持數(shù)字化工作推廣的軟硬件條件還不夠成熟，未能建立起全面、系統(tǒng)的數(shù)字化管理體系。

崗位人員的業(yè)務素質(zhì)能力有待提高。近年來，為了加大干部人才培養(yǎng)力度，企業(yè)內(nèi)部通過輪崗交流加速推進年輕干部人才的成長速度，人員變動較大，加之多數(shù)干部人事檔案管理員屬于兼職，提升專業(yè)素質(zhì)能力成了亟待解決的問題。數(shù)字化工作對崗位人員提出更高的要求，對人事檔案管理工作缺乏專業(yè)理論知識，成為推廣數(shù)字化道路上的一大障礙。

安全保密性受到一定威脅。檔案中包含了干部員工的履歷表、家庭成員以及獎懲材料等重要私人信息，是黨的執(zhí)政資源和重要財富，在互聯(lián)網(wǎng)時代推廣數(shù)字化存在不可避免的安全威脅。一是網(wǎng)絡安全。檔案數(shù)字化管理不可避免要用到網(wǎng)絡，如無法提供安全堅實的網(wǎng)絡環(huán)境，會有被攻擊盜取信息資源的可能性。二是設備安全。如遇服務器崩潰、硬件損壞或病毒入侵，會給現(xiàn)有的檔案資源帶來一定的損失。三是數(shù)字化加工過程中的安全。紙質(zhì)檔案數(shù)量多，分類掃描并上傳系統(tǒng)工作量大，無專職檔案管理員的企業(yè)一般選擇將數(shù)字化加工業(yè)務外包，業(yè)務外包在一定程度上存在檔案丟失和信息泄露的風險。

三、對策和建議

提高政治站位，為推行數(shù)字化工作提高思想認識。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和品鑒人才的重要基礎和重要依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)新時代，我們應順應時代的發(fā)展要求，引進先進理念和先進技術，推動干部人事檔案數(shù)字化工作向前發(fā)展。企業(yè)可以自上而下開展，做好頂層設計，制定推行方案，規(guī)定時間點，制作路線圖，同時納入年度考核，科學有序推進。

加強崗位人員培訓，為推行數(shù)字化工作提供必要的人才保障。加大干部人事檔案專業(yè)理論知識的培訓力度，形成常態(tài)化培訓機制，切實推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。同時，需增加網(wǎng)絡安全、信息技術安全等方面知識的培訓，使檔案管理人員具備基本的安全防護知識，增強其數(shù)字化安全保密意識。

加強軟硬件設施建設，為推行數(shù)字化工作創(chuàng)造必要條件。干部人事檔案數(shù)字化工作必須有足夠的財力、人力和物力支撐。有條件自行開展數(shù)字化建設的企業(yè)必須要有足夠的經(jīng)費、專業(yè)化的團隊和工作中必不可少的計算機、掃描儀等必要的硬件設施。選擇數(shù)字化加工業(yè)務外包的企業(yè)同樣需要充足的經(jīng)費保障來推動數(shù)字化工作的開展。

強化安全防護，為推行數(shù)字化工作筑牢“防護墻”。一是開發(fā)方便快捷安全高效的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)工作需要，開發(fā)設計掃描上傳、分類歸檔、登記、查詢和管理等模塊，提高檔案資源利用效率，實現(xiàn)檔案利用價值最大化。二是打造安全可靠的運行環(huán)境。在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中運行干部人事檔案系統(tǒng)，通過信息加密、訪問控制、網(wǎng)絡完全密鑰等技術，做好登錄使用者的身份鑒別。三是選擇數(shù)字化加工業(yè)務外包的企業(yè)需考慮檔案在轉遞、掃描等過程中的安全問題。在簽訂合同時要充分考慮保密條款，明確外包公司相關工作人員的工作職責和具體保密條款。如禁止拍照、禁止攜帶 U 盤硬盤等對檔案掃描件進行拷貝、工作場所必須安裝攝像頭等內(nèi)容寫入保密協(xié)議。

深化干部人事檔案專項審核成果運用，為推行數(shù)字化工作奠定基礎。干部人事檔案專項審核是在全面審核檔案的基礎上，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術職務、家庭主要成員及重要社會關系等重要信息，尤其要注意審核檔案是否有涂改造假，信息是否真實準確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。依托專項審核結果，將真實、準確、規(guī)范的檔案信息資料數(shù)字化錄入數(shù)據(jù)庫，上傳系統(tǒng)，進一步提升檔案管理工作質(zhì)量。

三、結 語：干部人事檔案數(shù)字化工作是互聯(lián)網(wǎng)時代黨的干部隊伍建設中一項重要的基礎工作，是時代發(fā)展的必然趨勢也是組織人事工作的現(xiàn)實需要。以目標和問題為導向去解決干部人事檔案數(shù)字化工作中的問題，才能為組織人事工作提供更加高效便捷的服務。

參考文獻：

[1]謝利芳、丁蘭嵐.干部人事檔案數(shù)字化建設研究[J].蘭臺縱橫，2020（1）下：66—67.

[2]方軍 .對新時代干部人事檔案數(shù)字化工作的思考[J].辦公自動化雜志，2019（8）：31—33.

[3]《干部人事檔案工作條例》.